Het belang van samenwerkingssoftware
Een gestroomlijnde, gerichte samenwerking is essentieel op elke werkplek. Werken op afstand zou geen belemmering moeten zijn om succesvol samen te werken. Naast sterke communicatievaardigheden, is het net zo belangrijk om over de juiste tools te beschikken voor het vergemakkelijken en stimuleren van een waardevolle samenwerking.
Dropbox biedt een aantal innovatieve, intuïtieve functies die zich richten op samenwerking om werkzaamheden succesvol te laten verlopen. De samenwerkingstools voor teams die hieronder worden beschreven, zijn gemaakt om teams op afstand beter met elkaar samen te laten werken, maar zijn ook nuttig voor teams die zich in dezelfde fysieke ruimte begeven.
Wanneer je jouw teamleden en belanghebbenden op elkaar wilt afstemmen, is het handig als alle benodigde bestanden, informatie en tools zich op dezelfde pagina bevinden.
Dropbox: uw ultieme platform voor samenwerking
Dropbox transformeert mappen in een veelzijdige samenwerkingsruimte, waarin je rechtstreeks aan een Dropbox-map en de bijbehorende bestanden beschrijvingen, aantekeningen, takenlijsten en meer kunt toevoegen.
Dropbox maakt gebruikt van machine-intelligentie, waardoor teams hun samenwerkingsvermogen kunnen verhogen. In Dropbox vind je alles wat je nodig hebt voor een efficiënte samenwerking op één centrale plek.
Dankzij de zoekfunctie voor afbeeldingen, voorbeelden van bestanden, Dropbox Paper-integratie en teamhoogtepunten is het voor teams makkelijker dan ooit om zich georganiseerd en gericht met taken bezig te houden. Met de gebruiksvriendelijke agenda-integratie kun je direct Dropbox-materiaal aan gebeurtenissen en vergaderingen koppelen, waardoor vergaderingen productiever dan ooit worden.
Met Dropbox kunt u ervoor zorgen dat uw teamleden relevante bestanden, doelen, datums en mijlpalen eenvoudig op één plek kunnen bekijken.
Dropbox Paper: online samenwerkingshulpmiddelen van begin tot eind
Dankzij de flexibiliteit van Dropbox Paper kunt u uw team door elke stap van het samenwerkingsproces begeleiden. Dropbox Paper biedt sjablonen en hulpmiddelen waarmee u de vele uitdagingen van online samenwerking het hoofd kunt bieden. Laten we elke stap van het proces eens doornemen en zien hoe u Dropbox Paper kunt gebruiken om teamwork te versterken:
Planning
In de voorbereidingsfase van een project is het belangrijk dat iedereen op dezelfde golflengte zit en toegang heeft tot alle benodigde informatie.
Verantwoording afleggen en communiceren zijn essentiële onderdelen van samenwerking. Wanneer u uw proces strategisch gaat uitwerken, kunt u het beste gebruikmaken van hulpmiddelen waarmee u uw ideeën op een georganiseerde, begrijpelijke manier kunt structureren.
Met tools als gedeelde agenda's, takenlijsten, interactieve briefings en vergaderagenda's zorg je ervoor dat jouw team op de hoogte is van alle doelstellingen en verwachtingen. Dropbox Paper biedt veelzijdige sjablonen voor elk van deze tools voor gezamenlijk taakbeheer.
Wanneer u de samenwerkingshulpmiddelen van Dropbox Paper gebruikt, weet elk teamlid precies wat de teamdoelstellingen en zijn of haar individuele verantwoordelijkheden zijn. Ook weet u precies waar u terecht kunt als er problemen of verwarring ontstaan.
Productie
Wanneer meerdere teamleden met hetzelfde project bezig zijn, is het belangrijk dat ze zonder problemen tegelijkertijd aan hetzelfde bestand kunnen werken. Dit houdt in dat er geen documenten over en weer hoeven worden gestuurd en dat het ene teamlid niet op het andere hoeft te wachten.
