Manajemen aset pemasaran untuk tim global

Aset kampanye jarang bertahan lama di satu tempat. Deck peluncuran bisa menjadi deck penjualan regional. Gambar produk bisa menjadi iklan media sosial berbayar, banner email, dan kit mitra. Mungkin sebuah video bisa diubah menjadi belasan potongan khusus kanal—kemungkinannya sangat banyak.

Masalahnya, setiap kali aset digunakan, agensi, freelancer, tim penjualan, dan prospek pasar lokal semuanya membutuhkan akses, sering kali pada saat yang sama. Itulah gunanya manajemen aset pemasaran. Dengan sistem yang tepat, tim pemasaran dapat:

• Jaga file kampanye tetap teratur
• Jadikan aset yang disetujui mudah ditemukan
• Kontrol siapa saja yang dapat mengakses aset
• Hindari kekacauan versi antarwilayah

Dengan Dropbox, Anda dapat menyimpan aset kampanye di satu lokasi penyimpanan cloud yang aman, membagikan file atau folder dengan orang yang tepat, dan menjaga alur kerja tetap efisien di seluruh alat yang terhubung. Pilih paket untuk mengatur, menemukan, dan membagikan aset kampanye dengan mudah di seluruh tim Anda.

Apa itu pengelolaan aset pemasaran?

Manajemen aset pemasaran adalah proses menyimpan, mengelola, mengamankan, memperbarui, dan membagikan file pemasaran—sehingga tim Anda dapat menemukan dan menggunakan konten yang tepat di setiap kampanye, kanal, dan pasar.

Aset pemasaran bisa berupa hampir semua hal yang dibuat atau digunakan kembali oleh tim Anda, seperti:

• Logo dan panduan merek
• Gambar produk dan fotografi kampanye
• Luncurkan deck dan file sales enablement
• Materi kreatif iklan sosial berbayar, email, dan display
• File video, audio, dan gerakan
• Creative brief, dokumen pesan, dan rencana kampanye
• File yang dilokalkan untuk berbagai wilayah atau bahasa
• Laporan performa dan pembelajaran pascakampanye

Bagi tim global, pengelolaan aset pemasaran harus melakukan lebih dari sekadar merapikan file. Pengelolaan ini perlu membantu setiap pasar menjawab pertanyaan yang sama, seperti: 

• Di mana file terbaru yang telah disetujui? 
• Dapatkah saya menggunakannya di wilayah saya? 
• Siapa yang bisa mengeditnya? 
• Apakah sudah ditinjau oleh tim hukum atau brand? 
• Apa yang harus diarsipkan?

Mengapa perpustakaan aset pemasaran global mengalami kendala

Bahkan sistem folder yang rapi pun bisa berantakan begitu kampanye melintasi zona waktu, kanal, atau mitra. 

Masalah biasanya bermula dari pintasan kecil yang menjadi kebiasaan buruk. Berikut beberapa contohnya:

• Sebuah agensi mengunduh draf dek dan terus bekerja dari salin lokal
• Tim regional menyesuaikan file master global, tetapi menyimpannya di drive terpisah
• Seseorang membagikan tautan lama dari peluncuran sebelumnya
• Seorang desainer memberi nama file “final” sebelum peninjauan merek selesai

Pintasan kecil ini dapat berkembang menjadi masalah, dengan masalah yang paling umum adalah:

• Aset tersebar di terlalu banyak tempat—file berserakan di berbagai drive, utas email, alat chat, aplikasi desain, dan desktop
• Konvensi penamaan tidak konsisten—tim menggunakan ketentuan yang berbeda untuk pasar, bahasa, kanal, dan tahap persetujuan
• Versi bertambah dengan cepat—misalnya, “Final,” “final2,” dan “setujui-final” semuanya ada dalam alur kerja yang sama, sehingga menimbulkan kebingungan
• Izin bergeser seiring waktu—agensi, freelancer, dan vendor tetap memiliki akses setelah proyek berakhir
• Konteks terpisah dari file—tim dapat menemukan gambar, tetapi tidak menemukan brief, catatan pemakaian, atau riwayat persetujuan di baliknya

Untuk tim global, pengelolaan aset pemasaran bekerja paling baik jika semuanya diperlakukan sebagai satu alur kerja, bukan sebagai masalah penyimpanan, pembagian, dan peninjauan yang terpisah. Jadi, bagaimana cara melakukannya dengan benar?

