働く形が、分散型、リモート型、ハイブリッド型などに変わりつつある中、こうした柔軟な働き方を受け入れ始める会社が増えています。
オンサイトとオフサイトのどちらでも、優秀な人材を引き付けて維持するには、リモート勤務の従業員の間に一体感を生み出し、つながっている感覚や帰属意識が芽生えるようにしなければなりません。このための取り組みは、採用段階から始め、オンボーディングを通じて強化することが必要です。
新入社員をバーチャルファースト チームに迎え入れるには、今やデジタル オンボーディングが欠かせません。デジタル オンボーディングは、新しいチーム メンバーが適切なプロセスを経て、業務処理に必要なリソースに初日からすばやく簡単にアクセスできるようにするうえで、重要な役割を果たします。
このガイドでは、今日の企業にとってデジタル オンボーディングが必須である理由を説明し、併せて、デジタル オンボーディング「ツールキット」に含めるべき重要なソリューションをいくつか取り上げます。
デジタル オンボーディングとは
デジタル オンボーディングでは、オンライン ツールやソフトウェアを使用して、新入社員や新規顧客を社内のデータベースや CRM システムに追加します。本稿では、従業員のオンボーディングにトピックを絞って解説します。
デジタル オンボーディングは、手作業による従来の従業員オンボーディング プロセスを、別のさまざまな方法で再現したものです。たとえばプレボーディング段階では、従来と同様、新入社員はフォームへの記入、契約書への署名、基本的な個人情報の提供が必要です。デジタル オンボーディングの主な違いは、プロセスを効率よく進める方法として、オンライン チャンネルや自動化ツールを使用することです。
プロセスをデジタル化することで、オンボーディングがリモートで柔軟に利用できるようになり、新入社員には便利です。オフィスに直接出向かなくても、好きな場所から好きな時間に、新しい勤務先について知ることができるのです。
デジタル オンボーディング プロセス
従業員のデジタル オンボーディング プロセスについて細かい部分は、会社によって異なります。
しかし、通常は最初に新入社員の本人確認として、何らかの形で身元の確認、検証、証明が行われます。これには、新入社員の生年月日、メール アドレス、社会保障番号（国や地域によってこれに相当するもの、たとえば英国のパスポート番号など）などが使われるでしょう。
その他、内定通知や雇用契約など、必要事項を記入して互いに署名が必要となる書類が何点かあります。こうした書類をデジタル化し、送信して電子署名をもらうようにすると、紙のフォームと比べて時間や手間を大幅に節約できます。
こうしたプレボーディング タスクが済んだら、バーチャル ミーティングや動画チュートリアルを（複数の新規参加者で同時に開始する場合はリアルタイムで、新しいチーム メンバーが 1 人の場合は非同期で）開催することで、一人ひとりに合わせたインタラクティブで利用しやすいプロセスを提供することができます。
デジタル オンボーディングのメリット
デジタル オンボーディング ツールは、ワークフローを合理化するだけではありません。地理的な境界を越えて新規採用の対象者層を広げ、優秀な人材を集めることにもつながります。
従来のオンボーディング プログラムでは、新入社員は初日に出社して、業務用メールの設定などの管理タスクを行う必要がありました。デジタル オンボーディング ソリューションでは、これが不要です。新入社員は、いつでも仕事を開始できます。企業文化に関する知識も、いつでも身に付けることができます。
デジタル ツールは、従業員のオンボーディング プロセスに、次のようにさまざまな面でメリットをもたらします。
融通のきく柔軟な入社手続きで、フル リモートの従業員やハイブリッド型従業員のニーズに対応
資料やリソースの整理や管理が簡単
データ セキュリティや ID 管理規制へのコンプライアンスが向上
テンプレートと自動化で、手作業でのオンボーディングに必要な時間、労力、コストを削減し、人事部門によるプロセスの管理を簡略化
いつでもアクセスして受講できる非同期の研修やチュートリアルで、新入社員に一貫性のある体験を提供
新入社員からフィードバックを受け取りやすくなり、プロセスの継続的な改善が可能に
しかし、適切なツールやソフトウェアがなければ、こうしたことは不可能です。ここからは、デジタル オンボーディング ツールキットに含めるべき重要なソリューションをいくつか見ていきましょう。
究極のデジタル オンボーディング ツールキットを構築
一貫性のある効果的なオンボーディング体験を提供するには、リソースと資料のツールキットが重要です。適切なツールを使用すれば、トレーニング資料とテンプレートを一度作成するだけで、誰でも必要なときに自由にアクセスできます。
プレボーディング
DocSend を使って必要な内定通知、フォーム、契約書を送信し、Dropbox Sign を使って電子署名を依頼します。
オンボーディング用の資料が、まだどれも紙だという場合は、Dropbox を使って、自分のモバイル デバイスをドキュメント スキャナーにしてしまいましょう。あっという間に紙の書類を高品質な PDF に変換し、Dropbox に安全に保存できます。
新入社員を迎える
バーチャルで歓迎ミーティングを開催し、新入社員がすぐ仕事に慣れるようにオンボーディング用ドキュメントを共有しましょう共有するドキュメントには、主要なリソースへのリンクや、よくある質問集、入社初日に対応すべきタスクのチェックリストを記載しておきます。入社初日を思い出して、当時して欲しかったサポートはどのようなものか考え、参考にしてみてください。
初期トレーニング
新入社員が自分の職務に必要な関連ツール、プラットフォーム、トレーニング資料（所属チームの Dropbox アカウント、Dropbox Paper などの共同作業ツール、アプリ連携など）に確実にアクセスでき、ワークフローを強化できるようにします。
トレーニング資料のファイル サイズが大きすぎてメールで送れない場合は、Dropbox Transfer を使いましょう。Dropbox Transfer なら、Dropbox アカウントをまだ持っていない新入社員とも大容量ファイルを共有できます。ファイルの詳細な分析情報も確認できるので、新入社員が必要な資料を閲覧したか、まだ閲覧していない資料があるか、などを把握できます。
チームになじませる
Slack、定期的な近況報告セッション、月次ミーティングなどを通じて、新しいチーム メンバーとつながります。また、Dropbox Paper でアジェンダを作成し、新メンバーが新しい職務に慣れてきたかどうか、状況を確認します。
新入社員がチームの最新情報をすぐに把握
リモート チームに新メンバーを 1 人だけオンボーディングしようとすると、全員のスケジュールの妨げになるかもしれません。しかし、非同期型ミーティング、動画チュートリアル、FAQ、クラウド ストレージを使った簡単にアクセスできる資料を利用すれば、新入社員に必要なリソースを提供しつつ、既存のチーム メンバーは、新人を別の方法で歓迎できます。
Dropbox は現在、完全に「バーチャル ファースト」な職場への移行を進めているところです。その過程で私たちは、デジタル オンボーディングとリモート採用を成功に導くためのいくつかの知見を得ることができました。Dropbox のバーチャル ファースト ツールキットで、リモート ワークの成果、チームワーク、コミュニケーション、幸福度を向上させるためのヒントをご覧ください。
