Apa itu bekerja lebih cerdas?
Bekerja lebih cerdas atau pintar merujuk pada cara teknologi membantu mentransformasi tim untuk bekerja lebih efisien. Perubahan ini bisa seluas memindahkan kantor Anda ke suatu ruang kerja online yang terpusat. Atau bisa jadi lebih tidak langsung, seperti mengadopsi Agile sebagai gaya kerja yang baru karena kecakapan yang diberikan teknologi kepada tim.
Bekerja lebih cerdas bertujuan untuk meniadakan semua masalah yang sebelumnya sering melanda kantor—tidak fleksibel, pengotak-ngotakan kerja atau ego sektoral, dan pemikiran yang cenderung tertutup. Dengan bekerja lebih cerdas, faktor-faktor yang benar-benar penting bagi setiap bisnis yaitu sumber daya manusia dan ide-idenya dapat diperjuangkan. Bisnis yang tidak menerapkan cara kerja yang lebih cerdas berisiko tertinggal, terutama ketika mencari cara kerja yang baru menjadi wajib hukumnya bagi semua orang. Banyak perusahaan dan karyawannya sekarang memutuskan cara organisasi mereka semestinya bekerja ke depannya—di Dropbox, kami sudah berkomitmen untuk memiliki ruang kerja yang mengutamakan virtual.
Dalam lingkungan ini, banyak fitur kerja cerdas dianggap sangat penting sehingga baik pengusaha maupun karyawan menganggapnya biasa saja. Itu berarti jika Anda masih belum menawarkan inisiatif modern seperti bekerja jarak jauh atau jam kerja fleksibel, Anda mungkin akan kesulitan menarik talenta terbaik.
Bagaimana bekerja lebih cerdas bisa meningkatkan efisiensi di tempat kerja?
Anda hanya perlu melihat ponsel pintar Anda untuk melihat bagaimana teknologi dapat meningkatkan efisiensi hingga sepuluh kali lipat. Tugas-tugas yang beberapa dekade lalu mungkin memerlukan selusin perangkat sekarang bisa dilakukan hanya dengan ponsel Anda. Demikian pula berbagai proses kerja yang satu dasawarsa lalu mungkin butuh beberapa program desktop yang mahal sekarang bisa diselesaikan dengan satu solusi online saja. Pertimbangkan cara-cara berikut di mana teknologi dapat memengaruhi tim anda, dan Anda juga dapat melihat dampaknya yang sangat luas pada bisnis Anda secara keseluruhan:
Membebaskan kantor Anda
Ruang kerja cerdas tidak terbatas pada empat dinding atau satu kode pos saja, ia dapat berada di mana saja selama ada koneksi internet (dan dapat mengikuti perkembangan Anda meskipun Anda tidak punya koneksi). Bekerja cerdas berarti Anda dapat bekerja di mana pun. Hal ini menghilangkan masalah lama seperti “Saya meninggalkan x di kantor,” “Saya lupa x di rumah” atau, “Saya tidak dapat mengakses x dari rumah, saya harus datang di akhir pekan” yang semuanya merusak motivasi dan moral. Ditambah lagi, hal ini memberdayakan Anda sebagai sebuah bisnis untuk menarik bakat dari seluruh dunia, bukan hanya orang-orang terdekat Anda. Dengan jaringan pekerja jarak jauh, Anda memiliki seluruh tim yang dapat bekerja tanpa dibatasi oleh jam kantor atau bahkan zona waktu.
Kolaborasi dan kerja tim
Kita semua pernah mengalaminya, mengerjakan satu dokumen yang sama dengan lima orang lain. Mengunduh lampiran, mengedit, mengganti nama file, mengunggah lampiran, mengirimnya, lalu terus berulang. Namun kemudian Anda ketahui belakangan bahwa file yang dikirim ternyata bukan versi yang diinginkan. Bekerja dengan smart mengakhiri semua keterbatasan yang dihadapi saat bekerja pada desktop seperti ini. Kolaborasi online memungkinkan banyak orang mengerjakan satu dokumen yang sama, yang berarti file itu diperbarui saat itu juga secara real time. Dengan demikian, Anda dapat mencapai tingkat produktivitas yang baru tahapan rumit selamat pengeditan yang melibatkan banyak orang tidak lagi ada.
Bekerja efisien
Dokumen promosi ada di bagian penjualan, ruang lingkup pekerjaan ada di bagian keuangan, dan arahan awal ada di suatu tempat di meja tim desain. Waktunya untuk pertemuan demi pertemuan demi pertemuan saat semua orang mencoba menyelaraskan apa yang mereka ketahui untuk menemukan konteks. Tempat kerja yang cerdas menempatkan segala sesuatu yang Anda butuhkan di satu tempat, tidak tersebar di seluruh kantor. Anda tidak hanya memiliki bakat tim Anda sendiri untuk dimanfaatkan, mereka sekarang dapat didukung oleh kecerdasan mesin. Dropbox menggunakan OCR untuk menampilkan berkas yang Anda butuhkan ke permukaan. Bahkan dapat mengenali gambar, jadi Anda tidak perlu mengingat nama file atau folder tempat Anda meninggalkannya. Anda tinggal mencari apa yang terekam dalam gambar, mulai dari tiruan produk terbaru Anda hingga apa yang Anda pesan saat makan siang tim terakhir.
Fokus pada yang Anda lakukan
Beralih antar program dan bolak balik ke meja rekan kerja itu dapat mengundang sikap menunda-nunda. Anda dapat tergoda oleh daya tarik media sosial dan aplikasi yang tidak penting, atau mengobrol dengan siapa saja yang Anda temui saat menuju kantor. Bekerja dengan cerdas membuka saluran komunikasi yang tidak mesti keluar dari alur kerja Anda saat menggunakannya. Perlu mengobrol dengan seorang anggota tim yang berjarak 10 menit dan berada di lantai terdekat? Tinggalkan saja anotasi, hindari menunda-nunda waktu saat Anda berjalan di kantor, dan fokuskan pekerjaan pada hal-hal yang lebih penting. Bekerja lebih cerdas membuat melakukan berbagai tugas pada waktu bersamaan (multitasking) menjadi jauh lebih mudah daripada sebelumnya.
Kesejahteraan
Bayangkan bos Anda segera meminta pekerjaan dari Anda dan tim, tetapi berkas yang Anda perlukan untuk melakukannya ada di kotak masuk tim penjualan. Dan tim penjualan sedang melakukan kegiatan di luar kantor. Akibatnya, terjadi hari penuh panggilan telepon panik, ketegangan tinggi, risiko merusak semangat tim, dan memberikan tekanan hebat pada kesehatan mental. Folder bersama segera mengatasi masalah ini, memberikan ketenangan pikiran kepada semua orang, dan memberdayakan tim dengan alat yang mereka butuhkan. Dalam jangka panjang, hal ini dapat berarti menghemat waktu dan mencegah lembur sia-sia di malam hari. Hasilnya adalah keseimbangan kehidupan danpekerjaan yang lebih baik , yang membuat tim Anda senang menyelesaikan berbagai hal, sekaligus mendapatkan tidur yang cukup.
Pilihlah kerja yang lebih pintar, bukan lebih keras
Ada banyak cara teknologi dapat mengubah ruang kerja Anda menjadi lebih baik. Mungkinkan Dropbox membantu semua yang Anda kerjakan mulai dari keterampilan komunikasi tim hingga pengelolaan waktu, sehingga kerja keras Anda berarti juga hasil pekerjaan terbaik.
