Komunikasi pasukan yang baik memastikan semua orang berada di halaman yang sama, mengurangkan kekeliruan dan mewujudkan persekitaran kerja yang lebih produktif. Ketahui cara alatan seperti Dropbox menjadikannya lebih mudah dan berkesan.
Komunikasi pasukan ialah pertukaran maklumat, maklum balas atau idea yang memastikan projek anda bergerak. Ia lebih daripada sekadar mesej atau mesyuarat. Komunikasi pasukan yang berkesan ialah asas produktiviti, kerjasama—dan juga semangat pasukan.
Inilah sebabnya mengapa penting untuk melakukannya dengan betul, tetapi jangan berputus asa dengan cabaran!
Terdapat perkara yang boleh anda lakukan untuk meningkatkan kemahiran komunikasi. Dengan berbuat demikian, anda akan mewujudkan persekitaran kerja di mana penglibatan pekerja adalah tinggi dan pengurusan projek adalah mudah. Di sini, kami akan meneroka beberapa cara untuk mendekatinya—dan menerangkan cara alatan seperti Dropbox boleh menjadikan hidup anda lebih mudah dalam proses tersebut.
Strategi untuk meningkatkan komunikasi pasukan
Berikut ialah strategi teratas kami yang boleh anda laksanakan untuk meningkatkan komunikasi pasukan:
1. Luangkan masa untuk daftar masuk biasa
Strategi mudah tetapi berkesan untuk meningkatkan komunikasi adalah dengan menjadualkan mesyuarat pasukan tetap, seperti daftar masuk harian atau mingguan. Di sini anda boleh membincangkan kemas kini, berkongsi maklum balas dan menangani sebarang isu atau kebimbangan—atau sekadar mengejar.
Satu cara untuk memastikan perkara ini berlaku tanpa gagal adalah dengan menerima persidangan video untuk daftar masuk bersemuka, yang memupuk rasa sambungan dan kerjasama. Ini amat berguna untuk pasukan jauh. Komunikasi yang kerap seperti ini juga merupakan benteng yang hebat terhadap miskomunikasi.
Panggilan video lebih menarik daripada rangkaian e-mel, tetapi terpulang kepada anda. Kadangkala hanya berkongsi pautan ke dokumen daftar masuk yang dikongsi, yang semua orang boleh kemas kini mengikut kadar mereka sendiri, sudah cukup untuk memastikan pasukan berkomunikasi dan sejajar dengan matlamat bersama. Ini juga berguna untuk berkomunikasi dengan pasukan jauh, terutamanya dalam banyak zon waktu.
Syarikat pakaian YEVU menggunakan Dropbox untuk mencipta ketelusan dan memacu kerjasama merentas peranti. Mereka menguruskan pengeluaran tekstil dan proses kempen mereka dengan pasukan di Ghana yang hanya menggunakan telefon—membolehkan pasukan antara benua bekerjasama.
Lihat lebih lanjut tentang cara YEVU memanfaatkan Dropbox untuk kerjasama pasukan yang lebih berkesan.
2. Menggalakkan komunikasi yang jelas dan telus
Strategi komunikasi seperti ini melibatkan meningkatkan kesedaran dan menggalakkan sikap atau tingkah laku tertentu.
Jika pemimpin menunjukkan betapa pentingnya kejelasan dan ketelusan untuk komunikasi, mereka boleh memupuk persekitaran di mana komunikasi terbuka diterima. Dengan cara ini, ahli pasukan berasa gembira untuk meluahkan fikiran, idea atau kebimbangan tanpa teragak-agak.
Keterbukaan tidak perlu perlahan atau disekat apabila seseorang mempunyai pendapat yang berbeza. Terdapat banyak cara untuk melakukannya dengan cekap. Sebagai contoh, Exporo menggunakan eTandatangan dalam Dropbox, jadi pembuat keputusan boleh menandatangani kelulusan dengan lebih cepat.
Ketahui lagi tentang cara Exporo menggunakan Dropbox untuk kekal tangkas.
3. Gunakan perkongsian fail selamat untuk mengedarkan maklumat
Petua ini bagus untuk ketenangan fikiran. Gunakan alatan perkongsian fail yang selamat untuk berkongsi dokumen, fail dan sumber dengan lebih mudah, memastikan semua orang mempunyai akses kepada data yang mereka perlukan sambil memastikan maklumat sensitif dilindungi. Ini amat penting untuk pertukaran maklumat dengan pihak luar seperti pelanggan.
Dropbox didatangkan dengan ciri perkongsian fail selamat yang hebat yang memudahkan perkongsian fail hanya dengan beberapa klik—walaupun dengan orang yang tidak mempunyai akaun. Syarikat seperti The Shopping Center Group (TSCG) menggunakan Dropbox dengan cara ini.
