Table of contents
- マーケティング アセット管理とは？
- グローバル マーケティング アセット ライブラリが破綻する理由
- キャンペーン素材の情報を 1 か所に集約しましょう
- スケールに対応した命名規則とメタデータを活用
- リモート チーム全体でマーケティング資料のバージョン管理を実現
- 共有マーケティング ファイルの権限を設定する
- 大容量のキャンペーンファイルを共有し、ローンチを遅らせない
- グローバル マーケティング チームでアセットを管理するためのベスト プラクティス
- マーケティング チームによるキャンペーン アセットの管理には、どのようなクラウド ストレージが最も適していますか？
- Dropbox で世界規模のキャンペーン素材を一元管理
キャンペーン用のアセットが、一か所に長くとどまることはほとんどありません。ローンチ用のプレゼン資料が、地域向けの営業資料になることもあります。商品画像が、有料のソーシャル広告やメールバナー、パートナーキットに生まれ変わることもあります。1本の動画が、チャンネルごとに最適化された何本もの編集版になるかもしれません。可能性は無限に広がります。
問題は、アセットが関わるたびに、代理店、フリーランサー、営業チーム、ローカル市場のリードなど、あらゆる関係者が同時にアクセスを必要とすることが多いという点です。そこでマーケティング アセット管理の出番です。適切なシステムがあれば、マーケティング チームは以下のようなことが可能になります。
- キャンペーン ファイルを整理
- 承認済みのアセットを簡単に発見
- アセットにアクセスできるユーザーを管理する
- 地域間でのバージョンの混同を防止
Dropbox なら、安全なクラウド ストレージの 1 か所にキャンペーン アセットを保管し、適切な相手とファイルやフォルダを共有し、連携ツール全体でワークフローを効率化できます。プランを選択して、チーム全体でキャンペーン アセットを簡単に整理、検索、共有しましょう。
マーケティング アセット管理とは？
マーケティングアセット管理とは、マーケティングファイルを保存、整理、保護、更新、共有するプロセスです。これにより、チームはあらゆるキャンペーン、チャンネル、市場で適切なコンテンツを見つけて活用できます。
マーケティング アセットとは、チームが作成または再利用するほぼすべてのものを指します。たとえば、以下のようなものです。
- ロゴとブランド ガイドライン
- 製品画像とキャンペーン写真
- プレゼン資料やセールス イネーブルメント ファイルを公開
- 有料ソーシャル、メール、ディスプレイ広告のクリエイティブ
- 動画、音声、モーションファイル
- クリエイティブ ブリーフ、メッセージング ドキュメント、キャンペーン プラン
- 地域や言語ごとにローカライズされたファイル
- パフォーマンスレポートとキャンペーン後の分析結果
グローバルチームにとって、マーケティングアセットの管理はファイルを整理するだけでは足りません。以下のような同じ質問に、あらゆる市場で答えられるようにする必要があります。
- 最新の承認済みファイルはどこにありますか？
- お住まいの地域で使用できますか？
- 編集権限を持つユーザーは？
- 法務やブランドのレビューは済んでいますか？
- アーカイブする対象
グローバル マーケティング アセット ライブラリが破綻する理由
明確なフォルダ システムであっても、キャンペーンがタイム ゾーン、チャンネル、パートナーをまたぐと機能しなくなることがあります。
問題は通常、ちょっとしたショートカットが悪い習慣になることから始まります。ここでは、いくつかの例をご紹介します。
- 代理店が下書きのプレゼン資料をダウンロードし、ローカル コピーで作業を続ける
- 地域チームがグローバル マスター ファイルを調整し、それを別のドライブに保存する
- 過去のローンチの古いリンクを誰かが共有する
- ブランド レビューが完了する前に、デザイナーがファイルに「final」と名前を付けてしまう
こうした小さなショートカットが、次のようなよくある問題に発展することがあります：
- アセットが多くの場所に散在している—ドライブ、メールのスレッド、チャット ツール、デザイン アプリ、デスクトップなど、あちこちにファイルが分散しています
- 命名規則に一貫性がない—チームによって市場、言語、チャンネル、承認段階に異なる用語を使用している
- バージョンはすぐに増えていきます。たとえば、「最終版」「最終版2」「承認済み最終版」が同じワークフロー内に存在し、混乱を招くことがあります
- アクセス権限は時間の経過とともに変化します。代理店、フリーランサー、ベンダーがプロジェクト終了後もアクセス権を保持し続けてしまいます
