La difficoltà da superare

Cecilia Roy ha vissuto in otto Paesi, trascorrendo parecchio tempo sulle piste da snowboard, prima ancora di compiere 21 anni. (Suo padre lavorava nel servizio estero e successivamente come fotografo.) Divenuta adulta, si è trasferita in pianta stabile nella Teton Valley, in Idaho, svolgendo una serie di professioni glaciali: snowboarder professionista, istruttrice di snowboard e commessa in un negozio di articoli invernali.

Cecilia, però, ha sempre avuto anche una vena creativa: una fotocamera Nikon FM1 datale dal padre ha fatto nascere in lei un interesse per la fotografia all'età di sette anni. Per Cecilia, quindi, è stata un'evoluzione naturale lanciare Snowdrop Creative nel gennaio del 2019, dopo che un'organizzazione non profit le aveva chiesto di disegnare un logo. Ha iniziato con un berretto, per poi passare rapidamente ai capi di abbigliamento, fino "alla progettazione del sito web, alla gestione dei social media, alle email di marketing e alla direzione di numerose campagne di raccolta fondi", racconta Cecilia.

La richiesta delle sue competenze, quali graphic design, gestione dei social media e strategie di digital marketing, è cresciuta rapidamente come una valanga. Non per niente, molti dei suoi clienti li ha incontrati in montagna.

Snowdrop è rimasto un lavoretto parallelo fino al 2020, ma "quando le piste hanno chiuso durante la pandemia da COVID-19, ho pensato che fosse giunto il momento di impegnarmici seriamente", ricorda Cecilia. Tre anni dopo, tra i suoi clienti annovera artisti, agenti immobiliari, designer di interni e altri ancora, in un pool decisamente eclettico.

Soluzione

In qualità di solopreneur, per collaborare, organizzare, condividere e fornire contenuti dei clienti, Cecilia si affida quotidianamente a tutta la gamma completa di prodotti e funzionalità presenti su Dropbox Professional e su Dropbox DocSend e Dropbox Sign. La snowboarder ha utilizzato Sign per inviare un contratto a un artista naturalista, Transfer per scambiare con lui video e altri file di grandi dimensioni e Dropbox Capture per registrare video personalizzati e illustrare le nuove funzionalità del sito. (E, ovviamente, è una patita dei backup su Dropbox.)

Per Cecilia, non c'è niente di meglio che poter gestire l'intero ciclo di vita del cliente, dalla proposta iniziale del progetto alla consegna finale, dallo smartphone, direttamente dalla pista da snowboard. Lo scorso inverno ha inviato un contratto a un nuovo cliente (usando Sign), condiviso foto con un altro (usando Transfer) e aggiunto PDF alla cartella di clienti agenti immobiliari (usando lo spazio di archiviazione) per una riunione dell'ultimo minuto, il tutto da una seggiovia. Questo sistema di lavoro si adatta perfettamente alla sua vita in cima alle montagne. "È molto utile avere questa possibilità", dice ridendo.

Grazie a prodotti come Dropbox Paper, Cecilia e i suoi clienti possono collaborare in tempo reale, modificando le bozze e salvandole automaticamente. "Non ci sono le continue interruzioni che si hanno quando si scambiano email con i file. Con Dropbox", dice, "possiamo portare a termine il lavoro in modo semplice".

Dropbox, inoltre, aiuta Cecilia a gestire tutte le versioni dei vari file. Per i clienti che si occupano di design di interni, Dropbox è il mezzo ideale per condividere le foto, i contenuti scritti, le risorse del portfolio, i file multimediali, le foto dei prodotti, i modelli di newsletter e il calendario dei contenuti", dice. "È fantastico avere tutte le risorse dei clienti organizzate in un unico posto".

Quando più parti lavorano agli stessi documenti in diversi fusi orari e diverse aziende, è facile confondere le versioni e scambiare i file, ma "Dropbox mi aiuta a riunire tutte le risorse di un progetto specifico in un unico posto", spiega Cecilia. Inoltre, con 3 TB di spazio di archiviazione cloud nel suo piano Dropbox, non ha mai timore di esaurire lo spazio.

Le piattaforme software possono facilmente diventare soverchianti, soprattutto per i solopreneur che si ritrovano a entrare e uscire da diversi programmi, schede e applicazioni, o che hanno bisogno di soluzioni separate per archiviare, condividere e approvare il lavoro.

Dropbox risolve il problema riducendo il carico mentale delle diverse soluzioni che può richiedere il lavoro creativo. "È fantastico avere tutto in un unico posto, su una piattaforma unificata e coesa, dove i prodotti e le funzioni si completano a vicenda", afferma Cecilia. "Mi piace molto il fatto di poter accedere alla piattaforma Dropbox e gestire diversi progetti di clienti in un unico posto, anziché affidarmi a diverse piattaforme software separate. Dropbox semplifica la gestione di tutti i contenuti coinvolti".

Tra i clienti di Cecilia ci sono artisti paesaggistici pluripremiati con cui scambia regolarmente foto in alta risoluzione che modifica e trasforma per le anteprime della galleria. I trasferimenti da 100 GB con Dropbox Transfer consentono di inviare facilmente immagini di grandi dimensioni in un unico pacchetto, con una percentuale di riuscita del 100%. "In passato, questo processo comportava l'invio di circa 20 email, ognuna con una singola immagine", racconta Cecilia. "Era molto dispendioso in termini di tempo".

Con Dropbox, anche fornire ai collaboratori interessati l'accesso ai file giusti è un gioco da ragazzi. "Aggiungere persone al sistema è semplicissimo e molto organico", spiega. "È veramente facile inviare un link, così che i destinatari possano accedere al file o alla cartella anche se non usano Dropbox". Grazie alla protezione con password e a una nuova dashboard di sicurezza, Cecilia può stabilire con precisione chi ha accesso a quali contenuti. Se il reparto marketing della società immobiliare ha bisogno di accedere a una sottocartella e i broker a un'altra, bastano un paio di clic per configurare l'architettura desiderata.

Una parte importante della gestione di una piccola attività di successo come Snowdrop riguarda la conquista di nuove opportunità di vendita. Inviare proposte o rispondere ai file RPF è stressante, ma Dropbox DocSend non solo fornisce informazioni sul momento in cui il potenziale cliente ha visualizzato la proposta, ma anche un riepilogo delle sue interazioni, una sorta di "mappa di calore" del successo della proposta. Gli estimatori di DocSend apprezzano la possibilità offerta da questo strumento di ottimizzare le strategie di follow-up, suscitare l'interesse dei decision maker e migliorare le proposte future.

In Snowdrop, Cecilia lavora costantemente con contratti e documenti legali, sia quelli che invia a clienti e collaboratori sia quelli che riceve dai team legali delle aziende più grandi. Con Sign, è in grado di preparare, inviare e monitorare gli accordi, consentendo al contempo ai destinatari di generare firme elettroniche legalmente vincolanti. Per i piccoli imprenditori che non hanno budget da spendere in consulenze legali, Sign è una manna dal cielo.