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직장에서의 효과적인 커뮤니케이션을 위한 전략
직장에서의 효과적인 커뮤니케이션이란 단순히 직원, 동료들과 열린 자세로 솔직하게 소통하는 것을 뜻하는 것이 아닙니다. 물론 이러한 소통 방식이 나쁠 것은 없겠지만요. 직장 내 커뮤니케이션은 업무 방식과 대인관계 방식을 규정한다는 점에서 비즈니스 프로세스와 조직 문화에 큰 영향을 끼칩니다. 아래에서 직장 내 커뮤니케이션의 중요성과 효과적인 커뮤니케이션을 위한 전략을 살펴보세요.
직장에서 효과적인 커뮤니케이션이 중요한 이유
스마트한 커뮤니케이션은 조직 전체의 생산성을 향상하고 끈끈한 업무 관계를 유지해 줍니다. 비즈니스가 장기적으로 성공하려면 스마트한 커뮤니케이션이 필수죠. 이해하기 힘든 업무 목표, 제한적이거나 아예 존재하지 않는 피드백 모델, 부실한 갈등 관리, 애매모호한 상사의 지시 등 직장에서의 비효율적인 커뮤니케이션의 예를 생각해 보세요. 이 모든 것은 낭비로 이어집니다. 시간도, 노력도, 비용도 낭비되죠. 다시 말해, 직장 내 커뮤니케이션의 수준은 비즈니스 수익과 직결됩니다. 효과적으로 소통하는 회사는 그렇지 못한 회사보다 주주의 수익이 47% 더 높다(5년간 통계 기준)는 연구 결과도 있죠.
직장 내 커뮤니케이션 전략 5가지
직장에서 효과적인 의사소통을 보장하는 것은 회사 리더십 팀의 최우선 과제가 되어야 합니다. 직장에서 의사소통을 개선하는 가장 좋은 방법 중 일부를 아래에 요약했습니다.
1. 스마트 작업 공간에 투자하기
가장 중요한 것은 커뮤니케이션 도구를 중심 공간에 통합해야 한다는 것입니다. 약 50%의 직장인이 승인받지 않은 앱이나 소프트웨어를 사용한다고 합니다. 그러면 보안상의 위험 외에도 팀이 동일한 진행 상황을 공유할 수 없다는 단점이 있죠. 커뮤니케이션이 분산되면 문서나 파일로의 액세스 문제가 생길 뿐만 아니라 일부 직원에게 업무 진행에 필요한 모든 정보가 제공되지 않아 업무가 지연되고 비용이 낭비됩니다.
해결책은 간단합니다. 바로 Dropbox와 같은 스마트 작업 공간을 사용하는 것이죠. 스마트 작업 공간은 비즈니스의 플랫폼, 앱, 콘텐츠를 하나로 통합해 줍니다. 그러면 팀원들이 여러 가지 도구를 왔다 갔다 하지 않고도 다양한 업무를 진행할 수 있습니다. 예를 들어, Dropbox Paper의 업무 관리 기능을 사용하면 모두가 계획에 따라 업무를 진행할 수 있고 무엇을 해야 하는지 알 수 있어 책임감이 강화되고 소통의 창이 열립니다.
프로젝트 계획 단계도 원활한 커뮤니케이션이 필요한 업무 영역인데요, 이 경우에는 Dropbox Paper의 프로젝트 계획 템플릿을 사용해 팀 전체가 동일한 내용을 공유할 수 있습니다. 한 공간에서 할 일을 배정하고 모든 피드백을 확인할 수 있어 이메일을 끊임없이 주고받는 과정에서 생기는 혼선이 발생할 일이 없죠. Dropbox에서는 실시간으로 피드백을 교환하고 주석을 다는 일도 많은 사람을 참조인으로 추가한 긴 이메일 스레드보다 훨씬 효율적입니다.
