Apakah itu kerjasama? Panduan praktikal untuk pasukan

Kolaborasi berlaku apabila orang bekerjasama ke arah matlamat yang dikongsi bersama, menyelaraskan usaha mereka, dan berkongsi tanggungjawab terhadap hasilnya.

Di tempat kerja moden, kerjasama sering terjejas atas sebab yang ringkas—kerja bertaburan. Bagi kebanyakan pasukan, ini bermakna draf tersimpan di tempat yang berbeza, maklum balas muncul dalam jalur yang berbeza, dan tiada sesiapa yang benar-benar pasti versi mana yang betul.

Panduan ini menerangkan maksud kerjasama, cara ia berbeza daripada perkongsian, dan perkara yang boleh dilakukan oleh pasukan untuk bekerjasama dengan lebih berkesan setiap hari. Jika anda sudah bersedia untuk mempraktikkan idea ini dengan Dropbox, anda boleh memilih pelan dan mengubah cara pasukan anda bekerjasama hari ini.

Apakah maksud kolaborasi di tempat kerja moden?

Dari segi terma tempat kerja dan tingkah laku organisasi, kolaborasi ialah cara bekerja yang saling bergantung yang bermaksud orang ramai: 

• Koordinasi Tasks
• Bertukar maklumat
• Buat keputusan bersama-sama 

Ini perlu berlaku kerana kerja tidak dapat dilakukan dengan baik secara berasingan. Cara ringkas untuk memahaminya ialah kolaborasi merupakan matlamat kongsian dengan pemilikan kongsian dan kerja sokongan yang diselaraskan.

Definisi itu penting kerana ia membezakan antara kerjasama dan sekumpulan orang yang bekerja berdekatan antara satu sama lain. 

Jika matlamat dikongsi, tetapi pemilikan tidak jelas, keputusan akan menjadi lambat, usaha bertindih, atau kerja perlu diulang.

Apakah perbezaan antara perkongsian dengan usaha sama?

Perkongsian ialah memberikan akses kepada seseorang—fail, folder, atau pautan. Kerjasama ialah proses mencipta sesuatu secara bersama dengan tanggungjawab yang dikongsi terhadap hasilnya. Inilah perbezaannya:

Jika anda menghantar fail supaya seseorang boleh merujuknya:

• Kebanyakannya—perkongsian
• Contoh—“Ini dek terkini.”

Jika anda sedang mengumpulkan input, membuat perubahan, dan bersetuju tentang versi akhir:

• Itu kebanyakannya—kerjasama
• Contoh—“Mari kita semak komen dan muktamadkan dek menjelang Jumaat.”

Dalam amalan, kolaborasi biasanya termasuk:

• Kawalan akses—siapa yang boleh melihat atau menyunting
• Maklum balas dalam konteks—komen yang kekal berhubung dengan kerja
• Versi—supaya semua orang bekerja daripada fail yang betul
• Langkah seterusnya yang jelas—siapa mengemas kini apa, dan menjelang bila

Panduan yang berguna—jika kejayaan bergantung pada maklum balas, keputusan dan lelaran, anda sedang bekerjasama, bukan sekadar berkongsi.

Penggunaan terbaik berasaskan bukti untuk menambah baik kerjasama pasukan

Meningkatkan kerjasama tidak memerlukan penyusunan semula proses sepenuhnya. 

Ia biasanya bergantung kepada pemimpin yang mengukuhkan beberapa kemahiran asas—komunikasi, kejelasan, kepercayaan, dan tindakan susulan. Berikut adalah amalan yang paling kerap memberikan kesan:

Wujudkan jaring keselamatan psikologi supaya orang boleh bersuara

Keselamatan psikologi ialah perasaan bahawa adalah selamat untuk bertanya soalan, menyuarakan kebimbangan dan berkongsi idea tanpa dihukum atau dimalukan. Ia amat penting dalam memupuk persekitaran yang menggalakkan kerjasama.

Penyelidikan daripada Google Projek Aristotle menekankan keselamatan psikologi sebagai salah satu dinamik paling penting dalam pasukan. Menulis di Harvard Business School, hasil kerja Amy Edmondson juga memberi tumpuan kepada pemimpin mencipta ruang untuk orang bersuara dan belajar daripada kesilapan.

