Bagaimana untuk bekerjasama dengan pihak berkepentingan dengan berkesan

Bergelut untuk melibatkan pihak berkepentingan dalaman atau luaran anda? Ketahui cara praktikal untuk meningkatkan kerjasama pihak berkepentingan dan mencapai hasil projek yang lebih baik dalam panduan komprehensif ini.

Dalam dunia perniagaan yang saling berkaitan hari ini, kerjasama dengan pihak berkepentingan adalah penting untuk kejayaan. Sama ada anda bekerjasama dengan pasukan dalaman, rakan niaga luaran atau pihak berkepentingan, kerja berpasukan yang berkesan mendorong keputusan yang lebih baik, hasil yang lebih baik dan produktiviti yang lebih tinggi.

Dalam panduan ini, kami akan meneroka 10 cara praktikal untuk meningkatkan kerjasama pihak berkepentingan anda dan mencapai hasil yang lebih baik. Kami juga akan menunjukkan kepada anda cara Dropbox boleh menyelaraskan proses dan menjadikan kerja dengan pihak berkepentingan lebih produktif dan cekap.

Apakah jenis pihak berkepentingan yang ada?

Pihak berkepentingan boleh ditakrifkan secara umum sebagai sesiapa sahaja yang mempunyai kepentingan atau terjejas oleh projek atau kerja anda. Terdapat dua kumpulan pemegang kepentingan utama:

• Pihak berkepentingan dalaman—pekerja, eksekutif, ahli pasukan projek dan orang lain dalam organisasi anda yang terlibat secara langsung dalam projek
• Pihak berkepentingan luar—pelanggan, pembekal, pelabur, agensi kawal selia dan individu atau organisasi lain di luar organisasi anda yang terjejas oleh atau mempunyai kepentingan dalam projek

Tidak kira jenis pemegang kepentingan, kerjasama yang berkesan adalah kunci untuk mencapai matlamat bersama yang berjaya dan hasil projek. 

Alat kerjasama Dropbox seperti Paper, Replay dan Sign memudahkan anda berkongsi maklumat dengan pihak berkepentingan yang berbeza dan memupuk perkongsian penting ini.

10 kaedah untuk kerjasama pihak berkepentingan yang berkesan
 

Wujudkan siapa yang bertanggungjawab untuk kerjasama dengan pihak berkepentingan

Tentukan dengan jelas peranan dan tanggungjawab mereka yang akan mengetuai interaksi dengan pihak berkepentingan. Calonkan individu atau pasukan untuk menjadi pusat hubungan utama bagi pihak berkepentingan, memastikan komunikasi diperkemas dan berkesan. Pertimbangkan:

• Peranan—ini mungkin termasuk pengurus projek, pakar komunikasi atau ketua pasukan
• Tanggungjawab—seperti menyediakan dan menyampaikan pembentangan kepada pihak berkepentingan, mengumpul maklum balas dan mengemas kini garis masa atau peta jalan projek
• Kriteria pemilihan—faktor seperti pengalaman, kemahiran komunikasi dan kebiasaan dengan pihak berkepentingan yang terlibat boleh menentukan sama ada individu atau pasukan sesuai untuk projek ini

Ketahui siapa pemegang kepentingan utama

Kenal pasti pembuat keputusan utama yang mempunyai kesan yang besar terhadap projek dan utamakan penglibatan mereka dengan sewajarnya. Individu ini boleh menjadi penting dalam membentuk matlamat projek, mendapatkan sumber yang diperlukan dan memudahkan kerjasama.

Setiap pihak berkepentingan akan mempunyai motivasi mereka sendiri yang boleh menjejaskan penglibatan mereka dengan projek, seperti matlamat jabatan atau objektif organisasi. Pertimbangkan peranan, minat dan tahap pengaruh mereka semasa menentukan siapa yang harus disertakan dalam proses kerjasama. Sebagai contoh, penaja atau rakan kongsi projek mungkin boleh memperuntukkan belanjawan, manakala petunjuk teknikal boleh menyokong dengan kebolehlaksanaan dan pelaksanaan.

Tentukan cara berkomunikasi

Pengurusan pihak berkepentingan memerlukan saluran komunikasi yang jelas dan berkesan untuk berfungsi dengan baik. Terutama pada projek baharu, komunikasi adalah penting—ia membantu anda mengurus jangkaan, berusaha ke arah matlamat bersama dan membangunkan kebiasaan dengan keperluan pihak berkepentingan.

