Slik gjenbruker du markedsføringsmateriell uten å starte fra bunnen av

Hver kampanje etterlater seg noe nyttig – en brief, en presentasjon, et sett med visuelle elementer, en videoklipp, en landingsside, en e-postsekvens, en resultatrapport, eller til og med bare en smart idé som aldri kom med i den endelige lanseringen.

Problemet er å finne – eller gjenbruke – det igjen, og få fullt utbytte av det harde arbeidet ditt.

Markedsføringsteam jobber med mange filer på tvers av flere kampanjer, noe som betyr at ressurser lett begynner å spre seg på tvers av delte mapper, byrålenker, chattetråder, kreative verktøy, innbokser og gamle prosjektplasser. Når neste lansering starter, kan det føles raskere å lage nytt arbeid enn å spore opp det som allerede finnes.

Ved å gjenbruke ressursene dine forenkler du ting for deg selv og teamet ditt, og unngår kaoset som oppstår når du dupliserer det som allerede finnes. Når du kan finne de riktige filene, forstå konteksten deres, tilpasse dem trygt og dele den ferdige versjonen med de rette personene, blir hver kampanje et forsprang til den neste. Er du på utkikk etter en bedre måte å lagre og organisere på? Velg et abonnement for å begynne å organisere kampanjeressursene dine med Dropbox.

Hva er ressurser for markedsføringskampanjer?

Ressurser til markedsføringskampanjer er filene, innholdet og støttematerialet du bruker til å planlegge, lage, lansere, promotere eller måle en kampanje. De kan omfatte:

• Kreative utkast og kampanjeplaner
• Meldingsdokumenter og tekstmanus
• Grafikk og video for sosiale medier
• Variasjoner av betalt media
• E-posttekst og maler
• Landingssidekopi
• Produktskjermbilder og demoklipp
• Merkevareretningslinjer og designfiler
• Presentasjoner for salgsaktivering
• Rapporter, resultater og lærdommer etter kampanjer

En ferdig annonse eller video er bare en liten del av ressursbiblioteket. Konteksten rundt arbeidet er også viktig. Sammendrag, tilbakemeldinger, godkjenninger og resultatnotater kan alle hjelpe deg med å avgjøre hva du skal gjenbruke, hva du skal oppdatere og hva du skal legge til side.

Hvorfor gjenbruk av ressurser sparer tid og ressurser

Gjenbruk av kampanjeressurser hjelper deg å jobbe raskere, men hastigheten er bare en del av fordelen. Den største verdien kommer fra å bygge videre på arbeid som allerede er gjennomgått, testet og godkjent.

Når du gjenbruker de riktige ressursene, kan du:

• Hold kampanjebudskapet mer konsekvent
• Reduser dobbeltarbeid med kreativt innhold
• Få budsjettet til å strekke til over flere kanaler
• Gjør lærdom fra tidligere kampanjer om til bedre beslutninger
• Gi nye samarbeidspartnere et tydeligere utgangspunkt
• Bruk mer tid på å forbedre ideer i stedet for å lete etter filer

Å gjenbruke ressurser betyr ikke å gjenta den samme kampanjen. Det betyr rett og slett å ta utgangspunkt i nyttig arbeid fra tidligere og tilpasse det til et nytt publikum, en ny kanal, et nytt marked eller en ny anledning.

Hvorfor det er vanskelig å gjenbruke ressurser fra markedsføringskampanjer

Å gjenbruke ressurser høres enkelt ut helt til du prøver å gjøre det under en hektisk lansering. Teamet ditt vet kanskje at det finnes en nyttig presentasjon, grafikk eller kampanjerapport et sted, men «et sted» kan bety mange steder. 

Filer kan være lagret i ulike verktøy. Tilbakemelding kan finnes i kommentarer, e-poster, møter eller chat. Godkjenninger kan være vanskelige å spore. Til slutt kan dårlig navngitte filer og uklare mapper gjøre godt arbeid nesten usynlig.

