Come lavorare con successo in maniera flessibile

Se sei un manager con un team da seguire, non è mai facile tenere il passo con i cambiamenti sul posto di lavoro. 

Con il lavoro da remoto e ibrido che sta diventando la norma, i margini di errore per i leader aziendali si sono ridotti. Soprattutto quando si tratta di definire le giuste modalità di lavoro per i propri dipendenti.

Lavoro flessibile: l’arma segreta per le piccole imprese?

In che modo le piccole imprese possono sfruttare il lavoro da remoto come vantaggio competitivo per prosperare in futuro? Dropbox ha cercato di rispondere a questa domanda nel suo rapporto Choice Economy, un sondaggio condotto su oltre 2.000 dirigenti e dipendenti di piccole imprese in otto paesi. 

Volevamo vedere in che modo le modalità di lavoro flessibili avessero cambiato l’atteggiamento dei dipendenti riguardo a come, dove e quando lavorare. La pandemia ha visto che quasi due terzi delle aziende hanno apportato notevoli o significativi miglioramenti alla propria struttura aziendale, ai propri strumenti e alle proprie pratiche per consentire la collaborazione. Dopotutto, era essenziale, con tutti chiusi in casa per quegli anni. Ma quello era solo l’inizio.

È stato dimostrato che le nuove tecnologie possono aiutare i team a lavorare da remoto. Ma come possiamo mantenere lo stesso livello di flessibilità quando alcuni membri del nostro team sono in ufficio e altri a casa?

Dopotutto, la creazione di team altamente performanti, indipendentemente da dove si trovino nel mondo, è la priorità numero uno per qualsiasi azienda che voglia sopravvivere nei prossimi anni. Grazie alla nostra ricerca, abbiamo raccolto spunti da personalità di spicco nel campo del lavoro da remoto per scoprire come implementare modalità di lavoro flessibili.

Cosa significa “lavoro flessibile”?

Il lavoro flessibile è un’alternativa al tradizionale orario di lavoro in ufficio dalle 9 alle 18. Offre ai dipendenti un maggiore controllo su quando, dove e come lavorare. Potrebbe essere part-time, da remoto o ibrido, con orari di lavoro compressi, condivisione del lavoro o qualcosa di completamente diverso.

Ad esempio, un orario flessibile potrebbe consentire a uno dei tuoi dipendenti di iniziare e finire il lavoro in modo flessibile, in base alle proprie esigenze di cura dei figli.

In sostanza, il lavoro flessibile consiste nel dare ai dipendenti la possibilità di adattare il proprio orario e l’ambiente di lavoro alle proprie esigenze. Ciò può avere notevoli vantaggi sia per i datori di lavoro che per i dipendenti, tra cui soddisfazione lavorativa, coinvolgimento, motivazione ed equilibrio tra lavoro e vita privata.

Come rendere il lavoro flessibile un successo per il tuo team
 

1. Chiedi ai dipendenti cosa vogliono

Se vuoi offrire flessibilità a lungo termine, devi prima di tutto capire cosa vogliono veramente i tuoi team.E questo significa dare loro una scelta, piuttosto che soluzioni o modalità di lavoro generiche.

I dipendenti sono abbastanza bravi a decidere quale sia l’ambiente migliore per loro in un determinato momento. 

“Potrebbero preferire lavorare da casa per i lavori che richiedono maggiore concentrazione, o in ufficio per le sessioni di brainstorming e la collaborazione, ma possono prendere questa decisione in modo indipendente. E se permetti loro di farlo, vedrai che la produttività migliorerà”, afferma Kate Lister, Presidente di Global Workplace Analytics. 

La risposta è quindi quella di non prendere decisioni affrettate per conto dei tuoi dipendenti, ma semplicemente di chiedere loro e partire da ciò che realmente vogliono, anche se ciò ti sorprende.

2. Continua a creare la cultura, anche quando si è a distanza

Dopo la pandemia, sono disponibili nuove opportunità per ripristinare tutti gli aspetti della cultura aziendale di cui molti dipendenti godevano. Tuttavia, poiché molti di noi lavorano regolarmente da casa, dobbiamo assicurarci che questa cultura non sia basata esclusivamente sull’ufficio. Non deve essere difficile, ma richiede solo un po’ di pianificazione in più. A pensarci bene, i caffè e gli aperitivi ad hoc dopo il lavoro non sono mai stati particolarmente facili, flessibili o inclusivi per molti dipendenti.
 

