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Le nostre vite sono ben documentate. Riceviamo dichiarazioni, conserviamo registri e archiviamo documenti personali importanti. Per non parlare delle foto e dei video che scattiamo, giriamo, condividiamo e salviamo. Ognuno di noi cura la propria collezione eclettica di contenuti. E mantenerla organizzata e protetta è una responsabilità non da poco.
Quando eravamo giovani, i nostri genitori conservavano tutte queste informazioni per noi. Creavano album fotografici di famiglia, giravano filmini e archiviavano tutti i nostri documenti nei raccoglitori. Ora tocca a noi fare lo stesso. A un certo punto, prendiamo tutti possesso dei nostri contenuti. E molti di noi aiutano i genitori a rimanere organizzati.
Fortunatamente, i file digitali e lo spazio di archiviazione cloud semplificano la creazione di un inventario delle informazioni personali. Ora è possibile firmare documenti online, condividere foto in un istante e organizzare documenti sanitari sul telefono. Sfortunatamente, non tutti i genitori sanno come usare questi nuovi strumenti in modo efficace. Ma, per fortuna, tu sai come fare e con un piccolo sforzo potrai semplificare la vita e spianare la strada per tutti.
Cinque ottimi motivi per far usare Dropbox ai tuoi genitori
1. Invio di foto e video in un lampo
Nessuno ama guardare le foto quanto i nonni. Adorano guardare le foto dei figli in vacanza e delle avventure dei nipoti. Inviare foto o video è quindi un ottimo modo per restare in contatto, a prescindere da dove abitiate e dalla distanza che vi separa.
Qual è il modo migliore per condividere i tuoi scatti con i tuoi cari? Puoi usare i messaggi o le email. Ma rimandare più volte la stessa foto perché i tuoi genitori “non riescono più a trovarla” può essere una seccatura. Con Dropbox Family, puoi caricare le immagini direttamente in una cartella condivisa. I tuoi genitori riceveranno una notifica che li informerà della presenza di una nuova foto. In più, sapranno esattamente dove trovare tutti i file già ricevuti. Inoltre, potete combinare facilmente i vostri account o crearne di nuovi come utenti del piano Dropbox Family.
Guarda questo video per scoprire come fare:
La fotografia digitale ha cambiato il modo in cui condividiamo e archiviamo le foto di famiglia. La maggior parte di noi non conserva più le vecchie foto negli scatoloni, ma le carica su dischi rigidi anonimi e senza etichetta. È bello sapere che i nostri ricordi sono al sicuro; tuttavia, le unità esterne non durano per sempre e potrebbero andare perse o danneggiarsi. La verità è che se vale la pena salvare un file, allora dovresti tenerlo nel cloud. Puoi eseguire facilmente il backup automatico dei file importanti salvati su dischi esterni con il backup delle unità esterne per tenere al sicuro i tuoi contenuti sul cloud. E grazie ai caricamenti da fotocamera automatici, potrai eseguire il backup di tutte le foto e i video automaticamente: per iniziare, ti basta attivare i caricamenti da fotocamera una volta scaricata l’app Dropbox per dispositivi mobili.
2. File, moduli e documenti sempre a portata di mano
Con l’avanzare dell’età, i moduli di consenso, le assicurazioni e i documenti legali sono sempre più importanti. AARP ha rilasciato un elenco di controllo legale per gli assistenti familiari. Il primo passo che raccomandano è raccogliere i documenti giusti, il terzo è organizzare i documenti importanti Proprio così: due dei sei consigli sottolineano l’importanza dei documenti dei tuoi genitori.
Naturalmente, è difficile prevedere quando avrai bisogno di un documento specifico. Ma perché aspettare che si verifichi un’emergenza per rendersi conto che manca qualcosa? Quando ci si sottopone a visite mediche specialistiche, ad esempio, viene richiesto il codice sanitario e, spesso, la storia clinica del paziente. Inoltre, per poter usufruire di determinate agevolazioni, è spesso necessario presentare documenti medici e finanziari.
Merritt Whitley di A Place for Mom, nel suo post 30+ Essential Documents to Have in Order for Aging Parents, cita Tiffany Wise, direttore senior dello sviluppo clienti nell’ambito dei servizi assistenziali agli anziani: “Se un membro della famiglia non riuscisse a trovare un documento importante, come la dichiarazione dei redditi o le informazioni relative al conto bancario, ciò potrebbe ritardare o addirittura causare il rifiuto di benefici sociali o fiscali”.
