Pentingnya proses perencanaan proyek
Sebelum memulai proyek apa pun, ada tahapan perencanaan—yaitu proses pencakupan, jadwal waktu, sumber daya, dan semua yang harus Anda ketahui agar proyek tersebut menjadi sukses. Meski sebagian proyek mungkin dilakukan dalam tahapan-tahapan singkat dan cepat, perencana pekerjaan besar jangka panjang akan mengetahui betapa pentingnya proses perencanaan tersebut. Oleh karena itu, ini seringkali menjadi bagian dari pekerjaan manajer proyek senior dan mereka yang berperan dalam pengambilan keputusan dari sebuah organisasi, namun pendekatan seperti ini tidak bisa bertahan lama.
Ketika manajer memutuskan seluruh cakupan proyek sendirian dan meneruskannya ke anggota timnya, hal tersebut dapat membuat anggota tim tidak memahami arti dari pemahaman sasaran proyek yang sebenarnya. Meski jika Anda dekat bekerja setiap hari dengan tim, anggota tim tidak dapat selalu dapat selaras dalam beberapa proyek seiring meningkatnya intensitas proyek tersebut. Atau lebih buruk lagi, Anda akan terus melakukan perencanaan sendirian dan hanya memeriksanya dari atas sementara tim mengikuti arahan terpisah sembari tidak yakin dengan arah tujuan pekerjaan mereka atau posisi mereka dalam jadwal proyek.
Jika Anda dan tim ingin sama-sama selaras dalam hal sasaran dari sebuah proyek dan pendekatan untuk mencapainya, metode terbaik adalah dengan melibatkan tim Anda dari awal proses perencanaan proyek.
Mengapa harus melibatkan tim Anda dalam perencanaan proyek?
Mengumpulkan anggota tim ke dalam ruangan sebagai tahapan pertama dalam perencanaan strategis memiliki berbagai manfaat, tidak hanya siklus kehidupan proyek, tetapi bagi Anda dan tim proyek Anda di masa mendatang:
Motivasi dan tanggung jawab
Ketika anggota tim menerima arahan dan tugas sederhana dan individual, mereka bisa saja kesulitan memahami tujuan proyek secara keseluruhan. Oleh karena itu, mereka mungkin kurang mempertimbangkan bagaimana pekerjaan mereka akan memengaruhi pekerjaan orang lain dalam tim proyek serta produk akhir atau hasil proyek yang mereka buat. Selaraskan tim Anda menggunakan piagam tim untuk menetapkan tujuan bersama. Memberikan ruang kepada tim untuk berkolaborasi dan mendefinisikan peran mereka dalam proses perencanaan proyek akan membantu mereka melihat gambaran besarnya. Hal ini tidak hanya akan membantu mereka memahami tujuan, dan karenanya keharusan untuk memberikan pekerjaan yang berkualitas, tetapi juga akan meyakinkan mereka tentang proyek secara keseluruhan, sehingga membuat mereka menjadi salah satu pihak yang berkepentingan di dalam proyek sesuai peran mereka. Dengan mendorong mereka untuk memiliki rasa tanggung jawab atas kesuksesan proyek, Anda akan mengelola sebuah tim yang benar-benar bersemangat dan termotivasi.
Meningkatkan keterampilan anggota tim
Tim Anda selalu menemukan cara-cara baru untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi dari tugas-tugas yang mereka kerjakan setiap hari. Meskipun sebagian anggota tim secara aktif mencari peluang baru untuk terlibat, anggota tim yang lain harus didorong agar mereka dapat memperluas wawasan mereka di tempat kerja. Membawa tim ke proses perencanaan proyek dapat membantu memberikan kesempatan baru bagi tim untuk bereksperimen dan mempelajari keterampilan yang baru. Dengan cara ini, secara serentak Anda dapat melakukan tugas-tugas perencanaan penting sekaligus meningkatkan keterampilan tim dan membantu mereka tumbuh sebagai anggota tim. Mereka tidak hanya akan menjadi bagian penting dari proses perencanaan proyek dengan keterampilan mereka yang baru, tetapi pada akhirnya juga akan dapat memimpin dan memandu anggota tim yang lain dalam pekerjaan perencanaan. Dan tentu saja, mengembangkan sebuah lingkungan untuk berbagi pengalaman dan tanggung jawab bersama adalah kondisi yang sehat bagi setiap budaya organisasi.
