이해관계자와 효과적으로 협업하는 방법

내부 또는 외부 이해 관계자의 참여를 유도하는 데 어려움을 겪고 계신가요? 이 포괄적인 가이드를 통해 이해관계자 간 협업을 강화하고 더 나은 프로젝트 성과를 달성하는 실용적인 방법을 알아보세요.

오늘날처럼 서로 연결된 비즈니스 환경에서는 이해관계자와의 협업이 성공을 위해 필수적입니다. 내부 팀, 외부 파트너 또는 이해관계자와의 협업이든 효과적인 팀워크는 더 나은 의사 결정, 향상된 결과, 더 높은 생산성을 이끌어냅니다.

이 가이드에서는 이해관계자 간 협업을 강화하고 더 나은 결과를 얻을 수 있는 10가지 실용적인 방법을 살펴보겠습니다. 또한 Dropbox가 어떻게 프로세스를 간소화하고 이해관계자와의 협업을 더욱 생산적이고 효율적으로 만들 수 있는지 보여드리겠습니다.

어떤 유형의 이해관계자가 있나요?

이해 관계자는 프로젝트나 업무에 이해관계가 있거나 영향을 받는 사람으로 광범위하게 정의할 수 있습니다. 주요 이해 관계자 그룹은 두 가지입니다.

• 내부이해 관계자 - 프로젝트에 직접 참여하는 조직 내 직원, 임원, 프로젝트 팀 구성원 및 기타 사람들
• 외부 이해 관계자 - 프로젝트에 영향을 받거나 프로젝트에 관심이 있는 고객, 공급업체, 투자자, 규제 기관 및조직 외부의 기타 개인 또는 조직

이해관계자의 유형에 관계없이, 성공적인 공동 목표와 프로젝트 성과를 달성하려면 효과적인 협업이 중요합니다. 

Paper, Replay, Sign과 같은 Dropbox 협업 도구를 사용하면 다양한 이해관계자와 정보를 더 쉽게 공유하고 중요한 파트너십을 육성할 수 있습니다.

효과적인 이해관계자 협업을 위한 10가지 방법
 

이해관계자와의 협업을 담당하는 사람을 정합니다.

이해관계자와의 상호작용을 주도할 사람들의 역할과 책임을 명확하게 정의합니다. 이해관계자와의 주요 연락처 역할을 할 개인이나 팀을 지명하여 의사소통이 원활하고 효과적으로 이루어지도록 보장합니다. 고려하다:

• 역할 -여기에는 프로젝트 관리자, 커뮤니케이션 전문가 또는 팀 리더가 포함될 수 있습니다.
• 책임 -이해관계자에게 프레젠테이션을 준비하고 전달하고, 피드백을 수집하고, 프로젝트 일정이나 로드맵을 업데이트하는 것과 같은
• 선택 기준 -경험, 의사소통 기술, 관련 이해 관계자와의 친숙도와 같은 요소는 개인이나 팀이 이 프로젝트에 적합한지 여부를 결정할 수 있습니다.

주요 이해 관계자가 누구인지 알아보세요

프로젝트에 큰 영향을 미치는 주요 의사결정권자를 파악하고 그에 따라 그들의 참여를 우선시합니다. 이러한 개인은 프로젝트 목표 설정, 필요한 리소스 확보, 협업 촉진에 있어 핵심적인 역할을 할 수 있습니다.

각 이해 관계자는 부서 목표나 조직 목표 등 프로젝트에 대한 참여에 영향을 줄 수 있는 고유한 동기를 갖고 있습니다. 협업 과정에 누구를 포함해야 할지 결정할 때 해당 인물의 역할, 관심사, 영향력 수준을 고려하세요. 예를 들어, 프로젝트 후원자나 파트너는 예산을 할당할 수 있고, 기술 책임자는 실행 가능성과 구현을 지원할 수 있습니다.

의사소통 방법을 결정하세요

이해관계자 관리가 원활하게 이루어지려면 명확하고 효과적인 커뮤니케이션 채널이 필요합니다. 특히 새로운 프로젝트에서는 의사소통이 매우 중요합니다. 의사소통은 기대치를 관리하고, 공유된 목표를 향해 나아가고, 이해 관계자의 요구 사항을 파악하는 데 도움이 됩니다.