Quindi qual è l’alternativa?

Fare cultura nel modo giusto non significa spendere un sacco di soldi in nuovi strumenti sofisticati. Conosciamo tutti le videochiamate ed è importante ricordare che possiamo utilizzarle in modi diversi e per scopi diversi dal lavoro. Le riunioni ibride consentono ai dipendenti in ufficio e da remoto di collaborare tramite videoconferenze. Le aziende possono mantenere viva la pausa caffè incoraggiando i lavoratori da remoto a programmare chiamate con colleghi e amici al lavoro durante l’orario di lavoro, solo per mettersi in pari.

Detto questo, la cultura va oltre le birre e i caffè. Dobbiamo abbinare il divertimento e i giochi ad alcuni degli elementi più personali della cultura. Questa direzione parte dai vertici, dice Britt Andreatta: “Sono i manager a creare l’esperienza della cultura del luogo di lavoro per il 90% dei lavoratori, eppure molte aziende non hanno mai investito nella formazione dei manager”.

La formazione manageriale è molto importante perché, in fin dei conti, rappresenta le fondamenta su cui si basa quanto è facile chiedere aiuto, ottenere ferie, discutere di eventuali problemi e così via. Le aziende che desiderano avere successo in un mondo del lavoro flessibile dovranno trovare il giusto equilibrio tra le due facce della medaglia.
 

3. Condividi i giusti strumenti di collaborazione

La comunicazione e la collaborazione sono fondamentali per qualsiasi progetto, flusso di lavoro o attività. Se si cerca di avere l’uno senza l’altro, tutto crolla. 

Ciò è confermato dalla nostra ricerca:

• Oltre un terzo delle aziende (36%) ritiene che la mancanza di strumenti di collaborazione adeguati rappresenti un ostacolo significativo al lavoro da remoto. 
• Il 48% ha affermato che la mancanza di collaborazione ha un impatto negativo sulla produttività dei dipendenti. 
• L'87% delle aziende concorda inoltre sul fatto che il miglioramento della collaborazione tra i team sarà fondamentale per il futuro della loro organizzazione.

Per le aziende è assolutamente indispensabile trovare una piattaforma che unisca i team in modo semplice, consenta loro di integrare gli strumenti che già utilizzano altrove e semplifichi la gestione dei progetti. 

Questo non significa solo trafficare con le tecnologie a livello superficiale. Le aziende devono utilizzare la tecnologia per apportare cambiamenti significativi e duraturi ai processi lavorativi, per trarne il massimo beneficio.

Dropbox è un esempio. Offriamo una suite completa di strumenti che consentono una collaborazione fluida, una facile gestione delle attività, una condivisione e sincronizzazione delle informazioni senza barriere e molto altro ancora.

4. Innova, innova, innova

Infine, è importante non considerare l'innovazione come un processo unico. Qualunque cosa tu faccia per creare un ambiente di lavoro flessibile, non smettere di migliorarlo. 

Il significato è semplice. Oltre a ricevere feedback regolari, verifica frequentemente i tuoi processi aziendali e, in caso di dubbi, assumi un professionista esterno che se ne occupi. Se investi in una nuova tecnologia, collabora con i fornitori scelti per massimizzare l’investimento fatto e crea un team interfunzionale per supervisionarne l’implementazione e l’utilizzo in tutta l’azienda.

Infine, assicurati che tutte le parti interessate siano coinvolte in ogni fase del percorso. I dirigenti svolgono un ruolo fondamentale nel guidare il cambiamento aziendale, ma lo stesso vale per l’adozione da parte di tutti i dipendenti dell’azienda. Se non riesci a far capire ai lavoratori il valore degli strumenti e dei processi che stai mettendo a loro disposizione, o se non li hai consultati su come e se li useranno, probabilmente li lasceranno sullo scaffale e la tua strategia di lavoro flessibile difficilmente avrà successo.

Lavorare in maniera flessibile con Dropbox

Che tu lavori part-time o a tempo pieno, in ufficio o da remoto, Dropbox ha gli strumenti per aiutarti a gestire il tuo programma flessibile.

Dalla tecnologia di sincronizzazione cloud che ti consente di lavorare ovunque alle funzionalità di condivisione file che semplificano la collaborazione con i colleghi, puoi preparare te stesso e il tuo team al successo con Dropbox.