Hvis du er en leder med et team å passe på, er det aldri lett å følge med på endringer på arbeidsplassen.
Ettersom fjernarbeid og hybridarbeid har blitt normen, har feilmarginene for bedriftsledere blitt mindre. Spesielt når det kommer til å lage de riktige arbeidsoppsettene for sine ansatte.
Fleksibelt arbeid: Det hemmelige våpenet for små bedrifter?
Hvordan bruker små bedrifter fjernarbeid som et konkurransefortrinn som vil hjelpe dem å trives i fremtiden? Dropbox forsøkte å svare på det i vår Choice Economy-rapport, en undersøkelse blant over 2000 småbedriftsledere og ansatte i åtte land.
Vi ønsket å se hvordan fleksible arbeidsordninger har endret ansattes holdninger til hvordan, hvor og når de jobber. Pandemien så at nesten to tredjedeler av virksomhetene gjorde bemerkelsesverdige eller betydelige forbedringer i forretningsstrukturen, verktøyene og praksisene deres for å muliggjøre samarbeid. Det var tross alt avgjørende med alle låst innendørs i disse årene. Men det var bare starten.
Det er bevist at ny teknologi kan hjelpe team med å få arbeidet eksternt. Men hvordan opprettholder vi samme grad av fleksibilitet når noen av teammedlemmene våre er på kontoret, og andre er hjemme?
Tross alt er det å bygge høypresterende team, uansett hvor de er i verden, førsteprioritet for alle bedrifter som ønsker å overleve de neste årene. Så, støttet av vår forskning, har vi sikret oss innsikt fra ledende skikkelser innen fjernarbeid for å finne ut hvordan man implementerer fleksible arbeidsordninger.
Hva betyr "fleksibelt arbeid"?
Fleksibelt arbeid er et alternativ til den tradisjonelle 9-5, kontorbaserte arbeidsordningen. Det gir ansatte større kontroll over når, hvor og hvordan de jobber. Det kan være deltid, ekstern eller hybrid, komprimerte arbeidstimer, jobbdeling eller noe helt annet.
For eksempel kan en fleksibel timeplan gjøre det mulig for en av dine ansatte å jobbe fleksible start- og sluttider for å passe deres behov for barnepass.
I utgangspunktet handler fleksibelt arbeid om å gi ansatte muligheten til å skreddersy arbeidsplanen og miljøet for å passe dem. Og det kan ha betydelige fordeler for arbeidsgivere og ansatte – inkludert jobbtilfredshet, engasjement, motivasjon og balanse mellom arbeid og privatliv.
Hvordan få fleksibelt arbeid til å fungere for teamet ditt
1. Spør de ansatte om hva de ønsker
Skal du tilby fleksibilitet på lang sikt, må du først og fremst forstå hva teamene dine egentlig ønsker. Det betyr at de må få mulighet til å velge, heller enn å finne en universell arbeidsmetode.
Ansatte er faktisk ganske flinke til å bestemme hvilket miljø som er best for dem på et gitt tidspunkt.
«De foretrekker kanskje å jobbe hjemmefra for fokusere på arbeidet, eller på kontoret for idédugnad og samarbeid, men de kan ta denne avgjørelsen selv. Og hvis du lar dem gjøre dette, vil du deretter opplever forbedret produktivitet», sier Kate Lister, president i Global Workplace Analytics.
Så svaret er å ikke ta forhastede beslutninger på vegne av dine ansatte, men ganske enkelt spørre dem og arbeide ut ifra det de faktisk ønsker, selv om det kan overraske deg.
«Vi gjennomførte nylig en undersøkelse og spurte ansatte: Når du returnerer til kontoret, vil du ha et virtuelt møte eller et personlig møte hvis personen er i samme bygning på samme campus som deg? Rundt 70 % foretrekker å ha alle disse møtene som et virtuelt møte, selv om de er i samme bygning», sier Lister.
Kate ListerPresident i Global Workplace Analytics
2. Fortsett å bygge et godt arbeidsmiljø – selv under fjernarbeid
Etter pandemien er det nye muligheter til å bringe tilbake alle fordelene ved arbeidskulturen mange ansatte likte. Men med mange av oss som jobber hjemmefra regelmessig, må vi sørge for at denne kulturen ikke er helt kontorbasert. Dette trenger ikke være vanskelig – det krever bare litt mer planlegging. Når du tenker over det, var det ikke like enkelt, fleksibelt eller inkluderende for alle de ansatte å møtes under eller etter arbeidstiden uansett.
Så hva er alternativet?
