Se hai la responsabilità di far sì che i nuovi assunti partano con il piede giusto dal primo giorno, è fondamentale avere una buona organizzazione. I dipendenti contano sul tuo aiuto per poter partire in quarta.
“I dipendenti non possono fare del loro meglio e farci progredire se sono stressati da problemi come raggiungere la sala riunioni, richiedere benefit o conoscere la data in cui arriverà il primo stipendio”, afferma Joe Topansa, HR Operations Analyst di Dropbox.
Alcuni professionisti delle risorse umane stanno trovando nuovi modi per ridurre le attività ripetitive e concentrarsi sul rendere l’esperienza più personale. In Dropbox, il nostro team dedicato alle risorse umane utilizza Dropbox Paper per semplificare l’onboarding. Paper è uno spazio di lavoro collaborativo che può rendere più efficiente ogni fase dell’onboarding. Per mostrarti come funziona, abbiamo parlato con alcuni dipendenti di Dropbox che hanno la responsabilità di trasformare i nostri nuovi assunti in dipendenti eccezionali
1. Trasformazione in modello dei documenti
Modelli W-4, I-9 e Country Compliance Docs... non proprio il modo più entusiasmante di dire “Benvenuto sul tuo nuovo posto di lavoro”, vero? Fortunatamente, esistono dei modi per eliminare un po’ di carta (e di lavoro) da tutti i processi amministrativi.
Come è ovvio per ogni responsabile delle risorse umane, il processo di onboarding è iterativo. Ciò che funzionava qualche anno fa potrebbe non funzionare oggi. Per esempio, le informazioni sui benefit cambiano da un mese all’altro. Pertanto, mantenere aggiornati tutti i documenti correlati può essere complicato.
Tuttavia, ogni volta che il team di Dropbox delle risorse umane condivide un documento Paper con una classe di onboarding, il team può garantire che i nuovi assunti abbiano accesso ai dettagli più recenti aggiornando il testo o aggiungendo link ai documenti Paper correlati.
“Con Paper, siamo in grado di apportare modifiche a un documento e gli utenti possono visualizzarle in tempo reale, eliminando così la necessità di inviare revisioni”, afferma Dorena Sanchez, Benefits Employee Experience Analyst di Dropbox. “Possiamo anche aggiungere commenti e chiedere alle persone di rivedere aspetti specifici direttamente nel documento, il che è davvero utile per il nostro team. Possiamo ripetere le nostre istruzioni in qualsiasi momento. I nuovi assunti non devono nemmeno fare clic su Aggiorna per visualizzare le modifiche”.
Risparmiano anche tempo utilizzando i modelli, evitando così la seccatura di dover creare un intero nuovo lotto di documenti per ogni nuova lezione. Quando il team di Dorena riutilizza i documenti su base ricorrente, utilizza la funzionalità “Trasformare in modello” di Paper.
La funzionalità “Trasformare in modello” di Dropbox Paper
Creare modelli personalizzati a partire dai documenti Paper è semplice. Puoi anche utilizzare i nostri modelli già pronti per aiutare il tuo team ad avviare progetti con appunti delle riunioni, piani di progetto, briefing creativi e altro ancora.
Questa settimana, abbiamo introdotto un modello per l’onboarding dei nuovi assunti (visibile qui sotto) utilizzabile dal team delle risorse umane di qualunque azienda. È progettato appositamente per facilitare i compiti del primo giorno di lavoro per il team. I modelli sono disponibili solo in inglese e presto saranno disponibili anche per dispositivi mobili.
2. Distribuzione di elenchi di controllo semplici
Con così tante cose che succedono nel primo giorno, è facile perdere di vista cosa bisogna fare e quando. Ecco perché il nostro team addetto alle risorse umane fa ampio uso di elenchi di controllo. Con Paper puoi creare rapidamente elenchi attività e assegnare ogni attività a delle persone con una @menzione, che invia loro una notifica via email per informarli della data di scadenza dell’attività.
“Abbiamo appena implementato questo elenco di controllo per i benefit alla fine dello scorso anno”, afferma Dorena Sanchez. “Prima di allora, condividevamo una presentazione da 60 diapositive con i dipendenti e ci aspettavamo che ne ricordassero ogni dettaglio”. Dorena afferma di essersi resa conto in fretta che non è facile per i nuovi assunti, specialmente quando altri team richiamano la loro attenzione per compilare moduli. Oltre a tutta la burocrazia, c’è anche il nuovo lavoro da imparare.
Dopo aver implementato l’elenco di controllo dei documenti di Paper, Dorena e il suo team si sono resi conto che non solo semplifica il processo, ma aiuta anche i nuovi assunti a focalizzare la propria attenzione su ciò che conta di più. “Ora, all’inizio della presentazione possiamo dire: non sforzatevi di ricordare tutto! Vi basta consultare l’elenco di controllo. La gente ride, ma in realtà l’unica cosa che deve fare è proprio ricordare l’elenco di controllo”.
3. Maggiore visibilità e trasparenza
Con la funzionalità Informazioni sul visualizzatore in Paper (illustrata qui sotto), il team delle risorse umane può inviare un documento ai nuovi assunti, quindi controllare chi l’ha aperto (e chi no). In questo modo, afferma Dorena Sanchez, è possibile garantire che tutti coloro che devono essere aggiornati abbiano ricevuto le informazioni. “A volte ci fanno domande come: ‘Dove trovo queste informazioni?’ e noi rispondiamo ‘Sembra che tu non abbia ancora aperto questo documento. Questo documento diventerà il tuo migliore amico. Seguilo passo dopo passo e non ti perderai nulla’”.
