Strategi untuk komunikasi ruang kerja yang berkesan
Komunikasi yang berkesan di tempat kerja bukan hanya bersifat terbuka dan jujur dengan pekerja dan rakan kerja anda—walaupun itu tidak akan merugikan. Inti pati komunikasi profesional ialah asas proses dalaman dan budaya syarikat perniagaan anda, menentukan cara kerja anda dan cara anda menjalani hubungan sesama manusia. Terokai kepentingan komunikasi tempat kerja serta beberapa strategi terbaik untuk komunikasi di tempat kerja.
Mengapakah komunikasi yang berkesan di tempat kerja penting?
Komunikasi tempat kerja pintar ialah salah satu kunci kejayaan jangka panjang perniagaan anda, membantu meningkatkan produktiviti dan mengekalkan hubungan kerja yang kukuh di seluruh organisasi anda. Fikirkan sahaja tentang gejala komunikasi yang lemah di tempat kerja: matlamat syarikat yang tidak dapat difahami, model maklum balas yang terhad atau tidak wujud,pengurusan konflik yang lemah atau arahan yang tidak jelas daripada pengurus. Semuanya menambah satu perkara—pembaziran. Bazir masa, sia-sia usaha dan sia-sia modal. Dalam erti kata lain, piawaian komunikasi profesional syarikat anda mempunyai kesan langsung pada keuntungan perniagaan anda, dengan satu kajian menunjukkan bahawa syarikat yang berkomunikasi secara berkesan memberikan pulangan 47% lebih tinggi kepada pemegang saham (dalam tempoh lima tahun) berbanding syarikat yang tidak.
5 strategi komunikasi profesional
Memastikan komunikasi yang berkesan di tempat kerja harus menjadi agenda utama untuk pasukan kepimpinan syarikat anda. Kami telah menggariskan beberapa cara terbaik untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja di bawah:
1. Melabur dalam ruang kerja yang pintar
Paling penting, mustahak untuk memusatkan alat komunikasi profesional anda. Kira-kira 50% pekerja menggunakan apl atau perisian yang tidak sah, iaitu—selain daripada menjadi risiko keselamatan—boleh menyebabkan pasukan dan projek tidak selaras. Saluran komunikasi tidak berpusat dan rosak menyebabkan masalah dengan akses ke dokumen atau fail, serta situasi yang beberapa rakan sekerja mungkin tidak mempunyai semua maklumat yang mereka perlukan untuk meneruskan, mengakibatkan kelewatan dan pendapatan dibazirkan.
Penyelesaiannya? Ruang kerja pintar, seperti Dropbox, yang menyatukan semua platform, apl dan jenis kandungan perniagaan anda di satu tempat. Dengan cara itu, ahli pasukan tidak perlu bertukar antara alatan apabila mereka menjalankan tugas yang berbeza sepanjang hari. Sebagai contoh, ciri pengurusan tugasan Dropbox Paper boleh membantu memastikan semua orang berada di landasan yang betul dan memahami perkara yang diharapkan daripada mereka, membantu meningkatkan akauntabiliti dan memastikan talian komunikasi yang jelas.
Perancangan projek juga merupakan bidang yang memerlukan komunikasi di tempat kerja yang sangat baik. Templat perancangan projek Dropbox Paper boleh memberi anda alatan yang anda perlukan untuk memastikan seluruh pasukan berada di halaman yang sama. Agihkan tugasan dan kumpulkan semua maklum balas anda di satu tempat, supaya tidak ada kekeliruan berulang-alik melalui e-mel. Mengenai pengurusan maklum balas dalam masa nyata, anotasi pada Dropbox boleh menjadi jauh lebih berkesan daripada urutan e-mel yang panjang dan tidak kemas dengan terlalu ramai orang di cc.
2. Bercakap secara bersemuka, apabila boleh
Di tempat kerja moden, pertemuan bersemuka kadangkala boleh diketepikan kerana alat komunikasi di tempat kerja seperti Slack dan e-mel telah menjadi standard. Walau bagaimanapun, anda tidak seharusnya membiarkan komunikasi bersemuka menjadi ketinggalan sepenuhnya. Jika anda perlu menyampaikan maklumat sensitif, pertemuan bersemuka adalah satu kemestian, sementara bertemu pasukan anda secara peribadi (atau sekurang-kurangnya melalui panggilan Zoom) membolehkan anda melihat bahasa badan dan ekspresi muka, supaya anda dapat memahami sepenuhnya sejauh mana anda menyampaikan maklumat tertentu. Fikirkan saluran komunikasi anda seperti hierarki: panggilan video adalah lebih peribadi daripada panggilan telefon (kontak mata adalah satu kemestian), dan panggilan telefon lebih peribadi daripada e-mel atau mesej segera.
