Hvis du noen gang har prøvd å sende en stor fil via e-post via Outlook og støtt på veggen, er du ikke alene. De fleste Outlook-versjoner har en grense på bare 20 MB for vedlegg – og selv om du bruker Microsoft 365, er du fortsatt begrenset til rundt 150 MB. Det er ikke mye hvis du jobber med visuelle elementer, designfiler, video eller andre store ressurser som du kanskje håndterer daglig.
Det finnes noen kjedelige, irriterende løsninger – som å dele filer eller komprimere dem. Men du kan fortsatt få en pinlig tilbakemelding når filen din rett og slett er for stor til å sende. Dropbox gir deg to flere profesjonelle alternativer:
- Del en live-fil eller -mappe direkte fra skylagringendin – ideelt for samarbeid med kunder eller teammedlemmer
- Bruk Dropbox Transfer til å sende en ikke-redigerbar kopi av filen din, opptil 100 GB
Disse metodene lar deg unngå komprimering og eventuelle forstyrrelser i arbeidsflyten din når du bruker Outlook. Hvis du bruker Microsoft 365, kan du også prøve Dropbox-integrasjonen for å gjøre det enda enklere å holde filer i bevegelse.
Hvorfor legges ikke filen min ved i Outlook?
Du har den perfekte filen klar til sending – og Outlook fungerer rett og slett ikke. Det er sent, og du vil få dette sendt, hvorfor vil det ikke lastes opp? Vel, det er noen vanlige syndere bak disse frustrerende små feilmeldingene:
- Den er for stor: En vanlig årsak er at de fleste Outlook-kontoer har en grense på 20 MB for vedlegg. Selv med Microsoft 365 har du fortsatt en filstørrelsesgrense på 150 MB. Det er knapt en håndfull store bilder eller et ganske kort videoklipp.
- Du bruker en utdatert versjon av Outlook: Noen ganger støtter ikke eldre versjoner moderne filhåndteringsfunksjoner – eller store vedlegg i det hele tatt. Dette er ofte et problem når man bruker Outlooks gamle mobilapper.
- Internettforbindelsen din er ustø: En ustø forbindelse kan avbryte opplastinger underveis – spesielt hvis du prøver å sende større filer som tar litt tid å laste opp. Dette er en stor frustrasjon, spesielt når man har det travelt.
- Filtypen er begrenset: Noen filtyper (som .exe og visse databasefiler) er blokkert av sikkerhetshensyn. Dette er fordi mange virus og skadelig programvare utnytter denne typen filer – og ødelegger det for alle.
- Postboksen din er full: Til slutt, hvis du er nær lagringsgrensen din, lar ikke Outlook deg sende noe nytt. Dette er ofte et problem for folk som bruker gratisversjoner av Outlook og OneDrive.
Ingen av disse problemene påvirker Dropbox Transfer. Den er bygget for å sende store filer i alle størrelser eller formater – bare last opp, generer en sikker lenke og send den fra Outlook. Ingen stress, filkomprimering eller retur av e-post, bare profesjonell levering.
3 måter å sende store filer via Outlook
Hvis du noen gang har klikket på send i Outlook og fått en feilmelding, eller en tilbakemelding timer senere, vet du hvor irriterende det er å sende store filer. Men frykt ikke, det finnes flere enkle løsninger du kan prøve – la oss starte med det enkleste alternativet:
1. Bruk Dropbox til å opprette en sikker lenke til filen og dele den
Den enkleste metoden for å dele en stor fil i Outlook – forutsatt at du ikke har noe imot at mottakeren har tilgang til din egen kopi av filen – er å generere en sikker lenke og sende den i en e-post. Slik gjør du det direkte fra skylagringen din med noen få klikk:
- Last opp en fil til Dropbox-kontoen din,høyreklikk deretter og velg «Kopier lenke»
- Lim inn lenken i Outlook-meldingen din – du trenger ikke å komprimere, pakke den sammen eller dele den – og send den over, enten mottakeren har en Dropbox-konto eller ikke.
Dette er en utmerket metode, siden du ikke trenger å bekymre deg for begrensninger på vedlegg eller om mottakeren bruker samme verktøy. Du deler den aktive versjonen av filen, så hvis dere samarbeider, er det et stort pluss.
Hvis du trenger å begrense hva noen kan gjøre med en fil, lar Dropbox deg legge til passordbeskyttelse, utløpsdatoer eller skrivebeskyttede tillatelser til lenker. Uansett filtype kan du holde den skarp, sikker og under din kontroll.
Som en ekstra bonus fungererlenkedeling overalt – andre e-postklienter som Gmail, Slack, Teams, nettlesere – så det er så allsidig som du eller teamet ditt trenger.
