팀을 관리해야 하는 관리자라면, 직장의 변화에 발맞추는 게 결코 쉽지 않습니다.
원격 및 하이브리드 근무가 표준이 되면서 기업 리더의 오차 범위가 좁아졌습니다. 특히 직원들에게 적합한 업무 환경을 만들어내는 경우에 그렇습니다.
유연근무: 중소기업의 비밀 무기?
소규모 기업은 원격 근무를 미래의 성공에 도움이 되는 경쟁 우위로 어떻게 활용할 수 있을까요? Dropbox는 8개국에 걸쳐 2,000명이 넘는 중소기업 리더와 직원을 대상으로 실시한 설문 조사인 Choice Economy 보고서를 통해 이에 대한 답을 제시했습니다.
우리는 유연한 근무 조건이 직원들의 근무 방식, 근무 장소, 근무 시간에 대한 태도를 어떻게 바꾸는지 알아보고 싶었습니다. 팬데믹으로 인해 거의 3분의 2의 기업이 협업을 가능하게 하기 위해 사업 구조, 도구 및 관행을 눈에 띄거나 상당히 개선했습니다. 결국, 모든 사람이 그 몇 년 동안 실내에 갇혀 있었기 때문에 필수적이었습니다. 하지만 그것은 시작에 불과했습니다.
새로운 기술이 팀이 원격으로 업무를 처리하는 데 도움이 될 수 있다는 것이 입증되었습니다. 하지만 팀원 중 일부는 사무실에 있고 다른 일부는 집에 있을 때 어떻게 동일한 수준의 유연성을 유지할 수 있을까요?
결국, 앞으로 몇 년 간의 생존을 모색하는 기업이라면 장소의 구애 없이 전 세계 어디서나 우수한 성과를 낼 수 있는 업무 환경을 구축하는 것을 최우선순위로 둬야 합니다. 따라서 우리는 연구를 바탕으로 원격 근무 분야의 선도적 인물들로부터 유연한 근무 제도를 구현하는 방법을 알아내는 통찰력을 확보했습니다.
"유연한 근무"는 무엇을 의미합니까?
유연근무제는 전통적인 오전 9시~오후 5시 사무실 근무 제도에 대한 대안입니다. 이를 통해 직원들은 언제, 어디서, 어떻게 일할지에 대한 통제력을 더 크게 갖게 됩니다. 그것은 파트타임, 원격 또는 혼합형, 압축 근무 시간, 직무 공유 또는 완전히 다른 것일 수도 있습니다.
예를 들어, 유연한 근무 일정을 통해 직원 중 한 명은 자녀 돌봄의 필요에 맞춰 유연한 출근 및 퇴근 시간을 가질 수 있습니다.
기본적으로 유연한 근무 방식은 직원에게 자신의 업무 일정과 환경을 자신에게 맞게 조정할 수 있는 선택권을 제공하는 것입니다. 그리고 이는 직무 만족도, 참여, 동기 부여, 일과 삶의 균형 등 고용주와 직원 모두에게 상당한 이점을 가져다 줄 수 있습니다.
팀을 위해 유연한 근무 방식을 만드는 방법
1. 직원들의 의견 반영
장기적으로 유연성을 제공하려면 무엇보다도 팀원들이 실제로 원하는 것이 무엇인지 이해해야 합니다. 즉, 일괄적인 해결책이나 지정된 업무 방식 대신 직원들에게 선택권을 제공해야 합니다.
특정한 상황에서 자신에게 가장 적합한 업무 환경이 어떤 것인지는 직원들 스스로가 가장 잘 압니다.
"집중해서 일할 때는 재택근무를 하고, 브레인스토밍이나 협업이 필요할 때는 출근하는 등 직원들 각자가 독립적인 결정을 내릴 수 있다. 직원들에게 선택권을 주면 결과적으로 생산성이 높아진다"라고 Global Workplace Analytics 회장 Kate Lister는 말합니다.
그러니 성급하게 직원들을 대신해 결정을 내리지 말고 직원들이 어떤 업무 환경을 원하는지 묻고, 그 결정에 따라 직원들을 이끌어주세요. 비록 그 결과에 놀라게 된다고 해도 말이죠.
Lister에 따르면 "최근 설문조사를 진행해 직원들에게 회사에 다시 출근하게 될 경우 같은 건물에 있는 사람과 대면으로 회의를 하고 싶은지 비대면으로 하고 싶은지 물었는데, 약 70%가 같은 건물에 있어도 모든 회의를 비대면으로 하고 싶다고 응답했다"고 합니다.
Kate ListerGlobal Workplace Analytics의 사장
2. 원격 근무를 고려한 조직 문화 구축
팬데믹 이후, 많은 직원이 즐겼던 모든 직장 문화의 요소를 다시 가져올 수 있는 새로운 기회가 생겨났습니다. 하지만 우리 중 많은 사람이 정기적으로 재택근무를 하기 때문에 이 문화가 전적으로 사무실 기반으로만 국한되지 않도록 주의해야 합니다. 너무 어렵게 생각하진 마세요. 필요한 것은 약간의 계획뿐이니까요. 한번 생각해보세요. 미리 계획을 세우지 않을 경우 퇴근 후 갑자기 회식을 잡는 일도 쉽지 않았습니다.
