Strategi untuk komunikasi tempat kerja yang efektif
Komunikasi yang efektif di tempat kerja bukan hanya sekadar terbuka dan jujur dengan karyawan dan rekanan—meski jika itu saja pun tidak apa-apa. Inti dari komunikasi profesional berada pada jantung dari proses internal bisnis dan budaya perusahaan Anda, menentukan cara kerja dan perilaku Anda mengatur hubungan antarpribadi. Jelajahi pentingnya komunikasi tempat kerja, serta beberapa strategi terbaik untuk komunikasi di tempat kerja.
Mengapa komunikasi yang efektif di tempat kerja itu penting?
Komunikasi tempat kerja yang cerdas merupakan salah satu kunci keberhasilan jangka panjang bisnis Anda. Hal ini dapat membantu meningkatkan produktivitas serta memelihara hubungan kerja yang kuat di seluruh organisasi Anda. Terdapat beberapa gejala komunikasi yang buruk di tempat kerja: tujuan perusahaan yang sulit dipahami, tidak adanya atau terbatasnya cara menyampaikan umpan balik, manajemen konflik yang buruk, atau instruksi dari manajer yang tidak jelas. Semua itu berujung pada satu hal: kesia-siaan. Waktu, usaha, dan modal yang terbuang sia-sia. Dengan kata lain, standar komunikasi profesional perusahaan Anda memiliki dampak langsung pada keuntungan bisnis Anda. Hal ini didukung satu studi yang menunjukkan bahwa perusahaan yang berkomunikasi secara efektif memberikan imbal hasil 47% lebih tinggi kepada pemegang saham (selama periode lima tahun) daripada perusahaan yang tidak berkomunikasi secara efektif.
5 strategi komunikasi profesional
Memastikan komunikasi yang efektif di tempat kerja harus menjadi agenda utama bagi tim kepemimpinan perusahaan Anda. Kami telah menguraikan beberapa cara terbaik untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja di bawah ini:
1. Berinvestasi pada ruang kerja smart
Hal terpenting adalah meletakkan alat bantu komunikasi profesional Anda di satu sistem terpusat. Sekitar 50% karyawan menggunakan aplikasi atau perangkat lunak yang tidak diizinkan, sehingga selain memiliki risiko keamanan, aplikasi tersebut dapat menyebabkan ketidaksinkronan tim dan proyek. Saluran komunikasi yang terpisah-pisah dan tidak terpusat menyebabkan masalah dalam akses dokumen atau file, serta membuat sebagian rekan kerja mungkin tidak memiliki semua informasi yang mereka butuhkan untuk melanjutkan pekerjaan. Hal ini mengakibatkan penundaan kinerja dan hilangnya pendapatan.
Solusinya? Ruang kerja smart, seperti Dropbox, yang menggabungkan semua platform, aplikasi, dan jenis konten bisnis di satu tempat. Dengan sistem ruang kerja ini, anggota tim tidak perlu beralih ke platform lain saat mengerjakan berbagai tugas berbeda di sepanjang hari keja mereka. Misalnya, fitur manajemen tugas dari Dropbox Paper dapat membantu memastikan bahwa setiap orang bekerja sesuai rencana dan memahami hal yang harus mereka lakukan, sehingga membantu meningkatkan akuntabilitas dan memastikan alur komunikasi yang jelas.
Perencanaan proyek juga merupakan area yang memerlukan komunikasi tempat kerja yang baik. Templat perencanaan proyek dari Dropbox Paper dapat memberi Anda alat yang diperlukan untuk memastikan seluruh anggota memiliki pemahaman yang sama. Delegasikan tugas dan kumpulkan semua umpan balik di satu tempat agar Anda dan tim tidak perlu bolak balik mengirimkan email yang merepotkan. Untuk menangani umpan balik secara real time, fitur anotasi di Dropbox jauh lebih efektif ketimbang utas email yang panjang dan berantakan dengan terlalu banyak orang yang dilibatkan dalam cc.
2. Berbicara secara langsung, jika memungkinkan
Di tempat kerja modern, pertemuan tatap muka terkadang terlupakan karena alat komunikasi tempat kerja seperti Slack dan email telah menjadi standar utama. Akan tetapi, Anda tidak boleh membiarkan komunikasi tatap muka menjadi ketinggalan zaman sepenuhnya. Jika Anda perlu menyampaikan informasi sensitif, pertemuan tatap muka adalah suatu keharusan, sementara bertemu tim Anda secara langsung (atau setidaknya melalui panggilan Zoom) memungkinkan Anda melihat bahasa tubuh dan ekspresi wajah, sehingga Anda dapat sepenuhnya memahami seberapa baik Anda mengomunikasikan informasi tertentu. Pikirkan saluran komunikasi Anda seperti hierarki: panggilan video lebih personal daripada panggilan telepon (kontak mata adalah suatu keharusan), dan panggilan telepon lebih personal daripada email atau pesan instan.