1. Bangun sumber informasi utama terpusat untuk aset kampanye

Sumber kebenaran terpusat memberi tim Anda satu tempat untuk diperiksa sebelum menggunakan, mengedit, atau membagikan aset kampanye. Ini harus memperjelas tiga hal—di mana aset tersimpan, apakah sudah disetujui, dan siapa yang dapat menggunakannya.

Mulai dengan struktur folder yang dapat digunakan berulang kali. Buat cukup sederhana sehingga rekan tim baru atau mitra eksternal dapat memahaminya tanpa perlu panduan. Folder kampanye global dapat mencakup:

1. Aset master global.
2. Konsep kreatif dan catatan pemakaian.
3. File kerja.
4. Peninjauan merek dan hukum.
5. Adaptasi regional.
6. File yang siap untuk kanal.
7. Aset final yang setujui.
8. Arsip.

Pisahkan file sumber dari file pengiriman akhir. File desain berlapis, hasil ekspor video mentah, atau deck yang dapat diedit mungkin memerlukan pemilik dan tingkat izin yang berbeda dari PDF akhir, hasil pangkas gambar, atau kit kampanye yang telah disetujui.

Manfaatkan bagian atas setiap folder kampanye untuk konteks. File readme singkat dapat menjelaskan tujuan kampanye, pasar, pemilik aset, aturan penamaan, hak pemakaian, dan status peninjauan. Satu halaman itu dapat menghemat banyak pesan di kemudian hari.

Dengan penyimpanan cloud yang aman di Dropbox, Anda dapat menyimpan aset kampanye di lokasi terpusat, mengakses file di berbagai perangkat, dan menyinkronkan pembaruan seiring perubahan pekerjaan. Bagi tim yang tersebar dan bekerja dengan gambar, video, dek, dan file desain beresolusi tinggi, fondasi bersama tersebut menjaga pekerjaan tetap berjalan tanpa mengharuskan setiap kolaborator berada di kantor, pasar, atau perangkat yang sama.

2. Gunakan konvensi penamaan dan metadata yang dapat diskalakan

Konvensi penamaan membantu tim global bergerak lebih cepat, tetapi hanya berfungsi jika jelas dan mudah diikuti. Tujuannya adalah membuat file dapat dipahami secara sekilas. Sertakan detail yang paling penting bagi tim Anda, seperti:

• Nama kampanye
• Pasar atau wilayah
• Bahasa
• Saluran
• Jenis aset
• Ukuran atau format
• Nomor versi
• Status persetujuan
• Tanggal

Format praktis dapat terlihat seperti ini:

Kampanye_Pasar_Saluran_Jenis_Aset_Ukuran_Bahasa_Versi_Status_Tanggal

Gunakan metadata dan tag untuk detail yang tidak cocok ditampilkan dalam nama file, seperti hak pemakaian, pemilik aset, lini produk, audiens, tanggal kedaluwarsa, atau catatan hukum.

Untuk varian regional, jaga versi lokal tetap terhubung dengan master global. Dengan begitu, tim Inggris, Jerman, Kanada, dan Jepang dapat menyesuaikan aset tanpa membuat salinan terpisah yang sulit diperbarui nantinya.

3. Kelola pemulihan versi untuk materi pemasaran di seluruh tim jarak jauh

Untuk mengelola pemulihan versi materi pemasaran di seluruh tim jarak jauh, simpan file yang telah disetujui di satu lokasi bersama, batasi akses pengeditan, gunakan label status, kaitkan umpan balik dengan file, dan andalkan riwayat versi saat perlu memulihkan pekerjaan sebelumnya.