Lihat cara TSCG menggunakan Dropbox untuk perkongsian yang lebih pantas dan kerjasama dengan klien yang lebih mudah.
4. Cuba mendengar secara aktif untuk memupuk empati
Galakkan mendengar aktif dalam pasukan anda—teknik ini melibatkan memberi perhatian, bertanya soalan yang menjelaskan dan memberikan maklum balas yang bernas. Ia mengenai mendengar dan memahami apa yang orang katakan.
Sama ada anda mengambil apa yang seseorang katakan di atas kapal atau tidak, anda boleh mengurus semua data dengan Dropbox—walaupun antara jabatan berbeza yang perlu berkomunikasi. Sebagai contoh, Universiti Florida menggunakan Dropbox untuk mengekalkan komunikasi antara 102 kemudahan di seluruh dunia—supaya semua orang tahu perkara yang telah diputuskan dan sebabnya.
Ketahui lagi tentang cara UF menggunakan Dropbox untuk mencipta budaya bersatu.
5. Cuba alat semakan video untuk projek kreatif
Projek kreatif memerlukan komunikasi dengan nuansa, terutamanya semasa kitaran maklum balas—jadi komunikasi yang cekap ialah kunci untuk mencapai matlamat dan batu penanda dalam pelan tindakan anda. Alat semakan video membantu memperkemaskan proses ini dengan menyimpan rekod maklum balas dan membenarkan statistik khusus bingkai.
Alat semakan video—seperti Replay, yang percuma untuk dicuba—membenarkan pasukan menanda, membuat anotasi dan meninggalkan maklum balas secara langsung pada fail video. Ini membantu memusatkan aliran kerja dan membolehkan anda bekerja tanpa perlu selaras. Firma kreatif profesional seperti DeMuro Das menggunakan Replay dengan cara ini.
Lihat cara DeMuro Das memperkasakan pasukan untuk berkomunikasi secara tidak selaras dengan Dropbox Replay.
6. Berikan maklum balas yang lebih baik dan berikan pengiktirafan
Tawarkan maklum balas khusus yang boleh diambil tindakan untuk membantu ahli pasukan bertambah baik, sambil mengiktiraf kekuatan dan sumbangan mereka—untuk mengekalkan semangat yang tinggi. Ketahui lagi tentang cara memberikan maklum balas yang berkesan yang mendorong prestasi.
Raikan pencapaian dan berikan maklum balas membina yang memfokuskan pada tindakan, bukan personaliti. MythSudio, sebagai contoh, menggunakan alat Dropbox seperti Replay dan perisian rakaman skrin untuk memberikan maklum balas terperinci dan menyemak projek kreatif.
Lihat cara Myth Studio menggunakan Dropbox untuk mengimbangi maklum balas dan pengiktirafan.
Dengan melaksanakan strategi ini—dan memanfaatkan ciri Dropbox yang betul—anda boleh mencipta pasukan yang lebih berhubung, produktif dan terlibat dengan mudah.
Faedah menggunakan alat komunikasi pasukan
Komunikasi pasukan yang berkesan adalah penting untuk pasukan yang bertujuan untuk menyelesaikan sesuatu dengan lebih cepat, lebih baik dan dengan lebih sedikit kesilapan. Berikut ialah beberapa faedah alat komunikasi pasukan:
- Kerjasama yang dipertingkatkan—bekerjasama, berkongsi idea dan mencapai matlamat bersama dengan lebih mudah sambil mengelakkan percanggahan
- Moral pasukan yang lebih tinggi—mewujudkan rasa percaya, setiakawan dan semangat berpasukan, jadi ahli pasukan berasa terhubung dan benar-benar ingin bekerjasama
- Peningkatan produktiviti—minimumkan salah faham dan kelewatan, aliran kerja berjalan lebih lancar dengan apl komunikasi pasukan
Akhirnya, alat komunikasi yang betul boleh mengubah ahli pasukan yang paling jauh daripada kumpulan individu menjadi satu keseluruhan yang padu.
Bina pasukan yang lebih baik dengan komunikasi yang berkesan
Dengan menggunakan Dropbox, anda bukan sahaja meningkatkan komunikasi pasukan—anda mengoptimumkan keseluruhan aliran kerja anda dan meletakkan asas untuk memacu hasil perniagaan yang lebih baik.
Bekerjasama dengan mudah, kekal teratur, berkomunikasi secara terbuka dan tonton produktiviti melonjak dengan Dropbox—penyelesaian semua-dalam-satu untuk membantu pasukan berkomunikasi dan bekerjasama.