3. Fokus pada kejelasan pesan Anda
Jika menyangkut komunikasi efektif di tempat kerja, Anda perlu menyampaikan pesan dengan jelas dan ringkas. Komunikasi kantor yang tidak jelas dari para pemimpin dapat menunda atau bahkan menggagalkan proyek sebelum berjalan (misalnya, duplikasi pekerjaan, kerangka waktu yang membingungkan, hasil yang tidak tepat, dll.), yang mana penting untuk menyampaikan pesan dengan benar sejak awal. Sertakan instruksi terperinci untuk tugas apa pun, dan pastikan Anda menjawab pertanyaan inti tim Anda—apa, bagaimana, dan mengapa. Bila Anda tidak melakukannya, Anda hanya akan membingungkan dan membuat rekan kerja tidak tertarik dengan tugas yang sedang dikerjakan. Tentu saja, komunikasi profesional yang buruk juga dapat berdampak buruk pada pemasok dan pelanggan, menyebabkan mereka kehilangan minat terhadap bisnis Anda dan pergi ke tempat lain. Hindari hal ini dengan menjaga komunikasi yang cepat dan jelas sejak awal.
4. Berlatihlah “keterusterangan radikal”
Pendekatan keterusterangan radikal (radical candor) adalah pendekatan komunikasi profesional yang mengharuskan Anda peduli pada rekan kerja sekaligus mengkritik mereka secara langsung jika perlu, sehingga tercipta ketegasan dan empati yang seimbang di tempat kerja. Bagi banyak pemimpin, keterampilan komunikasi yang baik tidak datang secara alami. Faktanya, survei oleh Interact menemukan bahwa 69% manajer merasa tidak nyaman berkomunikasi secara langsung dengan karyawan, sementara 37% lainnya menyatakan bahwa mereka merasa tidak nyaman memberikan umpan balik langsung jika mereka yakin bahwa karyawan tersebut akan merespons secara negatif. Jika ini terjadi pada Anda, pendekatan keterusterangan radikal bisa menjadi strategi komunikasi kerja yang dapat membantu Anda membangun sebuah tim yang kohesif dan mencapai hasil yang lebih baik.
5. Menjaga struktur komunikasi horizontal
Membuka alur komunikasi kantor adalah cara hebat untuk memberikan suara kepada karyawan Anda. Dalam The State of Business Communication in 2024—sebuah studi yang dilakukan oleh Harris Poll atas nama Grammarly—55% responden survei menyatakan bahwa komunikasi yang efektif meningkatkan kepercayaan diri mereka di tempat kerja.
Jadi cukup jelas bahwa komunikasi yang jelas merupakan faktor penting dalam keterlibatan karyawan. Faktanya, 58% pekerja dari studi yang sama juga mencatat bahwa komunikasi yang efektif meningkatkan kepuasan kerja mereka.
Untuk meningkatkan relasi antarindividu di tempat kerja, Anda dapat membangun struktur komunikasi horizontal, di mana karyawan level C dan manajemen senior berkomunikasi langsung dengan karyawan, sehingga membuka kesempatan untuk memberi umpan balik secara langsung.
Dengan kata lain, karyawan junior harus merasa diberdayakan untuk berbicara ke karyawan yang lebih senior—tidak boleh ada anggapan bahwa jalur komunikasi dengan pimpinan organisasi itu terhalang atau tidak boleh dilakukan. Ini mungkin memerlukan perubahan di tingkat institusional, namun ada strategi komunikasi lain di tempat kerja yang mungkin dapat Anda implementasikan untuk menjembatani kesenjangan antara pimpinan dan karyawan, seperti rapat bersama dengan seluruh karyawan (town hall) dengan sesi tanya jawab.
Penutup
Komunikasi dapat berperan penting dalam hampir semua aspek bisnis Anda. Menguasai komunikasi yang efektif di tempat kerja dapat membantu meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan inovasi, menjaga karyawan tetap terlibat dan membuat bisnis Anda siap meraih kesuksesan.
