새로 입사한 직원의 온보딩 작업을 담당하는 사람은 체계적 관리에 대한 큰 부담을 느낍니다. 신규 직원이 도움을 구할 사람이 본인밖에 없으니까요.
Dropbox의 HR 운영 분석가인 조 토파스나는 "직원들이 회의실에 가는 방법, 복리후생 등록, 첫 급여 수령 시기 등에 대해 스트레스를 받으면 최고의 성과를 낼 수 없고, 회사를 다음 단계로 끌어올릴 수 없습니다."라고 말합니다.
일부 HR 전문가들은 반복적인 업무를 줄이고 보다 개인화된 경험을 제공하는 데 집중하기 위한 새로운 방법을 찾고 있습니다. Dropbox의 인사팀은 Dropbox Paper를 활용해 온보딩을 더욱 쉽게 만들고 있습니다. Paper는 온보딩의 거의 모든 단계를 보다 효율적으로 만들 수 있는 협업 작업 공간입니다. 그 방법을 보여드리기 위해, Dropbox에서 신입사원을 뛰어난 직원으로 육성하는 일을 맡고 있는 몇몇 사람들과 이야기를 나눠봤습니다.
1. 문서 템플릿화
원천징수 공제 신고서, 취업 자격 확인서, 국가별 규정 준수 문서를 건네주며 "입사를 환영한다"고 말하기에는 너무 딱딱한 면이 없지 않죠. 다행히도 종이 없이 서류 작업을 완료할 수 있는 방법이 있습니다.
HR 전문가라면 누구나 온보딩 프로세스가 반복적인 작업이라는 것을 잘 알고 있습니다 하지만 항상 몇 년 전 정보를 현재까지 사용할 수 있는 것은 아닙니다. 예를 들어, 복리후생에 관한 정보는 매달 달라집니다. 그래서 관련된 모든 문서를 최신으로 유지하려면 손이 많이 가죠.
하지만 Dropbox 인재팀은 온보딩 과정에서 Paper 문서를 공유할 때마다 텍스트를 업데이트하거나 Paper 문서에 관련된 링크를 추가해 신규 직원이 최신 정보에 액세스할 수 있게 합니다.
Dropbox 직원 복리후생 경험 분석가 Dorena Sanchez는 "Paper에서는 문서를 변경하면 사람들이 실시간으로 변경 사항을 확인할 수 있어 수정된 버전을 별도로 전송할 필요가 없다. 또한, 문서에서 바로 여러 부분에 댓글을 달아 확인하게 할 수 있어 굉장히 유용하다. 언제든 설명을 변경할 수 있고, 새로 고침을 누르지 않아도 변경 사항을 확인할 수 있다"고 말합니다.
템플릿을 사용하면 매번 번거롭게 새로운 문서를 만들 필요가 없어 시간도 절약됩니다. Dorena의 팀은 반복적으로 사용하는 문서를 템플릿으로 만들 때 Paper의 '템플릿으로 저장하기'라는 기능을 사용합니다.
Dropbox Paper '템플릿으로 저장하기' 기능
Paper 문서로 맞춤형 템플릿을 만드는 방법은 간단합니다. 또한 기본으로 제공되는 회의 안건, 프로젝트 계획, 크리에이티브 작업 개요 템플릿을 활용해 프로젝트를 시작할 수도 있죠.
이번 주에 Dropbox는 어떤 기업의 HR팀이라도 사용할 수 있는 새로운 신규 직원 온보딩 템플릿을 도입했습니다. 입사 첫날 해야 할 일을 간편하게 확인할 수 있도록 특별히 만든 템플릿이죠. 템플릿은 영어로만 지원되며 곧 모바일에서도 사용할 수 있습니다.
2. 간편한 확인 목록 제공
입사 첫날에는 정신이 없어 어떤 일을 언제 해야 하는지 잊어버리기 십상입니다. 그래서 Dropbox 인재팀은 확인 목록을 자주 사용합니다. Paper에서는 빠르게 할 일 목록을 생성해 @멘션을 달아 작업별로 담당자를 배정할 수 있습니다. 그러면 마감일이 표기된 이메일 알림이 자동으로 전송되죠.
도레나는 "우리는 작년 말에야 이 혜택 체크리스트를 시행했습니다"라고 말했습니다. "그전에는 직원들과 60장짜리 프레젠테이션을 공유하고 그들이 모든 세부 사항을 기억하기를 바랐습니다." 도레나는 이것이 신입사원들에게 쉽지 않다는 것을 금방 깨달았다고 말합니다. 특히 다른 팀에서 양식 작성을 요구할 때는 더욱 그렇습니다. 서류 작업 외에도 새로운 직업에 대해 배워야 합니다.
Dorena의 팀은 Paper 문서 확인 목록을 도입한 후 온보딩 프로세스가 간소화되고 신규 직원들이 중요한 업무에 더 집중할 수 있게 되었다는 사실을 발견했습니다. "이제는 프레젠테이션을 시작할 때 '이 내용을 외우지 않아도 된다. 필요할 때는 확인 목록을 참조하라'고 말할 수 있다. 그러면 직원들이 웃곤 하지만 진짜로 확인 목록만 기억하면 그걸로 충분하다."
3. 가시성과 투명성 강화
HR팀은 Paper에서 제공되는 본 사람 정보 기능을 사용해 문서를 신규 직원들에게 전송한 후 문서를 열어본 사람과 아직 열어보지 않은 사람이 누구인지 확인합니다. Dorena는 이 방식으로 정보를 알아야 할 모든 사람에게 정보를 전송할 수 있다고 말합니다. "가끔씩 이 정보는 어디에서 찾아볼 수 있냐는 질문을 받는다. 그러면 우리는 이렇게 답장한다. '아직 이 문서를 확인하지 않으셨네요. 이 문서를 베스트 프렌드로 생각하고 차근차근 읽어 보면 모든 정보를 빠뜨리지 않고 찾아볼 수 있습니다.'"
