Hva mener vi med å jobbe smartere?
Smart arbeid handler om hvordan teknologien har bidratt til å transformere team til å jobbe mer effektivt. Disse endringene kan være så altomfattende som å flytte kontoret til et sentralisert tilkoblet arbeidssted. Eller de kan være mer indirekte, som å innføre Agil metode som en ny arbeidsstil som følge av ferdighetene teknologien har gitt teamene.
Formålet med smart arbeid er å fjerne problemene som preget kontorene tidligere – manglende fleksibilitet, arbeidssiloer og lukket boks-tenking. I stedet dyrkes de faktorene som er aller viktigst for alle virksomheter: menneskene og deres ideer. Virksomheter som ikke innfører smart arbeid, risikerer å havne i bakleksa, spesielt i en tid hvor det å finne nye arbeidsmetoder er helt nødvendig for alle. Mange arbeidsgivere og deres ansatte bestemmer nå hvordan organisasjonen skal jobbe fremover. Vi i Dropbox har allerede forpliktet oss til en arbeidsplass som først og fremst er virtuell (virtual first).
I dette miljøet blir mange funksjoner ved smartere arbeid ansett som så viktige at både arbeidsgivere og arbeidstakere kan ta dem for gitt. Det betyr at hvis du fortsatt ikke tilbyr moderne tiltak som hjemmearbeid eller fleksible arbeidstider, kan det være vanskeligere å tiltrekke seg topptalenter.
Hvordan kan smart arbeid øke effektiviteten på arbeidsplassen?
Du trenger bare å se på smarttelefonen for å se hvordan teknologien kan tidoble effektiviteten. Oppgaver som noen tiår siden kanskje krevde et halvt dusin enheter, kan nå gjøres på en telefon. Tilsvarende kan arbeidsprosesser som for bare ti år siden fordret mange dyre skrivebordsprogrammer, nå gjøres med enkle nettbaserte løsninger. Vurder følgende måter teknologien kan påvirke teamene på, så vil du også se hvordan den indirekte kan påvirke hele virksomheten:
Frigi kontoret
Et smart arbeidsområde er ikke begrenset til fire vegger eller et enkelt postnummer, det kan finnes hvor som helst du har internettforbindelse (og kan følge deg selv om du ikke har det). Smart arbeid betyr at du kan jobbe uansett hvor du er. Dette eliminerer gamle problemer som «Jeg glemte x på kontoret», «Jeg glemte x hjemme» eller «Jeg har ikke tilgang til x hjemmefra, jeg må komme tilbake i helgen», som alle ødelegger motivasjonen og arbeidsmoralen. I tillegg gir det deg som bedrift muligheten til å tiltrekke deg talent fra hele verden, ikke bare de som befinner seg i nærheten av deg. Med et nettverk av eksterne medarbeidere har du et helt team som kan jobbe uten å være begrenset av kontortider eller tidssoner.
Samarbeid og teamarbeid
Vi har alle vært der, jobbet på samme dokument som fem andre personer. Lastet ned vedlegg, redigert, gitt nytt navn, lastet opp vedlegg, sendt, repetert. Og så ender du til slutt opp med å sende feil versjon av filen. Med smart arbeid slipper du begrensningene som oppstår når man kun bruker skrivebordsprogrammer. Med nettbasert samarbeid kan flere jobbe på samme dokument, som så oppdateres i sanntid. Slik kan du nå et enda høyere produktivitetsnivå, der de pirkete trinnene mellom hver redigering forsvinner.
Effektivt arbeid
Pitchdokumentet er hos salg, arbeidsomfanget er hos økonomi, og den innledende briefen ligger et sted på designteamets skrivebord. Tid for møte etter møte etter møte, mens alle prøver å samkjøre det de vet for å finne kontekst. En smart arbeidsplass har alt du trenger på ett sted, ikke spredt rundt på kontoret. Ikke bare har du ditt eget teams talenter å trekke på, de kan nå støttes av maskinintelligens. Dropbox bruker OCR for å få filene du trenger frem i forgrunnen. Den kan til og med gjenkjenne bilder, så du trenger ikke å huske filnavnet eller mappen du la den i. Du kan bare søke etter det som er fanget på bildet, fra en mockup av det nyeste produktet ditt til det du bestilte på den siste teamlunsjen.
Komme inn i sonen
Hopping mellom programmer eller frem og tilbake mellom medarbeidernes skrivebord, inviterer til prokrastinering. Du suges kanskje inn i en bakevje av sosiale medier og uviktige apper, eller samtaler med alle du møter på tur gjennom kontoret. Smart arbeid åpner kommunikasjonskanaler som ikke trenger å fjerne deg helt fra arbeidsflyten. Trenger du å snakke med et teammedlem som befinner seg 10 minutter unna i neste etasje? Legg inn en anmerkning for å slippe å heftes med å gå gjennom kontoret, og fortsett heller med det viktige arbeidet. Smart arbeid tilrettelegger for mer uanstrengt multitasking enn noen gang.
Velvære
Tenk deg at sjefen din ber deg og teamet ditt om å gjøre en jobb med kort varsel, men filene du trenger for å gjøre det ligger i innboksen til salgsteamet. Og salgsteamet er på utflukt. Resultatet ble en dag med panikkfylte telefonsamtaler, høyt stressnivå, nesten garantert skade på teamånden og alvorlig belastning på den mentale helsen. Delte mapper løser dette problemet umiddelbart, slik at alle kan føle seg trygge og teamene får de verktøyene de trenger. På lang sikt kan dette bety færre bortkastede timer og mindre motvillig overtid utover kvelden. Resultatet er en bedre balanse mellom arbeid og fritid som gjør at teamet ditt kan glede seg over å få ting gjort, samtidig som de får nok søvn.
Velg smartere arbeid, ikke hardere arbeid
Teknologien kan endre arbeidsplassen til det bedre på uendelig mange måter. La Dropbox hjelpe deg med alt fra teamets kommunikasjonsferdigheter til tidsstyringen, slik at hardt arbeid alltid betyr godt arbeid.
