Table of contents
Livene våre er godt dokumentert. Vi mottar uttalelser, fører journal og arkiverer viktige personlige dokumenter. I tillegg har vi alle de flotte bildene og videoene vi tar, deler og lagrer. Alle kuraterer sin egen eklektiske samling av innhold. Og det er et stort ansvar å holde det organisert og trygt.
Da vi var små, samlet foreldrene våre den informasjonen for oss. De lagde familiealbum, filmet hjemme og lagret dokumentene våre i arkivmapper. Til slutt går imidlertid oppgaven fra foreldrene til barna deres. Vi tar alle besittelse av innholdet vårt på et tidspunkt. Og mange av oss hjelper også aldrende foreldre med å holde seg organisert.
Heldigvis gjør digitale filer og nettskylagring det enkelt å katalogisere personlig informasjon. Du kan signere dokumenter på nett, dele bilder umiddelbart og organisere helserelaterte filer på telefonen. Dessverre vet ikke alle foreldre hvordan de skal bruke disse nye verktøyene effektivt. Men det gjør du – og med litt forarbeid blir livet enklere for alle senere.
Fem gode grunner til å få foreldrene dine på Dropbox
1. Du deler bilder og videoer på et blunk
Ingen liker å se på bilder så mye som mamma og pappa. De elsker å se hvor du dro på ferie og alle eventyrene barnebarna deres har. Så det å sende bilder eller videoer er en fin måte å holde kontakten på, enten det er på den andre siden av byen eller på den andre siden av landet.
Hva er den beste måten å dele bildene dine med dine nærmeste på? Du kan bruke tekstmelding eller e-post. Men det er slitsomt å sende det samme bildet flere ganger fordi foreldrene dine «ikke finner det». Med Dropbox Family laster du opp bilder direkte til en delt mappe. Så får foreldrene dine et varsel om at det er et nytt bilde å se. I tillegg vet de nøyaktig hvor de finner alt du allerede har sendt. Det er enkelt å samle kontoene eller oppføre dem som brukere i Dropbox Family-abonnementet.
I denne videoen ser du hvordan det fungerer:
Digital fotografering endret måten vi deler og lagrer familiebilder på. Nesten ingen har bokser fulle av gamle papirbilder lenger. I stedet havner mange bilder på en anonym, umerket harddisk. Det er godt å vite at minnene våre er trygge – men eksterne stasjoner varer ikke evig, og de kan gå tapt eller bli ødelagt. En ting er sikkert: Det som er verdt å ta vare på, bør du lagre i nettskyen. Du kan sikkerhetskopiere viktige filer enkelt og automatisk på eksterne stasjoner med sikkerhetskopiering av eksterne stasjoner for å sikre innhold i nettskyen. Med automatisk kameraopplasting kan du sikkerhetskopiere alle bilder og videoer automatisk – bare aktiver kameraopplasting når du har lastet ned Dropbox-mobilappen for å komme i gang.
2. Alle filer, skjemaer eller dokumenter du trenger er lett tilgjengelige
Samtykkeskjemaer, forsikringsbevis og juridiske dokumenter blir viktigere jo eldre vi blir. Interessegruppen for pensjonister AARP har gitt ut en juridisk sjekkliste for omsorgsytere i familien. Som første skritt anbefaler de å hente inn de riktige dokumentene, som det tredje å organisere viktige papirer. Det stemmer – to av seks tips understreker hvor viktig papirene til foreldrene dine er.
Selvfølgelig er det vanskelig å vite når du trenger en bestemt vare. Men hvorfor vente til en nødsituasjon for å innse at noe mangler? Foreldrenes nye lege krever vanligvis et forsikringskort og fullstendig sykehistorie. I tillegg må du dele medisinske og økonomiske utgifter for å kvalifisere for visse ytelser.
Merritt Whitley fra A Place for Mom siterer Tiffany Wise, seniordirektør for kundeutvikling hos en henvisningstjeneste for eldre, i innlegget «Over 30 viktige dokumenter du bør ha i orden for aldrende foreldre»: «Hvis et familiemedlem ikke finner viktige dokumenter som selvangivelser eller bankkontoinformasjon, kan det føre til forsinkelser eller til og med at en eldre person blir nektet ytelser som Medicaid eller veteranytelser.»