Mulailah dengan menentukan arti setiap status, misalnya:

• Draf—pekerjaan masih berubah
• Sedang ditinjau—aset siap untuk umpan balik dari brand, hukum, regional, atau pemangku kepentingan
• Disetujui—aset siap digunakan
• Dilokalkan—aset telah disesuaikan untuk pasar atau bahasa tertentu
• Diarsipkan—aset tidak lagi terkini, tetapi masih disimpan untuk referensi

Hindari penggunaan kata seperti “final” hingga aset benar-benar disetujui untuk digunakan. Jika orang melihat “final” terlalu dini, mereka mungkin memublikasikan, mengirim, atau mengadaptasi file yang salah.

Berikutnya, batasi siapa yang dapat mengedit aset yang telah disetujui. Tim brand global dan pemilik aset yang ditugaskan mungkin memerlukan akses pengeditan. Marketer regional mungkin memerlukan akses komentar atau Pengeditan untuk versi lokal. Tim penjualan, mitra, dan eksekutif mungkin hanya memerlukan akses lihat atau unduh.

Riwayat versi dan pemulihan file Dropbox dapat membantu ketika file diubah, ditimpa, atau dihapus. Ini memberi Anda cara yang lebih aman untuk terus melanjutkan pekerjaan tanpa membuat banyak file duplikat untuk berjaga-jaga jika seseorang perlu kembali ke versi sebelumnya.

4. Atur izin untuk file pemasaran bersama

Anda dapat menetapkan izin untuk file pemasaran bersama dengan menyesuaikan akses berdasarkan peran setiap orang. Pengaturan yang tepat memungkinkan kolaborator mendapatkan yang mereka butuhkan tanpa memberikan kontrol penuh kepada semua orang atas aset kampanye yang sensitif. Model berbasis peran yang sederhana dapat terlihat seperti ini:

• Pemilik merek atau kampanye global—berikan akses pengeditan agar mereka dapat mengelola file sumber, persetujuan, dan pembaruan aset final
• Prospek pemasaran regional—berikan akses pengeditan atau komentar untuk versi yang dilokalkan, bergantung pada seberapa banyak adaptasi yang mereka tangani
• Agensi dan pekerja lepas—berikan akses edit, komentar, atau lihat yang terbatas berdasarkan ruang lingkup pekerjaan
• Tim penjualan dan mitra—berikan akses lihat atau unduh agar mereka dapat menggunakan materi yang telah disetujui tanpa mengubahnya
• Eksekutif—berikan akses lihat untuk visibilitas kampanye, tinjauan peluncuran, atau pelaporan; biasanya tidak diperlukan akses pengeditan di tingkat C-suite
• Vendor eksternal—gunakan akses berbatas waktu jika mereka hanya membutuhkan file untuk peristiwa, pemotretan, atau jangka waktu pengiriman tertentu

Untuk aset sensitif, seperti visual produk yang belum dirilis, strategi kampanye, kisah pelanggan, atau materi mitra, gunakan kontrol berbagi tautan yang lebih ketat. 

Dengan Dropbox izin file, Anda dapat mengontrol siapa yang dapat melihat atau mengedit file dan folder bersama. Anda juga dapat menambahkan proteksi kata sandi dan tanggal kedaluwarsa ke Tautan bersama jika tersedia.

Terapkan peninjauan akses ke dalam proses kampanye Anda dengan mengikuti langkah-langkah sederhana ini:

1. Sebelum peluncuran, pastikan tim yang tepat dapat mengakses aset yang disetujui.
2. Setelah peluncuran, hapus akses bagi vendor atau mitra yang tidak lagi membutuhkannya.
3. Saat mengarsipkan kampanye, tinjau tautan bersama, hak pemakaian yang sudah kedaluwarsa, dan kolaborator lama.

Daftar periksa kecil tersebut membantu mencegah file lama tetap terbuka lebih lama dari yang seharusnya.

5. Bagikan file kampanye berukuran besar tanpa memperlambat peluncuran

Kampanye global sering kali melibatkan file yang terlalu besar atau terlalu detail untuk dikirim lewat email—seperti video 4K, kit peluncuran, pustaka gambar, file desain berlapis, grafik peristiwa, dan paket aset siap-mitra.

