Nu steeds meer professionals de overstap maken naar verspreid, op afstand of hybride werken, beginnen steeds meer werkgevers deze flexibele regelingen te omarmen.
Om zowel lokaal als extern talent aan te trekken en te behouden, moeten bedrijven een gevoel van inclusiviteit, verbondenheid en erbij horen bevorderen onder hun externe medewerkers. Dit zou al moeten beginnen bij de werving en selectie en moet worden versterkt tijdens het onboardingproces van werknemers.
Digitale onboarding is nu essentieel voor het verwelkomen van nieuwe medewerkers in virtual-first teams. Het speelt een belangrijke rol in het wegwijzen van je nieuwe teamleden omdat het ervoor zorgt dat ze snel en eenvoudig toegang hebben tot de middelen waarmee ze op hun eerste werkdag aan de slag kunnen gaan.
In deze handleiding leggen we uit waarom digitale onboarding voor bedrijven tegenwoordig een must is en we belichten enkele belangrijke oplossingen die je in je 'toolkit' voor digitale onboarding moet hebben.
Wat is digitale onboarding?
Digitale onboarding omvat het gebruik van online tools en software om nieuwe werknemers of klanten aan de database of het CRM-systeem van een bedrijf toe te voegen. In dit artikel richten we ons alleen op de onboarding van medewerkers.
Digitale onboarding is in veel opzichten vergelijkbaar met het traditionele, handmatige onboardingproces voor nieuwe medewerkers. Tijdens de preboardingfase moeten nieuwe medewerkers nog steeds formulieren invullen, contracten ondertekenen en een aantal basisgegevens van hun medewerkers verstrekken. Het belangrijkste verschil is dat de digitale onboarding-ervaring gebruikmaakt van onlinekanalen en automatiseringstools om het proces te stroomlijnen.
Door het proces te digitaliseren, profiteren uw nieuwe medewerkers van de flexibiliteit van onboarding op afstand: ze kunnen uw bedrijf overal (en in hun eigen tempo) leren kennen in plaats van persoonlijk op kantoor.
Het digitale onboardingproces
De details van het digitale onboardingproces voor medewerkers verschillen per bedrijf.
Meestal begint het echter met een vorm van identiteitsverificatie, validatie of authenticatie, zodat de nieuwe werknemer kan bewijzen dat hij of zij is wie hij of zij zegt te zijn. Dit kan de geboortedatum, het e-mailadres of het burgerservicenummer van de werknemer zijn (of iets vergelijkbaars, afhankelijk van de locatie, zoals een paspoort in het Verenigd Koninkrijk).
Er moeten ook verschillende documenten worden uitgewisseld en ingevuld, zoals een aanbiedingsbrief en een arbeidsovereenkomst, waarvoor handtekeningen nodig zijn. In vergelijking met fysieke formulieren, bespaart het digitaliseren en versturen van deze documenten voor een elektronische handtekening veel tijd en moeite.
Zodra deze preboarding-taken zijn afgehandeld, kunt u virtuele vergaderingen en videotutorials hosten (hetzij in realtime als meerdere nieuwe teamleden tegelijkertijd beginnen, hetzij asynchroon voor één nieuw teamlid) om het proces persoonlijker, interactiever en aantrekkelijker te maken.
Wat zijn de voordelen van digitale onboarding?
Digitale onboardingtools zorgen niet alleen voor het stroomlijnen van workflows, ze stellen bedrijven ook in staat hun pool van potentiële kandidaten uit te breiden en talent van over geografische grenzen aan te trekken.
Voor een traditioneel onboardingprogramma zouden nieuwe werknemers op hun eerste werkdag naar kantoor moeten komen om administratieve taken uit te voeren, zoals het instellen van hun werkmail. Met oplossingen voor digitale onboarding is dat niet meer nodig; nieuwe medewerkers kunnen direct aan de slag en zijn al enigszins vertrouwd met je bedrijfscultuur.
