Uansett hvilken avdeling eller funksjon vi har, så oppretter vi et stort antall filer og dokumenter i løpet av arbeidslivene våre. Men når vi oppretter dem, kan dokumentene våre enkelt forsvinne i det store innholdsøkosystemet i virksomheten vår. Så hvordan gjør vi det enklere å finne dem?
Et dokumenthåndteringssystem kan hjelpe deg med å effektivisere arbeidsflyter, øke effektiviteten og produktiviteten og spare teamet ditt for verdifull tid.
I denne artikkelen utforsker vi hva et dokumentbehandlingssystem og fordelen av å bruke et—samt noen tips for å finne den rette løsningen for deg.
Hva er dokumentbehandling?
Dokumentbehandling er prosessen med å fange opp, lagre, arkivere, spore og innhente virksomhetens elektroniske dokumenter. Dette inkluderer PDF-filer, tekstbehandlingsfiler, videoer og skannede kopier av papirbaserte filer som kvitteringer.
Med et digitalt dokumenthåndteringssystem kan du eliminere papirarbeid og gjøre det enklere å redigere innhold som PDF-er, dele filer for e-signaturer og andre viktige forretningsprosesser.
Et dokumenthåndteringssystem (eller «DMS») lar deg samle inn ulike typer dokumenter fra ulike kilder, for eksempel e-poster, nettskjemaer og delte digitale filer, og lagre dem på et sikkert og lett tilgjengelig sted.
Hvorfor du trenger et digitalt dokumenthåndteringssystem
Du trenger et tydelig, men omfattende system for å garantere dokumentsikkerhet og sikre at dokumenthåndteringen din er effektiv.
I disse dager skaper vi alle en enorm mengde data i arbeidslivet vårt når vi samhandler med kunder, kolleger og andre interessenter. Et digitalt dokumenthåndteringssystem bidrar til å holde filene og mappene våre tilgjengelige, men sikre mens vi fortsetter å opprette, motta og dele dem som en del av arbeidsflytene og prosjektene våre.
Hva er fordelene med dokumentbehandlingssystemer?
Implementering av et dokumentbehandlingssystem gir bedriften din en rekke store fordeler.
1. Teamarbeid og samarbeid
Når teammedlemmer vet nøyaktig hvor filene og mappene de trenger for å gjøre jobben sin befinner seg, blir samarbeid i sanntid mye enklere. Si farvel til den evigvarende prosessen med å dele dokumenter for tilbakemelding på e-post og andre kommunikasjonsverktøy!
Det forenkler også ekstern deling av innhold med kunder og andre interessenter, og tilfører til et ekstra lag med sikkerhet ved å lagre dokumentet på et sikkert sted og begrense tilgangen til kun spesifikke personer.
2. Enkel tilgang
Et digitalt dokumentbehandlingssystem er mye enklere å få tilgang til enn et lokalt papirsystem som er begrenset til et enkelt sted. Med et digitalt system, spesielt et som er nettskybasert, kan du og teammedlemmene dine få tilgang til dokumentet fra hvor som helst og på hvilken som helst enhet.
Så enten du jobber hjemmefra eller krysser av noen oppgaver mens du er på farten, kan du unngå å miste papirarbeid ved å få sikker tilgang til filer som er trygt lagret i skyen.
En sentralisert plass for dokumentene dine gjør det også mye enklere å finne filer – ikke flere dokumenter spredt over forskjellige mapper og undermapper med uunngåelige tilgangsproblemer.
3. Bedre sikkerhet
Innebygde sikkerhetsfunksjoner som Dropbox send og spor gjør at du kan angi tilgangstillatelser og overvåke når, hvor og hvordan dokument har blitt sett, redigert og delt.
Administratorer kan gi dokumenttilgang kun til de personene som trenger det, noe som beskytter sensitiv informasjon og støtter krav til samsvar med forskrifter.
Riktig dokumenthåndtering er også i ferd med å bli et juridisk krav i mange bransjer, noe som betyr at et robust dokumenthåndteringssystem kan bidra til å vise revisorer at du følger relevante lover og forskrifter.
4. Forbedret effektivitet og produktivitet
Med et omfattende dokumentbehandlingssystem behøver du ikke kaste bort tid på å lete etter filer på andre enheter, apper eller nettleserfaner.
Og hvis du forbedrer dette med intelligente AI-verktøy som Dropbox Dash, kan du finne alt du trenger med bare noen få klikk, uavhengig av metadata eller filformat – noe som sparer deg verdifull tid og krefter.
Hva du bør se etter i et dokumentbehandlingssystem
Når du velger dokumentbehandlingsprogramvare for det nye systemet ditt, er det flere nøkkelfunksjoner å se etter, inkludert:
Versjonskontroll og revisjonsspor—se hvordan det nåværende dokumentet ble til og forskjellene fra tidligere versjoner
Sikkerhets- og tilgangskontroll—filkryptering og muligheten for å passordbeskytte viktige dokumenter
Arbeidsflytautomatisering—øk farten på tidkrevende oppgaver, som å opprette og administrere mapper
Samarbeid–lagre dokumenter på et sentralisert sted for å gjøre det enkelt for kollegene dine å jobbe med filer samtidig.
Enkelt filsøk og gjenfinning—velg et verktøy med en effektivisert brukeropplevelse og som bidrar til å finne dokumentene du trenger når du trenger dem
Det valgte systemet bør også passe sømløst inn i arbeidsflyten for dokumenthåndtering – slik at du og teamet ditt kan fortsette å opprette, dele og administrere dokumentene dine uten problemer.
Et forent, sentralisert dokumentbehandlingssystem
Dropbox er det ideelle sentraliserte punktet for å lagre, samarbeide, få tilbakemelding på og administrere prosjektfilene dine. Med Dropbox kan du enkelt opprette, redigere og dele dokumenter med teammedlemmer og få tilgang til dem fra hvor som helst, når som helst.
