Jika anda pernah cuba menghantar e-mel fail besar melalui Outlook dan terkena dinding, anda tidak bersendirian. Kebanyakan versi Outlook mengehadkan lampiran pada hanya 20 MB—dan walaupun anda menggunakan Microsoft 365, anda masih terhad kepada sekitar 150 MB. Ia tidak banyak jika anda bekerja dengan visual, fail reka bentuk, video atau aset bersaiz besar lain yang mungkin anda uruskan setiap hari.
Terdapat beberapa penyelesaian yang membosankan dan menjengkelkan—seperti membelah fail atau memampatkannya. Tetapi anda mungkin masih mendapat lantunan yang memalukan apabila fail anda terlalu besar untuk dihantar. Dropbox memberi anda dua lagi pilihan profesional:
- Kongsikan fail atau folder secara langsung daripada penyimpanan awan anda—sesuai untuk bekerjasama dengan klien atau rakan sepasukan
- Gunakan Dropbox Transfer untuk menghantar salinan fail anda yang tidak boleh diedit, sehingga 100 GB
Kaedah ini membenarkan anda mengelakkan pemampatan dan apa-apa gangguan pada aliran kerja anda apabila menggunakan Outlook. Jika anda menggunakan Microsoft 365, anda juga boleh mencuba integrasi Dropbox untuk menjadikan proses lebih mudah bagi memastikan fail terus bergerak.
Mengapa fail saya tidak dilampirkan dalam Outlook?
Anda mempunyai fail yang sempurna sedia untuk dihantar—dan Outlook tidak akan berfungsi. Sudah lewat dan anda ingin menghantar ini, mengapa ia tidak dimuat naik? Nah, terdapat beberapa punca biasa di sebalik mesej ralat kecil yang mengecewakan itu:
- Ia terlalu besar: Sebab biasa, kebanyakan akaun Outlook mengehadkan lampiran pada 20 MB. Walaupun dengan Microsoft 365, anda masih melihat had saiz fail 150 MB. Itu hanya segelintir imej besar atau klip video yang cukup pendek.
- Anda menggunakan versi Outlook yang lapuk: Kadangkala, versi lama mungkin tidak menyokong ciri pengendalian fail moden—atau lampiran besar sama sekali. Ini sering menjadi masalah apabila menggunakan aplikasi mudah alih lama Outlook.
- Sambungan Internet anda goyah: Sambungan bertompok boleh mengganggu muat naik pada pertengahan jalan—terutamanya jika anda cuba menghantar fail yang lebih besar yang mengambil sedikit masa untuk dimuat naik. Ini adalah kekecewaan yang besar, terutamanya apabila anda sibuk.
- Jenis fail adalah terhad: Beberapa jenis fail (seperti.exe dan fail pangkalan data tertentu) disekat atas sebab keselamatan. Ini kerana banyak virus dan perisian hasad mengeksploitasi jenis fail ini—memusnahkannya untuk semua orang.
- Peti mel anda penuh: Akhir sekali, Jika anda hampir mencapai had storan anda, Outlook tidak akan membenarkan anda menghantar sesuatu yang baharu. Ini sering menjadi masalah bagi orang yang menggunakan versi percuma Outlook dan OneDrive.
Tiada satu pun daripada masalah ini menjejaskan Dropbox Transfer. Ini dibina untuk menghantar fail besar dalam apa-apa saiz atau format—hanya muat naik, jana pautan selamat dan hantarkan melalui Outlook. Tiada tekanan, pemampatan fail atau e-mel dipulangkan, hanya penghantaran profesional.
