Table of contents
- Hva bremser henting av kreative ressurser?
- 1. Gi kreative ressurser et forutsigbart hjem, navn og status
- 2. Hold tilbakemeldinger, versjoner og godkjenninger knyttet til ressursen
- 3. Søk gjennom filinnholdet, ikke bare filnavnene
- 4. Grupper relaterte kreative ressurser etter prosjekt
- 5. Protect tilgangen uten å gjøre ressurser vanskeligere å finne
- Hvilke verktøy hjelper team med å søke gjennom bedriftsdokumenter?
- Slik hjelper Dropbox og Dash team med å finne kreative ressurser raskere
- Finn kreative ressurser raskere med Dropbox og Dash
Henting av kreative ressurser høres teknisk ut. I praksis betyr det å finne riktig designfil, brief, presentasjon, video eller godkjent ressurs uten å åpne flere apper og gjette hvilken versjon som er gjeldende.
Når det tar for lang tid, er problemet vanligvis at filen, tilbakemeldingen og konteksten befinner seg på ulike steder. Dropbox Dash er laget for den typen arbeid –universelt søk på tvers av tilkoblede apper, pluss verktøy som hjelper deg med å organisere og dele det du finner.
Ønsker du en raskere måte å søke på tvers av tilkoblede apper? Kontakt salgsavdelingen og prøv Dash i dag.
Hva bremser henting av kreative ressurser?
De fleste kreative team taper tid fordi ressursene er spredt over nettskylagring, chat, e-post, briefer, gjennomgangslenker og lokale mapper. Det gjør enkle spørsmål vanskeligere enn de burde være. Spørsmål som:
- Hvilken fil er godkjent?
- Hvor havnet den siste tilbakemeldingen?
- Er versjonen i presentasjonen den samme som klienten godkjente?
Med Dash retter kreative arbeidsflyter seg mot akkurat dette problemet ved å hjelpe deg med å finne godkjente ressurser og relatert kontekst på tvers av Dropbox og tilkoblede apper.
Et annet vanlig problem er at folk sjelden søk måten fil er navngitt. Du kjenner kanskje kampanjen, målgruppen, det visuelle eller linjen fra briefen. Du husker imidlertid sannsynligvis ikke det nøyaktige filnavnet.
Derfor starter bedre gjenfinning av kreative ressurser med både ryddigere organisering og søk som fungerer ut fra beskrivelser, innhold og kontekst. Her er 5 måter Team kan gjøre dette enklere på.
1. Gi kreative ressurser et forutsigbart hjem, navn og status
Hvis hver kampanje følger en annen mappestruktur, går gjenfinningen tregere allerede før søket har begynt.
For å løse dette, start med et enkelt mønster teamet ditt kan gjenta. Du kan organisere etter kampanje, klient eller merke, og deretter holde mappene konsistente for briefer, arbeidsfiler, gjennomgangsressurser og godkjente leveranser. Dropbox gir enkel filorganisering, slik at filer er enkle å finne når du trenger dem.
Navngivning er like viktig. Velg ett format og bruk det overalt. Ta med detaljene folk faktisk søker etter, for eksempel:
- Prosjektnavn
- Ressurstype
- Kanal
- Publikum
- Dato
- Status
«Godkjent» er mye mer nyttig enn «final_final1» og andre tungvinte navnekonvensjoner. Hvis teamet ditt kan se på et blikk om en fil er under arbeid, til gjennomgang eller godkjent, bruker du mindre tid på å åpne feil ressurs.
Dette trenger ikke å bli et rigid taksonomiprosjekt. Målet er å gjøre det enklere for noen andre (eller deg selv i fremtiden) å se hvor en ressurs befinner seg og om den er trygg å bruke.
2. Hold tilbakemeldinger, versjoner og godkjenninger knyttet til ressursen
Kreativ gjenfinning blir rotete når filen ligger i ett verktøy og tilbakemeldingen er et helt annet sted. En designer gjennomgår kommentarer i e-post, en markedsfører sjekker Slack for godkjenning, og en frilanser åpner et lokalt utkast som allerede er utdatert. Selv om en fil er lett å finne, er ikke beslutningen rundt filen det.
Med Dropbox kan du med filforhåndsvisninger vise, kommentere og dele filer uten å laste dem ned. Anmerkninger lar deg legge igjen kommentarer direkte på filforhåndsvisninger, inkludert forhåndsvisninger av bilder eller dokumenter. Dette holder tilbakemeldingene fokusert på den delen av ressursen folk snakker om.
Versjonshistorikk i Dropbox hjelper deg også med å vise og gjenopprette tidligere versjoner når redigeringer går for langt eller noen trenger å bekrefte hvilket utkast som kom først.
Hvis arbeidsflyten din inkluderer rikt medieinnhold, gir Dropbox Replay et ekstra lag med tydelighet. Det gir deg ett sted å samle og ferdigstille tilbakemeldinger på video-, bilde-, lyd- og PDF-filer, med bildenøyaktige kommentarer og versjonskontroll for gjennomgangssykluser.
Trenger du ett sted for kommentarer, forhåndsvisninger og gjennomgangssykluser? Utforsk Dropbox sine funksjoner for innholdssamarbeid.
3. Søk gjennom filinnholdet, ikke bare filnavnene
Tradisjonelt søk fungerer godt når du vet nøyaktig hva du leter etter. Kreativt arbeid fungerer sjelden på den måten. Du husker kanskje en frase fra en brief, uttrykket til et bilde, en bestemt scene i en video, eller «filen med det godkjente forsidebildet fra vårlanseringen».
