Cosa sono le riunioni ibride e come possiamo renderle più efficaci?

Una cosa è certa, i recenti eventi a livello globale hanno cambiato definitivamente il modo in cui lavoriamo e collaboriamo, soprattutto per quanto riguarda i ruoli che prevedono lo svolgimento del proprio lavoro prevalentemente in ufficio.

Le macchinette del caffè sono state sostituite dalle webcam, abbiamo implementato nuovi flussi di lavoro da remoto e continuato a svolgere le nostre mansioni comunicando con gli altri, anche se non in presenza.

A mano a mano che il mondo tornava lentamente alla normalità, alcuni hanno scelto di continuare a lavorare da remoto, altri hanno preferito tornare in ufficio a tempo pieno, mentre altri ancora hanno optato per una soluzione ibrida. Di conseguenza, alle riunioni hanno iniziato a partecipare utenti online e in presenza.

La difficoltà, come molti hanno scoperto, è rendere queste ”riunioni ibride” accessibili e produttive per tutti i partecipanti. L’attrezzatura video e audio della sala dove si tiene la riunione in presenza, ad esempio, è in grado di acquisire il contributo di tutti i partecipanti, oppure è stato stabilito un protocollo per consentire ai partecipanti online di intervenire?

Esploreremo tutti questi quesiti in questa guida completa e ti forniremo gli strumenti, la tecnologia e le competenze per organizzare riunioni ibride proficue e di grande impatto.

Ti sembra interessante? Perfetto, iniziamo dalle basi.

Cos’è una riunione ibrida?

Una riunione ibrida è una riunione tenuta sia in modo tradizionale in presenza, sia da remoto, su una piattaforma per videoconferenze.

In genere, si opta per una riunione ibrida quando alcuni partecipanti sono presenti in un determinato spazio fisico, mentre altri non lo sono.

Ecco alcuni casi in cui sarebbe necessario optare per una riunione ibrida:

• Aziende con politiche di lavoro flessibili, che prevedono la possibilità di lavorare da remoto

• Multinazionali con dipendenti distribuiti in varie aree geografiche e diversi fusi orari

• Riunioni esterne e rivolte ai clienti, dove un team è in una sala riunioni e organizza una riunione di lavoro con un altro team o un’azienda che si trova presso la propria sede.

Le complessità delle riunioni ibride: cosa le rende diverse?

Non è un segreto che le riunioni ibride, senza una moderazione e una pianificazione appropriate, possano precipitare nel caos. Chiunque vi partecipi regolarmente potrà raccontarti innumerevoli episodi di conversazioni a videocamera spenta, webcam che scompaiono e infiniti casi di partecipanti che si interrompono a vicenda senza saperlo.

Le differenze principali tra una riunione tradizionale e una ibrida, che spesso comporta le sfide di cui stiamo parlando, riguardano l’inclusione, la vicinanza e le barriere a una comunicazione efficace.

Per capirle meglio, pensiamo a uno scenario: è la call mensile del team, alcuni partecipano in presenza, mentre altri da casa. Prima ancora di iniziare, i partecipanti da remoto non sentono niente, perché il microfono della sala riunioni non è stato selezionato. 

Inoltre, la sala riunioni non è dotata di videocamera, quindi i partecipanti in presenza condividono un feed video da un laptop, inquadrando solo una piccola parte della stanza. Sullo sfondo, un giovane membro del team, chiaramente sotto stress, ignora deliberatamente la riunione perché è alle prese con una consegna urgente.

Diciamocelo, le riunioni ibride possono sfociare nel caos, ma non deve essere necessariamente così.

I vantaggi delle riunioni ibride

Le riunioni ibride possono presentare numerosi vantaggi se gestite in modo efficace. Ad esempio:

• Consentono di risparmiare molto sui tempi di viaggio, sui costi e sull’impronta di carbonio di coloro che partecipano da remoto.

• Consentono ai colleghi più introversi di sentirsi a proprio agio fra le mura di casa, così potranno concentrarsi sul contributo da offrire durante la riunione meglio di quanto accade in presenza.

• Le persone con esigenze di accessibilità possono avvalersi di questa opzione per semplificare la loro partecipazione alle riunioni in sede.