3 cara untuk menghantar fail besar melalui Outlook
Jika anda pernah mengklik hantar dalam Outlook dan mendapat ralat, atau bangkit semula beberapa jam kemudian, anda tahu betapa menjengkelkan menghantar fail besar. Tetapi jangan takut, terdapat beberapa penyelesaian mudah untuk dicuba—mari kita mulakan dengan pilihan yang paling mudah:
1. Gunakan Dropbox untuk mencipta pautan selamat ke fail dan kongsikannya
Kaedah paling mudah untuk berkongsi fail besar dalam Outlook—dengan syarat anda tidak kisah penerima mempunyai akses kepada salinan fail anda sendiri—adalah untuk menjana pautan selamat dan menghantarnya dalam e-mel. Berikut ialah cara untuk melakukannya terus dari storan awan anda dalam beberapa klik:
- Muat naik fail ke akaun Dropbox anda, kemudianklik kanan dan pilih 'Salin pautan'
- Tampalkan pautan itu ke dalam mesej Outlook anda—tidak perlu memampatkan, zip atau belah—dan hantarkannya, sama ada penerima mempunyai akaun Dropbox atau tidak
Ini adalah kaedah yang sangat baik kerana tidak perlu risau tentang had lampiran atau sama ada penerima anda menggunakan alat yang sama. Anda berkongsi versi langsung fail itu, jadi jika anda bekerjasama, itu adalah satu kelebihan yang besar.
Jika anda perlu mengehadkan perkara yang boleh dilakukan oleh seseorang terhadap fail, Dropbox membolehkan anda menambah perlindungan kata laluan, tarikh luput atau kebenaran lihat sahaja pada pautan. Apa-apa sahaja jenis fail, anda boleh memastikannya kemas, selamat dan di bawah kawalan anda.
Sebagai bonus tambahan, perkongsian pautan berfungsi di mana-mana sahaja—pelanggan e-mel lain seperti Gmail, Slack, Teams, penyemak imbas web—jadi ia serba boleh seperti yang anda atau pasukan anda perlukan.
2. Gunakan Pemindahan untuk penghantaran fail yang besar
Dropbox Transfer ialah pilihan anda untuk penyerahan fail akhir—seperti video yang digilap, hasil reka bentuk atau mana-mana fail berformat besar yang lain. Ia sangat mudah tetapi juga menawarkan muat naik dan muat turun pantas dengan tahap keselamatan tertinggi.
- Hanya pergi ke dropbox.com/transfer
- Muat naik fail anda dan hantar kepada penerima
Anda boleh menghantar fail sehingga 100 GB (atau 250 GB dengan Dropbox Replay Add-On), menjejaki muat turun, mengesahkan penghantaran dan menjenamakan pemindahan dengan logo anda untuk sentuhan profesional yang digilap. Tidak perlu risau-hanya hantar dan pergi.
3. Gunakan Outlook dan OneDrive—sejauh mana ia berfungsi
Outlook dan OneDrive boleh bekerjasama untuk menghantar fail yang lebih besar—tetapi hanya sehingga satu tahap. Anda mungkin akan mencapai had jika fail anda lebih besar, format tidak disokong atau kebenaran penerima tidak ditetapkan dengan betul.
Sesetengah profesional juga melaporkan perubahan pemformatan atau pemampatan fail. Jika anda perlu menjamin penghantaran sempurna piksel, anda mungkin mahu mencari di tempat lain. Dengan Dropbox, apa yang anda hantar sentiasa tepat seperti yang dilihat oleh pelanggan anda.
Petua untuk berjaya apabila menghantar fail melalui Outlook
Walaupun terdapat batasan, jika anda menghantar fail yang besar melalui Outlook, ini bukan sahaja tentang memastikan e-mel itu dapat diselesaikan—ia juga mengenai menjadikannya kelihatan digilap dan mudah dinavigasi untuk orang di hujung yang lain.