Universelt søk i Dash er laget for denne typen gjenfinning. Dash søker på tvers av tilkoblede apper og filtyper, inkludert tekst, bilder, video, lyd og mer. Det kan også returnere resultater basert på det du vet, noe som er nyttig når du husker visuell eller kontekstuell informasjon i stedet for filnavn.
Dette skiftet er viktig fordi henting av kreative ressurser handler om å finne ressursen samt konteksten rundt den. Når du søker etter filen, vises tilhørende brief og relatert arbeid fra andre apper – slik at du bruker mindre tid på å huske prosjektet.
5. Protect tilgangen uten å gjøre ressurser vanskeligere å finne
Henting av kreative ressurser blir enda vanskeligere når tilgangsreglene er inkonsekvente. Noen på teamet ditt kan se utkastet, men ikke den godkjente versjonen. En partner har tilgang til én mappe, men ikke de tilhørende filene. En gammel lenke er fortsatt i omløp selv om den gjeldende ressursen ligger et annet sted.
Løsningen er tydeligere kontroll. Dropbox gir deg filtillatelser og delingskontroll slik at du kan definere hvem som kan vise, redigere eller dele innhold. Dash legger til et nytt lag ved å holde søkeresultatene i samsvar med eksisterende apptillatelser, slik at folk bare ser det de har tilgang til.
Denne balansen er viktig fordi du ønsker rask gjenfinning, men du vil også Protect pågående arbeid, klientmateriell og godkjente merkevareressurser. Det beste oppsettet lar folk finne riktig fil raskt, men unngår å eksponere feil fil.
Hvilke verktøy hjelper team med å søke gjennom bedriftsdokumenter?
For kreative team avhenger det riktige svaret av hvor Ditt arbeid faktisk befinner seg.
Hvis mesteparten av innholdet ditt allerede ligger på én lagringsplattform, kan det innebygde søket i det verktøyet være nok for daglig henting. Hvis du administrerer et stort bibliotek med godkjente ressurser, kan et system for administrasjon av digitale ressurser hjelpe med lagringsplass, metadata og styring. Men hvis arbeidet ditt er spredt på tvers av lagringsplass, chat, e-post, lenker og prosjektmateriell, trenger du vanligvis noe bredere.
Det er her Dash kommer inn i bildet. Dash er utformet for å søke på tvers av tilkoblede apper fra ett sted. Den har et universelt søk for filer, lenker, e-poster og meldinger. Den har også bunker for å gruppere relatert innhold og tilgangskontroller for innhold som respekterer eksisterende tillatelser.
Slik hjelper Dropbox og Dash team med å finne kreative ressurser raskere
Dropbox og Dash fungerer sammen, slik at du bruker mindre tid på å lete, mindre tid på å tvile og mer tid på å drive arbeidet fremover. Med Dropbox kan du:
- Hold det kreative arbeidet organisert på ett sikkert sted
- Forhåndsvis filer uten å laste dem ned
- Kommenter direkte på støttede filforhåndsvisninger
- Bruk versjonshistorikk når du trenger å rulle tilbake til eller kontrollere en eldre versjon
Det er de grunnleggende tingene som gjør henting enklere. Dash legger til søkelaget på toppen:
- Universelt søk hjelper deg med å finne filer og relatert arbeid på tvers av tilkoblede apper.
- Bunker hjelper deg med å gruppere prosjektmateriell slik at filen og konteksten holdes samlet.
- Søkeresultatene er tilgangsbevisste, slik at innhold bare er synlig for de rette personene.
Hvis dagens prosess fortsatt er avhengig av hukommelse, gjetting av filnavn og for mange åpne faner, kan denne kombinasjonen utgjøre en stor forskjell.
Finn kreative ressurser raskere med Dropbox og Dash
Henting av kreative ressurser blir enklere når du slutter å behandle søk som en frittstående oppgave. Bedre navngivning og tydeligere statusetiketter hjelper. Men å holde tilbakemelding, versjoner og prosjektkontekst nær ressursen hjelper enda mer.
Når arbeidsflyten din har et sterkere grunnlag, hjelper Dash deg med å søke på tvers av tilkoblede apper fra ett sted. Hvis du vil bruke mindre tid på å søke og mer tid på å skape, kan du utforske Dropbox Dash for å holde kreative ressurser og prosjektkontekst samlet.
Vanlige spørsmål
Bruk et verktøy som støtter søk på tvers av tilkoblede apper i stedet for å begrense søket til ett lagringssystem. Dash universelt søk er laget for å søke på tvers av tilkoblede apper og filtyper fra ett sted.
Gjenfinning av kreative ressurser er prosessen med å finne riktig designfil, bilde, video, brief eller godkjent leveranse når du trenger det. God gjenfinning avhenger av tydelig organisering, nyttig navngivning, tilknyttet kontekst og søk som fungerer på tvers av verktøyene der det kreative arbeidet foregår.
Hold kommentarer, godkjenninger og versjonshistorikk knyttet til filen. Dropbox versjonshistorikk hjelper deg med å gjennomgå og gjenopprette tidligere versjoner, mens forhåndsvisninger av filer, kommentarer og anmerkninger hjelper team med å diskutere den gjeldende ressursen i kontekst.
Team velger vanligvis mellom innebygd søk i et lagringsverktøy, et system for digital ressursforvaltning, eller et universelt søkeprodukt som fungerer på tvers av tilkoblede apper. Dash-funksjoner er laget for det tredje tilfellet, der innhold er spredt over flere verktøy og folk trenger ett sted å finne det.