Selv når du finner en lovende ressurs, må du fremdeles svare på noen spørsmål før du bruker den:

• Er dette den nyeste godkjente versjonen?
• Kan dette bildet eller denne videoen fortsatt brukes?
• Er påstanden, statistikken eller produktdetaljen fortsatt korrekt?
• Hvem godkjente det?
• Hva har endret seg etter forrige gjennomgang?
• Hvor skal den oppdaterte versjonen ligge?

En gjenbruksarbeidsflyt hjelper deg med å svare på disse spørsmålene før gammelt arbeid blir til ny forvirring. Så hvordan lager du en god en?

Slik gjenbruker du markedsføringsmateriell i 7 trinn

Den beste måten å gjenbruke ressurser fra markedsføringskampanjer på er å følge en enkel prosess – definer det nye målet, finn relaterte ressurser, sjekk bruksrettigheter og godkjenninger, bekreft nyeste versjon, tilpass arbeidet, gjennomgå det i kontekst, og pakk deretter og arkiver det ferdige ressurssettet.

Slik gjør du det trinn for trinn:

1. Start med målet for den nye kampanjen

Før du søker gjennom gamle ressurser, må du definere hva du trenger nå. Spør hva som har endret seg siden den opprinnelige kampanjen, for eksempel:

• Publikum
• Kanal
• Marked
• Tilbud
• Produktdetaljer
• Merkevareretning
• Tidslinje
• Godkjenningsprosess

Dette hindrer deg i å gjenbruke en ressurs bare fordi den finnes. En grafikk til sosiale medier fra forrige kvartal kan være et godt utgangspunkt, men bare hvis budskapet, formatet og rettighetene fortsatt passer den nye kampanjen.

2. Søk etter kontekst, ikke bare etter filnavn

Hvis du bare søk etter eksakte filnavn, kan du gå glipp av de beste ressursene. Søk etter kampanjenavn, målgruppesegmenter, produktlinjer, temaer, kanaler, datoer og filtyper som:

• Vårlansering
• Kundelojalitet
• Oppfølging av webinar
• Betalt annonsering i sosiale medier
• Produktdemonstrasjon
• Salgspresentasjon
• Ytelsesrapport
• Kundesitat
• Merkekampanje

Team kan redusere tiden de bruker på å søk etter filer ved å samle kampanjeressurser i nettskylagringen, bruke tydelige navn og merking, lagre kontekst sammen med de endelige filene og bruke verktøy som søker på tvers av tilkoblede apper.

3. Kontroller eierskap, godkjenninger og bruksrettigheter

Før du tilpasser en ressurs, sjekk om den er godkjent for gjenbruk. 

Dette er spesielt viktig for kundesitater, kundeuttalelser, lisensiert bildemateriale, influenserinnhold, musikk, videoklipp, produktpåstander og markedsspesifikk tekst. 

En sterk ressurs kan bli en risiko hvis bruksrettighetene utløper eller detaljene er utdaterte. Se etter ting som:

• Ressurseier
• Godkjenningsstatus
• Bruksrettigheter
• utløpsdato
• Regionale begrensninger
• Påkrevde ansvarsfraskrivelser
• Produkt- eller prisnøyaktighet
• Historikk for merkevaregjennomgang

Hvis du ikke kan bekrefte konteksten, behandle ressursen som et utkast til noen har gjennomgått den. Dette vil unngå utilsiktet gjenbruk og forhindre at team må rulle ting tilbake.

4. Bekreft den nyeste versjonen

Versjonsforvirring bremser gjenbruk. Det kan også føre til utdaterte budskap, visuelle elementer som ikke er merkevaretilpasset, eller filer som deles før de er klare.

Før du tilpasser en ressurs, må du kontrollere at du arbeider ut fra den nyeste godkjente versjonen. Med Dropbox kan du holde kampanjefilene organisert på ett sted, bruke versjonshistorikk til å gjenopprette tidligere arbeid og hjelpe samarbeidspartnere med å holde seg oppdatert på gjeldende filer.

