Kepentingan proses perancangan projek
Fasa perancangan adalah sebelum sebarang projek bermula—proses peninjauan tugas, garis masa, sumber dan semua perkara lain yang perlu anda tahu untuk menjayakan sesebuah projek. Walaupun sesetengah projek mungkin untuk jangka pendek, namun perancang kerja yang besar dan jangka panjang akan mengetahui betapa pentingnya proses perancangan tersebut. Oleh itu, ini sering menjadi tanggungjawab pengurus projek kanan dan pihak yang membuat keputusan dalam sesebuah organisasi, tetapi pendekatan ini tidak boleh dikekalkan.
Apabila seorang pengurus memutuskan tentang skop keseluruhan projek dan menyerahkannya kepada ahli pasukan mereka, maka ini dapat menyebabkan pemutusan dari segi pemahaman matlamat projek mereka. Walaupun anda bekerja rapat dengan pasukan anda dari hari ke hari, tetapi agak mustahil untuk anda kekal selaras dengan beberapa projek bersama-sama ahli pasukan yang berbeza apabila kerja mula berjalan. Atau lebih buruk lagi, anda hanya perlu membuat perancangan berterusan dan hanya bertindak dari atas sementara pasukan mengikuti taklimat yang berasingan, tidak pasti di mana kerja mereka berjalan atau di mana perkembangan mereka dalam jangka masa projek.
Sekiranya anda mahu menyelaraskan dengan pasukan anda tentang matlamat projek dan pendekatan untuk mencapainya, maka kaedah terbaik adalah melibat pasukan anda dari mula proses perancangan projek.
Mengapa perlu melibatkan pasukan anda dalam perancangan projek?
Melibatkan ahli pasukan anda merupakan langkah pertama dalam perancangan strategik mempunyai pelbagai manfaat, bukan sahaja semasa kitaran hayat projek, tetapi bagi anda dan pasukan projek anda pada masa akan datang:
Motivasi dan tanggungjawab
Apabila ahli pasukan menerima taklimat dan tugasan individu yang ringkas, sukar bagi mereka untuk memahami keseluruhan objektif projek. Oleh itu, mereka mungkin tidak mempunyai pertimbangan tentang cara kerja mereka akan mempengaruhi kerja orang lain dalam pasukan projek dan produk atau hasil projek yang mereka hasilkan. Selaraskan pasukan anda menggunakan piagam pasukan untuk mewujudkan matlamat bersama. Memberi ruang kepada pasukan anda untuk bekerjasama dan menentukan peranan mereka dalam proses perancangan projek akan membantu mereka melihat gambaran yang lebih besar. Ini bukan sahaja akan membantu mereka memahami tujuan dan oleh itu keperluan untuk kualiti dalam kerja mereka, ia akan membantu mereka membeli projek secara keseluruhan, menjadikan mereka pihak berkepentingan projek dengan hak mereka sendiri. Dengan menggalakkan mereka memikul rasa tanggungjawab untuk kejayaan projek, anda akan mendapati diri anda menguruskan pasukan yang lebih bersemangat dan bermotivasi.
Mengajar kemahiran tambahan kepada ahli pasukan
Pasukan anda sentiasa mencari cara baharu untuk meningkatkan kualiti dan keberkesanan tugas yang mereka jalankan dari hari ke hari. Walaupun sesetengah ahli pasukan mencari peluang baharu untuk terlibat secara aktif, orang lain pula perlu digalakkan untuk mereka meluaskan pandangan mereka di tempat kerja. Membawa pasukan anda masuk dalam proses perancangan projek boleh membantu memberikan jalan baharu untuk pasukan anda mengalami dan mempelajari kemahiran baharu. Dengan cara ini, anda boleh melakukan tugas perancangan yang penting secara serentak sambil menambah kemahiran baharu pada pasukan anda dan membantu mereka berkembang sebagai ahli pasukan. Bukan sahaja mereka akan menjadi penting dalam proses perancangan projek dengan kemahiran baharu, mereka juga akhirnya dapat mengetuai dan membimbing ahli pasukan lain dalam merancang kerja. Sudah tentulah, memupuk persekitaran pengalaman kongsian dan tanggungjawab bersama adalah bagus untuk setiap budaya organisasi.