2. 가능하면 직접 만나서 이야기하세요
현대 직장에서는 Slack과 이메일과 같은 직장 내 커뮤니케이션 도구가 표준으로 자리 잡으면서 대면 회의가 점차 사라지는 경우가 많습니다. 하지만 대면 의사소통이 완전히 유행에서 벗어나서는 안 됩니다. 민감한 정보를 전달해야 하는 경우 대면 회의가 필수이며, 팀원과 직접 만나면(또는 최소한 Zoom 통화를 통해) 신체 언어와 표정을 볼 수 있으므로 특정 정보를 얼마나 잘 전달하고 있는지 완전히 이해할 수 있습니다. 커뮤니케이션 채널을 계층 구조처럼 생각해 보세요. 화상 통화는 전화 통화보다 더 개인적이며(눈을 마주치는 것이 필수적입니다), 전화 통화는 이메일이나 인스턴트 메시지보다 더 개인적입니다.
3. 메시지의 명확성에 집중하기
직장에서 효과적인 의사소통을 위해서는 메시지에 명확성과 간결성이 필요합니다. 리더들 간의 사무실 의사소통이 불분명하면 프로젝트가 시작되기도 전에 지연되거나 심지어 무산될 수도 있습니다(예: 업무 중복, 혼란스러운 기간, 잘못된 성과물 등). 따라서 처음부터 올바른 메시지를 전달하는 것이 중요합니다. 모든 작업에 대한 자세한 지침을 포함하고 팀의 핵심 질문(무엇, 어떻게, 왜)을 해결하고 있는지 확인하세요. 그렇게 하지 않으면 동료들이 혼란스러워지고 업무에 집중하지 못하게 될 뿐입니다. 물론, 전문적인 의사소통이 부족하면 공급업체와 고객에게도 타격을 줄 수 있으며, 결국 그들이 귀하의 사업에 실망하여 다른 곳으로 떠나게 될 수도 있습니다. 처음부터 신속하고 명확한 의사소통을 유지하여 이를 방지하세요.
4. '완전한 솔직함' 실천하기
완전한 솔직함이란 직원들을 배려하면서도 행동에는 직접적인 피드백을 줘야 한다는 직장 내 커뮤니케이션 기법입니다. 이 방식은 공격성과 공감 사이에서 훌륭한 균형을 잡아주죠. 리더라고 해서 훌륭한 커뮤니케이션 능력을 타고난 것은 아닙니다. Interact가 진행한 설문조사에 따르면 관리자 중 69%가 직원들과의 직접적인 소통을 불편하게 생각하고, 37%는 부정적인 반응을 야기할 수 있는 직접적인 피드백을 주는 것을 꺼린다고 합니다. 이것이 내 이야기라고 생각된다면 완전한 솔직함 원칙을 적용해 보세요. 서로 화합하는 팀을 구축해 더 좋은 업무 성과를 낼 수 있을 겁니다.
5. 수평적 조직 문화 구축하기
개방적인 커뮤니케이션은 직원들이 목소리를 낼 수 있는 기회를 제공합니다. Grammarly를 대신하여 Harris Poll에서 실시한 2024년 비즈니스 커뮤니케이션 현황 조사에 따르면, 설문에 참여한 사람의 55%가 효과적인 커뮤니케이션을 통해 직장에서 자신감이 높아졌다고 답했습니다.
그렇다면 명확한 의사소통이 직원 참여에 필수적인 요소라는 점은 매우 분명합니다. 실제로 같은 연구에 따르면 근로자의 58%가 효과적인 의사소통을 통해 직무 만족도가 높아졌다고 답했습니다.
직장 내 커뮤니케이션을 증진하려면 간부와 관리자가 직원들과 직접적으로 소통하며 피드백을 주고받을 수 있는 수평적인 조직 문화를 구축해야 합니다.
다시 말해, 직급이 높지 않은 직원도 상사와 자유롭게 대화를 나눌 수 있어야 합니다. 상사와 소통할 방법이 없다거나 환영받지 못한다는 느낌을 받게 해서는 안 되죠. 이를 위해서는 제도적인 차원의 변화가 필요할 수도 있습니다. 하지만 가상 타운홀 미팅을 통한 질의응답 시간 등 상사와 직원 간의 간극을 메울 수 있는 기타 소통 전략을 활용하는 것도 가능합니다.
결론
직장에서의 커뮤니케이션은 비즈니스의 모든 측면에 중요한 영향을 미칠 수 있습니다. 효과적인 커뮤니케이션 방식을 사용하면 효율성과 생산성이 향상되고 혁신이 촉진되어 직원들의 참여도가 높아지고 비즈니스를 성공으로 이끌 수 있습니다.
