Memandangkan lebih ramai profesional membuat peralihan kepada kerja teragih, jauh atau hibrid, semakin ramai majikan mula menerima pengaturan fleksibel ini.
Untuk menarik dan mengekalkan kedua-dua bakat di tapak dan luar tapak, perniagaan perlu menggalakkan rasa rangkuman, perhubungan dan kepunyaan dalam kalangan pekerja jauh mereka. Ini harus bermula pada peringkat pengambilan, dan diperkukuh semasa penerimaan pekerja.
Keahlian digital kini penting untuk mengalu-alukan pekerja baru ke pasukan pertama maya. Ia akan memainkan peranan penting untuk menetapkan ahli pasukan terbaru anda di landasan yang betul, memastikan mereka mempunyai akses yang cepat dan mudah kepada sumber yang mereka perlukan untuk mula beroperasi pada hari pertama mereka.
Dalam panduan ini, kami akan menerangkan sebab keahlian digital mesti dimiliki oleh perniagaan hari ini dan menyerlahkan beberapa penyelesaian utama yang perlu ada dalam “set peralatan” keahlian digital anda.
Apakah keahlian digital?
Keahlian digital melibatkan penggunaan alat dan perisian dalam talian untuk mendapatkan pekerja atau pelanggan baru ditambahkan pada pangkalan data syarikat atau sistem CRM. Untuk artikel ini, kami akan menumpukan hanya pada kemasukan pekerja.
Penyertaan digital mereplikasi proses penyerahan pekerja manual yang tradisional dalam pelbagai cara—semasa peringkat pra-papan, pekerja baharu masih perlu mengisi borang, menandatangani kontrak dan memberikan beberapa maklumat peribadi asas. Perbezaan utama ialah pengalaman onboarding digital menggunakan saluran dalam talian dan alat automasi untuk menyelaraskan proses.
Dengan mendigitalkan proses, pekerja baharu anda boleh mendapat manfaat daripada fleksibiliti onboarding jauh—mereka boleh mengenali perniagaan anda dari mana-mana sahaja (dan mengikut kadar mereka sendiri) dan bukannya secara peribadi di pejabat anda.
Proses kemasukan digital
Selok belok proses penerimaan pekerja digital akan berbeza dari satu syarikat ke syarikat.
Walau bagaimanapun, ia biasanya bermula dengan beberapa bentuk pengesahan identiti, pengesahan atau pengesahan supaya pekerja baharu boleh membuktikan mereka adalah siapa yang mereka katakan. Ini mungkin tarikh lahir pekerja, alamat e-mel atau nombor keselamatan sosial (atau serupa bergantung pada lokasi, seperti pasport di UK).
Terdapat juga beberapa dokumen untuk ditukar dan diisi, seperti surat tawaran dan kontrak pekerjaan yang memerlukan tandatangan. Berbanding dengan bentuk fizikal, mendigitalkan dokumen ini dan menghantarnya untuk tanda tangan elektronik menjimatkan banyak masa dan usaha.
Setelah tugas pra-papan ini telah ditandakan, anda boleh mengehoskan mesyuarat maya dan tutorial video (sama ada dalam masa nyata jika beberapa peserta baharu bermula pada masa yang sama, atau secara tidak segerak untuk seorang ahli pasukan baharu) untuk menjadikan proses itu lebih diperibadikan, interaktif dan menarik.
Apakah manfaat keahlian digital?
Alat keahlian digital bukan sahaja memperkemas aliran kerja—alat ini membolehkan perniagaan mengembangkan kumpulan pekerja berpotensi mereka dan menarik bakat melangkaui sempadan geografi.
Program kemasukan tradisional memerlukan pekerja baru masuk ke pejabat pada hari pertama mereka untuk melakukan tugas pentadbir seperti menyediakan e-mel kerja mereka. Penyelesaian keahlian digital mengelakkan perkara ini—pekerja baru akan bersedia untuk pergi dan membiasakan diri dengan budaya syarikat anda.