• Permettono ai partecipanti che usano attrezzature specializzate nell’ambito del loro ruolo di essere più efficienti da remoto e accedere ai loro strumenti durante la riunione.

• Sono in grado di creare un ambiente efficiente, volto a favorire una collaborazione più produttiva

Quindi, le riunioni ibride consentono di sfruttare al meglio il tempo e rappresentano l’evoluzione del formato riunione tradizionale. Come si arriva a questo risultato?

Per prima cosa, parliamo del lato tecnologico.

Quali tecnologie richiedono le riunioni ibride?

La tecnologia svolge un ruolo fondamentale nella gestione delle riunioni ibride, per questo un adeguato strumento in tal senso dovrà essere dotato di tecnologie valide.

Quando si tratta di tecnologia delle riunioni ibride, si deve considerare la tecnologia della sala riunioni e quella a casa.

Tecnologia della sala riunioni

Per supportare al meglio una riunione ibrida, la tecnologia della sala riunioni deve essere in grado di ricevere e trasmettere interventi da qualsiasi punto della sala.

In altre parole, tutti i partecipanti presenti in sala dovranno essere visti e sentiti dagli utenti da remoto e viceversa.

Tenendo presenti i punti precedenti, vediamo di quali tecnologie deve essere dotata una sala riunioni degna di questo nome:

• PC, laptop o cavo di connessione: avrai bisogno di uno strumento per eseguire il software per videoconferenze, un dispositivo dedicato o un cavo di connessione come HDMI, a cui gli utenti potranno connettere il loro dispositivo.

• Una videocamera in grado di inquadrare tutti, o addirittura di zoomare sul partecipante che interviene.

• Un microfono con polarità omnidirezionale, così da posizionarlo al centro della stanza e garantire un raggio d’azione sufficiente per acquisire le voci di tutti.

• Uno schermo per visualizzare i feed della videocamera dei partecipanti da remoto, che sia abbastanza grande da essere visibile dagli ultimi posti della sala.

• Altoparlanti integrati nello schermo o un sistema separato con un raggio sufficiente per consentire a tutti di seguire la riunione.

• Alternativa facoltativa: un sistema combinato di videoconferenza, ovvero che include videocamera, microfono e altoparlanti in una singola unità compatibile con la TV.

Tecnologia per i partecipanti da remoto

Se da un lato una sala per riunioni ibride necessita di attrezzature speciali per coprire tutto lo spazio della stanza, ai partecipanti da remoto basterà la loro tecnologia standard per vedere e sentire gli altri e farsi vedere e sentire.

Ecco un breve riepilogo della tecnologia necessaria per chi lavora da remoto:

• Un PC o laptop per eseguire il software per videoconferenze e accedere alla riunione

• Una videocamera integrata in un dispositivo o una webcam collegata via USB

• Un microfono integrato o un plug-in USB autonomo

Di quale software hai bisogno per le riunioni ibride?

Ora avrai bisogno di un software per utilizzare la tecnologia indicata sopra. Immetti: software per videoconferenze

Software per videoconferenze

Un software per videoconferenze è la piattaforma su cui viene gestita la riunione, in cui vengono acquisiti i feed video e audio dei partecipanti da remoto e da cui vengono inviati i feed audio e video dei partecipanti in sede in tempo reale.

Si può trattare di una soluzione online o di un’applicazione installata, tenendo presente che la maggior parte dei provider offre entrambe le opzioni per la propria piattaforma.

Chiedi a chiunque di nominare una piattaforma per videochiamate o videoconferenze e Zoom sarà tra i primi nomi. Infatti, per alcuni è diventato sinonimo di riunioni video, a prescindere dalla piattaforma in uso.

In quanto leader nel settore delle conferenze video, i vantaggi di Zoom sono noti a tutti. Ma sapevi che, come partner strategico di Dropbox, Zoom offre integrazioni avanzate con l’ampio ecosistema Dropbox?

Ecco alcune delle funzionalità integrate di cui puoi usufruire quando colleghi Zoom al tuo account Dropbox:

• Collaborare in tempo reale: facile da aggiungere, con la possibilità di partecipare e avviare all'istante una riunione Zoom direttamente dai file Dropbox.

• Rimanere sempre aggiornati: le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni Zoom vengono copiate automaticamente nello spazio di archiviazione dei file Dropbox.