Kecekapan melalui pengagihan
Sebaik sahaja projek dimulakan, kerja akan dibahagikan antara pelbagai ahli pasukan berdasarkan kemahiran mereka—jadi mengapa tidak mewakilkan tugas semasa fasa perancangan? Setelah pasukan anda memahami langkah-langkah dalam perancangan strategik untuk projek, anda boleh mula membahagikan kerja perancangan antara mereka. Ini bukan sahaja akan membebaskan masa anda daripada tugas perancangan projek yang berat, ia benar-benar boleh meningkatkan kecekapan proses apabila kerja mula masuk dengan lebih pantas. Jika ahli pasukan mahir dalam proses perancangan projek sebagaimana mereka dalam peranan sehari-hari mereka, merangka dan merangka projek bersama-sama akan menjadi lebih pantas. Hanya pastikan bahawa ini tidak mewujudkan silo dalam pasukan anda, kerana setiap ahli hanya melaksanakan tugas perancangan individu mereka—ia masih harus menjadi proses kerjasama.
Cara untuk membina proses perancangan projek pasukan
Sudah tentulah, membina pendekatan usaha sama terhadap perancangan projek dengan pasukan anda memerlukan kaedah dan strategi yang betul. Terdapat beberapa perkara penting yang anda perlukan agar pasukan anda merancang projek yang berjaya dengan lebih baik:
Sumbang saran sebagai satu pasukan
Langkah pertama yang paling biasa dalam perancangan strategik ialah fasa sumbang saran dan idea. Jika anda seorang pengurus projek, anda bukan sahaja perlu membuka pintu untuk ahli pasukan anda, tetapi juga menjemput mereka ke dalam proses ini. Sebaik sahaja anda telah memberi taklimat kepada mereka tentang projek yang akan datang, jadualkan mesyuarat untuk sumbang saran dengan pasukan anda tentang rancangan awal. Pertimbangkan untuk memasukkan analisis pramortem dalam mesyuarat, supaya ahli pasukan dapat menggambarkan projek dan hasil yang dijangkakan. Pastikan anda menghantar agenda dan tentukan tujuan mesyuarat lebih awal untuk memastikan ia adalah mesyuarat yang berkesan. Jika mesyuarat seperti ini adalah yang pertama untuk pasukan anda, cuba minit mesyuarat atau templat sumbangsaran —pendekatan berstruktur boleh membantu menggerakkan bola.
Cipta perkongsian dokumen pelan projek
Sebaik sahaja anda dan pasukan anda terlibat dalam proses perancangan projek, cipta rancangan pengurusan projek dan dokumen perancangan projek yang dikongsi dan berpusat. Ini sepatutnya berfungsi sebagai batu ujian untuk setiap ahli pasukan anda untuk memahami di mana anda berada dalam proses dan perkara yang telah diputuskan. Ini boleh dilakukan pada papan putih, tetapi perisian pengurusan projek dan program kerjasama pasukan seperti Dropbox Paper boleh mengautomasikan dan memudahkan proses ini. Seluruh pasukan anda boleh bekerjasama pada dokumen Kertas yang sama, dengan pemulihan fail terbina dalam, sejarah versi dan pengurusan rekod semua perubahan. Dari sana, anda boleh memaut ke dokumen perancangan Kertas lain jika perlu atau berkongsinya dengan pasukan lain dalam organisasi anda yang memerlukan cerapan tentang perancangan anda.