Dropbox의 공유 폴더 및 실시간 문서 공동 작업과 같은 민첩한 커뮤니케이션 기능을 활용하여 원활한 상호 작용을 촉진할 수 있습니다. 이해관계자에게 정보를 제공하고 참여를 유도하기 위해 상세하고 정기적인 업데이트를 제공하거나 개인화된 메시지를 보내는 것을 고려해 보세요.

기대와 목표를 설정하세요

처음부터 명확한 프로젝트 목표, 일정, 성과물을 설정하세요. 이를 통해 모든 이해 관계자(팀원, 고객 및 기타 관련 당사자)가 공통 비전과 목표를 중심으로 협력할 수 있습니다.

먼저 SMART 목표 설정과 같은 방법을 사용하여 프로젝트가 달성하고자 하는 바를 명확히 설정하는 것부터 시작하세요. 예를 들어 '고객 만족도 향상'과 같은 모호한 목표 대신 '6개월 안에 고객 만족도 점수를 20% 향상'과 같이 구체적이고 측정 가능한 목표를 설정하세요.

프로젝트 전반에 걸쳐 누가 무엇을 책임져야 하는지, 그리고 무엇이 기대되는지 모든 사람에게 알려주세요. 여기에는 프로젝트의 각 단계에서 기대되는 성과물과 이해관계자와 업데이트를 공유하는 방법에 대한 계획이 포함됩니다.

프로젝트 승인을 빠르게 진행하고 피드백을 수집합니다.

승인이 느리면 협업과 진행이 방해받을 수 있습니다. 승인 프로세스가 느리면 프로젝트 일정이 지연되고, 팀원들이 좌절하게 되며, 궁극적으로 최종 결과물의 품질에 영향을 미치는 병목 현상이 발생할 수 있습니다.

문서 관리 및 승인을 위해 특별히 설계된 디지털 도구는 이러한 문제를 효과적으로 해결할 수 있습니다. 예를 들어 Dropbox Sign은 사용자가 전자 서명을 위해 문서를 빠르고 안전하게 전송할 수 있는 강력한 도구입니다. Dropbox Sign을 사용하면 팀은 물리적인 서류 작업을 없애고, 서명을 받기 위해 ‌소요되는 시간을 줄이며, 이해관계자의 승인을 적시에 받을 수 있습니다.

문서 승인 외에도, 크리에이티브 프로젝트에서는 피드백 및 수정에 대한 더 유연한 접근 방식이 필요한 경우가 많습니다. 이러한 상황에서 Dropbox Replay는 획기적인 해결책이 될 수 있습니다. Dropbox Replay는 특히 동영상 및 크리에이티브 콘텐츠에 최적화되어 있어, 팀원들이 작업을 공유하고 간편하게 피드백을 주고받을 수 있도록 지원합니다.

Replay를 사용하면 공동작업자는 비디오에 직접 시간이 적힌 댓글을 남길 수 있어 주의가 필요하거나 수정이 필요한 특정 순간을 더 쉽게 파악할 수 있습니다. 이를 통해 검토 프로세스가 빨라질 뿐만 아니라 피드백이 명확하고 실행 가능한지 확인할 수 있으며, 오해의 소지가 줄어들고 여러 차례 수정해야 할 필요성도 줄어듭니다.

긍정적인 의사소통을 개발하고 투명성을 유지하세요

이해관계자와 상호작용할 때, 열린 의사소통, 적극적인 경청, 상호 존중을 강조하세요. 이러한 원칙은 관계를 구축하고 장기적인 협력을 촉진하는 데 필수적입니다.

열린 대화와 건설적인 비판을 장려하여 신뢰를 구축하고 투명한 의사소통을 장려합니다. 여기에는 솔직할 뿐만 아니라 개인과 프로젝트의 개선에 도움이 되는 피드백을 제공하는 것이 포함됩니다. 팀원들이 건설적인 비판을 주고받도록 격려하는 것은 개인이 자신의 실수로부터 배우고 자신의 강점을 발전시킬 수 있게 하여 개인적, 직업적 성장을 촉진할 수 있습니다.