• Trovare i file condivisi durante le riunioni: è possibile vedere quali file Dropbox sono stati condivisi in Zoom e rivedere l'attività dei file Dropbox per rimanere sempre aggiornati sui progressi mentre il team collabora.

• Condividere il lavoro: presentare documenti, diapositive e immagini da Dropbox durante una riunione Zoom e sfruttare al meglio il tempo passato insieme.

Strumenti per la collaborazione

Se le piattaforme di videoconferenza forniscono la struttura ”fisica” dove organizzare una riunione, sono gli strumenti per la collaborazione a renderla possibile.

Con gli strumenti per la collaborazione basati sul cloud, come quelli integrati in Dropbox, puoi trasformare una riunione da un’ottima discussione a una sessione di lavoro produttiva, anche se i partecipanti non si trovano nella stessa stanza.

Che tu collabori su documenti in tempo reale tramite uno spazio di archiviazione cloud, utilizzi Dropbox Paper per prendere appunti o colleghi una riunione del calendario a un documento Paper, le possibilità sono infinite.

Il protocollo delle riunioni ibride

Quindi, hai tutta la tecnologia necessaria, il software richiesto è installato e il flusso di lavoro di collaborazione è configurato. Puoi davvero iniziare?

Anche se hai tutto ciò di cui hai bisogno per gestire una riunione dal punto di vista della tecnologia, il suo successo sarà comunque determinato dai partecipanti. Ogni partecipante ha la responsabilità di creare un ambiente adatto alla riunione, quindi sarà fondamentale l’apporto di tutti.

Detto questo, ecco alcune regole generali sui protocolli da condividere con i tuoi colleghi prima della sessione, per stabilire chiare aspettative in merito a:

• Videocamera attiva.
• Microfono spento quando non si parla.
• Utilizzo della funzionalità “mano alzata“ dei software di videoconferenza.
• Non parlare sopra o interrompere gli altri utenti.
• Garantire un’illuminazione adeguata.
• Scegliere uno sfondo adatto.
• Mantenere il contatto visivo.
• Vestirsi in modo appropriato.
• Non arrivare in ritardo o sembrare impreparati.
• Non aspettare l’ultimo minuto per testare la tecnologia.

Per quanto alcuni punti possano sembrare ovvi, aiutano a garantire che tutti sappiano esattamente cosa ci si aspetta da loro.

Naturalmente, non si tratta solo di seguire alla lettera dei protocolli. Per realizzare appieno il potenziale delle riunioni ibride, abbiamo compilato una serie di best practice, esercizi e spunti di riflessione.

Best practice per tenere riunioni ibride efficaci

Una volta preparata la tecnologia necessaria e completato il briefing dei partecipanti sulle aspettative e i protocolli, spetterà all’organizzatore gestire una sessione che sfrutti al meglio tutto questo.

In tal senso, ecco sei best practice rivoluzionarie per le riunioni ibride da implementare nella prossima sessione prevista in calendario.

1. Pianificare in anticipo (e programmare tenendo in considerazione l’ora dei partecipanti da remoto).

Pensa alle esigenze della riunione: cosa intendi ottenere, chi deve essere presente e cosa puoi fare per renderla una riunione ibrida efficace?

Pensa ai partecipanti, dove si trovano e in che fuso orario? Una riunione ibrida alle 9 di mattina a New York può andare bene per un membro del team che vive in California, quindi 3 ore indietro?

2. Impostare un programma che agevoli la collaborazione.

Pianifica il tempo necessario per coinvolgere tutte le parti, offri ai partecipanti da remoto l’opportunità di intervenire e, idealmente, fai in modo che siano preparati a parlare o fare una presentazione durante la riunione, se opportuno.

Un altro aspetto da considerare è se gli strumenti per la collaborazione possano essere considerati nel programma. Le persone possono lavorare su un documento condiviso durante la riunione? Ciò può essere utile per lo scopo della riunione?

3. Assicurarsi che tutti dispongano della tecnologia necessaria e la utilizzino.

Va da sé che sarebbe utile controllare che i colleghi abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno prima della riunione. In genere, si tratta di un controllo una tantum, per il quale è richiesto un aggiornamento solo se un partecipante ha un problema con la configurazione.

