Jika Anda pernah mencoba mengirim file besar melalui Outlook dan menemui jalan buntu, Anda tidak sendirian. Sebagian besar versi Outlook membatasi lampiran hingga 20 MB—dan bahkan jika Anda menggunakan Microsoft 365, Anda masih dibatasi hingga sekitar 150 MB. Itu tidak banyak jika Anda bekerja dengan visual, berkas desain, video, atau aset berukuran besar lainnya yang mungkin Anda tangani setiap hari.
Ada beberapa solusi yang membosankan dan menjengkelkan—seperti membagi file atau mengompresnya. Namun Anda mungkin masih mendapatkan penolakan yang memalukan ketika berkas Anda terlalu besar untuk dikirim. Dropbox memberi Anda dua pilihan yang lebih profesional:
- Bagikan file atau folder langsung dari penyimpanan awan Anda. Ideal untuk berkolaborasi dengan klien atau rekan tim
- Gunakan Dropbox Transfer untuk mengirim salinan file Anda yang tidak dapat diedit, hingga 100 GB
Metode ini memungkinkan Anda menghindari kompresi dan gangguan apa pun pada alur kerja saat menggunakan Outlook. Jika Anda menggunakan Microsoft 365, Anda juga dapat mencoba integrasi Dropbox untuk mempermudah pemindahan file.
Mengapa berkas saya tidak dapat dilampirkan di Outlook?
Anda sudah memiliki berkas sempurna yang siap dikirim—tetapi Outlook tidak berfungsi. Sudah malam dan Anda ingin mengirimkannya, mengapa tidak diunggah? Nah, ada beberapa penyebab umum di balik pesan kesalahan kecil yang menjengkelkan itu:
- Terlalu besar: Penyebab umum, sebagian besar akun Outlook membatasi lampiran pada 20 MB. Bahkan dengan Microsoft 365, Anda masih melihat batas ukuran file 150 MB. Itu hanya beberapa gambar besar atau klip video yang cukup pendek.
- Anda menggunakan versi Outlook yang sudah ketinggalan zaman: Terkadang, versi lama mungkin tidak mendukung fitur penanganan file modern—atau lampiran berukuran besar sama sekali. Ini sering menjadi masalah saat menggunakan aplikasi seluler Outlook lama.
- Koneksi internet Anda tidak stabil: Koneksi yang tidak stabil dapat menghentikan pengunggahan di tengah jalan—terutama jika Anda mencoba mengirim file besar yang memerlukan waktu lama untuk diunggah. Ini sungguh membuat frustrasi, terutama saat Anda sibuk.
- Jenis file dibatasi: Beberapa jenis file (seperti .exe dan file basis data tertentu) diblokir karena alasan keamanan. Hal ini dikarenakan banyaknya virus dan malware yang mengeksploitasi jenis berkas ini—dan menyebabkan kerusakan bagi semua orang.
- Kotak surat Anda penuh: Terakhir, jika penyimpanan Anda hampir mencapai batas, Outlook tidak akan mengizinkan Anda mengirim apa pun yang baru. Ini sering menjadi masalah bagi orang yang menggunakan Outlook dan OneDrive versi gratis.
Tak satu pun masalah ini memengaruhi Dropbox Transfer. Dirancang untuk mengirim file besar dalam ukuran atau format apa pun—cukup unggah, buat tautan aman, lalu kirim dari Outlook. Tanpa tekanan, kompresi berkas, atau email yang tidak terkirim, hanya pengiriman profesional.
3 cara mengirim file besar melalui Outlook
Jika Anda pernah mengklik kirim di Outlook dan mendapat kesalahan, atau muncul pesan kesalahan beberapa jam kemudian, Anda tahu betapa menjengkelkannya mengirim file berukuran besar. Tapi jangan khawatir, ada beberapa solusi sederhana yang bisa dicoba—mari kita mulai dengan opsi termudah:
1. Gunakan Dropbox untuk membuat tautan aman ke file dan membagikannya
Metode paling sederhana untuk berbagi file besar di Outlook—asalkan Anda tidak keberatan penerima memiliki akses ke salinan file Anda sendiri—adalah dengan membuat tautan aman dan mengirimkannya melalui email. Berikut cara melakukannya langsung dari penyimpanan cloud Anda dalam beberapa klik:
- Unggah file ke akun Dropbox Anda, laluklik kanan dan pilih 'Salin tautan'
- Tempel tautan tersebut ke dalam pesan Outlook Anda—tidak perlu mengompres, zip, atau membaginya—dan kirimkan, baik penerima memiliki akun Dropbox atau tidak
Ini adalah metode yang sangat baik karena tidak perlu khawatir tentang batasan lampiran atau apakah penerima Anda menggunakan alat yang sama. Anda berbagi versi langsung dari berkas tersebut, jadi jika Anda berkolaborasi, itu merupakan nilai tambah yang besar.
Jika Anda perlu membatasi hak akses seseorang terhadap suatu file, Dropbox memungkinkan Anda menambahkan perlindungan kata sandi, tanggal kedaluwarsa, atau izin hanya lihat ke tautan. Semua jenis file dapat Anda simpan dengan rapi, aman, dan terkendali.
Sebagai bonus tambahan, berbagi tautan berfungsi di mana saja. Klien email lain seperti Gmail, Slack, Teams, browser web, menjadi serbaguna sesuai kebutuhan Anda atau tim Anda.
2. Gunakan Transfer untuk pengiriman file besar
Dropbox Transfer adalah pilihan tepat bagi Anda untuk serah terima berkas akhir—seperti video yang sudah dipoles, hasil desain, atau berkas berformat besar lainnya. Sangat sederhana tetapi juga menawarkan unggahan dan unduhan cepat dengan tingkat keamanan tertinggi.
