Se hai mai provato a inviare un file di grandi dimensioni tramite Outlook e sei rimasto bloccato, non sei il solo. La maggior parte delle versioni di Outlook limita gli allegati a soli 20 MB e, anche se utilizzi Microsoft 365, il limite è comunque di circa 150 MB. Non è molto se lavori con elementi visivi, file di progettazione, video o altre risorse di grandi dimensioni che potresti gestire quotidianamente.
Esistono alcune soluzioni alternative noiose e seccanti, come la suddivisione dei file o la loro compressione. Ma potresti comunque ricevere un fastidioso messaggio di errore quando il file è semplicemente troppo grande per essere inviato. Dropbox ti offre altre due opzioni professionali:
- Condividi un file o una cartella in tempo reale direttamente dal tuo spazio di archiviazione cloud, una soluzione ideale per collaborare con clienti o colleghi.
- Utilizza Dropbox Transfer per inviare una copia non modificabile del tuo file, fino a 100 GB.
Questi metodi ti consentono di evitare la compressione dei file e qualsiasi interruzione del flusso di lavoro quando usi Outlook. Se utilizzi Microsoft 365, puoi anche provare l’integrazione con Dropbox per semplificare ancora di più lo spostamento dei file.
Perché il mio file non viene allegato in Outlook?
Hai il file perfetto, è pronto per essere inviato, ma Outlook non funziona. È tardi e vuoi inviarlo subito, perché non si carica? Ecco, ci sono alcuni motivi comuni dietro quei fastidiosi messaggi di errore:
- Il file è troppo grande: questa è una causa comune perché la maggior parte degli account Outlook limita la dimensione degli allegati a 20 MB. Anche con Microsoft 365, il limite di dimensione dei file è di 150 MB, che basta appena per qualche immagine ad alta risoluzione o un video piuttosto breve.
- Stai utilizzando una versione obsoleta di Outlook: a volte, le versioni più vecchie potrebbero non supportare le moderne funzionalità di gestione dei file o gli allegati di grandi dimensioni. Ciò rappresenta spesso un problema quando si utilizzano le vecchie app Outlook per dispositivi mobili.
- La connessione Internet è instabile: una connessione irregolare può interrompere i caricamenti a metà, soprattutto se stai cercando di inviare file di grandi dimensioni che impiegano molto tempo a caricarsi. Questa è una grande fonte di frustrazione, soprattutto quando si è molto impegnati.
- Il tipo di file è riservato: alcuni tipi di file (come i formati .exe e alcuni file di database) sono bloccati per motivi di sicurezza. Questo accade perché molti virus e malware sfruttano proprio questi tipi di file, rovinando l’esperienza a tutti.
- La casella di posta è piena: infine, se hai quasi raggiunto il limite di spazio di archiviazione, Outlook non ti consentirà di inviare nuovi messaggi. Questo è spesso un problema per chi utilizza le versioni gratuite di Outlook e OneDrive.
Nessuno di questi problemi interessa Dropbox Transfer, che è progettato per inviare file di grandi dimensioni di qualsiasi dimensione o formato: basta caricarli, generare un link sicuro e inviarli da Outlook. Niente stress, compressione dei file o mancati recapiti, solo consegna professionale.
Tre modi per inviare file di grandi dimensioni tramite Outlook
Se ti è mai capitato di fare clic su Invia in Outlook e di ricevere un messaggio di errore, o una notifica di mancato recapito ore dopo, sai quanto può essere frustrante inviare file di grandi dimensioni. Ma niente paura, ci sono diverse soluzioni semplici da provare, cominciamo con l’opzione più facile:
1. Utilizzare Dropbox per creare un link sicuro al file e condividerlo
Il metodo più semplice per condividere un file di grandi dimensioni in Outlook, a patto che non ti dispiaccia che il destinatario abbia accesso ad una copia del file, è generare un link sicuro e inviarlo tramite email. Ecco come farlo direttamente dallo spazio di archiviazione cloud in pochi clic:
- Carica un file sul tuo account Dropbox, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona “Copia link”.
- Incolla il link nel tuo messaggio di Outlook (non c’è bisogno di comprimerlo o dividerlo) e invialo, indipendentemente dal fatto che il destinatario abbia o meno un account Dropbox.
Questo è un metodo eccellente, in quanto non devi preoccuparti dei limiti degli allegati o se il destinatario utilizza il tuo stesso strumento. Stai condividendo la versione dal vivo del file, quindi se stai collaborando, questo è un enorme vantaggio.
Se hai bisogno di limitare le operazioni che un utente può fare con un file, Dropbox ti consente di aggiungere ai link la protezione tramite password, le date di scadenza o le autorizzazioni di sola visualizzazione. Qualunque sia il tipo di file, puoi mantenerlo ordinato, sicuro e sotto controllo.
Come ulteriore vantaggio, la condivisione dei link funziona ovunque: con altri client di posta elettronica come Gmail, Slack, Teams e browser web, quindi è versatile quanto serve a te o al tuo team.
