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新入社員の教育係には、準備段階から大きなプレッシャーがのしかかります。すべての社員が新入社員の教育に関してあなたにすべてを任せているからです。
Dropbox の HR オペレーション アナリストであるジョー・トパスナは、「会議室への行き方、福利厚生への加入、最初の給料日はいつか、などが新人のストレスになっていては、仕事に全力で取り組むことはできません。組織をレベルアップすることも不可能です」と述べています。
人事担当者の中には、繰り返しの作業を減らし、一人ひとりに合わせた方法で新入社員を受け入れられるよう、新しい方法を模索している人もいます。Dropbox の人事チームは Dropbox Paper でオンボーディングを簡単にしています。共同作業のためのワークスペースである Paper を使うと、オンボーディングをあらゆる面で効率化することができます。その方法を紹介するために、新入社員を即戦力として活かすことを仕事としている Dropbox の社員に話を聞きました。
1. ドキュメントのテンプレート化
入社手続きには、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書、身元保証書や資格免許証といった法に基づく書類の提出が必要です。でも、初日から書類の提出を急かされては、新入社員として歓迎されている気分にはならないでしょう。幸いなことに、こうした事務手続きの一部から解放される方法があります。
人事担当者なら誰でも知っているように、オンボーディングの手続きは繰り返し作業です。しかし、数年前にうまくいっていた方法が、今もうまくいくとは限りません。たとえば、福利厚生に関する情報は月によって変わるため、関係書類を常に最新状態に保つのは、なかなか骨の折れる作業です。
そこで Dropbox の人事チームは、Paper を使ってオンボーディングに必要なドキュメントを共有し、オンボーディングの手続きに入るたびにテキストを更新したり、関連する Paper ドキュメントへのリンクを追加したりして、新入社員が最新の詳細情報にアクセスできるようにしています。
Dropbox で福利厚生満足度分析を担当しているドレナ・サンチェスは次のように語っています。「Paper を使えば、ドキュメントに加えた変更がリアルタイムで表示されるので、改訂版をわざわざ送信する必要がありません。ドキュメントにコメントを追加し、内容をその場で確認してもらうこともできるので、とても助かっています。指示内容はいつでも何度でも書き直せます。新入社員に最新情報を見せるために、更新ボタンをクリックしてもらう必要もありません。」
テンプレートも時間の節約になります。テンプレートを使えば、新入社員を迎えるたびに一揃いのドキュメントを新たに作成する手間がなくなります。ドレナのチームは何度も繰り返し使用するドキュメントに、Paper の「テンプレートにする」機能を活用しています。
Dropbox Paper の「テンプレートにする」機能
Paper ドキュメントから独自のテンプレートを作成するのは簡単です。議事録、プロジェクト計画、クリエイティブ ブリーフなど、プロジェクトの開始に役立つ既製のテンプレートも用意されています。
今回、どの企業の人事チームにも役立つ、新入社員のオンボーディング用テンプレートを新たに追加しました。下の画像をご覧ください。このテンプレートは、入社 1 日目の手続きをスムーズにすることを目的に作られています。英語版のみですが、近日中にモバイルでも利用可能になる予定です。
2. 簡単なチェックリストの提供
初日はやることが多く、何をいつまでにしなければならないのかを忘れがちです。そこで、Dropbox の人事チームはチェックリストを活用しています。Paper を使えば、To-do リストをすばやく作成し、それぞれのタスクに @メンションで担当者を割り当てて、期限をメールで通知することができます。
「この福利厚生チェックリストは、昨年末に導入したばかりです」とドレナは言っています。「それまでは、60 枚のスライドを使ったプレゼンテーションで新入社員と情報を共有し、細かいことまで覚えてもらっていました。」他のチームから記入を求められる書類もあるため、ドレナは、この方法では新入社員の負担が大きすぎることにすぐ気づきました。さまざまな事務手続きに加えて、新しい仕事も覚えなければならないからです。
Paper ドキュメントのチェックリストを導入してからは、プロセスが効率化されただけでなく、新入社員が重要な手続きに注意を払うようになったそうです。「今では、プレゼンテーションの最初に、『ここに書かれていることを覚える必要はありません。チェックリストを使ってください』と言えるようになりました。笑われますが、本当にチェックリストがあることだけ覚えてくれれば、それでよいのです。」
3. 視覚化と透明性