Per i partecipanti esterni, rendi le aspettative chiare: che partecipino tramite webcam e che abbiano configurato i microfoni. Nella maggior parte dei casi ciò sarà implicito, ma in casi specifici (come un colloquio di lavoro) potrebbe essere necessario dirlo prima di iniziare.

4. Configurare la tecnologia video e della sala per creare un senso di presenza.

Pensa alla configurazione della sala: dove si trova la videocamera, dove si trova lo schermo e dove si siedono i partecipanti? Una sala ben progettata può creare un ambiente ideale per il coinvolgimento dei partecipanti, anche se alcuni saranno da remoto.

Per ogni postazione nella riunione, immagina che vi sia un partecipante seduto e poniti queste domande:

• Il microfono funziona correttamente?
• La videocamera funziona correttamente?
• Si vedono i partecipanti da remoto?
• I partecipanti riescono a interagire senza continuare a muoversi avanti e indietro?

Se hai risposto ”Sì” a tutte le domande per ogni postazione significa che la tua sala per riunioni ibride è pronta.

5. Assegnare un moderatore per mantenere entrambi i gruppi equamente coinvolti.

Il moderatore, ovvero la persona che conduce la riunione, è la tua arma segreta per il successo della riunione ibrida.

Come il direttore di un’orchestra filarmonica, un buon moderatore può gestire una riunione e ottenere il meglio da tutti i partecipanti. Molto spesso si tratterà della persona che ha organizzato la riunione, ma non sempre.

Il moderatore dovrebbe essere in grado di coinvolgere maggiormente i partecipanti da remoto in caso quelli in presenza dovessero diventare predominanti. Dovrebbe inoltre mantenere il gruppo fermamente concentrato sul risultato desiderato della riunione e sul programma.

L'impatto di un moderatore efficace e ben informato sul successo complessivo di una riunione non deve essere sottovalutato.

6. Chiedersi: questa riunione è necessaria?

Siamo onesti, abbiamo partecipato tutti a riunioni che sembravano una perdita di tempo.

Come abbiamo dimostrato ampiamente in questa guida, una riunione di successo richiede un'attenta pianificazione.

Questa preparazione può sembrare impegnativa, e forse lo è, quindi è fondamentale essere certi che la riunione sia necessaria.

In alcuni casi, potrebbe essere più produttivo utilizzare sistemi di feedback, chat e commenti all'interno dei documenti, consentendo alle persone di discutere al proprio ritmo.

In questo modo, le persone avranno più tempo da dedicare alla produttività e il tempo dedicato alla collaborazione verrà sfruttato al meglio.

Elenco di controllo delle riunioni ibride

Questa guida ha trattato molti argomenti, quindi ecco un riepilogo di cosa chiedersi prima di una riunione ibrida:

• La riunione ha uno scopo preciso, con risultati misurabili e ben definiti?
• Questa riunione è davvero necessaria? Oppure potrebbero essere sufficienti email, messaggi in chat o commenti/note sui documenti?
• Hai fissato la riunione a un orario adatto per tutti i partecipanti?
• Il programma si presta a una riunione ibrida, inclusi gli eventuali sistemi o strumenti di collaborazione che potrebbero essere utilizzati?
• Tutti sono dotati della tecnologia e del software necessari?
• La sala riunioni è configurata in modo da agevolare la partecipazione dei partecipanti sia in presenza sia da remoto?
• È presente un moderatore? Sa come condurre la riunione e coinvolgere tutte le parti?

Se hai risposto ”Sì” a tutte queste domande, puoi iniziare. Ora non devi fare altro che integrare queste tecniche nell'ambito della pianificazione di qualsiasi riunione ibrida, da remoto o in presenza.

Organizza riunioni ibride nel modo giusto con Dropbox

Hai partecipato a un numero sufficiente di riunioni inefficaci per capire che tu e il tuo team meritate di più.

Ora è arrivato il momento di accogliere il futuro ibrido degli spazi di lavoro, delle riunioni e della collaborazione.

Dropbox e Zoom ti consentiranno di avviare riunioni all'interno dei file, accedere facilmente a registrazioni e trascrizioni nello spazio di archiviazione cloud o collaborare ai documenti in tempo reale.