- コンテキストがファイルから切り離されてしまう—チームは画像を見つけられても、その背景にあるブリーフ、使用に関するメモ、承認履歴を見つけられません
グローバル チームの場合、マーケティング アセット管理は、ストレージ、共有、レビューを個別の課題として扱うのではなく、それらすべてを 1 つのワークフローとして扱うときに最も効果を発揮します。では具体的にどんな方法があるでしょうか。
1. キャンペーン素材の情報を 1 か所に集約
信頼できる一元的な情報源があれば、チームはキャンペーン アセットを使用、編集、共有する前に確認できる場所を 1 か所に集約できます。アセットの保存場所、承認済みかどうか、誰が使用できるかという 3 つの点を明確にする必要があります。
繰り返し使えるフォルダ構造から始めましょう。新しいチームメンバーや外部パートナーが説明なしで理解できる程度に、シンプルに保ちましょう。グローバルなキャンペーンフォルダには、次のような内容を含めることができます。
- グローバル マスター アセット。
- クリエイティブ ブリーフと使用に関するメモ。
- 作業中ファイル。
- ブランドおよび法務レビュー。
- 地域に合わせた調整。
- チャンネルにすぐ使えるファイル。
- 最終承認済みのアセット。
- アーカイブします。
ソースファイルを最終的な配信ファイルと分けて管理。レイヤー構造のデザインファイル、未編集の動画エクスポート、編集可能なスライドには、最終的なPDF、画像の切り抜き、承認済みのキャンペーンキットとは異なる所有者や権限レベルが必要になる場合があります。
各キャンペーン フォルダの上部を活用して背景情報を共有しましょう。簡単な readme ファイルで、キャンペーンの目的、対象市場、アセットの所有者、命名規則、使用権、レビューのステータスを説明できます。その 1 ページが、後々の多くのやり取りを省いてくれます。
Dropbox の安全なクラウド ストレージを使えば、キャンペーン アセットを一元管理し、複数のデバイスからファイルにアクセスして、作業の変化に合わせて更新を同期できます。高解像度の画像、動画、資料、デザイン ファイルを扱う分散型のチームにとって、こうした共有基盤があれば、すべての共同編集者を同じオフィス、市場、デバイスに縛りつけることなく作業を進められます。
2. 拡張性のある命名規則とメタデータを使う
命名規則は、グローバルなチームがより迅速に作業を進めるのに役立ちますが、それが明確で従いやすい場合にのみ効果を発揮します。目的は、ファイルをひと目で理解できるようにすることです。次のような、チームにとって最も重要な詳細情報を含めましょう。
- キャンペーン名
- 市場または地域
- 言語
- チャンネル
- アセットの種類
- サイズまたは形式
- バージョン番号
- 承認ステータス
- 日付
実用的な形式は次のようになります：
キャンペーン_市場_チャネル_アセットタイプ_サイズ_言語_バージョン_ステータス_日付
ファイル名に収まりきらない詳細情報には、メタデータやタグ付けをご利用ください。たとえば、使用権、アセットの所有者、製品ライン、対象者、有効期限、法的注記などがあります。
地域ごとのバリエーションについては、ローカル バージョンをグローバル マスターに接続したままにしておきましょう。そうすることで、イギリス、ドイツ、カナダ、日本の各チームは、後で更新しにくい孤立したコピーを作成することなく、アセットを調整できます。
3. リモート チーム全体でマーケティング資料のバージョン管理を行う
リモートチーム間でマーケティング資料のバージョンを管理するには、承認済みのファイルを 1 つの共有場所に保管し、編集アクセスを制限し、ステータスラベルを使用し、フィードバックをファイルに紐付け、以前の作業を復元する必要があるときはバージョン履歴を活用します。
まず、各ステータスの意味を定義しましょう。たとえば以下のとおりです。
- 下書き—作業がまだ変更中です
- レビュー中：アセットはブランド、法務、地域、または関係者からのフィードバックを受ける準備ができています
- 承認済み—アセットの使用が許可されています
- ローカライズ済み—アセットが特定の市場や言語向けに調整されています
- アーカイブ済み——アセットは最新ではありませんが、参照用として引き続き保管されます
アセットが正式に使用承認されるまでは、「final」などの言葉の使用を避けましょう。「final」を早い段階で目にすると、間違ったファイルを公開、送信、または流用してしまうおそれがあります。