Er zijn verschillende manieren waarop digitale tools een positieve invloed kunnen hebben op het onboardingproces van je medewerker, waaronder:
Een meer flexibele en inschikkelijke regeling voor hybride medewerkers of collega's die volledig op afstand werken
Een betere organisatie en beter beheer van materialen en middelen
Betere naleving van voorschriften voor dataveiligheid en identiteitsbeheer
Sjablonen en automatisering verminderen de tijd, energie en kosten die gepaard gaan met handmatige onboarding, waardoor het proces beter beheersbaar wordt voor HR-afdelingen.
Asynchrone introducties en tutorials die op elk moment kunnen worden geraadpleegd en herzien, zorgen voor een consistentere ervaring voor nieuwe medewerkers
Het ontvangen van feedback van nieuwe medewerkers is eenvoudiger, zodat het proces voortdurend kan worden verbeterd
Maar dit alles zou niet mogelijk zijn zonder de juiste tools en software. Laten we dus eens kijken naar enkele belangrijke oplossingen die je toolkit voor digitale onboarding moet bevatten.
De ultieme toolkit voor digitale onboarding bouwen
Een toolkit met hulpmiddelen en materialen is belangrijk voor een consistente en effectieve onboardingervaring. Met de juiste tools hoef je je trainingsmateriaal en sjablonen maar één keer aan te maken, waarna iedereen er op verzoek toegang toe heeft.
Voorafgaand aan de onboarding
Het versturen van de relevante aanbiedingsbrieven, formulieren en contracten via DocSend en Dropbox Sign voor het aanvragen van e-handtekeningen.
Heb je alleen papieren exemplaren van je onboardingmateriaal? Met Dropbox verandert je je mobiele apparaat in een documentscanner. Je kunt fysieke documenten in een handomdraai omzetten in hoogwaardige pdf's en deze veilig opslaan in Dropbox.
Nieuwe medewerkers verwelkomen
Organiseer virtuele welkomstbijeenkomsten en deel een onboardingdocument voor nieuwe medewerkers, zodat ze snel aan de slag kunnen. Voeg links toe naar belangrijke bronnen, veelgestelde vragen en een checklist met taken voor de eerste dagen bij het bedrijf. Stel jezelf de vraag: waar heb je op je eerste werkdag het meest behoefte aan?
Initiële training
Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers toegang hebben tot de relevante tools, platforms en trainingsmaterialen die ze nodig hebben voor hun functie. Dit kan toegang zijn tot een Dropbox-account van het team, samenwerkingstools zoals Dropbox Paper of app-integraties om hun workflow te verbeteren.
Is het trainingsmateriaal te groot om via e-mail te versturen? Deel grote bestanden met nieuwe medewerkers via Dropbox Transfer, zelfs als ze op dat moment geen Dropbox gebruiken. Met geavanceerde bestandsinzichten kun je zien of ze het benodigde materiaal hebben doorgenomen of dat ze nog zaken moeten voltooien.
Overgang
Houd contact met je nieuwe teamlid via Slack, regelmatige bijpraatsessies of maandelijkse vergaderingen en maak agenda's in Dropbox Paper om bij te houden hoe het met hun nieuwe rol gaat.
Breng je nieuwe medewerkers snel op de hoogte
De onboarding van slechts één persoon in je gedistribueerde team kan ieders agenda verstoren. Asynchrone vergaderingen, videotutorials, veelgestelde vragen en eenvoudig toegankelijk materiaal dat is opgeslagen in cloudopslag, zorgen ervoor dat je nieuwe medewerkers de middelen hebben die ze nodig hebben, terwijl je huidige teamleden hen op andere manieren kunnen verwelkomen.
Bij Dropbox zijn we voor het eerst overgestapt op een volledig virtuele werkplek. Gaandeweg hebben we enkele inzichten ontwikkeld voor digitale onboarding en werving op afstand. Ontdek onze Virtual First Toolkit voor advies over effectiviteit, teamwork, communicatie en welzijn bij werken op afstand.