Gunakan ciri komunikasi tangkas dalam Dropbox, seperti folder kongsian dan kerjasama dokumen masa nyata, untuk memudahkan interaksi yang lancar. Pertimbangkan untuk menyediakan kemas kini terperinci dan tetap atau menghantar mesej yang diperibadikan untuk memastikan pihak berkepentingan kekal termaklum dan terlibat.

Tetapkan jangkaan dan matlamat

Tetapkan matlamat projek, garis masa dan hasil projek yang jelas dari awal. Ini berfungsi untuk menyelaraskan semua pihak berkepentingan—ahli pasukan, pelanggan dan mana-mana pihak lain yang terlibat—mengikut visi dan set objektif yang sama.

Mulakan dengan menetapkan hala tuju yang jelas, menggunakan kaedah seperti matlamat SMART untuk menyatakan perkara yang ingin dicapai oleh projek. Sebagai contoh, daripada matlamat yang samar-samar seperti “meningkatkan kepuasan pelanggan”, tetapkan matlamat yang lebih khusus dan boleh diukur seperti “meningkatkan markah kepuasan pelanggan sebanyak 20% dalam tempoh enam bulan.”

Maklumkan kepada semua orang tentang siapa yang bertanggungjawab terhadap perkara dan perkara yang diharapkan daripada mereka sepanjang projek. Ini termasuk hasil yang dijangkakan pada setiap peringkat projek dan rancangan untuk cara kemas kini akan dikongsi dengan pihak berkepentingan.

Pantas kelulusan projek dan kumpulkan maklum balas

Kelulusan yang perlahan boleh menghalang kerjasama dan kemajuan. Apabila proses kelulusan lambat, ia boleh menyebabkan kesesakan yang melambatkan garis masa projek, mengecewakan ahli pasukan dan akhirnya menjejaskan kualiti output akhir.

Alat digital yang direka khusus untuk pengurusan dan kelulusan dokumen ialah penyelesaian yang berkesan untuk proses ini. Sebagai contoh, Dropbox Sign ialah alat berkuasa yang membolehkan pengguna menghantar dokumen untuk tandatangan elektronik dengan cepat dan selamat. Dengan Sign, pasukan boleh menghapuskan keperluan untuk kertas kerja fizikal, mengurangkan masa yang dihabiskan untuk‌mendapatkan tandatangan, dan memastikan kelulusan pihak berkepentingan diperoleh tepat pada masanya.

Selain daripada kelulusan dokumen, projek kreatif selalunya memerlukan pendekatan yang lebih dinamik untuk maklum balas dan semakan. Untuk senario ini, Dropbox Replay boleh membawa perbezaan. Alat ini direka khusus untuk kandungan video dan kreatif, membolehkan pasukan berkongsi kerja mereka dan mengumpulkan atau memberikan maklum balas dengan cara yang diperkemas.

Dengan Replay, kolaborator boleh meninggalkan komen bertanda masa terus pada video, menjadikannya lebih mudah untuk menentukan detik tertentu yang memerlukan perhatian atau semakan. Ini bukan sahaja mempercepatkan proses semakan tetapi juga memastikan maklum balas adalah jelas dan boleh diambil tindakan, mengurangkan kemungkinan salah komunikasi dan keperluan untuk beberapa pusingan semakan.

Membangunkan komunikasi positif dan mengekalkan ketelusan

Tekankan komunikasi terbuka, mendengar aktif, dan saling menghormati apabila berinteraksi dengan pihak berkepentingan. Prinsip ini penting untuk membina hubungan dan menggalakkan kerjasama jangka panjang.

Membina kepercayaan dan memupuk komunikasi yang telus dengan menggalakkan dialog terbuka dan kritikan membina. Ini melibatkan pemberian maklum balas yang bukan sahaja jujur ​​tetapi juga bertujuan untuk membantu individu dan projek bertambah baik. Menggalakkan ahli pasukan untuk memberi dan menerima kritikan yang membina boleh meningkatkan pertumbuhan peribadi dan profesional, kerana ia membolehkan individu belajar daripada kesilapan mereka dan membina kekuatan mereka.

Ia juga penting untuk memastikan pihak berkepentingan dimaklumkan tentang kemajuan projek. Kemas kini yang kerap tentang pencapaian projek, pencapaian dan sebarang cabaran yang dihadapi membantu memastikan ketelusan dan akauntabiliti. Pihak berkepentingan harus dimaklumkan tentang sebarang risiko yang mungkin memberi kesan kepada projek, serta strategi yang digunakan untuk mengurangkannya.

