Cara untuk menjadikan kerja fleksibel berjaya

Jika anda seorang pengurus dengan pasukan yang perlu dijaga, mengikuti perubahan di tempat kerja bukanlah perkara mudah. 

Dengan kerja jauh dan hibrid menjadi kebiasaan, margin kesilapan untuk pemimpin perniagaan telah mengecil. Terutama apabila ia datang untuk mengukir set-up kerja yang betul untuk pekerja mereka.

Kerja fleksibel: Senjata rahsia untuk perniagaan kecil?

Bagaimanakah perniagaan kecil menggunakan kerja jarak jauh sebagai kelebihan daya saing yang akan membantu mereka berkembang maju pada masa hadapan? Dropbox menetapkan untuk menjawabnya dalam laporan Ekonomi Pilihan kami, tinjauan terhadap lebih 2,000 pemimpin perniagaan kecil dan pekerja di lapan negara. 

Kami ingin melihat bagaimana pengaturan kerja yang fleksibel telah mengubah sikap pekerja kepada bagaimana, di mana, dan bila mereka bekerja. Pandemik menyaksikan bahawa hampir dua pertiga perniagaan membuat peningkatan yang ketara atau ketara pada struktur, alatan dan amalan perniagaan mereka untuk membolehkan kerjasama. Lagipun, ia adalah penting, dengan semua orang dikunci di dalam rumah selama bertahun-tahun. Tetapi itu hanya permulaan.

Teknologi baharu telah terbukti boleh membantu pasukan menyelesaikan kerja dari jauh. Tetapi bagaimanakah kita mengekalkan tahap fleksibiliti yang sama apabila sesetengah ahli pasukan kita berada di pejabat, dan yang lain berada di rumah?

Akhirnya, membina pasukan berprestasi tinggi, tanpa mengira lokasi geografi mereka, adalah keutamaan bagi mana-mana perniagaan yang ingin bertahan dalam beberapa tahun seterusnya. Jadi, disokong oleh penyelidikan kami, kami telah memperoleh cerapan daripada tokoh terkemuka dalam bidang kerja jauh untuk mengetahui cara melaksanakan pengaturan kerja yang fleksibel.

Apakah maksud "kerja fleksibel"?

Kerja fleksibel ialah alternatif kepada susunan kerja berasaskan pejabat 9-5 tradisional. Ia memberi pekerja kawalan yang lebih besar ke atas masa, tempat dan cara mereka bekerja. Itu boleh jadi sambilan, jarak jauh atau hibrid, waktu kerja mampat, perkongsian kerja atau sesuatu yang lain sepenuhnya.

Sebagai contoh, jadual yang fleksibel mungkin membolehkan salah seorang pekerja anda bekerja pada masa mula dan tamat yang fleksibel untuk memenuhi keperluan penjagaan anak mereka.

Pada asasnya, kerja fleksibel adalah mengenai memberi pekerja pilihan untuk menyesuaikan jadual kerja dan persekitaran mereka agar sesuai dengan mereka. Dan ia boleh memberi manfaat yang besar untuk majikan dan pekerja—termasuk kepuasan kerja, penglibatan, motivasi dan keseimbangan kehidupan kerja.

Cara membuat kerja yang fleksibel berfungsi untuk pasukan anda
 

1. Bertanya tentang kehendak pekerja

Jika anda ingin menawarkan fleksibiliti dalam jangka panjang, pertama sekali anda perlu memahami perkara yang benar-benar diinginkan oleh pasukan anda. Dan ini bermakna menawarkan mereka pilihan, bukannya memberikan penyelesaian atau cara bekerja yang umum untuk semua.

Pekerja secara amnya mahir dalam menentukan persekitaran yang paling sesuai untuk diri mereka sendiri berdasarkan keadaan. 

“Mereka mungkin memilih untuk bekerja dari rumah bagi kerja yang memerlukan tumpuan, atau di pejabat untuk sesi sumbang saran dan usahasama, namun, mereka mempunyai kebebasan untuk membuat keputusan sendiri. Dan, jika anda membenarkan mereka melakukan ini, anda akan melihat peningkatan dalam produktiviti sebagai hasil,” kata Kate Lister, Presiden di Global Workplace Analytics. 

Oleh itu, penyelesaiannya adalah dengan tidak membuat keputusan terburu-buru bagi pekerja anda, tetapi dengan hanya bertanya kepada mereka dan mengutamakan keperluan mereka, walaupun hasilnya mungkin mengejutkan anda.

2. Teruskan membina budaya—walaupun semasa berjauhan

Selepas pandemik, terdapat peluang baharu untuk mengembalikan semua budaya kerja yang dinikmati ramai pekerja. Namun, dengan kebanyakan kita bekerja dari rumah dengan kerap, kita perlu memastikan bahawa budaya ini tidak sepenuhnya berasaskan pejabat. Ini tidak perlu menjadi rumit—hal ini hanya memerlukan perancangan tambahan. Apabila anda fikirkan, perjumpaan sosial yang tidak dirancang selepas waktu bekerja tidak sesuai, fleksibel atau menyeluruh untuk disertai oleh kebanyakan pekerja.
 