Dette er spesielt nyttig når du samarbeider med byråer, frilansere, regionale team eller partnere som kanskje bare trenger tilgang til bestemte ressurser.

5. Tilpass ressursen til den nye kanalen eller målgruppen

Når du har den riktige ressursen, tilpasser du den med hensikt. Her er noen eksempler på hvordan du kan gjøre det:

• En kampanjerapport kan bli til et lysbilde for salgsstøtte
• Et webinarklipp kan bli en kort video for sosiale medier
• En e-post om produktlansering kan bli til en oppfølgingssekvens
• Et betalt mediekonsept kan bli et blikkfang på landingssiden

God tilpasning betyr som regel å endre mer enn bare formatet. Gjennomgå som et minimum budskapet, oppfordringen til handling, det visuelle hierarkiet og målgruppens behov. Behold det som fungerte, og oppdater deretter alt som ikke lenger passer.

Bruk instinktet ditt og prioriter alternativer som et team. Å lære slik du gjenbruker effektivt er en ferdighet – så det er noe du blir bedre på over tid.

6. Hent inn tilbakemelding i kontekst

Gjenbrukte ressurser må fortsatt gjennomgås. Forskjellen er at tilbakemeldinger bør forbli knyttet til riktig fil eller versjon.

Dropbox Replay hjelper deg med å merke, kommentere og ferdigstille video-, bilde- og lydressurser på ett sted. Det gjør gjennomgangen enklere når du tilpasser kampanjevideoer, sosiale klipp, produktdemonstrasjoner eller lydressurser med innspill fra flere interessenter.

For andre filtyper hjelper kommentarer eller anmerkninger, delte mapper og organiserte gjennomgangsrom med å holde tilbakemeldinger nær arbeidet i stedet for spredt over separate tråder.

7. Pakk, del og arkiver det ferdige settet

Når de oppdaterte ressursene er godkjent, kan du opprette en oversiktlig kampanjepakke.

Ta med de endelige filene, bruksnotater, kanalveiledning, målgruppenotater og eventuelle viktige godkjenninger eller ytelseskontekst. Del deretter pakken i Dropbox med de riktige tilgangsinnstillingene.

Dropbox Transfer kan hjelpe deg med å sende store kampanjefiler, videoer og prosjektmapper uten å komprimere ressurser eller dele dem opp i flere e-poster. Avhengig av abonnementet ditt kan du sende opptil 100 GB, med mulighet for oppgradering opptil 250 GB.

Etter lansering, arkiver den endelige pakken der teamet ditt kan finne den senere. Legg til nok kontekst for den neste personen som trenger å gjenbruke den.

Slik hjelper Dropbox deg med å administrere ressurser til markedsføringskampanjer

Med Dropbox kan du lagre, organisere, gjennomgå og dele kampanjearbeid fra ett sted, slik at ressursene forblir enklere å finne og gjenbruke etter lansering. Med Dropbox kan du:

• Lagre kampanjeressurser på ett sentralt sted: Hold briefer, kreative filer, merkevareressurser, kampanjeplaner, videoer, rapporter og ferdige leveranser samlet. En oversiktlig fil- og mappestruktur gjør det enkelt for teamet ditt å finne det de trenger uten å måtte spørre rundt eller bygge opp ressurser på nytt.
• Arbeid med interne og eksterne samarbeidspartnere: Kampanjer involverer ofte kreative team, merkevare, salg, produktmarkedsføring, byråer, frilansere og ledere. Du kan dele filer og mapper med de rette personene, administrere tilgang og holde arbeidet i gang på tvers av team og partnere i Dropbox.
• Gå gjennom rikt medieinnhold uten å miste tråden: Tilbakemelding fungerer best når de er knyttet til ressursen. Dropbox Replay hjelper deg med å gå gjennom video-, bilde- og lydfiler med kommentarer og bemerkninger på ett sted – slik at samarbeidspartnere kan gi tydeligere tilbakemeldinger og oppnå godkjenning raskere.
• Del ferdige kampanjefiler på en sikker måte: Når det er tid for å levere ferdige ressurser, hjelper Dropbox Transfer deg med å sende store filer eller komplette prosjektpakker med en profesjonell opplevelse. Du kan dele kampanjeressurser med hvem som helst – uten å måtte bruke tunge e-postvedlegg.