3. Fokus pada kejelasan mesej anda
Apabila bercakap tentang komunikasi yang berkesan di tempat kerja, anda perlu memberikan kejelasan dan ketepatan pada pemesejan anda. Komunikasi pejabat yang tidak jelas daripada pemimpin boleh melambatkan atau menjejas projek sebelum ia berjalan (iaitu, pertindihan kerja, rangka masa yang mengelirukan, penghantaran yang salah, dll.), itulah sebabnya penting untuk mendapatkan mesej yang betul pada kali pertama. Sertakan arahan terperinci untuk sebarang tugasan dan pastikan anda menangani soalan teras pasukan anda—apa, bagaimana dan mengapa. Jika anda tidak berbuat demikian, anda hanya akan mengelirukan dan memisahkan rakan sekerja daripada tugas yang sedang dijalankan. Sudah tentu, komunikasi profesional yang lemah juga boleh melanda pembekal dan pelanggan, menyebabkan mereka kehilangan hak dengan perniagaan anda dan pergi ke tempat lain. Elakkan ini dengan mengekalkan komunikasi yang cepat dan jelas dari awal.
4. Amalan "sikap berterus terang secara terbuka"
Sikap berterus terang secara terbuka ialah rangka untuk komunikasi profesional yang memerlukan anda untuk mengambil berat tentang rakan kerja anda sambil mencabar tingkah laku mereka, memberikan anda keseimbangan tepat antara sifat agresif dan empati dalam persekitaran kerja. Bagi kebanyakan pemimpin, kemahiran komunikasi yang baik bukan sifat semula jadi. Malah, sebuah tinjauan oleh Interact mendapati bahawa 69% daripada pengurus tidak selesa berkomunikasi secara langsung dengan pekerja, manakala 37% menyatakan bahawa mereka tidak selesa memberikan maklum balas langsung jika mereka percaya bahawa pekerja mungkin memberi respons secara negatif. Sekiranya itu kedengaran seperti diri anda, sikap berterus-terang secara terbuka boleh menjadi strategi komunikasi di pejabat yang anda perlukan, membantu anda untuk membina pasukan yang padu dan mencapai hasil yang lebih baik.
5. Mengekalkan struktur komunikasi mendatar
Membuka aliran komunikasi pejabat ialah cara terbaik untuk memberi suara kepada pekerja anda. Dalam The State of Business Communication pada tahun 2024—satu kajian yang dijalankan oleh Harris Poll bagi pihak Grammarly—55% daripada mereka yang ditinjau mendakwa bahawa komunikasi berkesan meningkatkan keyakinan mereka di tempat kerja.
Cukup jelas bahawa komunikasi yang jelas adalah faktor penting untuk penglibatan pekerja. Malah, 58% pekerja daripada kajian yang sama juga menyatakan bahawa komunikasi berkesan meningkatkan kepuasan kerja mereka.
Untuk meningkatkan ketersambungan dalam tempat kerja anda, anda perlu memastikan struktur komunikasi mendatar di mana pekerja peringkat C dan pengurusan kanan berkomunikasi secara langsung dengan pekerja, mengundang maklum balas langsung.
Dalam erti kata lain, pekerja junior harus merasa diberi kuasa untuk bercakap dengan pekerja berjawatan tinggi—tidak seharusnya ada perasaan bahawa komunikasi dengan pemimpin organisasi disekat atau tidak disukai. Ini mungkin memerlukan perubahan pada tahap institusi, tetapi ada strategi komunikasi tempat kerja lain yang mungkin dapat anda laksanakan untuk merapatkan jurang antara kepimpinan dan pekerja, seperti dewan bandar maya dengan sesi soal jawab.
Ucapan akhir
Komunikasi profesional boleh memainkan peranan penting dalam hampir semua aspek perniagaan anda secara maya. Menguasai komunikasi yang berkesan di tempat kerja dapat membantu meningkatkan kecekapan, produktiviti, dan inovasi, memastikan pekerja terlibat dan menyebabkan perniagaan anda sentiasa berjaya.