次、承認するアセットを編集するユーザーを制限します。グローバルブランドチームと割り当てられたアセット所有者には、編集アクセス権が必要な場合があります。地域のマーケティング担当者には、ローカル版のコメントまたは編集アクセス権が必要な場合があります。営業、パートナー、経営陣のチームには、表示またはダウンロードのアクセス権のみが必要な場合があります。
ファイルが変更、上書き、削除された場合は、Dropbox のバージョン履歴とファイルの復元機能が役立ちます。これにより、万が一誰かが以前の状態に戻す必要が生じた場合に備えて重複ファイルを複数作成することなく、より安全に作業を進めることができます。
グローバル マーケティング チームでアセットを管理するためのベスト プラクティス
これらのベスト プラクティスを活用して、マーケティング素材の管理を実用的に保ちましょう。
- 構造から始めましょう：アセットの制作を始める前に、グローバルなキャンペーン ハブを 1 つ作成しましょう。次に、マスター ファイル、作業ファイル、承認済みアセット、ローカライズされたバリエーション、アーカイブを分けて整理します。最後に、市場、言語、チャンネル、バージョン、ステータスを含む命名規則を使用しましょう。
- 所有権を明確に保つ：主要なアセット グループごとに所有者を割り当てます。その担当者は、どのファイルが承認済みで、どのファイルがまだ変更中か、そして古いアセットをいつアーカイブする必要があるかを把握しておく必要があります。
- Protect access：習慣ではなく役割に基づいて権限を設定しましょう。使用権、有効期限、承認に関するメモをアセットの近くに保管しましょう。そうすれば、チームは何を、どこで使用でき、いつ廃止すべきかを把握できます。
- レビューをより簡単に：可能な限り、フィードバックをファイルに紐付けておきましょう。安全のためにファイルを複製する代わりにバージョン履歴を使用し、ローンチ前に最終アセットを市場とチャンネルごとにパッケージ化しましょう。
- ローンチ後の整理：キャンペーンが公開されたら、権限を監査し、古くなったファイルをアーカイブしましょう。これにより、今後のチームが古いビジュアルや期限切れのクレーム、特定の地域でのみ承認されたファイルを再利用することを防げます。
優れたシステムは、リリースのタイムラインが厳しくなったときでも、簡単に運用できるものである必要があります。全員に余裕があるときにしか機能しないプロセスでは、グローバル キャンペーンの間、持ちこたえられません。
マーケティング チームによるキャンペーン アセットの管理には、どのようなクラウド ストレージが最も適していますか？
マーケティング チームに最適なクラウド ストレージは、キャンペーン アセットの整理、保護、共有、更新、復元を簡単に行えるものである必要があります。次の機能をサポートするクラウド ストレージをお探しください。
- キャンペーン ハブ用の共有フォルダ
- ファイルの権限とリンクの管理
- バージョン履歴とファイル復元
- 大容量ファイルの転送
- デバイス間でのリアルタイム同期
- ファイルをすばやく見つけられる検索機能
- チームがすでに使用しているツールとの連携
Dropbox を使えば、キャンペーンファイルを一元管理し、社内外の共同編集者とフォルダを共有し、アクセスを制御し、前のバージョンを復元し、大容量ファイルを安全に送信できます。
Dropbox で世界規模のキャンペーン素材を一元管理
すべてのキャンペーン ファイルに置き場所があり、すべての履歴にステータスがあり、すべての共同編集者に適切なアクセス権があれば、マーケティング アセットの管理はより簡単になります。
Dropbox なら、キャンペーン アセットを安全に保存、整理、同期、共有できる場所をチームに提供できます。プランを選択して今日から試してみましょう。
よくあるご質問（FAQ）
マーケティングアセット管理とは、マーケティングファイルを整理、保存、保護、更新、共有するプロセスであり、チームがキャンペーン、チャンネル、市場全体で承認済みのアセットを見つけて活用できるようにするものです。
クラウド ストレージで信頼できる唯一の情報源を使用し、明確な承認ステータスを定義し、編集アクセスを制限し、フィードバックをファイルに紐付けたまま管理し、以前のバージョンを復元する必要があるときはバージョン履歴を使用しましょう。
大容量ファイル、安全なリンク、共有フォルダ、アクセス権限、バージョン履歴、外部コラボレーションをサポートするファイル共有プラットフォームを選びましょう。Dropbox を使用すると、チームはファイルを共有し、チャンネル、市場、パートナー間で管理できます。
アセットは、公開前、公開後、そして四半期ごとまたは半年ごとの定期的なクリーンアップの際に監査しましょう。各監査では、権限、使用権、期限切れのリンク、古いバージョン、アーカイブされたファイルを確認しましょう。