人事チームは Paper の閲覧者情報（下図）を使って、送信したドキュメントを誰が閲覧し、誰が閲覧していないかを確認しています。この方法なら、必要な人全員に確実に情報を届けられるとドレナは言っています。「『この情報はどこにありますか？』といった質問を受けることがありますが、そんなときも、『まだこのドキュメントを開いていないようですね。必要なことは全部このドキュメントに書いてありますよ。順番に読んでいけばわかるはずです』と回答できます。」
さらに Paper では、ドキュメントに招待された人なら誰でも、編集状況をリアルタイムで見ることができます。内容を変更できるのは編集権限を与えられたチーム メンバーだけで、複数のメンバーで同時に変更を加えることが可能です。閲覧権限のみのメンバーも、コメント機能で内容について質問したり、修正を提案したりすることができます。メールのスレッドでは、どのようなやり取りが交わされたのか、わかりにくくなりがちですが、Paper では、コンテンツの横にコメントや返信が順に表示されるので、やり取りの流れがわかります。
Dropbox には、社員が一緒に仕事をしながら互いに学び、過去の振り返りから教訓を得ることが重要だという信念があります。Paper では、1 回の検索で組織内のすべてのプロジェクトからドキュメントを見つけることができるため、新入社員に仕事に必要な予備知識を提供するのに便利です。
ジョーは、「Dropbox は、製品の改善に関しては非常に透明性の高い会社です」と述べています。「誰でも過去の情報を検索できます。過去の情報の閲覧を制限したりはしていません。全社レベルでそれを原則としており、社員はそこに魅力を感じています。新入社員はよく私のところに来ては、『以前は XYZ 社にいましたが、あのような情報は非公開でした』という話をします。こうしたやり方は初めてという人もいるのでしょう。」
もちろん、透明性の文化は企業によって異なります。たとえば、一部のコンテンツだけを公開したいのなら、Paper でドキュメントごとに設定をカスタマイズすることで、誰が何を閲覧できるかを調整できます。
ドレナは次のように語っています。「IT 企業以外で働いた経験がある私は、新入社員として、さまざまな企業のオンボーディング プロセスを見てきました。どこでも、退屈な指示が書かれた紙の書類を渡されるだけです。Dropbox とそうした他社との違いは、プロセスの自動化と指示の可視化にあると感じています。他の会社では、『福利厚生の加入方法は、これを見てください。よろしくお願いします』で終わりですが、Dropbox では、福利厚生の加入方法はこれを見る、医療機関の探し方はこれを見る、予約の取り方はこれを見る、とわかりやすくなっています。」
4. 新入社員からの問い合わせに効率よく対応
人事チームの日常的な仕事の 1 つに、社員からの問い合わせへの対応があります。「おそらく 1 日に 30～40 件の問い合わせを受けていると思います」とドレナは述べています。「でも、多くは医療関係なので、すぐには答えられません。一般的な問い合わせは多分週に 40～50 件ですが、『これに加入するには、どうすればよいですか？』という質問の翌週に、今度は『医療用 ID はいつもらえますか？』という質問が来るといったように、一連の質問が繰り返しやってきます。」
「Paper のおかげで作業が効率化され、3 時間かかっていたことが 15 分で済むようになりました。コンテンツを徹底的に充実させたので、同じ情報を何度も入力しなくて済みます。新入社員一人ひとりに合わせて内容をカスタマイズする必要もありません。返信の際に Paper ドキュメントを共有して、『その情報はここにあります』と答えれば、それでよいのです。」
5. 単純作業にゲーム性をもたせる
新入社員が大量のドキュメントにうんざりすることなく目を通し、積極的に関われるよう、Dropbox の人事チームはプロセスにゲーム性を取り入れています。必要な手続きを新入社員に案内し、プロジェクトの調整や社員同士のコミュニケーションに使われている重要なツールの 1 つである Dropbox Paper を紹介するための手段として、スカベンジャー ハントを導入したのです。
ドレナは次のように語っています。「福利厚生を説明し、Paper を紹介する方法としてスカベンジャー ハントを取り入れています。まず、Paper ドキュメントの福利厚生情報を基に最初の加入方法を説明し、それから、期日までにやるべきことを箇条書きにしたリストを送ります。この方法だと、閲覧者情報の機能で、同じドキュメントを閲覧している他の新入社員の名前と顔がわかるので、Paper のコラボレーション機能の便利さをアピールできると考えています。」
「最近チームに加わりましたが、スカベンジャー ハントをとても楽しみました。」Dropbox でライフサイクル マーケティング マネージャーを務めるトニー・ヒューは、こう述べています。「勝てなかったのは悔しいですが、スカベンジャー ハントは Paper の基本を学び、Dropbox での仕事に慣れるには一番の方法ではないでしょうか。」
Dropbox Paper でオンボーディングなどのタスクを簡単にする方法について、詳しくは dropbox.com/paper をご覧ください。