Har du alt dette med deg, er du alltid forberedt. Du kan lagre helseskjemaer, varige fullmakter og testamenter for foreldrene dine i en og samme mappe i Dropbox. Alle viktige filer er tilgjengelige med en gang fra smarttelefonen eller datamaskinen. Da trenger du ikke lete høyt og lavt etter et skjema – alt er akkurat der det skal være.
3. Det er mye enklere å dele viktig informasjon med hele familien
Har du aldrende foreldre med allergier? Hvilke medikamenter bruker de? Hvem er fastlegen deres? Det er vanskelig å huske alt som handler om foreldres helse, men dette er svært viktig informasjon. Ifølge Whitley kan det «redde liv å ha rask tilgang til alle helseopplysninger for eldre i et nødstilfelle. For eksempel kan én enkelt medisinsk opplysning, som et bestemt medikament, være avgjørende for behandlingen.»
Vil du slippe å pugge alle disse opplysningene? Opprett et jukseark. Skriv ned hvilke medikamenter foreldrene dine bruker, navn på leger og helsetilstand. Lagre dokumentet i Dropbox, og del det med omsorgspersoner og familiemedlemmer. Da er oppdatert informasjon samlet på ett sted, og du slipper å dele de samme tingene mange ganger. Og det er enkelt å oppdatere – du kan redigere Google Dokumenter- og Microsoft Office-filer rett fra Dropbox.
4. Med e-underskrifter sparer du tid og masse bry
Aldrende foreldre blir bedt om å skrive under på mange ulike dokumenter. Dette er vanligvis en tidkrevende og besværlig prosess. Det kan ta flere dager eller uker før et skjema kommer i postkassen. Når det er underskrevet, må dere ta en kopi til eget arkiv, bekrefte det og sende det tilbake. Hvert trinn tar tid, og det er alltid en fare for at dokumentet blir forlagt på veien.
Du kan gjøre ting mer effektivt ved å velge e-underskrift når det er mulig. Benytter du deg av e-underskrift, tar hele prosessen et par sekunder, ikke flere dager. Digitale dokumenter og skjemaer leveres umiddelbart. Foreldrene dine kan skrive under på dem med et par klikk. Og Dropbox for team kobles til ledende e-underskriftverktøy for å lagre signerte filer automatisk.
E-underskrifter er juridisk bindende, men enkelte skjemaer, som et testament eller en fullmakt, må ha en fysisk underskrift. Du kan fortsatt lagre en kopi med underskrift i nettskyen. Med Dropbox er det enkelt å skanne fysiske dokumenter. Da er alle dokumentene til foreldrene dine samlet på ett sikkert sted. Og det er mye enklere å dele digitale dokumenter, som alltid er oppdaterte, i stedet for en kopi.
5. Dropbox fungerer med enhetene foreldrene dine allerede bruker
Å hjelpe aldrende foreldre med en ny smarttelefon eller datamaskin er ingen enkel sak. Og når de først får taket på det, er det best å la det være med det. Det samme gjelder for nye apper og tjenester. I en artikkel i Forbes advarer journalisten Robin Seaton Jefferson om at «... forskere har sett hvordan frustrasjoner over ny teknologi ofte gjør eldre usikre på om de klarer å bruke den. De får ikke motivasjon til å prøve en gang.» Det betyr ikke at du ikke kan oppdatere teknologien til foreldrene dine. Det viktigste er å ta hensyn til behovene deres – og være tålmodig når du lærer dem å bruke nye verktøy.
Dropbox fungerer likt på tvers av ulike plattformer. Foreldrene dine kan se delte filer fra PC-en, selv om du jobber på en Mac. Og alt blir lagret sammen, enten du bruker iOS eller Android. Alle deler de samme opplevelsene, selv om dere ikke bruker samme teknologi. Det gjør det mye enklere å hjelpe foreldrene dine med nye prosesser.
Vi samler alle et overflødighetshorn av opptegnelser, bilder og dokumenter gjennom livet. Så det er lett å bli begravd i papirarbeid, spesielt når du administrerer informasjonen til andre familiemedlemmer. Heldigvis har skylagring omformet rollen til arkivføreren. Tenk på deg selv som familiens tekniske direktør i stedet. Nå er det ditt ansvar å velge riktig teknologi for jobben. Og Dropbox er en enkel måte å dele og få tilgang til filer du bare må ha.