Efisiensi melalui pendelegasian
Setelah proyek dimulai, pekerjaan akan dibagi untuk para anggota tim berdasarkan keterampilan mereka—jadi, mengapa tidak mendelegasikan tugas selama tahap perencanaan? Setelah tim Anda memahami langkah-langkah dalam perencanaan strategis untuk suatu proyek, Anda dapat mulai membagi pekerjaan perencanaan di antara mereka. Hal ini tidak hanya akan membuat waktu lebih luang karena terbebas dari tugas perencanaan proyek yang berat, tetapi juga benar-benar dapat meningkatkan efisiensi proses saat semakin banyak pekerjaan yang harus dilakukan. Jika anggota tim sama terampilnya dalam proses perencanaan proyek dan dalam peran mereka sehari-hari, membuat konsep serta cakupan proyek bersama-sama akan menjadi jauh lebih cepat. Pastikan saja hal ini tidak mengotak-ngotakkan tim Anda karena setiap anggota hanya melakukan tugas perencanaan masing-masing—ini harus tetap menjadi sebuah proses kolaboratif.
Cara membangun proses perencanaan proyek pada tim
Tentu saja, membangun pendekatan kolaboratif terhadap perencanaan proyek dengan tim membutuhkan metode dan strategi yang tepat. Ini adalah beberapa hal penting yang Anda perlukan bagi tim Anda agar lebih baik merencanakan proyek agar berhasil bersama-sama:
Curah pendapat (brainstorming) sebagai tim
Langkah pertama yang paling umum dalam perencanaan strategis adalah fase curah pendapat dan ide. Jika Anda seorang manajer proyek, Anda tidak hanya perlu bersikap terbuka bagi anggota tim Anda, tetapi juga mengundang mereka ke dalam proses ini. Setelah memberi pengarahan tentang proyek yang akan datang, jadwalkan rapat untuk bertukar pikiran dengan tim Anda tentang rencana awal. Pertimbangkan untuk menyertakan analisis premortem dalam rapat, sehingga anggota tim dapat memvisualisasikan proyek dan hasil yang diharapkan. Pastikan Anda telah mengirimkan agenda rapatnya dan tentukan tujuan rapat terlebih dahulu agar menjadi rapat yang efektif. Jika tim Anda baru pertama kali melakukan rapat semacam ini, cobalah risalah rapat atau templat curah pendapat—suatu pendekatan terstruktur dapat membantu memulai proses ini dengan mudah.
Membuat dokumen perencanaan proyek bersama
Setelah Anda dan tim terlibat dalam proses perencanaan proyek, buatlah sebuah rencana manajemen proyek bersama dan terpusat serta dokumen perencanaan proyek. Hal ini berfungsi sebagai dasar bagi setiap anggota tim untuk memahami posisi mereka di dalam proses dan apa yang sudah diputuskan. Ini dapat dilakukan melalui papan tulis, tetapi perangkat lunak manajemen proyek dan program kolaborasi tim seperti Dropbox Paper dapat mengotomatiskan dan menyederhanakan proses ini. Seluruh anggota tim Anda dapat berkolaborasi di dokumen Paper yang sama, dengan fitur pemulihan file bawaan, riwayat versi, dan manajemen arsip semua perubahan. Dari situ Anda dapat menautkan ke dokumen perencanaan Paper lainnya jika perlu atau membagikannya kepada tim lain di organisasi Anda yang perlu memahami perencanaan yang Anda lakukan.