Met Dropbox Paper kan jouw team samenwerken in realtime. Jouw hele team kan vanaf elke plek en zonder vertraging aan hetzelfde document werken.
In plaats van dat u uw mappen vult met eindeloze versies van bestanden, kunt u de bestandsgeschiedenis van een enkel document bijhouden. U hoeft niet steeds nieuwe kopieën op te slaan en te delen naarmate elk teamlid zijn of haar inbreng levert. Hierdoor ontstaat een opgeruimde werkplek, waardoor u beter georganiseerd en efficiënter kunt samenwerken.
Feedback
Feedback is een enorm belangrijke stap in het samenwerkingsproces, maar kan ook een groot obstakel zijn als het niet op de juiste manier wordt gedaan. In de beoordelingsfase van een project of samenwerking, is het belangrijk om duidelijk en direct te zijn. Daarvoor bieden de realtime feedbackfuncties van Dropbox Paper de uitkomst.
U hoeft geen rommelige e-mailcorrespondentie door te spitten om de voortgang bij te houden. Met aantekeningen in Dropbox kunt u feedback bekijken naast het werk waarop het betrekking heeft. U kunt teamleden rechtstreeks taggen, zodat er niets over het hoofd wordt gezien of verward raakt.
Wanneer je bijvoorbeeld feedback geeft op een bepaalde zin uit een document, kun je bij die zin direct je feedback plaatsen, zodat jouw aantekeningen eenvoudig worden gekoppeld aan het specifieke gebied dat je markeert.
Feedback hoeft geen kommer en kwel te zijn. De bedoeling van feedback is het op productieve en constructieve wijze benadrukken van de sterke punten van jouw team, in plaats van deze te belemmeren. Een goed feedbacksysteem ondersteunt de samenwerking van teams, omdat het een open, eerlijke en productieve omgeving voor jouw team creëert.
Als u een speelse energie aan het proces wilt toevoegen, kunt u emoji's op Dropbox Paper gebruiken om feedback op een bondige, informele manier visueel over te brengen.
Levering
U hebt een platform voor documentbeheer nodig dat uw werk beschermt, het voor uw team gemakkelijker maakt om gefocust en productief te blijven en u bovendien de mogelijkheid biedt om uw werk veilig te delen wanneer het tijd is om het op te leveren. Als u cloudopslag gebruikt, geeft u uw team, klanten en cliënten overal toegang tot werkbestanden, waardoor u uw workflowbeheer flexibeler kunt maken.
Voor elke virtuele of fysieke werkplek geldt dat hoe netter deze is, hoe beter jouw team kan samenwerken. Op die manier verspil je geen tijd aan het doorzoeken van iedereens mappen om het juiste bestand te vinden en ben je voor het verstrekken van belangrijke gegevens niet afhankelijk van één persoon. Op Dropbox kun je met één klik op de knop bestanden delen en jouw eigen machtigingen instellen om te bepalen wie wat kan doen met een document dat je deelt.
Dat betekent dat Dropbox Paper niet alleen een uitstekende oplossing is voor gezamenlijke productie, maar dat het u ook bij elke stap van het proces begeleidt: van strategie tot levering en alles daartussenin.
Eén ruimte met alle tools die je nodig hebt
Als het om effectief teamwork gaat, wil je een uniforme ruimte creëren, waarin elk teamlid zowel kan werken als met elkaar kan communiceren. Daarnaast moet deze ruimte over tools beschikken die de beperkingen overbrugt die samenwerken op afstand met zich meebrengt.
De hierboven beschreven samenwerkingssoftware en -hulpmiddelen helpen uw team het maximale uit zichzelf te halen. Ze bieden alles wat u nodig hebt voor effectieve samenwerking, hoe virtueel de werkruimte ook is.
Dankzij Dropbox-integraties hoef je geen tijd meer te verspillen aan het schakelen tussen verschillende tools. Zo haalt jouw team vanuit een enkele ruimte en vanaf elk apparaat het meest uit de beste collaboration apps en tools.
