Man mano che un numero crescente di professionisti passa al lavoro distribuito, a distanza o ibrido, sempre più datori di lavoro adottano queste modalità flessibili.
Per attrarre e trattenere i migliori talenti, sia in sede sia fuori sede, le aziende devono promuovere un senso di inclusione, unione e appartenenza anche tra i dipendenti che lavorano da remoto. Questi valori devono essere sostenuti fin dalla fase di ricerca del personale ed essere rafforzati durante la fase di onboarding dei dipendenti.
L’onboarding digitale è ormai essenziale per accogliere i neoassunti nei team virtuali. Questo processo, infatti, svolge un ruolo importante nel corretto inserimento dei nuovi membri del team e fornisce loro un accesso semplice e immediato alle risorse di cui hanno bisogno per essere operativi fin dal primo giorno.
In questa guida, spiegheremo perché l’onboarding digitale è imprescindibile per le aziende di oggi e proporremo alcune soluzioni fondamentali da inserire nel “kit di strumenti” per l’onboarding digitale.
Cos’è l’onboarding digitale?
L’onboarding digitale prevede l’uso di strumenti e software online per inserire nuovi dipendenti o clienti nel database o nel sistema CRM di un’azienda. In questo articolo, ci concentreremo solo sull’onboarding dei dipendenti.
L’onboarding digitale riproduce in molti modi il tradizionale processo di onboarding manuale dei dipendenti: durante la fase di pre-inserimento, i nuovi assunti dovranno comunque compilare moduli, firmare contratti e fornire alcune informazioni personali di base. La differenza principale è che l’esperienza di onboarding digitale utilizza canali online e strumenti di automazione per semplificare il processo.
Grazie alla digitalizzazione, i nuovi dipendenti potranno trarre vantaggio dalla flessibilità dell’onboarding da remoto: potranno conoscere l’azienda ovunque (e al loro ritmo) anziché recarsi di persona in ufficio.
Il processo di onboarding digitale
I dettagli del processo di onboarding digitale dei dipendenti variano a seconda dell’azienda.
Tuttavia, solitamente si inizia con una forma di verifica, convalida o autenticazione dell’identità, in modo che il neoassunto possa dimostrare di essere chi dice di essere. Può trattarsi della data di nascita, dell’indirizzo email o del codice fiscale del dipendente (o di dati simili a seconda del luogo, ad esempio il passaporto nel Regno Unito).
Sarà inoltre necessario compilare e scambiare diversi documenti, come una lettera di offerta e un contratto di lavoro, che richiedono la firma. Rispetto al formato cartaceo, la digitalizzazione di questi documenti e il loro invio per la firma elettronica consentono di risparmiare molto tempo e fatica.
Una volta completate queste attività di pre-inserimento, puoi organizzare riunioni virtuali e tutorial video (in tempo reale se più nuovi arrivati iniziano contemporaneamente o in modo asincrono per un singolo nuovo membro del team) per rendere il processo più personalizzato, interattivo e coinvolgente.
Quali sono i vantaggi dell’onboarding digitale?
Gli strumenti di onboarding digitale non solo semplificano i flussi di lavoro, ma consentono anche alle aziende di ampliare il bacino di potenziali dipendenti e di attrarre talenti oltre i confini geografici.
In un programma di onboarding tradizionale, i nuovi dipendenti si presentano in ufficio il primo giorno per svolgere attività amministrative come la configurazione dell’email di lavoro. Le soluzioni di onboarding digitale, invece, eliminano questa incombenza, consentendo ai neoassunti di essere subito operativi e acquisire una certa familiarità con la cultura aziendale.
Esistono diversi modi in cui gli strumenti digitali possono avere un impatto positivo sul processo di onboarding dei dipendenti, tra cui:
una soluzione più flessibile e accomodante per coloro che lavorano con formula ibrida o completamente a distanza
migliore organizzazione e gestione dei materiali e delle risorse
maggiore conformità alle normative sulla sicurezza dei dati e sulla gestione delle identità
riduzione del tempo, dell’energia e dei costi associati all’onboarding manuale grazie ai modelli e all’automazione, con un processo più gestibile per il reparto delle risorse umane
istruzioni e tutorial asincroni accessibili e consultabili in qualsiasi momento, con un’esperienza più coerente per i neoassunti
ricezione di feedback dai neoassunti con maggiore facilità per migliorare continuamente il processo
Tuttavia, nulla di tutto questo sarebbe possibile senza gli strumenti e i software giusti. Vediamo quindi alcune soluzioni fondamentali da includere nel kit di strumenti per l’onboarding digitale.
Crea il kit di strumenti perfetto per l’onboarding digitale
Un kit di risorse e materiali è fondamentale per fornire un’esperienza di onboarding coerente ed efficace. Con gli strumenti giusti, basta creare le risorse e i modelli per la formazione una sola volta per consentire a chiunque di accedervi quando lo desidera.
Pre-inserimento
Invia lettere di offerta, moduli e contratti pertinenti tramite DocSend e Dropbox Sign per la richiesta di firme elettroniche.
Hai solo le copie cartacee del materiale di onboarding? Usa Dropbox per trasformare il tuo dispositivo mobile in uno scanner di documenti. In pochi istanti, puoi trasformare documenti cartacei in PDF di alta qualità e archiviarli in modo sicuro su Dropbox.
Accoglienza dei neoassunti
Organizza riunioni di benvenuto virtuali e condividi un documento di onboarding per i nuovi assunti per aiutarli a essere operativi rapidamente. Includi link a risorse essenziali, domande frequenti e un elenco di controllo delle attività da completare durante i primi giorni in azienda. Chiediti semplicemente: cosa avresti voluto avere il tuo primo giorno?
Formazione iniziale
Assicurati che i neoassunti abbiano accesso agli strumenti, alle piattaforme e ai materiali di formazione pertinenti di cui hanno bisogno per il loro ruolo: potrebbe trattarsi dell’accesso a un account Dropbox del team, di strumenti collaborativi come Dropbox Paper o di integrazioni di app per potenziare il flusso di lavoro.
Il materiale di formazione è troppo grande per essere inviato via email? Condividi file di grandi dimensioni con i nuovi assunti tramite Dropbox Transfer, anche se al momento non utilizzano Dropbox. Grazie alle informazioni avanzate sui file, potrai vedere se hanno esaminato i materiali necessari o se ci sono ancora elementi da completare.
Transizione
Resta in contatto con il nuovo membro del team tramite Slack, sessioni di aggiornamento regolari o riunioni mensili e crea agende in Dropbox Paper per tenere traccia di come si sta ambientando nel nuovo ruolo.
Rendi i neoassunti operativi in un istante
L’inserimento di una sola persona in un team distribuito può compromettere i programmi di tutti. Riunioni asincrone, tutorial video, domande frequenti e materiali facilmente accessibili in uno spazio di archiviazione cloud garantiscono che i neoassunti dispongano delle risorse necessarie, mentre i membri attuali del team possono concentrarsi su altri modi per accoglierli.
Dropbox ha effettuato il passaggio a un luogo di lavoro completamente virtuale. Lungo il percorso, abbiamo sviluppato alcuni spunti per l’onboarding digitale e le assunzioni da remoto. Esplora il nostro kit di strumenti virtuali per trovare consigli su efficacia, lavoro di squadra, comunicazione e benessere nell’ambito del lavoro da remoto.
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