Hai difficoltà a coinvolgere le parti interessate interne o esterne? Scopri in questa guida completa metodi pratici per migliorare la collaborazione tra le parti interessate e ottenere risultati migliori nei progetti.
Nell’attuale mondo aziendale interconnesso, la collaborazione con le parti interessate è essenziale per il successo. Che si collabori con team interni, partner esterni o parti interessate, un lavoro di squadra efficace porta a decisioni e risultati migliori e a una maggiore produttività.
In questa guida esploreremo dieci modi pratici per migliorare la collaborazione tra le parti interessate e ottenere risultati migliori. Ti mostreremo anche come Dropbox può semplificare il processo e rendere più produttiva ed efficiente la collaborazione con le parti interessate.
Quali tipi di parti interessate esistono?
In senso lato, una parte interessata può essere definita come qualsiasi persona che abbia un interesse personale o sia influenzata dal tuo progetto o lavoro. Esistono due gruppi principali di parti interessate:
- Parti interessate interne: dipendenti, dirigenti, membri del team di progetto e altri soggetti all’interno dell’organizzazione che sono direttamente coinvolti nel progetto
- Parti interessate esterne: clienti, fornitori, investitori, agenzie di regolamentazione e altri individui o organizzazioni esterni alla tua azienda che hanno un interesse nel progetto o su cui quest’ultimo influisce
A prescindere dal tipo di parte interessata, una collaborazione efficace è fondamentale per raggiungere obiettivi comuni e risultati positivi per i progetti.
Gli strumenti di collaborazione di Dropbox come Paper, Replay e Sign semplificano la condivisione di informazioni con diverse parti interessate e favoriscono queste importanti partnership.
Dieci metodi per una collaborazione efficace con le parti interessate
Stabilisci chi è responsabile della collaborazione con le parti interessate
Definisci chiaramente i ruoli e le responsabilità di coloro che guideranno le interazioni con le parti interessate. Nomina una persona o un team che funga da punto di contatto principale per le parti interessate, assicurando che la comunicazione sia semplice ed efficace. Valuta quanto segue.
- Ruoli: possono includere project manager, specialisti della comunicazione o team leader
- Responsabilità: ad esempio, preparare e consegnare presentazioni alle parti interessate, raccogliere feedback e aggiornare le tempistiche o le roadmap del progetto
- Criteri di selezione: fattori quali esperienza, capacità comunicative e familiarità con le parti interessate coinvolte possono determinare se un individuo o un team è adatto al progetto in questione
Scopri chi sono le principali parti interessate
Identifica i principali responsabili delle decisioni che hanno un impatto significativo sul progetto e stabilisci di conseguenza le priorità del loro coinvolgimento. Queste persone possono svolgere un ruolo fondamentale nel definire gli obiettivi del progetto, garantire la presenza delle risorse necessarie e facilitare la collaborazione.
Ogni parte interessata avrà le proprie motivazioni che possono influenzare il suo coinvolgimento in un progetto, come ad esempio gli obiettivi dipartimentali o organizzativi. Quando si determina chi dovrebbe essere incluso nel processo di collaborazione, è necessario tenere in considerazione ruoli, interessi e livello di influenza. Ad esempio, uno sponsor o un partner del progetto può essere in grado di allocare il budget, mentre un responsabile tecnico può fornire supporto in termini di fattibilità e implementazione.
Stabilisci come comunicare
Per funzionare al meglio, la gestione delle parti interessate necessita di canali di comunicazione chiari ed efficaci. Specialmente nei nuovi progetti, la comunicazione è fondamentale: aiuta a gestire le aspettative, a lavorare per raggiungere obiettivi condivisi e a familiarizzare con le esigenze delle parti interessate.
Usa le funzionalità di comunicazione flessibili di Dropbox, come le cartelle condivise e la collaborazione ai documenti in tempo reale per facilitare interazioni fluide. Fornisci aggiornamenti dettagliati e regolari o invia messaggi personalizzati per mantenere le parti interessate informate e coinvolte.