Oleh itu, apakah alternatif lain? 

Mewujudkan budaya yang ideal tidak memerlukan perbelanjaan yang banyak ke atas alat baru yang mahal. Kita semua sudah biasa dengan panggilan video, dan penting untuk diingat bahawa kita boleh menggunakannya dengan cara yang berbeza dan untuk perkara selain daripada kerja. Mesyuarat hibrid membenarkan pekerja berasaskan pejabat dan jauh untuk bekerjasama melalui panggilan persidangan. Syarikat boleh mengekalkan waktu rehat kopi dengan menggalakkan pekerja jauh menjadualkan panggilan dengan rakan sekerja dan rakan di tempat kerja semasa waktu perniagaan hanya untuk mengejar ketinggalan.

Namun, budaya melangkaui aktiviti bersosial. Kita perlu memadankan keseronokan dan permainan dengan beberapa elemen budaya yang lebih peribadi. Hala tuju ini bermula dari pihak atasan, kata Andreatta: “Pengurus mempengaruhi pengalaman budaya tempat kerja untuk kira-kira 90% pekerja. Namun, banyak syarikat tidak mengutamakan pelaburan dalam latihan pengurus.”

Latihan pengurusan amat penting kerana pada akhirnya, sebahagian besar daripada budaya berkisar pada penguasaan aspek asas: seperti kemudahan meminta bantuan, mendapatkan masa rehat, membincangkan isu yang anda mungkin hadapi, dan banyak lagi. Syarikat yang ingin berjaya dalam era kerja fleksibel perlu mencapai keseimbangan dan menangani kedua-dua aspek persamaan dengan berkesan.  

3. Berkongsi alat kerjasama yang sesuai

Komunikasi dan kerjasama merupakan asas kepada mana-mana projek, aliran kerja, atau perniagaan. Percubaan untuk mempunyai salah satu elemen tanpa yang lain, keseluruhan struktur akan runtuh. 

Ini terbukti dengan penyelidikan kami:

• Lebih satu pertiga daripada perniagaan (36%) melihat kekurangan alat kerjasama yang betul sebagai penghalang penting untuk bekerja dari jauh. 
• 48% berkata kegagalan untuk bekerjasama memberi kesan negatif terhadap produktiviti pekerja. 
• Sebanyak 87% perniagaan bersetuju bahawa meningkatkan kerjasama pasukan adalah amat diperlukan untuk masa depan organisasi mereka.

Untuk perniagaan, adalah penting untuk mencari platform yang menyatukan pasukan secara ringkas, membolehkan mereka menyepadukan alatan yang telah mereka gunakan di tempat lain dan menjadikan pengurusan projek mudah. 

Ini tidak bermakna hanya membuat perubahan dangkal. Perniagaan mesti menggunakan teknologi untuk melaksanakan perubahan ketara yang berkekalan dalam proses di tempat kerja, untuk meraih manfaat maksimum sepenuhnya.

Dropbox adalah satu contoh. Kami menawarkan set lengkap alatan yang membolehkan kerjasama yang lancar, pengurusan tugas yang mudah, perkongsian tanpa halangan da penyegerakan maklumat, dan banyak lagi.

4. Inovasi, inovasi, inovasi 

Akhirnya, penting untuk tidak melihat inovasi sebagai proses sekali sahaja. Apa jua yang anda lakukan untuk mewujudkan persekitaran kerja yang fleksibel, jangan berhenti untuk meningkatkannya. 

Maksudnya mudah sahaja. Selain mendapatkan maklum balas biasa, audit proses perniagaan anda dengan kerap dan, jika ragu-ragu, ambil profesional luar untuk berbuat demikian. Jika anda melabur dalam teknologi baru, berganding bahulah dengan pembekal pilihan anda untuk memaksimumkan pelaburan yang telah anda lakukan, dan sediakan pasukan rentas fungsi yang bertanggungjawab untuk mengawasi pelaksanaan dan penggunaan meluas teknologi dalam perniagaan.

Akhirnya pastikan semua pihak berkepentingan terlibat pada setiap peringkat perjalanan. Kepimpinan kanan memegang peranan penting dalam memacu perubahan perniagaan, begitu juga penerimaan perubahan oleh semua pekerja dalam perniagaan anda. Jika anda gagal menunjukkan nilai alatan dan proses yang anda sediakan kepada pekerja anda, atau tidak melibatkan mereka dalam perbincangan tentang penggunaannya, kemungkinan besar mereka akan mengabaikannya – dan menyebabkan strategi kerja fleksibel anda tidak mungkin berjaya.

Bekerja dengan fleksibiliti dengan Dropbox

Sama ada anda bekerja sambilan atau sepenuh masa, berasaskan pejabat atau jauh, Dropbox mempunyai alatan untuk membantu anda mengurus jadual fleksibel anda.

Daripada teknologi penyegerakan awan yang membolehkan anda bekerja dari mana-mana sahaja kepada ciri perkongsian fail yang memudahkan untuk bekerjasama dengan rakan sekerja—anda boleh menetapkan diri anda dan pasukan anda untuk berjaya dengan Dropbox.