Jelas bahawa pasukan banyak dipengaruhi oleh cara pasukan mereka beroperasi. Berikut ialah beberapa cara praktikal untuk pemimpin membina semangat kolaboratif itu dan membantu ahli pasukan berasa terlibat:

• Minta pendapat sebelum anda berkongsi jawapan sendiri—anda mungkin menemui pemikiran atau kebimbangan yang tidak dijangka
• Anggap ketidakpastian sebagai perasaan biasa dalam mesyuarat—supaya anda mendengar soalan yang lebih bijak lebih awal berbanding keraguan tersembunyi kemudian
• Apabila sesuatu tidak berjalan lancar, fokus pada apa yang dipelajari dan apa yang akan berubah—anda memerlukan ini untuk membina pasukan yang bertambah baik dan bukannya pasukan yang menyalahkan secara senyap

Apabila orang berasa cukup selamat untuk berkata “Saya tidak faham” atau “Saya buat silap,” di situlah kerja berpasukan sebenar bermula—kerana semua orang pernah mengalaminya.

Jadikan jangkaan jelas

Pemuzik terbaik bukan sekadar berjem—mereka bersetuju tentang kekunci, tempo dan siapa yang membuat solo. Kerjasama yang mantap adalah jelas secara membosankan dan akan memberi keupayaan kepada orang ramai untuk menjawab soalan seperti:

• Apakah yang cuba kita capai?
• Bagaimanakah rupa “selesai”?
• Siapa yang membuat keputusan?
• Di mana kerja berada?
• Bagaimanakah maklum balas akan diberikan dan diselesaikan?

Apabila perkara ini tidak jelas, anda akan melihat gejala yang sama setiap kali—jalur perbualan yang panjang, kelulusan yang lambat, dan mesej berterusan untuk menyemak sesuatu. Mari kita terokai cara menjayakannya dalam pasukan.

Cara untuk bekerjasama antara pasukan

Kerja merentas jabatan ialah tempat tabiat kerjasama diuji dengan ketat. Lebih ramai pihak berkepentingan bermakna lebih banyak pendapat, lebih banyak penyerahan tugas, dan lebih banyak cara untuk pemilikan menjadi kabur. Dengan mengambil kira perkara itu, berikut ialah dua rangka kerja ringkas yang membantu pasukan mengekalkan momentum:

1. Gunakan ‌carta RACI untuk menjelaskan peranan—dalam bahasa yang mudah

Carta RACI menjelaskan siapa yang:

• Bertanggungjawab—siapa yang melaksanakan kerja
• Bertanggungjawab—siapa yang memiliki hasil dan meluluskannya
• Dirujuk—yang memberikan input
• Dimaklumkan—sesiapa yang perlu sentiasa mengetahui perkembangan

RACI sering digunakan untuk memudahkan keputusan dan memastikan ia bergerak lancar. Lihat pecahan di bawah untuk contoh ringkas berdasarkan penghantaran yang diperlukan untuk melancarkan laman penambat kempen.

Draf salinan:

• Bertanggungjawab—ketua kandungan
• Bertanggungjawab—pelanggan awal pemasaran
• Dirujuk—perundangan
• Dimaklumkan—jualan

Reka bentuk komprehensif:

• Bertanggungjawab—pereka bentuk
• Bertanggungjawab—pengarah kreatif
• Dirujuk—jenama
• Dimaklumkan—operasi pemasaran

Penerbitan akhir:

• Bertanggungjawab—penerbit web
• Bertanggungjawab—pelanggan awal pemasaran
• Dirujuk—analitik
• Dimaklumkan—pihak berkepentingan

Kekalkan ‘Bertanggungjawab’ kepada seorang sahaja bagi setiap penghantaran jika boleh—ini menghalang kelulusan secara jawatankuasa. Anda boleh membina templat carta RACI anda sendiri dalam Dropbox Paper untuk menjadikan proses ini boleh diulang.

2. Tulis perjanjian kerja yang ringkas

Perjanjian kerja ialah satu set peraturan ringkas yang dikongsi tentang cara pasukan bekerjasama. Yang terbaik muat dalam satu halaman sahaja. Pertimbangkan untuk memasukkan perkara seperti:

• Saluran—apa yang dimasukkan dalam sembang atau e-mel atau dokumen berbanding tempat lain?
• Masa tindak balas—apa yang dikira sebagai mendesak dan apa yang keutamaan biasa?
• Maklum balas—bagaimana kami meninggalkannya (seperti melalui anotasi), dan bagaimana kami menyelesaikannya?
• Keputusan—di manakah keputusan direkodkan supaya boleh ditemui kemudian?
• Fail—apakah konvensyen penamaan dan di manakah versi akhir disimpan?

