Uitdaging

Cecilia Roy woonde in acht landen en bracht een groot deel van haar tijd door op de piste, nog voor ze 21 was (haar vader werkte in het buitenland en daarna als fotograaf). Als volwassene vestigde ze zich in Teton Valley in Idaho, waar ze verschillende ijzige beroepen uitoefende: professioneel snowboarder, snowboardcoach en verkoopster van winterkleding.

Ze heeft ook altijd een creatieve kant gehad: de tweedehands Nikon FM1-camera van haar vader wekte op zevenjarige leeftijd haar interesse voor fotografie. Voor Cecilia voelde het dan ook als een natuurlijke ontwikkeling om in januari 2019 Snowdrop Creative te lanceren, nadat een non-profitorganisatie haar had gevraagd hun logo te ontwerpen. Het begon met een muts, maar groeide al snel uit tot kleding, het ontwerpen van "hun website, het beheren van hun socialemedia- en e-mailmarketing en het aansturen van vele fondsenwervingscampagnes", aldus Roy.

Daarna nam de vraag naar haar vaardigheden als grafisch ontwerp, beheer van sociale media en digitale marketingstrategie een hoge vlucht. Sterker nog, veel van haar klanten ontmoette ze op de berg.

Tot 2020 bleef Snowdrop een bijbaantje, maar "toen de COVID-19-pandemie de pistes sloot, dacht ik dat het waarschijnlijk een goed moment was om er volledig voor te gaan", herinnert ze zich. Drie jaar later bestaat haar eclectische klantenkring uit kunstenaars, makelaars, binnenhuisarchitecten en meer.

Oplossing

Als zelfstandig ondernemer gebruikt Roy dagelijks de producten en functies in Dropbox, het volledige aanbod in Dropbox Professional, plus Dropbox DocSend en Dropbox Sign, om samen te werken, te organiseren, te delen en materiaal aan klanten te leveren. Zo heeft ze met Sign een klantencontract naar een natuurkunstenaar verzonden. Ook gebruikt ze Transfer om video's en grote bestanden over en weer te sturen en neemt ze met Dropbox Capture gepersonaliseerde video's op om nieuwe websitefuncties uit te leggen. (En natuurlijk gebruikt ze Dropbox Backup.)

Voor Cecilia gaat er niets boven de mogelijkheid om de hele levenscyclus van een klant vanaf een smartphone op de piste te beheren, van het eerste projectvoorstel tot de uiteindelijke oplevering. Afgelopen winter stuurde ze vanuit de skilift een nieuwe klant een contract (met Sign), deelde ze foto's met een andere klant (met Transfer) en voegde ze PDF's toe aan de map van een vastgoedklant (met Storage) voor een last-minute vergadering. Het past goed bij de liefde voor het buitenleven. "Het is zo handig om deze mogelijkheid te hebben", zegt ze lachend.

Dankzij producten als Dropbox Paper kunnen Roy en haar klanten in real time samenwerken door ter plekke concepten aan te passen en automatisch op te slaan. "We hoeven ons proces niet telkens te onderbreken, zoals wanneer je bestanden heen en weer mailt", zegt ze. "Met Dropbox krijgen we dingen gewoon gedaan."

Dropbox helpt Roy ook bij het beheren van alle versies van verschillend materiaal. Voor een van haar klanten, een interieurontwerper, is "Dropbox de manier waarop we foto's, geschreven materiaal, portfolio-items, media-items, productfoto's, nieuwsbriefversies en de agenda voor materiaal delen", vertelt ze. "Het is geweldig om alles voor hen op één plek georganiseerd te hebben."

Als meerdere partijen in verschillende tijdzones en bedrijven aan documenten werken, kunnen versies gemakkelijk door elkaar worden gehaald, maar "Dropbox helpt me om al het materiaal voor een specifiek project op één plek samen te brengen", aldus Roy. En met de 3 TB aan cloudopslag in haar Dropbox-abonnement hoeft ze zich nooit zorgen te maken dat ze te weinig ruimte heeft.

Softwareplatforms kunnen al snel overweldigend aanvoelen, vooral voor solopreneurs die zich steeds weer bij verschillende programma's, tabbladen en toepassingen moeten aanmelden of aparte oplossingen nodig hebben om werk op te slaan, te delen en te ondertekenen.

Dropbox lost dat probleem op en vermindert de mentale belasting van de verschillende oplossingen die voor creatief werk nodig kunnen zijn. "Het is geweldig om alles op één plek te hebben, op één verenigd en samenhangend platform, waar de producten en functies elkaar aanvullen", zegt Roy. "Ik vind het geweldig dat ik me kan aanmelden bij het Dropbox-platform en meerdere klantprojecten op één plek kan beheren, in plaats van dat ik verschillende aparte softwareplatforms nodig heb. Dropbox vergemakkelijkt het beheer van alle bewegende onderdelen."

Een van Roys klanten is een bekroonde landschapskunstenaar, met wie ze regelmatig foto's in hoge resolutie deelt die ze bewerkt en transformeert voor galerievoorbeelden. Met de 100 GB die Dropbox Transfer biedt, kun je moeiteloos enorme afbeeldingen in één pakket verzenden met een slagingspercentage van 100%. "Vroeger ging dit proces gepaard met zo'n 20 e-mails, elk met een individuele afbeelding", zegt Roy. "Het kostte veel tijd."

Met Dropbox kun je ook heel makkelijk de relevante collega's toegang geven tot de juiste bestanden. "Mensen toevoegen aan het systeem is een fluitje van een cent en het voelt heel natuurlijk", zegt ze. "Je hoeft alleen een link te sturen en dan hebben ze toegang tot het bestand of de map, zelfs als ze Dropbox niet gebruiken." Met wachtwoordbeveiliging en een nieuw beveiligingsdashboard kan Roy nauwkeurig afstemmen wie toegang heeft tot wat. Als de marketingtak van het vastgoedbedrijf toegang nodig heeft tot één submap en de makelaars tot een andere, dan kan die architectuur met een paar klikken worden ingesteld.

Een groot deel van het runnen van een succesvol klein bedrijf als Snowdrop bestaat uit het binnenhalen van nieuwe klanten. Het versturen van voorstellen of het reageren op offertes is stressvol, maar Dropbox DocSend biedt niet alleen inzicht in wanneer de potentiële klant je pitch heeft bekeken, maar geeft je ook een samenvatting van de klantbetrokkenheid als een soort 'heatmap' van het succes van je deck. Fans van DocSend vinden het geweldig hoe de oplossing hen helpt om opvolgingsstrategieën te optimaliseren, besluitvormers te betrekken en toekomstige pitches te verbeteren.

Bij Snowdrop werkt Roy voortdurend met contracten en juridische documenten, zowel de documenten die ze naar haar klanten en aannemers stuurt als de documenten die ze ontvangt van juridische teams bij grotere bedrijven. Met Sign kan ze overeenkomsten voorbereiden, verzenden en volgen, terwijl ontvangers juridisch bindende elektronische handtekeningen kunnen zetten. Voor een kleine ondernemer die over onvoldoende inkomsten beschikt voor juridisch werk, is Sign een redder in nood.