Definisci aspettative e obiettivi
Definisci fin dall’inizio tempistiche, versioni finali e obiettivi chiari per il progetto. Questo serve ad allineare tutte le parti interessate (membri del team, clienti e qualsiasi altra parte coinvolta) attorno a una visione e a una serie di obiettivi comuni.
Inizia definendo una direzione chiara, utilizzando un metodo come gli obiettivi SMART, per articolare i propositi alla base del progetto. Ad esempio, invece di un obiettivo vago come “migliorare la soddisfazione dei clienti”, stabiliscine uno più specifico e misurabile come “aumentare i punteggi di soddisfazione dei clienti del 20% in sei mesi”.
Informa tutti in merito alle varie responsabilità e aspettative nell’arco dell’intero progetto, includendo le versioni finali attese in ogni fase e un piano su come gli aggiornamenti saranno condivisi con le parti interessate.
Velocizza le approvazioni dei progetti e raccogli feedback
La lentezza nelle approvazioni può ostacolare la collaborazione e i progressi. Quando il processo di approvazione è lento, possono verificarsi colli di bottiglia che ritardano le tempistiche del progetto, provocando frustrazione tra i membri del team e, in ultima analisi, incidendo sulla qualità del risultato finale.
Una soluzione efficace a questo problema sono gli strumenti digitali progettati specificamente per la gestione e l’approvazione dei documenti. Dropbox Sign, ad esempio, è uno strumento potente che consente agli utenti di inviare documenti per la firma elettronica in modo rapido e sicuro. Con Sign, i team possono eliminare la necessità di documenti cartacei, ridurre il tempo impiegato per ottenere le firme e ottenere tempestivamente le approvazioni delle parti interessate.
Oltre alle approvazioni dei documenti, i progetti creativi spesso richiedono un approccio più dinamico ai feedback e alle revisioni. In questi scenari, Dropbox Replay può rappresentare una svolta. Questo strumento è progettato specificamente per contenuti video e creativi e consente ai team di condividere il proprio lavoro e raccogliere o fornire feedback in modo semplificato.
Con Replay, i collaboratori possono lasciare commenti con codice di tempo direttamente sul video, facilitando l’individuazione di momenti specifici che richiedono attenzione o revisione. Questo non solo velocizza il processo di revisione, ma garantisce anche che i feedback siano chiari e attuabili, riducendo la probabilità di incomprensioni e la necessità di più cicli di revisioni.
Sviluppa una comunicazione positiva e mantieni trasparenza
Valorizza la comunicazione aperta, l’ascolto attivo e il rispetto reciproco quando interagisci con le parti interessate. Questi principi sono essenziali per instaurare un rapporto e promuovere una collaborazione a lungo termine.
Crea fiducia e promuovi una comunicazione trasparente incoraggiando il dialogo aperto e le critiche costruttive. Fornisci feedback non solo onesti, ma anche mirati per aiutare le persone e i progetti a migliorare. Incoraggiare i membri del team a fare e ricevere critiche costruttive può favorire la crescita personale e professionale, poiché consente alle singole persone di imparare dai propri errori e consolidare i propri punti di forza.
È inoltre fondamentale informare le parti interessate dell’avanzamento del progetto. Aggiornamenti regolari sulle tappe intermedie del progetto, sui risultati conseguiti e sulle eventuali sfide incontrate contribuiscono a garantire trasparenza e senso di responsabilità. Le parti interessate devono essere informate di tutti i rischi che potrebbero avere un impatto sul progetto, nonché delle strategie utilizzate per mitigarli.
Inoltre, i processi decisionali dovrebbero essere illustrati in modo chiaro alle parti interessate. Quando si prendono decisioni, è importante spiegare le motivazioni alla base di queste ultime, compresi i dati e le informazioni che hanno guidato tali scelte. Tale trasparenza aiuta le parti interessate a comprendere il contesto e il ragionamento e questo può favorire un consenso e un supporto migliori al progetto.