- Cukup kunjungi dropbox.com/transfer
- Unggah file Anda dan kirimkan ke penerima
Anda dapat mengirim file hingga 100 GB (atau 250 GB dengan Dropbox Replay Add-On), melacak unduhan, mengonfirmasi pengiriman, dan memberi merek transfer dengan logo Anda untuk sentuhan profesional yang halus. Tidak perlu khawatir—kirim saja dan pergi.
3. Gunakan Outlook dan OneDrive—sejauh yang berfungsi
Outlook dan OneDrive dapat bekerja sama untuk mengirim file yang lebih besar—tetapi hanya sampai batas tertentu. Anda kemungkinan akan menemui batasan jika file Anda berukuran sangat besar, formatnya tidak didukung, atau izin penerima tidak ditetapkan dengan benar.
Beberapa profesional juga melaporkan perubahan format atau kompresi file. Jika Anda perlu menjamin pengiriman sempurna, Anda mungkin ingin mencari di tempat lain. Dengan Dropbox, apa yang Anda kirim selalu persis seperti apa yang dilihat klien Anda.
Tips untuk sukses saat mengirim file melalui Outlook
Meskipun ada keterbatasan, jika Anda mengirim file besar melalui Outlook, yang penting bukan hanya bagaimana email itu terkirim—tetapi bagaimana email itu terlihat bagus dan mudah dinavigasi oleh penerima.
Berikut adalah beberapa kiat cepat untuk membuat pengiriman berkas besar Anda terlihat seprofesional pekerjaan yang Anda bagikan:
- Tambahkan konteks ke email Anda—daripadamenempelkan tautan bersama Dropbox, sertakan penjelasan singkat tentang file tersebut, lalu tautkan ke teks deskriptif yang jelas
- Beri label semuanya dengan jelas—gunakannama file dan nomor versi yang masuk akal karena struktur penamaan sangat penting ketika klien menangani banyak hasil
- Kirim tautan folder jika memungkinkan—jika Anda membagikan sejumlah file, bagikan folder alih-alih tautan individual, yang akan menjaga semuanya tetap bersama dan memudahkan penerima untuk tetap terorganisir
Outlook masih dapat menjadi pilihan utama Anda untuk berbagi file besar—asalkan Anda menggunakan Dropbox dan beberapa sentuhan bijaksana untuk membantu mengirimkan file Anda dengan sukses dan dengan kesan profesional.
Pertanyaan yang sering diajukan
Anda dapat mempertimbangkan untuk menaruh file ke dalam arsip ZIP atau menggunakan alat online untuk memperkecil ukurannya. Namun, alat-alat ini mungkin menurunkan kualitas file. Hal ini tidak dapat diterima dalam banyak kasus. Jika Anda ingin mempertahankan kualitas, lebih baik gunakan penyimpanan awan Dropbox Anda untuk membagikan tautan ke file tanpa perlu mengompresnya.
Cara terbaik untuk melewati batas lampiran Outlook adalah dengan menggunakan layanan penyimpanan cloud seperti Dropbox. Dengan cara ini, Anda dapat membagikan tautan ke berkas tersebut tanpa perlu melampirkannya. Ini lebih mudah daripada mencoba memasukkan file besar ke dalam batas 20 MB yang dimiliki sebagian besar versi Outlook. Dropbox memungkinkan Anda mengunggah file besar dan membuat tautan aman, yang kemudian dapat Anda bagikan—cukup salin tautannya, tempel ke pesan Outlook Anda, dan kirim.
Anda tidak dapat melakukan ini langsung di Outlook. Namun, dengan Dropbox Transfer, Anda dapat melacak kapan orang mengunduh file Anda—untuk memastikan file tersebut diterima. Anda juga dapat melacak siapa yang melihat berkas Anda atau menambahkan kata sandi. Ini memberi Anda lebih banyak kontrol, terutama untuk pekerjaan yang Anda kirim ke klien atau berkas yang hanya berguna dalam waktu singkat.
Anda tidak dapat mengirim berkas besar melalui Outlook saja. Namun, Anda dapat menggunakan Transfer atau mengirim tautan yang dapat dibagikan dari akun Dropbox Anda. Anda tidak perlu mengompres atau membagi file, cukup unggah, buat tautan, dan tambahkan ke email Outlook Anda—penerima bahkan tidak memerlukan akun Dropbox untuk mendapatkan file tersebut. Ini menjaga berkas dalam kualitas aslinya dan memudahkan klien Anda. Ditambah lagi, itu tidak akan memenuhi kotak masuk siapa pun.
Kirim file melalui Outlook dengan percaya diri menggunakan Dropbox
Outlook tidak dibuat untuk mengirim video yang berat, gambar berukuran besar, berkas basis data yang besar, atau aset digital merepotkan lainnya. Dengan Dropbox di sisi Anda, Anda tidak perlu khawatir tentang batasan ukuran file.
Dengan Dropbox, Anda terhindar dari kompresi file yang tidak disengaja, email gagal terkirim yang membuat frustrasi, dan gangguan alur kerja di Outlook. Cukup buat tautan yang aman, masukkan ke dalam pesan Anda, dan tekan kirim, atau gunakan Dropbox Transfer.
Ingin menjadikan pengiriman file besar bagian termudah dalam hari Anda? Dapatkan akun Dropbox gratis dan coba integrasi Outlook kami hari ini—lebih cepat, lebih aman, dan dibuat untuk tim kreatif yang membutuhkan pekerjaan mereka terkirim persis seperti yang diinginkan.
