Strategier for effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen
Effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen handler ikke bare om å være åpen og ærlig overfor dine ansatte og jevnaldrende — selv om det ikke vil gjøre noen skade. Kjernen i profesjonell kommunikasjon går til kjernen i virksomhetens interne prosesser og selskapskultur, og dikterer hvordan du jobber og måten du navigerer mellommenneskelige relasjoner. Utforsk viktigheten av arbeidsplasskommunikasjon, samt noen av de beste strategiene for kommunikasjon på jobben.
Hvorfor er effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen viktig?
Smart kommunikasjon på arbeidsplassen er en av nøklene til den langsiktige suksessen til virksomheten din, og bidrar til å forbedre produktiviteten og opprettholde sterke arbeidsforhold i hele organisasjonen. Tenk bare på symptomene på dårlig kommunikasjon på jobben: uforståelige bedriftsmål, begrensede eller ikke-eksisterende tilbakemeldingsmodeller, dårlig konflikthåndtering eller uklare instruksjoner fra ledere. Alt sammen fører til én ting – sløsing. Bortkastet tid, bortkastet innsats og bortkastet kapital. Med andre ord har bedriftens standarder for profesjonell kommunikasjon en direkte innvirkning på bedriftens bunnlinje. En studie viser at bedrifter som kommuniserer effektivt, gir 47 % høyere avkastning til aksjonærene (over en femårsperiode) enn bedrifter som ikke gjør det.
5 profesjonelle kommunikasjonsstrategier
Å sikre effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen bør være øverst på agendaen for bedriftens ledergruppe. Vi har skissert noen av de beste måtene å forbedre kommunikasjonen på jobben nedenfor:
1. Invester i et smart arbeidsområde
Det viktigste er å sentralisere de profesjonelle kommunikasjonsverktøyene dine. Rundt 50 % av ansatte bruker apper eller programvare som ikke er godkjent, noe som – i tillegg til å være en sikkerhetsrisiko – kan føre til at team og prosjekter blir usynkroniserte. Desentraliserte og oppstykkede kommunikasjonskanaler fører til problemer med tilgang til dokumenter eller filer, samt situasjoner der enkelte medarbeidere ikke alltid har all informasjon de trenger for å gå videre, noe som resulterer i forsinkelser og tapt inntekt.
Løsningen? Et smart arbeidsområde, for eksempel Dropbox, som samler alle virksomhetens plattformer, apper og innholdstyper på ett sted. På den måten slipper teammedlemmene å bytte mellom verktøy når de jobber med forskjellige oppgaver i løpet av dagen. For eksempel kan Dropbox Papers oppgavehåndteringsfunksjon bidra til å sikre at alle er på rett spor og forstår hva som forventes av dem, noe som bidrar til å forbedre ansvarlighet og sikre klare kommunikasjonslinjer.
Prosjektplanlegging er også et område som krever god kommunikasjon på arbeidsplassen. Dropbox Papers prosjektplanleggingsmal kan gi deg verktøyene du trenger for å holde hele teamet oppdatert. Deleger gjøremål og samle alle tilbakemeldinger på ett sted, slik at det ikke blir forvirrende frem og tilbake via e-post. Når det gjelder å håndtere tilbakemeldinger i sanntid, kan anmerkninger på Dropbox være langt mer effektive enn lange, rotete e-posttråder med for mange personer på kopi.
2. Snakk ansikt til ansikt, når det er mulig
På en moderne arbeidsplass kan møter ansikt til ansikt noen ganger falle ved siden av, ettersom kommunikasjonsverktøy som Slack og e-post har blitt standarden. Du bør imidlertid ikke la ansikt-til-ansikt-kommunikasjon gå helt av moten. Hvis du trenger å formidle sensitiv informasjon, er møter ansikt til ansikt et must, mens det å møte teamet ditt personlig (eller i det minste via en Zoom-samtale) lar deg se kroppsspråk og ansiktsuttrykk, slik at du fullt ut kan forstå hvor godt du kommuniserer bestemte opplysninger. Tenk på kommunikasjonskanalene dine som et hierarki: videosamtaler er mer personlige enn telefonsamtaler (øyekontakt er et must), og telefonsamtaler er mer personlige enn e-poster eller direktemeldinger.
3. Fokuser på klarheten i meldingen din
Når det gjelder effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen, må du sørge for klarhet og konsisthet i budskapet ditt. Uklar kommunikasjon på kontoret fra ledere kan forsinke eller til og med torpedere et prosjekt før det kommer i gang (f.eks. dobbeltarbeid, forvirrende tidsrammer, feil leveranser osv.), og derfor er det viktig å få budskapet riktig første gang. Inkluder detaljerte instruksjoner for enhver oppgave, og sørg for at du tar for deg teamets kjernespørsmål – hva, hvordan og hvorfor. Hvis du ikke gjør det, vil du bare forvirre og koble kollegene fra oppgaven. Dårlig profesjonell kommunikasjon kan selvsagt også ramme leverandører og kunder, og føre til at de mister interessen for virksomheten din og drar andre steder hen. Unngå dette ved å opprettholde rask og tydelig kommunikasjon fra starten av.
4. Øv på «radikal åpenhet»
Radikal åpenhet er et rammeverk for profesjonell kommunikasjon som krever at du bryr deg om kollegene dine, samtidig som du utfordrer dem direkte på oppførselen deres, og gir deg den rette balansen mellom aggresjon og empati i et arbeidsmiljø. For mange ledere kommer ikke gode kommunikasjonsevner naturlig. Faktisk fant en undersøkelse fra Interact at 69 % av ledere er ukomfortable med å kommunisere direkte med ansatte, mens 37 % uttalte at de var ukomfortable med å gi direkte tilbakemelding hvis de tror at den ansatte kan svare negativt. Hvis dette høres ut som deg, kan radikal åpenhet være den kommunikasjonsstrategien du leter etter, og som kan hjelpe deg med å bygge et sammensveiset team og oppnå bedre resultater.
5. Opprettholde en horisontal kommunikasjonsstruktur
Å åpne opp kommunikasjonsflyten på kontoret er en fin måte å gi de ansatte en stemme på. I The State of Business Communication in 2024– en studie utført av Harris Poll på vegne av Grammarly – hevdet 55 % av de spurte at effektiv kommunikasjon økte selvtilliten deres på jobben.
Det er ganske tydelig at tydelig kommunikasjon er en integrert faktor for medarbeiderengasjement. Faktisk bemerket 58 % av arbeiderne fra den samme studien også at effektiv kommunikasjon økte jobbtilfredsheten deres.
For å forbedre kommunikasjonen på arbeidsplassen må du sikre en horisontal kommunikasjonsstruktur der ledere på topplan og seniorledere kommuniserer direkte med de ansatte og oppfordrer til direkte tilbakemelding.
Med andre ord bør juniormedarbeidere føle seg bemyndiget til å snakke med ansatte på høyt nivå — det burde ikke være noen mening om at kommunikasjonslinjer med organisasjonens ledere er blokkert eller frynset. Dette kan kreve endring på institusjonelt nivå, men det er andre kommunikasjonsstrategier på arbeidsplassen du kan implementere for å bygge bro mellom ledelse og ansatte, for eksempel virtuelle rådhus med spørsmål-og-svar-økter.
Avsluttende ord
Profesjonell kommunikasjon kan spille en viktig rolle i praktisk talt alle aspekter av virksomheten din. Å mestre effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen kan bidra til å øke effektiviteten, produktiviteten og innovasjonen, holde ansatte engasjerte og gjøre virksomheten din forberedt på suksess.