Ottieni informazioni dalle parti interessate
Sfrutta le competenze esistenti delle parti interessate invitandole a condividere le proprie informazioni ed esperienze. Questo può portare a una migliore risoluzione dei problemi e a un processo decisionale più informato.
Le parti interessate possiedono un patrimonio di conoscenze inestimabili che possono aiutarti ad affrontare le sfide e a individuare le opportunità. I loro background e punti di vista diversificati possono far emergere nuove informazioni che potrebbero non essere immediatamente evidenti a te o agli altri membri del tuo team.
Ad esempio, i dipendenti che si interfacciano con i clienti possono offrire resoconti diretti delle loro esigenze e preferenze, mentre i partner possono presentare tendenze e best practice del settore che possono orientare le decisioni strategiche.
Fai attenzione ai problemi e trova soluzioni
Identifica in modo proattivo potenziali problemi o obiezioni tra le parti interessate e affrontali tempestivamente. Per garantire una collaborazione fluida, anticipa le loro esigenze e mitiga i rischi.
Coinvolgi attivamente le parti interessate per capire le loro prospettive, preoccupazioni e aspettative. Conduci verifiche, sondaggi o sessioni di feedback regolari per raccogliere informazioni su pensieri e sensazioni delle parti interessate in merito al progetto o all’iniziativa in questione.
Festeggia le vittorie collaborative
Riconosci e celebra i risultati conseguiti con le parti interessate per sollevare il morale e promuovere un senso del lavoro di squadra. Questo riconoscimento può assumere diverse forme, da semplici riconoscimenti verbali durante le riunioni a celebrazioni più formali come cerimonie di premiazione o uscite con il team.
Inizia identificando i contributi specifici apportati dalle singole persone e dai team nel corso del progetto: riconosci, ad esempio, il fatto che un membro del team ha fatto l’impossibile per rispettare una scadenza ravvicinata o che un gruppo ha collaborato efficacemente per risolvere un problema complesso. Questo creerà un esempio positivo per gli altri, favorendo una cultura basata su eccellenza e collaborazione.
Celebrare i traguardi raggiunti durante il progetto è altrettanto importante. Le tappe intermedie rappresentano indicatori significativi di progresso e risultati, e riconoscerle può rafforzare l’impegno collettivo del team con le parti interessate.
Ad esempio, se il tuo progetto ha raggiunto una fase critica, come il completamento di una versione finale importante o il lancio di successo di un prodotto, cogli l’occasione per celebrare questo traguardo. Potresti organizzare un pranzo di gruppo, inviare un’email di congratulazioni o organizzare un piccolo incontro per riflettere sul percorso intrapreso e parlare delle sfide superate.
Usa Dropbox per collaborare con le parti interessate e ottenere risultati migliori
Una collaborazione efficace con le parti interessate è essenziale per il successo del progetto e Dropbox è lo strumento ideale per facilitare un lavoro di squadra senza intoppi tra più parti interessate. Grazie alla condivisione sicura, alle funzionalità di collaborazione e agli strumenti creativi di revisione dei progetti, Dropbox consente ai team di lavorare insieme in armonia e ottenere risultati migliori.
Domande frequenti su come collaborare in modo efficace
Coinvolgi le parti interessate nel processo decisionale, chiedendo attivamente il loro contributo e tenendo conto delle loro prospettive. Incoraggia discussioni aperte e offri loro l’opportunità di esprimere le proprie idee e preoccupazioni.
Usa strumenti come Dropbox, che offre una gamma di funzionalità per la collaborazione da remoto, tra cui cartelle condivise e modifica dei documenti in tempo reale. Questi strumenti consentono una comunicazione e una collaborazione senza interruzioni, indipendentemente dalla distanza fisica.
Individua e affronta i conflitti in anticipo, favorendo discussioni aperte e cercando un terreno comune. Dai priorità agli obiettivi più importanti e cerca di trovare soluzioni che soddisfino tutte le parti interessate.
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