Outlook で大きなファイルをメール送信しようとして行き詰まった経験のある方はたくさんいらっしゃいます。多くの Outlook のバージョンでは、添付ファイルの上限はわずか 20 MB です。Microsoft 365 を利用している場合でも、約 150 MB に制限されます。ビジュアル、デザイン ファイル、動画などの大容量のアセットを日常的に扱う場合には、十分とは言えません。
ファイルを分割したり圧縮したりする面倒な回避策もありますが、それでもファイルが大きすぎてメールが送信できずに戻ってくることもあります。Dropbox なら、よりプロフェッショナルな 2 つの選択肢があります。
- クラウド ストレージからライブのファイルやフォルダを直接共有する（クライアントやチームメイトとの共同作業に最適）
- Dropbox Transfer を使用して、最大 100 GB の編集不可のファイル コピーを送信する
これらの方法を使用すると、Outlook の使用時に圧縮やワークフローの中断を回避できます。Microsoft 365 を利用している場合は、Dropbox との連携をお試しいただくと、さらに簡単にファイルをやり取りできます。
Outlook でファイルが添付できない理由
ファイルが完成したのでいざ送信というときに、Outlook で送れない場合があります。遅れていて、今すぐ送信したいのに、なぜアップロードできないのでしょうか。イライラさせられるエラー メッセージの原因として、よくあるのは次のようなことです。
- サイズが大きすぎる：一般的な原因は、多くの Outlook アカウントでは添付ファイルの上限が 20 MB のためです。Microsoft 365 の場合でも、ファイル サイズの制限は 150 MB にとどまります。大きめの画像を数枚添付したり、非常に短い動画クリップを添付したりするだけで、すぐに上限に達します。
- Outlook の古いバージョンを使用している：古い Outlook では最新のファイルに対応していないか、大きな添付ファイルの送信がまったくサポートされていない場合があります。これは、旧バージョンの Outlook モバイル アプリを使用している場合によくある問題です。
- インターネット接続が不安定：接続が途切れ途切れの場合、アップロードの途中で中断されることがあります。特にアップロードに時間がかかる大容量ファイルを送信しようとしているときに起こりがちです。忙しいときには大きなストレスになります。
- ファイルの種類が制限されている：一部のファイルの種類（.exe ファイルや一部のデータベース ファイル）は、セキュリティ上の理由でブロックされます。これは、多くのウイルスやマルウェアがこうしたファイルを悪用し、すべてのユーザーに損害を与えてしまうからです。
- メールボックスが満杯：最後に、ストレージの上限に近づくと、Outlook では新しいメールを送信できなくなります。無料版の Outlook や OneDrive を利用している場合によくある問題です。
こうした問題も、Dropbox Transfer なら影響ありません。サイズや形式に関係なく、大容量ファイルを送信できるよう設計されています。アップロードして安全なリンクを生成し、Outlook から簡単に送信できます。ファイル圧縮も不要で、メールが戻ってくることもなく、ストレスのないプロフェッショナルな送信が可能です。
Outlook で大容量ファイルを送る 3 つの方法
Outlook で送信ボタンをクリックしてエラーが出たり、数時間後にメールが戻ってきたりした経験があれば、大きなファイルを送るのがいかに面倒かご存じでしょう。でもご安心ください。シンプルな回避策をいくつか試すことができます。まずは最も楽にできる方法からご紹介しましょう。
1. Dropbox を使用してファイルへの安全なリンクを作成し、共有する
Outlook で大容量ファイルを共有する最もシンプルな方法は、安全なリンクを生成してメールで送信することです。ただし、受信者が自分のファイルのコピーにアクセスできることを気にしない場合に限ります。以下のように、クラウド ストレージから数回クリックするだけで実行できます。
- ファイルを Dropbox アカウントにアップロードし、右クリックして［リンクをコピー］を選択します
- そのリンクを Outlook メッセージに貼り付けて送信します。圧縮、zip 圧縮、分割の必要はなく、受信者が Dropbox アカウントを持っていなくても送信可能です。
これは、添付ファイルの制限や受信者が同じツールを使用しているかどうかを心配する必要がないため、優れた方法です。ライブ版のファイルを共有できるので、共同作業をしている場合には大きなメリットとなります。
ファイルに対して相手の操作を制限したい場合でも、Dropbox ならリンクにパスワード保護、有効期限、読み取り専用権限を設定できます。ファイルの種類に関係なく、手際よく、かつ安全な状態で保管し、自分で管理できます。
さらに便利なことに、リンク共有は Gmail などのメール クライアントをはじめ、Slack、Teams、ウェブ ブラウザなどのようなツールでも利用可能です。つまり、ユーザーやチームのニーズに応じて、多用途に活用できます。
2. 大容量ファイルの送信に Transfer を使用する
