Etter hvert som flere fagfolk går over til distribuert, fjerntliggende eller hybrid arbeid, begynner et økende antall arbeidsgivere å omfavne disse fleksible ordningene.
For å tiltrekke og beholde både talenter på og utenfor kontoret, må bedrifter fremme en følelse av inkludering, tilknytning og tilhørighet blant sine eksterne ansatte. Dette bør starte i rekrutteringsfasen og forsterkes under onboarding av ansatte.
Digital innføring er nå avgjørende for å ta imot nyansatte i team som først og fremst er virtuelle. Det vil spille en viktig rolle for å få nye teammedlemmer på plass og sørge for at de får rask og enkel tilgang til ressursene de trenger for å komme godt i gang fra første dag.
I denne veiledningen forklarer vi hvorfor digital innføring er nødvendig for bedrifter i dag og peker på noen nøkkelløsninger du bør ha i verktøysettet for digital innføring.
Hva er digital innføring?
Digital innføring innebærer bruk av nettverktøy og programvarer for å legge til nyansatte eller nye kunder i bedriftens database eller CRM-system. I denne artikkelen tar vi for oss innføring av nyansatte.
Digital onboarding gjenskaper den tradisjonelle, manuelle onboarding-prosessen for ansatte på mange måter – i løpet av preboarding-fasen må nyansatte fortsatt fylle ut skjemaer, signere kontrakter og oppgi litt grunnleggende personlig informasjon. Hovedforskjellen er at den digitale onboarding-opplevelsen bruker nettkanaler og automatiseringsverktøy for å effektivisere prosessen.
Ved å digitalisere prosessen kan dine nye ansatte dra nytte av fleksibiliteten ved fjernintroduksjon – de kan bli kjent med bedriften din hvor som helst (og i sitt eget tempo) i stedet for å være personlig på kontoret ditt.
Den digitale innføringsprosessen
Innholdet i den digitale onboardingprosessen for ansatte vil variere fra bedrift til bedrift.
Det begynner imidlertid vanligvis med en eller annen form for identitetsverifisering, validering eller autentisering, slik at den nyansatte kan bevise at de er den de utgir seg for å være. Dette kan være den ansattes fødselsdato, e-postadresse eller personnummer (eller lignende avhengig av sted, for eksempel et pass i Storbritannia).
Det vil også være flere dokumenter som må utveksles og fylles ut, for eksempel et tilbudsbrev og en arbeidskontrakt som krever signaturer. Sammenlignet med fysiske skjemaer sparer det mye tid og krefter å digitalisere disse dokumentene og sende dem for elektronisk signering.
Når disse forhåndsregistreringsoppgavene er avkrysset, kan du være vert for virtuelle møter og videoopplæringer (enten i sanntid hvis flere nye starter samtidig, eller asynkront for ett nytt teammedlem) for å gjøre prosessen mer personlig, interaktiv og engasjerende.
Hva er fordelene ved digital innføring?
Verktøy for digital innføring effektiviserer arbeidsflyten og legger til rette for at virksomheter kan få et bredere utvalg av kandidater og tiltrekke seg de beste, uten å ta hensyn til geografiske grenser.
Et tradisjonelt innføringsprogram krever at nyansatte møter opp på kontoret på første dag for å få unna administrative oppgaver, som å konfigurere en e-postadresse. Med digitale innføringsløsninger unngår du dette. Nye medarbeidere vil allerede være klare til å sette i gang og ha litt kjennskap til bedriftskulturen.
Digitale verktøy kan ha positiv innvirkning på innføringsprosessen for nyansatte på flere måter, inkludert:
En mer fleksibel og tilrettelagt ordning for de som jobber helt eller delvis hjemmefra
Bedre organisasjon og håndtering av materiell og ressurser
Bedre etterlevelse av forskrifter for datasikkerhet og identitetshåndtering
Maler og automatisering reduserer tiden, energien og kostnadene forbundet med manuell onboarding, noe som gjør prosessen mer håndterbar for HR-avdelinger.
Asynkrone introduksjoner og opplæringsvideoer som nye medarbeidere kan få tilgang til og se gjennom når de vil og som gir en mer helhetlig opplevelse
Enklere innhenting av tilbakemeldinger fra nyansatte for kontinuerlig forbedring av prosessen
Men ikke noe av dette er mulig uten de rette verktøyene og den rette programvaren. Så la oss ta en titt på noen nøkkelløsninger som du bør inkludere i verktøysettet for digital innføring.
Å bygge det aller beste verktøysettet for digital innføring
Et verktøysett med ressurser og materiell er viktig for å få en helhetlig og effektiv innføring. Med de rette verktøyene trenger du bare utarbeide opplæringsmateriell og maler én gang, så kan alle få tilgang til dem på forespørsel.
Før selve innføringen
Sende relevante tilbudsbrev, skjemaer og kontrakter ved hjelp av DocSend og Dropbox Sign for forespørsler om e-signaturer.
Har du bare papirkopier av innføringsmateriell? Bruk Dropbox til å gjøre mobilenheten din om til en dokumentskanner. På få øyeblikk kan du konvertere fysiske dokumenter til PDF-er av høy kvalitet og lagre dem sikkert i Dropbox.
Ønske nyansatte velkommen
Sett opp virtuelle velkomstmøter og del et dokument for nyansatte for å hjelpe dem med å komme raskt i gang. Inkluder lenker til viktige ressurser, vanlige spørsmål og en sjekkliste over ting som må gjøres de første dagene i selskapet. Bare spør deg selv: Hva skulle du ønske du hadde hatt på din første dag?
Innledende opplæring
Sørg for at nyansatte får tilgang til relevante verktøy, plattformer og opplæringsmateriell som de trenger i stillingen. Det kan være tilgang til en Dropbox-teamkonto, samarbeidsverktøy som Dropbox Paper eller app-integrasjoner for å få en maksimal arbeidsflyt.
Er opplæringsmateriellet for stort til å sendes via e-post? Del store filer med nyansatte med Dropbox Transfer, selv om de ikke bruker Dropbox for øyeblikket. Med avansert filinnsikt kan du se om de har sett gjennom alt relevant materiell eller om det fortsatt gjenstår noe.
Overgang
Hold kontakten med det nye teammedlemmet ditt via Slack, regelmessige oppfølgingsøkter eller månedlige møter, og lag agendaer i Dropbox Paper for å holde oversikt over hvordan de tilpasser seg den nye rollen.
Få nyansatte raskt i gang
Å bare inkludere én person i det distribuerte teamet ditt kan forstyrre alles timeplaner. Asynkrone møter, videoopplæringer, vanlige spørsmål og lett tilgjengelig materiale lagret i skylagring sørger for at nyansatte har ressursene de trenger, mens nåværende teammedlemmer kan fokusere på å få dem til å føle seg velkomne på andre måter.
Hos Dropbox har vi gått over til en helt virtuell først-arbeidsplass. Underveis har vi tilegnet oss noen innsikter om digitale innføringsprosesser og fjernrekruttering. Bli kjent med Virtual First-verktøysettet vårt for å få råd om effektivitet, teamarbeid, kommunikasjon og velvære for fjernarbeid.