Gunakan pendekatan manajemen perencanaan atau proyek
Jika Anda sulit menentukan metode pendekatan yang sesuai untuk tim Anda dalam perencanaan proyek, ada banyak pendekatan perencanaan dan manajemen proyek dengan fungsi khusus yang bisa Anda coba. Pendekatan perencanaan Agile menciptakan jadwal proyek sprint agar tim Anda bisa membuat konsep rencana dengan cepat, serta menawarkan peluang untuk memberikan masukan dan pengulangan atas tahapan-tahapan tersebut. Sebagai pembanding, PERT, atau Program Evaluation and Review Technique menawarkan metode yang komprehensif dari persyaratan proyek, dengan tahapan proyek dan pertimbangan manajemen risiko yang terintegrasi. Alternatifnya, alat bantu perencanaan proyek seperti diagram Gantt atau Matriks Eisenhower dapat membantu Anda mengatur tugas dan proses dengan metode yang telah dicoba dan teruji.
Setiap pendekatan memiliki kekuatan dan tingkat kompleksitas yang berbeda-beda. Meski tim Anda mungkin akhirnya mengubah atau membuatnya lebih luas lagi, menggunakan metodologi dapat membuat setiap orang terlibat dengan perencanaan proyek sebagai sebuah proses.
Memastikan komunikasi setiap saat
Komunikasi yang kuat merupakan hal yang sangat penting ketika tim bekerja sama erat di dalam sebuah proyek. Meskipun adanya dokumen bersama sangat berguna, Anda juga harus memastikan bahwa Anda memiliki saluran yang tepat untuk berkomunikasi dengan seluruh anggota tim. Alat komunikasi seperti Slack memungkinkan Anda membuat server khusus untuk Anda dan tim—dan saat dipadukan dengan Dropbox, Anda bahkan dapat mulai berkomunikasi secara langsung dari dokumen Paper atau file lain. Tentu saja, Anda juga memerlukan metode untuk mengadakan rapat tim. Menggunakan Dropbox bersama dengan konferensi video lewat Zoom dapat membantu Anda dan tim berkolaborasi dan meninjau rencana Anda secara serentak.
Merencanakan bersama sebagai tim
Perencanaan proyek tidak harus menjadi langkah awal yang sangat berat, yang ditangani sendiri oleh manajer proyek. Bekerjalah bersama tim dengan menjalankan retrospektif proyek dan terapkan masukan mereka pada rencana proyek baru. Dengan dukungan seluruh anggota tim dalam proses dan proyek berikutnya, Anda tidak hanya membuat prosesnya lebih efisien tetapi juga lebih bernilai bagi Anda dan tim Anda. Dengan meratakan tanggung jawab dan mendorong keterlibatan kolega Anda dalam sasaran proyek, Anda dapat memajukan tim Anda dan pekerjaan mereka secara keseluruhan. Metode apa pun yang Anda dan tim Anda putuskan untuk merencanakan proyek, berkolaborasi dalam proses itu akan memberikan hasil yang lebih baik untuk setiap proyek, serta bagi tim, organisasi, dan diri Anda sendiri dalam jangka panjang.
Semua orang bisa menjadi penyelenggara rapat
Ada sebuah anggapan bahwa manajemen rapat hanya dapat dilakukan oleh karyawan "senior" dengan kewenangan untuk mengundang tim menghadiri rapat. Namun, komunikasi itu berjalan dua arah. Jika Anda merasa bahwa rapat akan berhasil, maka selenggarakanlah. Yang penting, ketahuilah bahwa Anda perlu memastikan apakah rapat akan efektif dan bukan hanya membuang waktu.
Rapat adalah tempat bagi semua orang untuk berbagi ide sekaligus menyampaikan masalah dan menyelesaikannya. Katakanlah ada masalah yang bahkan alat manajemen tugas terbaik pun tidak dapat menjelaskannya. Itulah saat yang tepat bagi Anda untuk menyampaikan masalah tersebut secara pribadi kepada tim Anda. Rapat dimaksudkan untuk memberikan suara kepada setiap orang, apa pun peran atau lokasi mereka. Dan dengan alat digital efektif yang Anda miliki, setiap rapat dapat berjalan lebih lancar.