Å få riktig arbeidsmiljø betyr ikke at du må bruke mye penger på nye, fancy verktøy. Vi er alle kjent med videosamtaler, og det er viktig å huske at vi kan bruke dem på forskjellige måter og til andre ting enn jobb. Hybride møter lar kontorbaserte og eksterne ansatte samarbeide over konferansesamtaler. Bedrifter kan holde kaffepausen i live ved å oppmuntre fjernarbeidere til å planlegge samtaler med kolleger og venner på jobben i arbeidstiden, bare for å ta det igjen.
Når det er sagt, handler miljø om mer enn øl og kaffe. Vi må matche moroa og lekene med noen av de mer personlige elementene i kulturen. Den retningen starter på toppen, sier Andreatta: «Ledere skaper opplevelsen av arbeidsplassmiljø for 90 % av arbeiderne. Og likevel har så mange selskaper aldri virkelig investert i lederopplæring.»
Lederopplæring er så viktig fordi, på slutten av dagen, er mye av arbeidsmiljøet egentlig bare å få gjort det grunnleggende på riktig måte: hvor enkelt det er å be om hjelp, få fri, diskutere problemer du kanskje har, og så videre. Bedrifter som ønsker å lykkes i en verden med fleksibelt arbeid, må få gjort alt på riktig måte.
3. Del de riktige samarbeidsverktøyene
Kommunikasjon og samarbeid er grunnleggende for ethvert prosjekt, arbeidsflyt eller bedrift. Hvis du prøver å ha den ene uten den andre, faller alt fra hverandre.
Dette bekreftes av vår forskning:
- Over en tredjedel av virksomhetene (36 %) så mangel på de riktige samarbeidsverktøyene som en betydelig barriere for å jobbe eksternt.
- 48 % sa at manglende samarbeid hadde en negativ innvirkning på ansattes produktivitet.
- 87 % av bedriftene var også enige om at forbedring av teamets samarbeid vil være avgjørende for fremtiden til organisasjonen deres.
For bedrifter er det et klart imperativ å finne en plattform som enkelt bringer team sammen, lar dem integrere verktøyene de allerede bruker andre steder, og gjør prosjektledelsen enkel.
Dette betyr ikke bare å tukle rundt på overflatenivå. Bedrifter må bruke teknologi for å gjøre betydelige, langvarige endringer i arbeidsplassprosesser for å virkelig få maksimalt utbytte.
«Det er mye informasjonsdeling som skjer i møter som kan gjøres gjennom asynkrone verktøy. Vi trenger egentlig bare å endre hvordan vi definerer arbeid, hvordan det måles, hvordan vi gjør det og hvor vi gjør det.»
Britt AndreattaPh.D., administrerende direktør i 7th Mind Inc.Dropbox er ett eksempel. Vi tilbyr en komplett pakke med verktøy som muliggjør sømløst samarbeid, enkel oppgaveadministrasjon, barrierefri deling og synkronisering av informasjon og mye mer.
4. Innover, innover, innover
Til slutt er det viktig å ikke se innovasjon som en engangsprosess. Uansett hva du gjør for å skape et fleksibelt arbeidsmiljø, ikke slutt å forbedre det.
Hva det betyr er enkelt. Utover å sikre regelmessig tilbakemelding, revider forretningsprosessene dine ofte, og hvis du er i tvil, ansett en ekstern fagperson til å gjøre det. Hvis du investerer i ny teknologi, samarbeid med leverandørene du har valgt for å maksimere investeringen du har gjort, og sett opp et tverrfunksjonelt team for å overvåke distribusjonen og den bredere bruken i hele bedriften.
Påse at alle interessenter inkluderes i hvert trinn av reisen. Seniorledelse spiller en avgjørende rolle i å drive endringer i virksomheten, men det gjør også adaptering blant alle ansatte i virksomheten din. Hvis du ikke kan få arbeiderne til å se verdien i verktøyene og prosessene du gir dem, eller ikke har konsultert dem om hvordan og om de vil bruke dem, vil de sannsynligvis la dem støve ned – og din fleksible arbeidsstrategi vil neppe lykkes.
Arbeid med fleksibilitet med Dropbox
Enten du jobber deltids- eller heltidsjobb, er kontorbasert eller ekstern, har Dropbox verktøyene som hjelper deg med å administrere den fleksible timeplanen din.
Fra skysynkroniseringsteknologi som lar deg jobbe fra hvor som helst til fildelingsfunksjoner som gjør det enklere å samarbeide med kolleger– du kan sette deg selv og teamet ditt opp for suksess med Dropbox.