또한, Paper에서는 문서로 초대된 사람 모두가 실시간으로 편집 과정을 확인할 수 있습니다. 편집 권한이 부여된 팀원은 문서를 변경할 수 있고, 2명 이상이 동시에 문서를 변경하는 것도 가능하죠. 보기 권한만 부여된 사람의 경우, 댓글을 달아 콘텐츠에 관한 궁금증을 묻거나 의견을 제안할 수 있습니다. 긴 이메일 스레드 속에 묻히기 쉬운 내용도 Paper를 사용하면 콘텐츠 바로 옆에 댓글과 답글을 달며 전후 상황과 함께 확인할 수 있습니다.
Dropbox는 직원들이 함께 일하는 과정에서 서로서로 배우는 한편 과거를 돌아보며 배울 수도 있어야 한다고 생각합니다. Paper에서는 한 번의 검색으로 회사 전체의 프로젝트를 찾아볼 수 있어 신규 직원들이 빠르게 회사에 적응하는 데 도움이 됩니다.
Joe는 "Dropbox는 제품의 부족한 점도 투명하게 공유하는 회사다. 직원 누구나 제한 없이 과거의 제품 관련 내용들을 찾아볼 수 있으며, 이것은 회사의 기본 철칙이다. 사람들은 이 점을 신기해한다. 신규 직원이 나에게 와서 '이전에 근무했던 XYZ 기술 회사에서는 기밀로 취급했다'고 말한다. 이런 점이 사람들에게 신선하게 다가가는 것 같다"고 설명합니다.
물론, 모든 회사가 동일한 투명성 문화를 가지고 있는 것은 아닙니다. 특정 콘텐츠만 공개하고 싶어하는 회사의 경우, Paper는 IT 관리자가 모든 Paper 문서에 대한 사용자 정의 설정을 통해 누가 무엇을 볼 수 있는지 조정할 수 있도록 설계되었습니다.
Dorena는 이렇게 설명합니다. "기술 이외 분야의 회사에서 일했을 때 나는 신규 직원의 입장에서 이들의 온보딩 프로세스를 지켜봤다. 어김없이 종이 서류와 지루하고 단조로운 지침 일색이었다. Dropbox의 온보딩 프로세스와 다른 회사의 온보딩 프로세스의 차이점은 프로세스를 자동화했는지 여부와 지침에 관한 가시성이다. 다른 회사들은 '이 문서에는 복리후생을 신청하는 방법이 설명되어 있습니다. 행운을 빕니다'라고 말하는 반면, Dropbox는 '이 문서에는 복리후생을 신청하는 방법이 설명되어 있습니다. 그리고 이 문서에는 아플 때 진료받는 법, 이 문서에는 진료를 예약하는 방법이 설명되어 있습니다'고 말한다."
4. 신규 직원 문의에 대한 응답을 간소화합니다.
HR팀은 평소 직원들의 문의에 응답하는 데 가장 많은 시간을 할애합니다. Dorena는 "나는 하루에 30~40건의 문의를 받는다. "대부분의 문의는 의료와 관련된 것이라 답변을 보내는 게 간단하지 않고 시간도 오래 걸린다. '이건 어떻게 신청하나요?'라는 문의를 하고 일주일 뒤 '진료 ID는 언제 받을 수 있나요?'라는 후속 질문을 하는 경우도 일주일에 40~50건 정도 되는 것 같다"고 말합니다.
"Paper 덕분에 이러한 문의에 답변하기가 매우 간편해졌다. 이전에는 총 3시간 정도가 걸렸다면 요즘은 하루에 15분만 할애하면 된다. 이미 많은 콘텐츠를 작성해둔 상태라 똑같은 정보를 반복해서 입력하거나 직원별로 맞춤형 답변을 작성할 필요가 없다. 답변에 Paper 문서를 공유해 '여기서 원하는 정보를 찾아볼 수 있습니다'라고 말하기만 하면 된다."
5. 단조로운 일의 게임화
Dropbox의 인사팀은 문서를 처리하는 과정을 더욱 수월하게 만들고 신규 직원의 참여를 유지하기 위해 프로세스를 게임화하기로 결정했습니다. 그들은 신입사원이 등록 과정을 거치도록 안내하고 회사가 프로젝트를 조정하고 직원과 소통하는 데 사용하는 주요 도구 중 하나인 Dropbox Paper를 소개하는 보물찾기 게임을 만들었습니다.
Dorena는 "나는 보물찾기 게임을 통해 복리후생 정보가 담겨 있는 Paper 문서로 신규 직원들을 안내한다. Paper 문서에 정리된 복리후생 정보를 사용해 초기 등록 정보를 보여주고, 이들에게 특정한 날짜까지 완료해야 하는 일을 아이템 목록으로 정리해 전송한다. 이 방식은 협업이 얼마나 유용한지를 잘 보여준다. 본 사람 정보 기능을 사용해 문서를 확인 중인 다른 신규 직원들의 얼굴과 이름을 볼 수 있기 때문이다"라고 설명합니다.
Dropbox 라이프사이클 마케팅 책임자 Tony Hue는 "최근 Dropbox에 입사했는데, 보물찾기 방식의 온보딩 과정이 정말 재미있었다. 우리 팀이 이기지 못해 분하기는 하지만, Paper의 기본과 Dropbox의 분위기를 익히는 방법으로는 최고라고 생각한다"고 말합니다.
Dropbox Paper가 온보딩 프로세스와 팀 협업에 어떤 도움이 되는지 dropbox.com/paper에서 자세히 살펴보세요.