Alat digital boleh memberikan kesan positif pada proses kemasukan pekerja anda dalam beberapa cara, termasuk:
Susunan yang lebih fleksibel dan mampu menampung pekerja hibrid atau jarak jauh sepenuhnya
Organisasi dan pengurusan bahan dan sumber yang lebih baik
Persetujuan yang lebih baik dengan peraturan sekuriti data dan pengurusan identiti
Templat dan automasi mengurangkan masa, tenaga dan kos yang terlibat dengan onboarding manual, menjadikan proses lebih mudah diurus untuk jabatan HR
Induksi dan tutorial tak selaras yang boleh diakses dan disemak pada bila-bila masa mewujudkan pengalaman pekerja baru yang lebih konsisten
Lebih mudah untuk menerima maklum balas daripada pekerja baru, untuk menambah baik proses secara berterusan
Tetapi semua ini tidak akan dapat dilakukan tanpa alat dan perisian yang betul. Jadi, mari kita lihat beberapa kekunci penyelesaian utama yang perlu anda sertakan dalam set peralatan keahlian digital anda.
Membina set peralatan keahlian digital terunggul
Set peralatan sumber dan bahan adalah penting untuk pengalaman kemasukan yang konsisten dan berkesan. Dengan alatan yang betul, anda hanya perlu mencipta bahan latihan dan templat anda sekali—kemudian sesiapa sahaja boleh mengaksesnya atas permintaan.
Prakemasukan
Menghantar surat tawaran, borang dan kontrak yang berkaitan menggunakan DocSend dan Dropbox Sign untuk meminta eSignatures.
Hanya ada salinan kertas bahan kemasukan anda? Gunakan Dropbox untuk menukar peranti mudah alih anda menjadi pengimbas dokumen. Pasa saat itu, anda boleh menukar dokumen fizikal kepada PDF berkualiti tinggi dan menyimpan dokumen tersebut dengan selamat dalam Dropbox.
Mengalu-alukan pekerja baru
Sediakan mesyuarat alu-aluan maya dan kongsi dokumen suai tugas pekerja baharu untuk membantu mereka menguasai peranan dengan cepat. Termasuk pautan ke sumber utama, Soalan Lazim dan senarai semak tugasan untuk hari pertama mereka dengan syarikat itu. Hanya tanya diri anda: Apakah yang anda harap boleh buat pada hari pertama anda?
Latihan awal
Pastikan pekerja baru mempunyai akses kepada alatan, pelantar dan bahan latihan yang berkaitan yang mereka perlukan untuk peranan mereka—ini mungkin akses kepada akaun Dropbox pasukan, alat kerjasama seperti Dropbox Paper atau integrasi apl untuk meningkatkan aliran kerja mereka.
Bahan latihan terlalu besar untuk dihantar melalui e-mel? Kongsi fail besar dengan pekerja baru dengan Dropbox Transfer, walaupun mereka tidak menggunakan Dropbox pada masa ini. Dengan statistik fail lanjutan, anda akan dapat melihat sama ada mereka telah menyemak bahan yang diperlukan atau sama ada mereka masih mempunyai item untuk disiapkan.
Peralihan
Berhubung dengan ahli pasukan baharu anda melalui Slack, sesi tangkapan biasa atau mesyuarat bulanan, dan buat agenda dalam Dropbox Paper untuk menjejaki cara mereka melaksanakan peranan baharu mereka.
Dapatkan pekerja baru anda dengan pantas, cepat
Kemasukan hanya seorang ke pasukan teragih anda boleh mengganggu jadual semua orang. Mesyuarat tak selaras, tutorial video, Soalan Lazim dan bahan yang mudah diakses yang disimpan dalam penyimpanan awan memastikan pekerja baru anda mempunyai sumber yang mereka perlukan manakala ahli pasukan semasa anda boleh memberi tumpuan untuk membuat mereka berasa dialu-alukan dengan cara lain.
Di Dropbox, kami telah beralih kepada ruang kerja yang mengutamakan maya sepenuhnya. Sepanjang perjalanan, kami telah membangunkan beberapa cerapan untuk keahlian digital dan pengambilan pekerja jarak jauh. Terokai set peralatan Mengutamakan Maya kami untuk mendapatkan nasihat tentang keberkesanan, kerjasama berpasukan, komunikasi dan kesejahteraan dalam kerja jarak jauh.