그렇다면 대안은 무엇일까요?
꼭 화려한 도구에 큰돈을 들여야만 올바른 조직 문화를 구축할 수 있는 것은 아닙니다. 우리 모두는 화상 통화에 익숙하며, 업무 외에도 다양한 방식으로 화상 통화를 활용할 수 있다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 하이브리드 회의는 사무실 근무자와 원격 근무자가 컨퍼런스 콜을 통해 협업할 수 있도록 합니다. 회사는 원격 근무자가 업무 시간 동안 직장 동료 및 친구와 전화 통화를 예약하여 소식을 주고받도록 장려하여 커피 브레이크를 살릴 수 있습니다.
하지만 조직 문화는 단순히 술 한 잔, 커피 한 잔을 함께하는 것에 그치지 않습니다. 우리는 재미와 게임을 문화의 보다 개인적인 요소와 조화시킬 필요가 있습니다. Andreatta는 이러한 변화는 상부에서부터 시작된다면서 "조직 문화의 90%는 관리자가 만든다. 하지만 관리자 교육에 투자하는 기업은 거의 없다"라고 말합니다.
결국 조직 문화의 대부분은 도움을 요청하고, 휴가를 내고, 문제를 논의하기가 얼마나 쉬운지 등 기본을 제대로 갖추는 것에서부터 시작합니다. 이러한 면에서 관리자 교육은 정말 중요하죠. 유연근무제를 성공적으로 이끌고 싶은 기업이라면 양 측면을 모두 고려해야 합니다.
3. 적절한 협업 도구 사용
커뮤니케이션과 협업은 모든 프로젝트, 워크플로, 비즈니스의 기본입니다. 그중 한 가지만 제대로 돌아가지 않아도 모든 것이 무너지고 말죠.
이는 우리의 연구에 의해 입증되었습니다.
- 3분의 1이 넘는 기업(36%)이 원격근무의 심각한 장애물로 적절한 협업 도구가 부족하다는 점을 꼽았습니다.
- 48%는 협력 실패가 직원 생산성에 부정적인 영향을 미친다고 답했습니다.
- 또한, 87%의 기업이 팀 협업을 개선하는 것이 조직의 미래에 굉장히 중요하다고 응답했습니다.
기업의 경우, 팀을 간편하게 한자리에 모으고, 팀이 이미 다른 곳에서 사용하고 있는 도구를 통합할 수 있게 하며, 프로젝트 관리를 간소화하는 플랫폼을 찾는 것이 필수적입니다.
하지만 어설프게 표면적으로만 접근해서는 안 됩니다. 업무 프로세스를 근본적이고, 장기적으로 변화시켜 이익을 극대화할 수 있는 기술을 사용해야 하죠.
Andreatta는 "회의에서 공유하는 정보는 비동기식 도구로도 공유할 수 있다. 우리는 일을 정의하는 방법, 측정하는 방법, 일하는 방식, 일하는 장소를 바꿔야 합니다."
브리트 안드레아타박사, 7th Mind Inc.의 최고 경영자4. 혁신, 또 혁신
마지막 팁은 혁신을 일회성 프로세스로 여기지 않아야 한다는 것입니다. 어떤 방식으로 유연한 업무 환경을 구축하든 지속적으로 그 환경을 개선해야 하죠.
그 의미는 간단합니다. 정기적인 피드백을 받는 것 외에도 비즈니스 프로세스를 자주 감사하고, 의심스러운 경우 외부 전문가를 고용하여 감사를 실시하세요. 새로운 기술에 투자하기로 결정했다면 이 투자의 가치를 극대화할 수 있는 협력업체를 선택하고, 기술의 배포와 전반적인 사용을 감독하는 교차기능팀을 꾸리도록 하세요.
마지막으로, 이 여정의 모든 단계에 관계자 모두를 참여시키도록 하세요. 고위 경영진은 비즈니스의 변화를 이끈다는 점에서 중요한 역할을 하지만, 직원들이 새로운 도구를 얼마나 잘 사용하느냐도 이에 못지않게 중요합니다. 직원들이 조직이 제공하는 도구와 프로세스의 가치를 알아보지 못하거나, 직원들에게 도구를 어떤 방식으로 사용해야 하는지 알려주지 않으면 직원들은 이 도구를 제대로 사용하지 않을 것이고, 그러면 유연근무제의 성공 가능성도 적어집니다.
Dropbox를 사용하여 유연하게 작업하세요
파트타임 또는 풀타임으로 일하고, 사무실 근무자이든 원격 근무자이든 Dropbox에는 유연한 일정을 관리하는 데 도움이 되는 도구가 있습니다.
어디에서나 작업할 수 있는 클라우드 동기화 기술부터 동료와 쉽게 협업할 수 있는 파일 공유 기능까지, Dropbox를 사용하면 자신과 팀의 성공을 위해 준비할 수 있습니다.