Med Dropbox får du en rekke funksjoner som gjør at markedsføringsteam kan vedlikeholde dataene sine og gjenbruke dem effektivt gjennom alle faser av en kampanje.

Sjekkliste for gjenbruk av kampanjeressurser

Før du gjenbruker en kampanjeressurs, går du gjennom denne raske sjekklisten:

1. Bekreft ressurseieren.
2. Kontroller om ressursen ble godkjent.
3. Sørg for at du har den nyeste versjonen.
4. Kontroller at merkevare og budskap er korrekt.
5. Kontroller bruksrettigheter, lisensiering og utløpsdatoer.
6. Bekreft at påstander, statistikk, produktdetaljer og priser fortsatt er oppdatert.
7. Tilpass ressursen til den nye målgruppen, markedet eller kanalen.
8. Hent inn tilbakemelding i kontekst.
9. Lagre den oppdaterte versjonen i riktig kampanjemappe.
10. Legg til notater slik at ressursen er enklere å gjenbruke neste gang.
11. Del det endelige settet med de riktige tillatelsene.
12. Arkiver resultater, lærdommer og ferdige filer etter lansering.

Denne prosessen hjelper deg med å forstå når du er klar til å ta i bruk eksisterende ressurser igjen.

Vanlige feil du bør unngå ved gjenbruk av ressurser

Det er ikke alltid enkelt å gjenbruke innhold – selv om du vet nøyaktig hvor det er og hva du vil gjøre med det. Vær oppmerksom på følgende potensielle fallgruver for å sikre at du får best mulig resultat:

• Gjenbruke en ressurs uten å sjekke konteksten: Et bilde, en overskrift eller en presentasjon kan ha fungert godt i én kampanje, men det betyr ikke at det passer til den neste. Sjekk målgruppen, tilbudet og tidspunktet før du gjenbruker det.
• Sende feil versjon: Gamle utkast kan skape unødvendige gjennomgangsrunder. Bekreft den siste godkjente filen før du sender noe til interessenter, byråer eller partnere. Slik unngår du å kaste bort andres tid – noe gjenbruk av ressurser er ment å forhindre.
• Behandle ferdig kreativt materiell som det eneste gjenbrukbare arbeidet: Briefer, rapporter, ytelsesnotater, godkjenninger og tilbakemeldinger kan være like nyttige som ferdig kreativt materiell. Lagre tankegangen bak kampanjen, ikke bare resultatet.
• Kopiere fortiden for tett: Gjenbruk bør gi deg et sterkere utgangspunkt. Det er ingen unnskyldning for en foreldet gjentakelse. Tilpass ressursene slik at de passer det nye kampanjemålet, noe som stemmer bedre overens med konseptet kreativ iterasjon og kontinuerlig forbedring.
• Glemmer å arkivere etter lansering: En kampanje er enklest å organisere mens den fortsatt er fersk. Lagre endelige ressurser, resultater og lærdommer før alle går videre til neste lansering. På den måten er selv den nyeste ressursen din klar til gjenbruk.

Tidligere kampanjer er fulle av nyttig arbeid. Nøkkelen er å gjøre arbeidet enkelt å finne, trygt å tilpasse og enkelt å dele.

Sett kampanjeressursene i arbeid igjen

Med Dropbox kan du holde kampanjeressurser organisert i din nettskylagring, samarbeide med de rette personene, gjennomgå kreativt innhold i kontekst og levere store ferdige filer på en sikker måte. 

Gjenbruk mer av det som allerede fungerer, og gi den neste kampanjen din et tydeligere utgangspunkt. Velg et abonnement for å begynne å organisere kampanjeressurser med Dropbox.