2. Utilizzare Transfer per consegnare file di grandi dimensioni
Dropbox Transfer è la soluzione ideale per la consegna finale dei file, come video rifiniti, progetti grafici o qualsiasi altro file di grandi dimensioni. È incredibilmente semplice ma offre anche caricamenti e download rapidi con i massimi livelli di sicurezza.
- Ti basta andare su dropbox.com/transfer.
- Carica il file e invialo al destinatario.
Puoi inviare file fino a 100 GB (o 250 GB con il componente aggiuntivo Dropbox Replay), monitorare i download, confermare la consegna e personalizzare il trasferimento con il tuo logo per un tocco professionale e raffinato. Nessuna preoccupazione, basta inviare e il gioco è fatto.
3. Utilizzare Outlook e OneDrive, nella misura in cui funzionano
Outlook e OneDrive possono interagire per inviare file di grandi dimensioni, ma solo fino a un certo punto. È probabile che sussistano dei limiti se i file sono troppo grandi, i formati non sono supportati o le autorizzazioni del destinatario non sono impostate correttamente.
Alcuni professionisti segnalano anche modifiche nella formattazione o la compressione dei file. Se hai bisogno di garantire una consegna perfetta al pixel, potresti voler cercare un’altra soluzione. Con Dropbox, ciò che invii è sempre esattamente ciò che vede il tuo cliente.
Consigli per inviare file con successo tramite Outlook
Nonostante le limitazioni, quando invii file di grandi dimensioni tramite Outlook, non si tratta solo di far arrivare l’email: è importante che appaia curata e facile da consultare per chi la riceve.
Ecco alcuni rapidi consigli per far sì che la consegna dei tuoi file di grandi dimensioni abbia un aspetto professionale quanto il lavoro che stai condividendo:
- Aggiungi contesto all’email: invece di incollare un link condiviso di Dropbox, includi una breve spiegazione del file, quindi crea un collegamento ipertestuale a un testo pulito e descrittivo.
- Etichetta tutto in modo chiaro: usa nomi di file e numeri di versione che abbiano senso perché la struttura dei nomi è molto utile quando un cliente deve gestire più consegne.
- Invia un link a una cartella quando possibile: se stai condividendo un gruppo di file, condividi una cartella anziché singoli link, in modo da tenere tutto insieme e rendere più facile per il destinatario mantenere tutto organizzato.
Outlook può comunque essere la soluzione ideale per la condivisione di file di grandi dimensioni, a patto di utilizzare Dropbox e di adottare qualche accorgimento per garantire una consegna efficace e professionale.
Domande frequenti
Puoi valutare di inserire i file in un archivio ZIP o di utilizzare strumenti online per ridurne le dimensioni. Tuttavia, questi strumenti potrebbero ridurre la qualità del file, un risultato inaccettabile in molti casi. Se vuoi mantenere la qualità, la scelta migliore è usare lo spazio di archiviazione cloud Dropbox per condividere un link al file senza doverlo comprimere.
Il modo migliore per aggirare il limite degli allegati di Outlook è utilizzare un servizio di spazio archiviazione cloud come Dropbox, che ti consente di condividere un link al file anziché allegarlo. Si tratta di una soluzione più semplice che cercare di far rientrare un file di grandi dimensioni nel limite di 20 MB previsto dalla maggior parte delle versioni di Outlook. Dropbox ti consente di caricare file di grandi dimensioni e di generare un link sicuro, che potrai poi condividere: basta copiare il link, incollarlo nel messaggio di Outlook e inviarlo.
Non è possibile farlo direttamente in Outlook. Tuttavia, con Dropbox Transfer puoi monitorare quando le persone scaricano i tuoi file, per assicurarti che vengano ricevuti. Puoi anche tenere traccia di chi visualizza i file o aggiungere una password. Ciò ti offre un maggiore controllo, soprattutto per il lavoro che invii ai clienti o per i file necessari solo per brevi periodi.
Non è possibile inviare un file di grandi dimensioni solo tramite Outlook. Tuttavia, puoi utilizzare Transfer o inviare un link condivisibile dal tuo account Dropbox. Non è necessario comprimere o dividere i file: basta caricarli, creare un link e aggiungerli all’email di Outlook. Il destinatario non ha nemmeno bisogno di un account Dropbox per ricevere il file. Questo mantiene i file nella loro qualità originale e semplifica il lavoro del cliente. Inoltre, non riempirà la posta in arrivo di nessuno.
Invio di file tramite Outlook in tutta sicurezza utilizzando Dropbox
Outlook non è stato progettato per l’invio di video pesanti, immagini di grandi dimensioni, file di database voluminosi o altri contenuti digitali ingombranti. Con Dropbox al tuo fianco, non dovrai più preoccuparti dei limiti di dimensione dei file.
Dropbox ti consente di evitare la compressione accidentale dei file, le fastidiose email respinte e le interruzioni del flusso di lavoro in Outlook. Ti basta generare un link sicuro, inserirlo nel tuo messaggio e premere Invia, oppure utilizza Dropbox Transfer.
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