Når du har ansvaret for at nyansatte skal lykkes fra dag én, handler mye om å være organisert hele tiden. Medarbeiderne stoler på at du hjelper dem med å få en best mulig start.
«Folk kan ikke gjøre jobben sin best mulig og ta oss til neste nivå hvis de er stresset over hvordan de skal komme seg til et møterom, registrere seg for goder eller når de først skal få betalt», sier Joe Topasna, HR-driftsanalytiker hos Dropbox.
Noen HR-medarbeidere finner nye måter å redusere repeterende oppgaver og fokusere på å gjøre opplevelsen mer personlig. Hos Dropbox bruker People-teamet vårt Dropbox Paper for å gjøre onboarding enklere. Papir er et samarbeidende arbeidsområde som kan gjøre omtrent alle deler av onboarding-prosessen mer effektiv. For å vise deg hvordan, snakket vi med noen folk hos Dropbox som er ansvarlige for å gjøre våre nyansatte til stjernespekket medarbeidere.
1. Gjør dokumenter om til maler
W-4s. I-9s. Dokumenter for nasjonalt samsvar. Ikke den mest inspirerende velkomsten til den nye jobben? Heldigvis finnes det løsninger for å fjerne papir (og arbeid) fra papirarbeid.
Alle HR-medarbeidere vet at introduksjonsprosessen er repetitiv. Det som fungerte for noen få år siden fungerer kanskje ikke i dag. For eksempel endrer informasjon om fordeler seg fra den ene måneden til den neste. Derfor kan det være utfordrende å oppdatere alle relaterte dokumenter hele tiden.
Men hver gang medarbeiderteamet hos Dropbox deler et Paper-dokument med en gruppe nyansatte, kan teamet sørge for at de nye medarbeiderne får tilgang til oppdatert informasjon gjennom å oppdatere tekster eller legge til koblinger i de relevante Paper-dokumentene.
– Med Paper kan vi gjøre endringer i et dokument som andre kan se i sanntid, så vi slipper å sende reviderte utgaver, sier Dorena Sanchez, som jobber med å analysere medarbeidernes erfaringer med fordeler for Dropbox. – Vi kan også kommentere og få andre til å se gjennom ulike ting direkte i dokumentet, og det er veldig nyttig for teamet. Vi kan gjenta instruksjonene når som helst. Nyansatte trenger ikke klikke på «oppdatere» for å se endringene.
Og vi sparer tid på å bruke maler, så vi slipper å opprette en helt ny dokumentbunke for hver nye gruppe nyansatte. Når Dorenas team gjenbruker dokumenter jevnlig, bruker de funksjonen for å gjøre om til mal i Paper.
Funksjonen for å gjøre om til mal i Dropbox Paper
Det er enkelt å lage dine egne maler fra Dropbox Paper-dokumenter. Du kan også bruke ferdige maler for å hjelpe teamet med å sparke i gang prosjekter, med møtenotater, prosjektplaner, kreative strategier osv.
Denne uken introduserte vi en mal for innføring av nyansatte (vist nedenfor) som HR-teamet i alle bedrifter kan bruke. Den er spesielt utformet for å forenkle oppgavene teamet har den første arbeidsdagen. Maler er kun tilgjengelige på engelsk og blir snart tilgjengelige på mobil.
2. Ha enkle sjekklister
Det skjer så mye den første dagen at det er lett å miste oversikten over hva som må gjøres og når. Derfor har medarbeiderteamet vårt sjekklister for det meste. Med Paper kan du raskt opprette gjøremålslister og tildele hver oppgave til ulike medarbeidere, med en @omtale som genererer en e-postvarsling som informerer dem om fristen for oppgaven.
«Vi implementerte denne sjekklisten for fordeler sent i fjor», sier Dorena. «Før det var det en presentasjon på 60 lysbilder vi delte med de ansatte og bare forventet at de skulle huske hver eneste detalj.» Dorena sier hun raskt innså at dette ikke er lett for nyansatte – spesielt når andre team ber om deres oppmerksomhet for å fylle ut skjemaer. I tillegg til alt papirarbeidet, er det den nye jobben å lære.
Etter at sjekklisten i Paper ble innført, merket Dorena og teamet hennes at prosessen ble mer effektiv, og også at det var lettere for nyansatte å konsentrere seg om de viktigste tingene. – Når presentasjonen starter, kan vi nå si: «Dette trenger dere ikke huske. Det står i sjekklisten. Da ler de, men det er faktisk sant at alt de trenger å huske er sjekklisten.»