Inoltre, Paper consente a chiunque sia stato invitato a partecipare al documento di seguire il processo di modifica in tempo reale. I membri del team che hanno ricevuto l’accesso in modifica possono apportare modifiche e due o più persone possono fare revisioni contemporaneamente. Chi ha ricevuto l’accesso in sola lettura può aggiungere commenti per fare domande sui contenuti o proporre modifiche. Le conversazioni che spesso si perdono nei thread delle email possono essere visualizzate nel contesto accanto al contenuto nei commenti e nelle risposte.
In Dropbox crediamo fermamente nel fatto che sia importante consentire ai dipendenti di imparare gli uni dagli altri mentre lavorano insieme e di imparare dal loro passato attraverso riflessioni retrospettive. Paper aiuta i neoassunti ad aggiornarsi rapidamente, poiché una singola ricerca in Paper restituisce documenti provenienti da progetti di tutta l’organizzazione.
“Come azienda, siamo molto trasparenti su ciò che avremmo potuto fare meglio, a livello di prodotti”, afferma Joe Topansa. “Chiunque può cercare documenti di progetti passati. Non è una cosa a cui poniamo dei limiti. A livello di azienda, è la norma e le persone ne sono affascinate. I neoassunti vengono da me a dirmi ‘Lavoravo nell’azienda di tecnologie XYZ e cose del genere erano top secret’. Questa è una novità per le persone”.
Naturalmente, non tutte le aziende hanno la stessa cultura della trasparenza. Per le aziende che vogliono rendere pubblici solo alcuni contenuti, Paper è progettato per consentire agli amministratori informatici di modificare le autorizzazioni di visualizzazione tramite impostazioni personalizzate in ogni documento di Paper.
“Ho lavorato per altre aziende non di tecnologie e ho visto la loro procedura per i nuovi assunti”, afferma Dorena Sanchez. “Danno istruzioni cartacee e monotone. Ho avuto l’impressione che la differenza tra l’onboarding qui e nelle altre aziende risieda nell’automazione e nella visibilità delle istruzioni. Nelle altre aziende ti dicono: ‘Per richiedere i benefit devi fare in questo modo. Buona fortuna’. Qui invece diciamo: ‘Per richiedere i benefit devi fare in questo modo. Ecco come trovare un medico. Ed ecco come prendere appuntamento’“.
4. Semplificazione delle risposte alle richieste dei nuovi assunti
Ogni giorno, una delle attività più comuni che i team delle risorse umane devono svolgere è rispondere alle richieste dei dipendenti. “Ricevo probabilmente tra le 30 e le 40 richieste al giorno”, afferma Dorena Sanchez. “Ma molte di queste riguardano questioni mediche e non hanno una risposta rapida e semplice. Ricevo probabilmente 40-50 domande standard ogni settimana, che si ripetono continuamente: ‘Come faccio a iscrivermi a questa cosa?’ Poi, una settimana dopo: ‘Quando mi arrivano i documenti medici?’“.
“Paper semplifica talmente questa procedura che il tutto richiede 15 minuti della giornata, anziché tre ore distribuite nel tempo”, afferma. “Poiché abbiamo sviluppato così tanto i nostri contenuti, non dobbiamo inserire continuamente le stesse informazioni o cercare di personalizzarle per ogni dipendente. Mi basta rispondere e condividere un documento di Paper per dire dove trovare le informazioni”.
5. Semplificazione delle attività faticose
Per rendere ancora meno faticoso il compito di districarsi tra i documenti e mantenere coinvolti i nuovi dipendenti, il team delle risorse umane di Dropbox ha deciso di trasformare la procedura in un gioco. Ha creato una caccia al tesoro che guida i neoassunti attraverso le fasi della registrazione e presenta loro uno degli strumenti chiave usato dall’azienda per coordinare i progetti e comunicare con i dipendenti: Dropbox Paper.
“Uso la caccia al tesoro, che serve da tour delle nostre pagine relative ai benefit, come introduzione a Paper”, afferma Dorena Sanchez. “Utilizziamo le informazioni sui benefit nei documenti Paper per mostrare loro le informazioni iniziali relative alla registrazione. Poi inviamo loro un elenco puntato con tutto ciò che devono fare e le relative scadenze. Penso che dimostri quanto sia utile la collaborazione. Infatti, con la funzionalità Informazioni sul visualizzatore, è possibile visualizzare la foto e il nome degli altri nuovi assunti che stanno consultando il documento”.
“Mi sono unito al team di recente e mi sono divertito con la caccia al tesoro”, afferma Tony Hue, Lifecycle Marketing Manager di Dropbox. “Anche se sono ancora amareggiato per il fatto che il nostro team non abbia vinto la caccia al tesoro, è stato probabilmente il modo migliore per aggiornarci sulle basi di Paper e scoprire come si lavora in Dropbox”.
Per scoprire come Dropbox Paper può semplificare l’onboarding e altre attività del tuo team, visita dropbox.com/paper.