프로젝트 진행 상황을 이해관계자에게 알리는 것도 중요합니다. 프로젝트 이정표, 성과, 발생한 모든 과제에 대한 정기적인 업데이트는 투명성과 책임성을 보장하는 데 도움이 됩니다. 이해관계자는 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 모든 위험과 이를 완화하기 위해 사용되는 전략을 알아야 합니다.

또한, 의사결정 과정은 이해관계자들에게 명확하게 전달되어야 합니다. 결정을 내릴 때는 그 결정을 내린 근거를 설명하는 것이 중요합니다. 여기에는 해당 선택에 영향을 준 데이터와 통찰력도 포함됩니다. 이러한 투명성은 이해관계자가 맥락과 논리를 이해하는 데 도움이 되며, 이는 프로젝트에 대한 더 큰 지지와 참여로 이어질 수 있습니다.

이해 관계자 통찰력 얻기

이해관계자가 통찰력과 경험을 공유하도록 장려하여 기존 전문 지식을 활용하세요. 이를 통해 더 나은 문제 해결과 더 정확한 의사 결정이 가능해집니다.

귀하의 이해관계자는 과제를 해결하고 기회를 파악하는 데 도움이 되는 귀중한 지식을 풍부하게 보유하고 있습니다. 다양한 이해관계자의 배경과 관점을 통해 여러분이나 팀원들이 당장 알아차리지 못할 수도 있는 새로운 통찰력을 얻을 수 있습니다.

예를 들어, 고객을 직접 상대하는 직원은 고객의 요구 사항과 선호도에 대한 직접적인 설명을 제공할 수 있고, 파트너는 전략적 결정에 도움이 될 수 있는 업계 동향과 모범 사례를 제공할 수 있습니다.

문제를 발견하고 해결책을 제시하세요

이해관계자들 사이에 잠재적인 문제나 반대 의견을 사전에 파악하고 신속하게 해결합니다. 원활한 협업을 보장하기 위해 요구 사항을 예측하고 위험을 완화합니다.

이해관계자와 적극적으로 소통하여 그들의 관점, 우려 사항, 기대 사항을 파악하세요. 이해관계자의 프로젝트나 이니셔티브에 대한 생각과 감정을 파악하기 위해 정기적인 체크인, 설문 조사 또는 피드백 세션을 실시합니다.

협력적 승리를 축하하세요

이해관계자들과 함께 성과를 인정하고 축하하여 사기를 높이고 팀워크를 함양하세요. 이러한 인정은 회의 중에 몇 마디 말로 칭찬하는 것부터 시상식이나 팀 회식과 같은 공식적인 축하 행사까지 다양한 형태로 이루어질 수 있습니다.

프로젝트 전체에서 개인과 팀이 구체적으로 기여한 부분을 파악하는 것부터 시작하세요. 여기에는 촉박한 마감일을 맞추기 위해 최선을 다한 팀원이나 복잡한 문제를 해결하기 위해 효과적으로 협력한 그룹을 인정하는 것이 포함될 수 있습니다. 이는 다른 사람들에게 긍정적인 본보기가 되어 우수성과 협력의 문화를 장려합니다.

프로젝트 중에 달성한 이정표를 축하하는 것도 마찬가지로 중요합니다. 이정표는 진행 상황과 성취를 나타내는 중요한 지표이며, 이를 인정하면 관련 이해 관계자와 함께 팀의 집단적 노력을 강화할 수 있습니다.

예를 들어, 프로젝트가 주요 성과물의 완성이나 제품의 성공적인 출시와 같은 중요한 단계에 도달했다면 이러한 성공을 축하할 기회를 잡으세요. 여기에는 팀 점심 모임을 주최하거나, 축하 이메일을 보내거나, 심지어 여정을 돌아보고 극복한 어려움에 대한 이야기를 공유하기 위한 소규모 모임을 조직하는 것까지 포함될 수 있습니다.

Dropbox를 사용하여 이해 관계자와 협업하여 더 나은 결과를 얻으세요.

프로젝트 성공을 위해서는 이해관계자와의 효과적인 협업이 필수적이며, Dropbox는 여러 이해관계자 간의 원활한 팀워크를 촉진하는 최고의 도구입니다. 안전한 공유 및 협업 기능과 크리에이티브 프로젝트 검토 도구를 통해 Dropbox는 팀이 조화롭게 협력하여 더 나은 결과를 달성할 수 있도록 지원합니다.