Platform berbagi file terbaik untuk kolaborasi pemasaran multikanal harus dapat membantu Anda menangani momen-momen berikut dengan baik:

• Kolaborasi aktif—tim Anda memerlukan folder bersama, sinkronisasi real-time, komentar, dan riwayat versi agar semua orang dapat bekerja dari file kampanye terbaru
• Peninjauan eksternal—agensi, pekerja lepas, eksekutif, dan prospek regional memerlukan akses sederhana tanpa menciptakan celah keamanan yang tidak perlu
• Pengiriman akhir—mitra dan pasar lokal memerlukan paket peluncuran yang matang dan mudah diunduh, digunakan, serta dibagikan kepada orang yang tepat

Dropbox mendukung setiap langkah ini. Anda dapat berkolaborasi di folder bersama saat pekerjaan sedang berlangsung, mengontrol akses dengan izin file atau pengaturan link, dan menggunakan Dropbox Transfer untuk mengirim file berukuran besar atau paket pengiriman akhir.

Praktik terbaik untuk mengelola aset dalam tim pemasaran global

Gunakan praktik terbaik ini untuk menjaga pengelolaan aset pemasaran tetap praktis.

• Mulai dengan struktur: Buat satu pusat kampanye global sebelum produksi aset dimulai. Kemudian, pisahkan file master, file kerja, aset yang disetujui, varian yang dilokalkan, dan arsip. Terakhir, gunakan aturan penamaan yang mencakup pasar, bahasa, kanal, versi, dan status.
• Jaga kejelasan kepemilikan: Tetapkan seorang pemilik untuk setiap kelompok aset utama. Orang tersebut harus mengetahui file mana yang telah disetujui, mana yang masih berubah, dan kapan aset lama perlu diarsipkan.
• Protect access: Tetapkan izin berdasarkan Peran, bukan kebiasaan. Simpan hak pemakaian, tanggal kedaluwarsa, dan catatan persetujuan berdekatan dengan aset—agar tim tahu apa yang dapat mereka gunakan, di mana mereka dapat menggunakannya, dan kapan aset tersebut harus dipensiunkan.
• Permudah proses peninjauan: Sedapat mungkin, jaga agar umpan balik tetap terlampir pada file. Gunakan riwayat versi daripada menggandakan file demi keamanan, dan kemas aset final berdasarkan pasar dan kanal sebelum peluncuran.
• Bersihkan setelah peluncuran: Audit izin dan arsipkan file usang setelah kampanye aktif. Ini mencegah tim di masa mendatang menggunakan kembali visual lama, klaim yang sudah kedaluwarsa, atau file yang hanya disetujui untuk wilayah tertentu.

Sistem yang baik seharusnya mudah diikuti saat kronologi peluncuran menjadi ketat. Jika proses hanya berjalan lancar ketika semua orang memiliki waktu luang, proses tersebut tidak akan bertahan selama kampanye global.

Apa penyimpanan cloud terbaik bagi tim marketing untuk mengelola aset kampanye?

Penyimpanan cloud terbaik untuk tim pemasaran seharusnya membuat aset kampanye mudah dikelola, diamankan, dibagikan, diperbarui, dan dipulihkan. Cari penyimpanan cloud yang mendukung:

• Folder bersama untuk hub kampanye
• Izin file dan kontrol tautan
• Riwayat versi dan pemulihan file
• Transfer file besar
• Sinkronisasi real-time di semua perangkat
• Pencarian yang membantu orang menemukan file dengan cepat
• Integrasi dengan alat yang sudah digunakan tim Anda

Dengan Dropbox, Anda dapat memusatkan file kampanye, membagikan folder kepada kolaborator internal dan eksternal, mengontrol akses, memulihkan versi sebelumnya, dan mengirim file besar dengan aman.

Kumpulkan aset kampanye global dengan Dropbox

Pengelolaan aset pemasaran menjadi lebih mudah jika setiap file kampanye memiliki tempatnya, setiap versi memiliki status, dan setiap kolaborator memiliki akses yang tepat.

Dropbox memberi tim Anda tempat yang aman untuk menyimpan, mengatur, menyinkronkan, dan membagikan aset kampanye. Pilih paket dan coba sekarang juga.