Dropbox Transfer は、仕上げた動画やデザイン成果物、その他の大規模な最終ファイルを受け渡す際に最適です。操作は驚くほどシンプルですが、高速なアップロードとダウンロード、そして最高レベルのセキュリティを兼ね備えています。
- dropbox.com/transfer にアクセスします
- ファイルをアップロードし、受信者に送信します
最大 100 GB（Dropbox Replay アドオンを利用すれば 250 GB）までのファイルを送信でき、ダウンロードの追跡や受け取り確認も可能です。さらに、ファイル転送に自社のロゴを入れてブランド設定することで、洗練されたプロフェッショナルな印象を与えられます。送信するだけのシンプルで安全な方法です。
3. Outlook と OneDrive を可能な範囲で利用する
Outlook と OneDrive を組み合わせても、大きなファイルを送れますが、制約はあります。ファイルが非常に大きい場合、形式がサポートされていない場合、または受信者の権限が正しく設定されていない場合は、制限される可能性があります。
一部のプロフェッショナルからは、フォーマットが変わったり、ファイルが圧縮されたりするという報告もあります。ピクセル単位で完全な状態の納品にしたい場合は、他の方法を検討した方がよいかもしれません。Dropbox なら、送信したファイルが常にそのままクライアントに届きます。
Outlook でファイルを送信する際のヒント
制限があっても Outlook 経由で大容量ファイルを送信する場合は、単にメールで送れたらいいというだけでなく、受け取る相手にとって見やすく、洗練された印象を与えることが重要です。
大容量ファイルの送信を、共有する成果物と同じくらいプロフェッショナルに見せるための簡単なヒントをいくつかご紹介します。
- メールに背景情報を加える：Dropbox の共有リンクを貼るだけでなく、ファイルの内容を簡単に説明し、わかりやすいテキストにハイパーリンクを設定します
- すべてに明確なラベルを付ける：わかりやすいファイル名やバージョン番号を使用します。複数の納品物を扱うクライアントにとっては、命名構造が非常に重要になるためです
- 可能であればフォルダ リンクを送信する：複数のファイルを一括して共有する場合は、それぞれのリンクではなくフォルダ リンクを送ることで、受信者が整理しやすくなります
Dropbox を活用し、少し工夫することで、ファイルを確実にプロフェッショナルな印象で届けられ、Outlook を大容量ファイル共有の主要な手段として利用し続けることができます。
よくある質問
ファイルを zip 形式に圧縮したり、オンライン ツールを使用してサイズを小さくしたりする方法があります。ただし、これらのツールを使用するとファイルの品質が低下することがあり、多くの場合は受け入れられません。品質を維持したい場合は、Dropbox クラウド ストレージを使用して、ファイルを圧縮せずにファイルへのリンクを共有することをお勧めします。
Outlook の添付ファイルの制限を回避する最良の方法は、Dropbox のようなクラウド ストレージ サービスを利用することです。この方法では、ファイルを添付する代わりに、そのファイルへのリンクを共有できます。Outlook のほとんどのバージョンにある 20 MB の上限以内に大容量のファイルを収めようとするよりも、この方法のほうが簡単です。Dropbox なら大容量のファイルをアップロードして安全なリンクを生成し、共有できます。そのリンクをコピーして Outlook のメッセージに貼り付け、送信するだけで済みます。
Outlook で直接これを行うことはできません。しかし、Dropbox Transfer を利用すれば、ファイルがダウンロードされた時間を追跡して、確実に受け取られたか確認できます。さらに、誰がファイルを閲覧したかを追跡したり、パスワードを追加したりすることもできます。これにより、特にクライアントへの納品物や、短期間のみ使用されるファイルを送る際に、より詳細な制御が可能になります。
Outlook だけでは大容量ファイルを送信することはできません。しかし、Transfer を利用したり、Dropbox アカウントから共有可能リンクを送信したりすることで対応できます。ファイルを圧縮したり分割したりする必要はなく、アップロードしてリンクを作成し、それを Outlook メールに貼り付けるだけです。受信者は Dropbox アカウントを持っていなくてもファイルを受け取れます。これにより、ファイルが元の品質に保たれ、クライアントにとっても扱いやすくなります。さらに、相手の受信トレイの容量を圧迫する心配もありません。
Dropbox を使って Outlook からファイルを安全に送信
Outlook は、大容量の動画や大量の画像、大規模なデータベース ファイル、その他の扱いにくいデジタル資産を送信するために構築されたものではありません。しかし、Dropbox を利用すれば、ファイル サイズの制限に悩まされる必要はありません。
Dropbox を使えば、Outlook で誤ってファイルが圧縮されたり、送信したメールが返されてイライラしたり、ワークフローが中断されたりすることを回避できます。安全なリンクを生成してメッセージに挿入し送信するだけです。Dropbox Transfer を利用することもできます。
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