Tiada apa yang menghentikan momentum lebih cepat daripada semua orang bekerja keras dengan cara yang berbeza. Beberapa peraturan asas boleh membantu memastikan segala-galanya ringkas—sesuatu yang lebih penting apabila pasukan yang berbeza bekerjasama.

Cara untuk bekerjasama dalam pasukan jauh dan hibrid

Kerjasama jarak jauh dan hibrid sering gagal di dua tempat—pemasaan (orang tidak dalam talian pada masa yang sama) dan konteks (maklumat bertaburan). Beberapa garis panduan untuk melancarkan kerja tak segerak termasuk:

• Lalai kepada kemas kini bertulis untuk status: Jika mesyuarat hanya untuk berkongsi maklumat terkini, jadikannya kemas kini bertulis. Mengganggu tumpuan pasukan untuk kemas kini status yang ringkas selalunya tidak perlu.
• Buat permintaan yang spesifik: Daripada “Pandangan?” cuba “Sila semak slaid 4–6 dan beri komen menjelang Khamis 2 petang.” Permintaan yang lebih spesifik membawa kepada hasil yang lebih spesifik.
• Asingkan sesi sumbang saran daripada keputusan: Sesi sumbang saran boleh menjadi tidak teratur. Keputusan harus direkodkan dengan kemas dan di satu tempat.
• Kekalkan maklum balas dilampirkan pada kerja: Jika komen berada dalam jalur yang tiada siapa dapat cari kemudian, anda akan mengulangi perdebatan yang sama minggu depan.

Kecekapan ini terkumpul. Catatkannya dalam perjanjian ringkas dan pilih satu tempat untuk menyimpan maklumat dan keputusan. Apabila semua orang tahu di mana untuk mencari sesuatu, kerja jarak jauh menjadi lebih lancar.

Menggunakan penyimpanan awan untuk kerjasama pasukan

Penyimpanan awan boleh menyokong kolaborasi pasukan apabila ia menjadi tempat kerja dilakukan, bukan tempat fail hilang begitu sahaja. Dengan persediaan yang betul, semua orang bekerja daripada versi yang sama, maklum balas kekal dilampirkan pada fail, dan rakan sepasukan boleh terus bergerak walaupun jadual mereka tidak bertindih.

Semasa memilih platform kerjasama fail, cari:

• Ruang pasukan atau folder kongsi yang mudah dicari
• Komen, pratonton dan sejarah versi supaya perubahan tidak hilang
• Perkongsian luaran dan kawalan pentadbiran untuk klien dan rakan niaga
• Alat pentadbir dan keterlihatan aktiviti yang berskala dengan pasukan anda

Ciri kerjasama adalah selamat apabila anda menggunakan Dropbox, tetapi berhati-hatilah dengan langkah perlindungan penyedia lain dan tetapan yang anda gunakan. Utamakan perkara seperti pengesahan multifaktor, akses keistimewaan terhad, dan semakan kebenaran secara berkala—terutamanya apabila anda membawa masuk kontraktor.

Berikut ialah senarai semak permulaan pantas untuk mula bekerjasama dengan segera:

• Cipta satu folder kongsian bagi setiap projek dan alih fail terkini ke situ
• Bersetuju dengan konvensyen penamaan yang ringkas dan di mana keputusan direkodkan
• Tetapkan lalai perkongsian untuk kolaborator dalaman dan luaran
• Bolehkan pengesahan multifaktor untuk semua orang
• Lakukan pembersihan kebenaran, yang boleh anda ulang pada selang masa yang tetap

Alat seperti Dropbox menggabungkan simpanan dan kolaborasi fail dengan folder kongsian, kawalan pautan, komen, dan sejarah versi—supaya pasukan boleh bekerjasama tanpa kehilangan konteks.

Satukan pasukan dengan Dropbox

Kerjasama menjadi lebih mudah apabila orang mengetahui tiga perkara—apa yang kita bina, siapa yang memiliki apa, dan di mana kerja tersebut berada. 

Dari situ, alat yang sesuai membantu anda memastikan maklum balas, fail, dan kebenaran tersusun supaya kerja dapat diteruskan tanpa perlu dikemas berulang kali. Pilih pelan dan mula bekerjasama dalam Dropbox hari ini.