Gunakan pendekatan pengurusan atau perancangan projek
Jika anda sukar untuk menentukan kaedah pendekatan yang sesuai untuk pasukan anda dalam perancangan projek, maka ada banyak pendekatan perancangan dan pengurusan projek yang terbina dalam yang boleh anda cuba. Pendekatan perancangan Agile mencipta jadual projek pecutan buat pasukan anda untuk menulis draf pelan dalam jangka pendek serta menawarkan peluang untuk mendapatkan maklum balas dan mengulanginya. Sebagai perbandingan, PERT atau Teknik Penilaian dan Semakan Program pula menawarkan kaedah menyeluruh untuk meninjau keperluan projek, dengan batu penanda projek dan pertimbangan pengurusan risiko yang terbina dalam. Sebagai alternatif, alatan perancangan projek seperti carta Gantt atau Matriks Eisenhower boleh membantu anda menyusun tugas dan proses dengan kaedah yang telah dicuba dan diuji.
Setiap pendekatan mempunyai kelebihan dan pelbagai tahap kerumitan. Walaupun pasukan anda mungkin akan mengubah suai atau meninggalkan metodologi sebegini, namun penggunaannya boleh melibatkan semua orang dengan perancangan projek sebagai satu proses.
Pastikan komunikasi ada sepanjang masa
Komunikasi yang kukuh adalah amat penting apabila satu pasukan bekerja rapat dalam sesuatu projek. Walaupun dokumen yang dikongsi membantu, anda juga harus memastikan anda mempunyai saluran yang betul untuk berkomunikasi dengan seluruh pasukan anda. Alat komunikasi seperti Slack membolehkan anda membuat pelayan khusus untuk anda dan pasukan anda—dan apabila digabungkan dengan Dropbox, anda juga boleh memulakan perbualan terus daripada dokumen Paper anda atau fail lain. Sudah tentu, anda juga memerlukan kaedah untuk mengadakan mesyuarat pasukan. Menggunakan Dropbox seiring dengan persidangan video melalui Zoom boleh membantu anda dan pasukan anda bekerjasama dan menyemak rancangan anda secara serentak.
Merancang bersama sebagai sebuah pasukan
Perancangan projek tidak semestinya langkah awal yang sukar ditangani oleh pengurus projek sahaja. Bekerjasama dengan menjalankan projek secara retrospektif dengan pasukan dan gunakan maklum balas mereka pada rancangan projek baharu. Dengan seluruh pasukan menyokong dalam proses dan projek berikutnya, anda bukan sahaja boleh menjadikan proses itu lebih cekap tetapi lebih bermanfaat untuk anda dan pasukan anda. Dengan meratakan tanggungjawab dan memacu pelaburan dalam kalangan rakan sekerja anda dalam matlamat projek, anda boleh memajukan pasukan anda dan kerja mereka secara keseluruhan. Walau apa pun kaedah yang anda dan pasukan anda memutuskan untuk merancang projek, bekerjasama dalam proses itu akan membawa kepada hasil yang lebih baik pada projek individu serta untuk pasukan anda, organisasi anda dan diri anda dalam jangka panjang.
Semua orang boleh menjadi perancang mesyuarat
Terdapat idea ketinggalan zaman bahawa pengurusan mesyuarat hanya boleh dilakukan oleh 'orang atasan' dengan kuasa untuk memanggil pasukan bermesyuarat. Namun, komunikasi berjalan dua hala. Sekiranya anda berfikir bahawa mesyuarat diperlukan, maka adakan mesyuarat tersebut. Ketahuilah bahawa terserah kepada anda untuk memastikan mesyuarat tersebut berkesan dan tidak membuang masa.
Mesyuarat adalah untuk semua orang berkongsi idea serta menyuarakan kebimbangan dan memintanya ditangani. Katakan terdapat isu yang walaupun alat pengurusan tugasan terbaik tidak dapat menyampaikannya. Itulah masa yang sesuai untuk anda membenderakan isu itu secara peribadi dengan pasukan anda. Mesyuarat adalah tentang memberi suara kepada semua orang, tidak kira peranan atau lokasi mereka. Dan dengan alat digital yang berkesan yang anda gunakan, setiap mesyuarat boleh berjalan dengan lebih lancar.