Berikut ialah beberapa petua pantas untuk menjadikan penghantaran fail besar anda kelihatan profesional seperti kerja yang anda kongsi:
- Tambahkan konteks pada e-mel anda— daripadamenampal pautan kongsi Dropbox, sertakan penjelasan ringkas tentang apa itu fail, kemudian hiperpautkannya ke beberapa teks deskriptif yang bersih
- Labelkan segala-galanya dengan jelas—gunakan nama fail dan nombor versi yang masuk akal kerana struktur penamaan sangat berguna apabila pelanggan menyulap berbilang penghantaran
- Hantar pautan folder apabila boleh—jika anda berkongsi kumpulan fail, kongsi folder dan bukannya pautan individu, yang menyimpan segala-galanya bersama-sama dan memudahkan penerima untuk kekal teratur
Outlook masih boleh menjadi pilihan anda untuk perkongsian fail besar—selagi anda menggunakan Dropbox dan beberapa sentuhan yang bernas untuk membantu menghantar fail anda dengan jayanya dan dengan rasa profesionalisme.
Soalan lazim
Anda boleh mempertimbangkan untuk memasukkan fail ke dalam arkib ZIP atau menggunakan alat dalam talian untuk mengecilkannya. Walau bagaimanapun, alat ini mungkin merendahkan kualiti fail—sesuatu yang tidak boleh diterima dalam banyak kes. Jika anda ingin mengekalkan kualiti, pilihan yang lebih baik adalah menggunakan penyimpanan awan Dropbox anda untuk berkongsi pautan ke fail tanpa perlu memampatkannya.
Cara terbaik untuk melepasi had lampiran Outlook ialah menggunakan perkhidmatan storan awan seperti Dropbox. Dengan cara ini, anda boleh berkongsi pautan ke fail dan bukannya melampirkannya. Ini lebih mudah daripada cuba memasukkan fail besar ke dalam had 20 MB yang ada pada kebanyakan versi Outlook. Dropbox membolehkan anda memuat naik fail besar dan menjana pautan selamat, yang kemudiannya boleh anda kongsi—hanya salin pautan, tampalkannya ke dalam mesej Outlook anda dan hantar.
Anda tidak boleh melakukan ini secara langsung dalam Outlook. Walau bagaimanapun, dengan Dropbox Transfer, anda boleh menjejak apabila orang memuat turun fail anda—untuk memastikan fail tersebut diterima. Anda juga boleh menjejak orang yang melihat fail anda atau menambah kata laluan. Ini memberi anda lebih kawalan, terutamanya untuk kerja yang anda hantar kepada klien atau fail yang hanya berguna untuk masa yang singkat.
Anda tidak boleh menghantar fail besar melalui Outlook sahaja. Walau bagaimanapun, anda boleh menggunakan Transfer atau menghantar pautan yang boleh dikongsi daripada akaun Dropbox anda. Anda tidak perlu memampatkan atau membelah fail anda, cuma muat naik, buat pautan dan tambahkannya pada e-mel Outlook anda—penerima tidak memerlukan akaun Dropbox untuk mendapatkan fail tersebut. Ini memastikan fail dalam kualiti asalnya dan memudahkan pelanggan anda. Selain itu, ia tidak akan mengisi peti masuk sesiapa.
Hantar fail melalui Outlook dengan yakin menggunakan Dropbox
Outlook tidak dibina untuk menghantar video yang besar, imej besar, fail pangkalan data yang besar atau sebarang aset digital yang menyusahkan lain. Dengan Dropbox di sudut anda, anda tidak perlu menekankan tentang had saiz fail.
Dengan Dropbox, anda mengelakkan pemampatan fail secara tidak sengaja, e-mel dipulangkan yang mengecewakan serta gangguan aliran kerja dalam Outlook. Hanya jana pautan selamat, masukkannya ke dalam mesej anda dan tekan hantar—atau gunakan Dropbox Transfer.
Ingin menjadikan penghantaran fail besar sebagai bahagian paling mudah dalam hari anda? Dapatkan akaun Dropbox percuma dan cuba integrasi Outlook kami hari ini—lebih pantas, lebih selamat dan dibina untuk pasukan kreatif yang memerlukan kerja mereka dihantar tepat seperti yang dimahukan.