Il modo migliore per prepararsi è avere sempre tutti i documenti con sé. Puoi salvare i moduli medici dei tuoi genitori, procure generali e permanenti e testamenti biologici in un'unica cartella in Dropbox. In questo modo, tutti quei file importanti saranno accessibili all'istante dal tuo smartphone o dal computer e non dovrai cercarli in lungo e in largo, perché tutto sarà esattamente dove ti aspetti che sia.
3. Facilità di condivisione delle informazioni importanti con tutta la famiglia
I tuoi genitori soffrono di qualche allergia? Di quali ricette hanno bisogno? Chi è il loro medico di base? È quasi impossibile ricordare tutti i dettagli medici dei genitori, ma sono informazioni di fondamentale importanza. Whitley afferma che "Accedere rapidamente alla storia clinica di una persona anziana durante un'emergenza medica può salvargli la vita. Una singola informazione medica, ad esempio relativa a un farmaco, potrebbe influenzare drasticamente la terapia da somministrare".
L'unica soluzione per memorizzare questa montagna di informazioni è di: Creare una scheda di riferimento rapido. Digita i farmaci, i nomi dei medici di base e le condizioni di salute dei tuoi genitori. Quindi memorizza il documento in Dropbox e condividilo con gli assistenti famigliari e i membri della tua famiglia. Tutte le informazioni più recenti si troveranno in un'unica posizione, quindi non dovrai condividere lo stesso documento in continuazione e aggiornare il documento sarà un gioco da ragazzi, perché potrai modificare Documenti Google e file di Microsoft Office direttamente da Dropbox.
4. Firme elettroniche per risparmiare tempo ed energie
Ai genitori anziani viene chiesto di firmare una moltitudine di documenti diversi. Come è noto, si tratta di operazioni piuttosto lente e complesse. Sono necessari giorni, se non settimane, perché i moduli arrivino per posta. Poi, una volta firmati, sarà necessario farne una copia per i propri archivi, stamparla e rispedirla. Ogni passaggio richiede tempo e c'è sempre il rischio che qualche documento venga smarrito lungo la strada.
Ecco come ottimizzare il processo: quando possibile, scegli di utilizzare la firma elettronica. L’utilizzo di una firma elettronica consente di completare l’intero processo in secondi, non giorni. I documenti e i moduli digitali vengono recapitati all’istante. I tuoi genitori potranno firmarli in pochi semplici clic. Inoltre, Dropbox per team si collega ai principali strumenti per la firma elettronica leader del settore per archiviare automaticamente i file firmati.
Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti, tuttavia, alcuni documenti come procure o testamenti, richiedono ancora la firma manuale. Potrai comunque archiviarne una copia firmata nel cloud. Dropbox semplifica la scansione dei documenti cartacei. In questo modo, tutti i documenti cartacei dei tuoi genitori si troveranno in un'unica posizione sicura e sarà ancora più semplice condividere la copia digitale più aggiornata al posto di una fotocopia.
5. Dropbox e gli strumenti già in uso dai tuoi genitori
Aiutare i genitori a usare un nuovo smartphone o computer non è un'impresa da poco. E una volta imparato a usarli, sarebbe meglio non rivoluzionare tutto di nuovo. Lo stesso vale per le app e i servizi. In un articolo su Forbes, l'autore Robin Seaton Jefferson avverte "…i ricercatori hanno rivelato che spesso il senso di "frustrazione" provato dagli adulti nei confronti delle nuove tecnologie, li ha resi più insicuri in merito alle loro capacità, portandoli a desistere prima del tempo e a non provare nemmeno a usarle. Questo non significa che non dovrai aggiornare la tecnologia dei tuoi genitori La chiave consiste nel considerare attentamente le loro esigenze e insegnare loro come usare i nuovi strumenti con molta pazienza.
Dropbox funziona allo stesso modo su tutte le piattaforme. I tuoi genitori potranno visualizzare i file condivisi dal loro PC, anche se tu lavori su un Mac. Tutto viene archiviato insieme, sia su iOS sia su Android. Tutti condividono la stessa esperienza, anche se non usano la stessa tecnologia. Così sarà molto più facile aiutare i tuoi genitori con qualsiasi nuovo processo.
Tutti noi, nel corso della vita, raccogliamo una quantità incredibile di documenti e foto. Non sorprende che spesso ci si senta letteralmente sepolti dai documenti cartacei, soprattutto quando si gestiscono le informazioni di altri membri della famiglia. Per fortuna, lo spazio di archiviazione cloud ha ridefinito il concetto di archiviazione della documentazione. Immagina di essere il CTO della famiglia: spetta a te scegliere la tecnologia da usare per il processo di archiviazione e Dropbox rappresenta il modo più semplice per condividere e accedere ai file più importanti.