Selain itu, proses membuat keputusan harus dikomunikasikan dengan jelas kepada pihak berkepentingan. Apabila keputusan dibuat, penting untuk menjelaskan rasional di sebalik keputusan tersebut, termasuk data dan cerapan yang memaklumkan pilihan tersebut. Ketelusan ini membantu pihak berkepentingan memahami konteks dan alasan, yang boleh membawa kepada pembelian dan sokongan yang lebih besar untuk projek tersebut.

Dapatkan cerapan pihak berkepentingan

Manfaatkan kepakaran sedia ada pihak berkepentingan anda dengan menggalakkan mereka berkongsi pandangan dan pengalaman mereka. Ini boleh membawa kepada penyelesaian masalah yang lebih baik dan membuat keputusan yang lebih termaklum.

Pihak berkepentingan anda mempunyai banyak pengetahuan yang tidak ternilai yang boleh membantu anda menangani cabaran dan mengenal pasti peluang. Latar belakang dan perspektif pihak berkepentingan yang pelbagai boleh membuka kunci cerapan baharu yang mungkin tidak dapat dilihat dengan segera kepada anda atau ahli pasukan anda yang lain.

Sebagai contoh, pekerja yang berhadapan dengan pelanggan boleh menawarkan akaun sendiri tentang keperluan dan pilihan pelanggan, manakala rakan kongsi mungkin membawa masuk trend industri dan amalan terbaik yang boleh memaklumkan keputusan strategik.

Cari masalah dan bawa penyelesaian

Secara proaktif mengenal pasti isu atau bantahan yang berpotensi di kalangan pihak berkepentingan dan menanganinya dengan segera. Jangka keperluan mereka dan kurangkan risiko untuk memastikan kerjasama yang lancar.

Libatkan pemegang kepentingan anda secara aktif untuk memahami perspektif, kebimbangan dan jangkaan mereka. Jalankan sesi daftar masuk, tinjauan atau maklum balas secara berkala untuk mendapatkan cerapan tentang pemikiran dan perasaan pihak berkepentingan tentang projek atau inisiatif yang sedang dijalankan.

Raikan kemenangan kolaboratif

Kenali dan raikan pencapaian bersama pihak kepentingan anda untuk meningkatkan semangat dan memupuk semangat kerja berpasukan. Pengiktirafan ini boleh berlaku dalam pelbagai bentuk, daripada pengakuan lisan yang ringkas semasa mesyuarat kepada keraian yang lebih formal seperti majlis anugerah atau percutian pasukan.

Mulakan dengan mengenal pasti sumbangan khusus yang dibuat oleh individu dan pasukan sepanjang projek. Ini boleh termasuk mengiktiraf ahli pasukan yang melampaui batas untuk memenuhi tarikh akhir yang ketat, atau kumpulan yang bekerjasama secara berkesan untuk menyelesaikan masalah yang kompleks. Ini memberikan contoh positif kepada orang lain, menggalakkan budaya kecemerlangan dan kerjasama.

Sama pentingnya untuk meraikan pencapaian yang dicapai semasa projek. Pencapaian berfungsi sebagai penanda penting kemajuan dan pencapaian, dan mengiktirafnya boleh memperkukuh usaha kolektif pasukan dengan pihak berkepentingan yang berkaitan.

Contohnya, jika projek anda telah mencapai fasa kritikal, seperti penyiapan penghantaran utama atau kejayaan pelancaran produk, ambil peluang untuk meraikan kejayaan ini. Ini boleh melibatkan penganjuran makan tengah hari pasukan, menghantar e-mel ucapan tahniah, atau bahkan menganjurkan perhimpunan kecil untuk merenung perjalanan dan berkongsi cerita tentang cabaran yang diatasi.

Gunakan Dropbox untuk bekerjasama dengan pihak berkepentingan—untuk hasil yang lebih baik

Kerjasama yang berkesan dengan pihak berkepentingan adalah penting untuk kejayaan projek, dan Dropbox ialah alat terunggul untuk memudahkan kerja berpasukan yang lancar dalam kalangan berbilang pihak berkepentingan. Dengan perkongsian selamat, ciri kerjasama dan alatan semakan projek kreatif, Dropbox memperkasakan pasukan untuk bekerjasama dengan harmoni dan mencapai hasil yang lebih baik.