3. Økt synlighet og gjennomsiktighet
Med funksjonen for seer-info i Paper (vist nedenfor) kan HR-teamet sende et dokument til nyansatte og så sjekke hvem som har åpnet det (og hvem som ikke har det). På den måten kan de, ifølge Dorena, sørge for at alle som trenger det får relevant informasjon. – Noen ganger får vi spørsmål som: «Hvor finner jeg disse opplysningene?» Da svarer vi: «Det ser ikke ut til at du har åpnet dokumentet ennå. Dette dokumentet blir din beste venn. Følger du det trinn for trinn, går du ikke glipp av noe.»
I Paper kan alle som har fått en invitasjon til dokumentet se redigeringsprosessen i sanntid. Teammedlemmer som har fått redigeringstilgang kan foreta endringer, og to eller flere kan se gjennom dokumentet samtidig. De som kun har fått tilgang til å se dokumentet, kan legge til kommentarer for å stille spørsmål om innholdet eller foreslå endringer. Samtaler som ofte går tapt i e-posttråder kan settes i sammenheng ved siden av innholdet i kommentarer og svar.
I Dropbox har vi stor tro på å la medarbeidere lære av hverandre, jobbe sammen og lære av ting vi har gjort i retrospekt. Med Paper kan nyansatte oppdatere seg raskt, fordi ett enkelt søk i Paper resulterer i dokumenter fra prosjekter i hele organisasjonen.
– Som bedrift er vi svært åpne om hva vi kunne gjort bedre når det gjelder produktene våre, sier Joe. – Alle kan søke etter gamle dokumenter. Det er ingen begrensninger på det. På bedriftsnivå er det standard. Det er fascinerende for mange. Nyansatte kan komme og fortelle at de jobbet for en annen teknologibedrift hvor slike ting ikke var tilgjengelige. Dette er noe nytt for dem.
Selvfølgelig har ikke alle selskaper den samme kulturen for åpenhet. For bedrifter som bare ønsker å offentliggjøre bestemt innhold, er Paper utformet slik at IT-administratorer kan justere hvem som kan se hva gjennom tilpassede innstillinger på hvert Paper-dokument.
– Jeg har jobbet for bedrifter i andre bransjer og har sett prosessene deres for nyansatte, sier Dorena. – Det handler om fysiske papirer og monotone instruksjoner. Jeg vil si at forskjellen mellom innføringsprosessen her og i de andre bedriftene er automatisering og synlige instruksjoner. I andre bedrifter ville de si: «Slik registrerer du deg for fordeler. Lykke til.» Her sier vi: «Slik registrerer du deg for fordeler. Og slik finner du en lege. Og slik gjør du en avtale.»
4. Effektiviser svar på henvendelser fra nyansatte
Henvendelser fra medarbeidere er en av de vanligste oppgavene for HR-team hver dag. – Jeg får kanskje 30 til 40 henvendelser hver dag, sier Dorena. – Men mange av dem er helserelaterte, så raske og enkle svar nytter ikke. Vi får kanskje mellom 40 og 50 standardspørsmål på en uke, som så gjentar seg: «Hvordan registrerer jeg meg for dette?» Så, en uke senere: «Hvordan får jeg helsekort?»
– Med Paper er dette så effektivisert at jeg bare bruker 15 minutter av arbeidsdagen på det, ikke tre timer, sier hun. – Siden vi har utviklet innholdet så mye, trenger vi ikke skrive inn samme type informasjon igjen og igjen, eller prøve å tilpasse den til hver enkelt medarbeider. Jeg kan bare svare og dele et Paper-dokument for å vise hvor de finner informasjonen.
5. La kjedelig arbeid bli en lek
For å gjøre det enda mindre tungvint å gå gjennom dokumenter og holde nyansatte engasjerte, bestemte People-teamet hos Dropbox seg for å spille prosessen. De laget en skattejakt som veileder nyansatte gjennom registreringen og introduserer dem for et av de viktigste verktøyene selskapet bruker for å koordinere prosjekter og kommunisere med ansatte – Dropbox Paper.
– Jeg bruker leteleken, som fungerer som en omvisning i fordelssidene, som en introduksjon til Paper, sier Dorena. – Vi har fordelsinformasjon i Paper-dokumenter for å vise dem innledende innføringsinformasjon. Så sender vi ut en punktliste over ting nyansatte må gjøre innen bestemte datoer. Jeg tror det viser tydelig hvor nyttig samarbeidet er. Med funksjonen for seer-info kan du se ansiktene og navnene til de andre nyansatte som ser på dokumentet.
– Jeg sluttet meg nylig til teamet og satte stor pris på leteleken, sier Tony Hue, markedsføringssjef for Lifecycle for Dropbox. – Det er fortsatt bittert at teamet ikke vant leteleken, men det var antageligvis den beste måten å bli oppdatert på og lære det grunnleggende i Paper og om livet i Dropbox.
Gå til dropbox.com/paper for å finne ut hvordan Dropbox Paper kan gjøre innføringen av nyansatte og andre oppgaver enklere for teamet.