2. Bruk Transfer for levering av store filer
Dropbox Transfer er din foretrukne løsning for endelige filoverføringer – som polerte videoer, designleveranser eller andre filer i stort format. Det er utrolig enkelt, men tilbyr også raske opplastinger og nedlastinger med de høyeste sikkerhetsnivåene.
- Bare gå til dropbox.com/transfer
- Last opp filen din og send den til mottakeren
Du kan sende filer på opptil 100 GB (eller 250 GB med Dropbox Replay-tilleggsprogrammet), spore nedlastinger, bekrefte levering og merke overføringen med logoen din for et polert og profesjonelt preg. Ingen grunn til bekymring – bare trykk på send.
3. Bruk Outlook og OneDrive – så langt det fungerer
Outlook og OneDrive kan samarbeide for å sende større filer – men bare opp til et visst punkt. Du vil sannsynligvis støte på begrensninger hvis filene dine er ekstra store, formatene ikke støttes, eller mottakerens tillatelser ikke er riktig angitt.
Noen fagfolk rapporterer også formateringsendringer eller filkomprimering. Hvis du trenger å garantere pikselperfekt levering, bør du kanskje se andre steder. Med Dropbox er det du sender alltid akkurat det kunden din ser.
Tips for å lykkes med sending av filer via Outlook
Til tross for begrensningene, hvis du sender store filer via Outlook, handler det ikke bare om å få e-posten til å gå gjennom – det handler om å få den til å se polert og enkel å navigere for personen i den andre enden.
Her er noen kjappe tips for å få leveringen av store filer til å se like profesjonell ut som arbeidet du deler:
- Legg til kontekst i e-posten din –i stedet for å lime inn en delt Dropbox-lenke, ta med en kort forklaring av hva filen er, og legg deretter en hyperkobling til en ren, beskrivende tekst.
- Merk alt tydelig –bruk filnavn og versjonsnumre som gir mening, fordi navnestrukturen er svært viktig når en klient sjonglerer flere leveranser.
- Send en mappelenke når det er mulig– hvis du deler en gruppe filer, del en mappe i stedet for individuelle lenker, noe som holder alt samlet og gjør det enklere for mottakeren å holde seg organisert.
Outlook kan fortsatt være det beste alternativet for deling av store filer – så lenge du bruker Dropbox og noen gjennomtenkte detaljer for å levere filene dine på en vellykket og profesjonell måte.
Vanlige spørsmål
Du kan vurdere å legge filene i et ZIP-arkiv eller bruke nettverktøy for å gjøre dem mindre. Disse verktøyene kan imidlertid redusere filkvaliteten, noe som i mange tilfeller ikke er akseptabelt. Hvis du vil opprettholde kvaliteten, er det bedre å bruke Dropbox nettskylagring til å dele en lenke til filen uten å måtte komprimere den.
Den beste måten å komme forbi grensen for vedlegg i Outlook er å bruke en skylagringstjeneste som Dropbox. På denne måten kan du dele en lenke til filen i stedet for å legge den ved. Dette er enklere enn å prøve å få plass til en stor fil innenfor 20 MB-grensen som de fleste Outlook-versjoner har. Med Dropbox kan du laste opp store filer og generere en sikker lenke som du deretter kan dele – bare kopier lenken, lim den inn i Outlook-meldingen din og send den.
Du kan ikke gjøre dette direkte i Outlook. Med Dropbox Transfer kan du imidlertid spore når folk laster ned filene dine – for å sikre at de mottas. Du kan også spore hvem som ser filene dine eller legge til et passord. Dette gir deg mer kontroll, spesielt for arbeid du sender til klienter eller filer som bare er nyttige i en kort periode.
Du kan ikke sende en stor fil bare via Outlook. Du kan imidlertid bruke Transfer eller sende en delbar lenke fra Dropbox-kontoen din. Du trenger ikke å komprimere eller dele opp filene dine, bare last dem opp, opprett en lenke og legg den til i Outlook-e-posten din – mottakeren trenger ikke engang en Dropbox-konto for å få filen. Dette beholder filene i originalkvalitet og gjør det enklere for kunden din. I tillegg fyller det ikke opp noens innboks.
Send filer via Outlook med trygghet ved hjelp av Dropbox
Outlook ble ikke bygget for å sende store videoer, massive bilder, store databasefiler eller andre uhåndterlige digitale ressurser. Med Dropbox i ditt hjørne trenger du ikke å stresse med filstørrelsesgrenser.
Med Dropbox unngår du utilsiktet filkomprimering, frustrerende e-poster som ikke sendes og forstyrrelser i arbeidsflyten i Outlook. Bare generer en sikker lenke, legg den i meldingen din og trykk send – eller bruk Dropbox Transfer.
Vil du gjøre det enklest å sende store filer? Skaff deg en gratis Dropbox-konto og prøv Outlook-integrasjonen vår i dag – raskere, tryggere og bygget for kreative team som trenger at arbeidet deres leveres nøyaktig som tiltenkt.
