Hoe je van flexibel werken een succes maakt

Als manager met een team waar u voor moet zorgen, is het niet altijd even makkelijk om op de hoogte te blijven van veranderingen op de werkvloer. 

Nu werken op afstand en hybride werken de norm worden, zijn de foutmarges voor bedrijfsleiders kleiner geworden. Vooral als het gaat om het creëren van de juiste werkplekken voor hun medewerkers.

Flexibel werken: het geheime wapen voor kleine bedrijven?

Hoe kunnen kleine bedrijven thuiswerken inzetten als concurrentievoordeel, zodat ze in de toekomst succesvol kunnen zijn? Dropbox wilde deze vraag beantwoorden in ons Choice Economy-rapport, een enquête onder ruim 2.000 leiders en werknemers van kleine bedrijven in acht landen. 

We wilden zien hoe flexibele werkregelingen de houding van werknemers hebben veranderd ten aanzien van hoe, waar en wanneer ze werken. Door de pandemie hebben bijna tweederde van de bedrijven opmerkelijke of significante verbeteringen doorgevoerd in hun bedrijfsstructuur, tools en praktijken om samenwerking mogelijk te maken. Dat was tenslotte essentieel, aangezien iedereen al die jaren binnen opgesloten zat. Maar dat was nog maar het begin.

Het is bewezen dat nieuwe technologie teams kan helpen om op afstand werk te doen. Maar hoe behouden we hetzelfde niveau van flexibiliteit als sommige teamleden op kantoor zijn en anderen thuis?

Het opbouwen van goed presterende teams, waar ook ter wereld, is immers prioriteit nummer één voor elk bedrijf dat de komende jaren wil overleven. Op basis van ons onderzoek hebben we inzichten ingewonnen van vooraanstaande figuren op het gebied van werken op afstand om erachter te komen hoe we flexibele werkregelingen kunnen implementeren.

Wat betekent ‘flexibel werken’?

Flexibel werken is een alternatief voor de traditionele kantoorwerkregeling van 9 tot 5. Medewerkers hebben meer controle over wanneer, waar en hoe ze werken. Dat kan parttime, op afstand of hybride zijn, gecomprimeerde werkuren, job sharing of iets heel anders.

Een flexibel rooster kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat een van uw werknemers flexibele begin- en eindtijden heeft, zodat deze beter aansluit bij de behoefte aan kinderopvang.

Bij flexibel werken draait het er in principe om dat werknemers de mogelijkheid krijgen om hun werkschema en -omgeving aan te passen aan hun wensen. En het kan aanzienlijke voordelen hebben voor werkgevers en werknemers, zoals werktevredenheid, betrokkenheid, motivatie en een betere balans tussen werk en privéleven.

Hoe u flexibel werken voor uw team kunt laten werken
 

1. Vraag medewerkers wat ze willen

Als u op de lange termijn flexibiliteit wilt bieden, moet u allereerst begrijpen wat uw teams echt willen. En dat houdt in dat je ze keuze moet geven, in plaats van algemene oplossingen of manieren van werken te bieden.

Medewerkers zijn eigenlijk vrij goed in staat om te beslissen welke omgeving op een bepaald moment het beste voor ze is. 

"Misschien werken ze liever thuis voor focuswerk of op kantoor voor brainstormsessies en samenwerking, maar deze beslissing kunnen ze zelfstandig nemen. Als je ze de kans geeft om dit te doen, zul je zien dat hun productiviteit toeneemt", zegt Kate Lister, president bij Global Workplace Analytics. 

Het antwoord is dus om geen overhaaste beslissingen te nemen namens je medewerkers, maar ze gewoon te vragen wat ze eigenlijk willen en ze daarbij te ondersteunen, zelfs als hun keuze je verrast.

2. Blijf de cultuur ontwikkelen, zelfs als je niet bij elkaar bent

Na de pandemie zijn er nieuwe mogelijkheden om alle kenmerken van de werkcultuur waar veel werknemers zo van genoten, weer terug te brengen. Maar omdat velen van ons regelmatig thuiswerken, moeten we ervoor zorgen dat deze cultuur niet uitsluitend op kantoor heerst. Dit hoeft niet moeilijk te zijn, het vereist alleen wat meer planning. Wanneer je erover nadenkt, waren spontane koffie en drankjes na het werk voor veel medewerkers nooit echt eenvoudig, flexibel of inclusief om zich bij aan te sluiten.
 

Wat is het alternatief? 

De juiste cultuur ontwikkelen, betekent niet dat je veel geld aan nieuwe tools moet uitgeven. We zijn allemaal bekend met videogesprekken en het is belangrijk om te onthouden dat we ze op verschillende manieren en voor andere dingen dan werk kunnen gebruiken. Hybride vergaderingen stellen kantoor- en externe werknemers in staat om samen te werken via conference calls. Bedrijven kunnen de koffiepauze levendig houden door externe werknemers aan te moedigen om gesprekken te plannen met collega's en vrienden op het werk tijdens kantooruren, gewoon om bij te praten.

Dat gezegd hebbende: cultuur gaat verder dan bier en koffie. We moeten de lol en het spel combineren met de meer persoonlijke elementen van de cultuur. Die sturing begint aan de top, zegt Andreatta: "managers bepalen voor 90% van de medewerkers de beleving van de werkcultuur. Toch hebben veel bedrijven nooit echt in de training van managers geïnvesteerd."

Managementtraining is zo belangrijk omdat een groot deel van de cultuur uiteindelijk een kwestie is van het op orde hebben van de basis: hoe makkelijk is het om hulp te vragen, verlof te krijgen, problemen te bespreken, enzovoort. Bedrijven die willen slagen in een wereld van flexibel werk, moeten beide kanten van de medaille goed aanpakken.  

3. Deel de juiste samenwerkingstools

Communicatie en samenwerking zijn fundamenteel voor elk project, elke workflow en elk bedrijf. Als je het één probeert te hebben zonder het ander, valt alles uit elkaar. 

Dit wordt bevestigd door ons onderzoek:

• Meer dan een derde van de bedrijven (36%) zag het ontbreken van de juiste hulpmiddelen voor samenwerking als een belangrijke belemmering voor werken op afstand. 
• 48% gaf aan dat het gebrek aan samenwerking een negatieve impact had op de productiviteit van werknemers. 
• Bovendien was 87% van de bedrijven het ermee eens dat het verbeteren van de samenwerking tussen teams van cruciaal belang is voor de toekomst van hun organisatie.

Voor bedrijven is het van groot belang om een platform te vinden dat teams op een eenvoudige manier samenbrengt, hen de mogelijkheid biedt om de tools die ze elders al gebruiken te integreren en projectmanagement eenvoudig maakt. 

Dit houdt niet in dat je alleen maar aan de oppervlakte hoeft te sleutelen. Bedrijven moeten technologie gebruiken om ingrijpende, langdurige veranderingen in hun werkprocessen door te voeren om er echt het maximale voordeel uit te halen.

Dropbox is een voorbeeld. Wij bieden een volledig pakket aan hulpmiddelen waarmee u naadloos kunt samenwerken,taken eenvoudig kunt beheren, informatie probleemloos kunt delen en synchroniseren, en nog veel meer.

4. Innoveer, innoveer, innoveer 

Tot slot is het belangrijk om innovatie niet te zien als een eenmalig proces. Wat je ook doet om een flexibele werkomgeving te realiseren, stop niet met het verbeteren ervan. 

Wat dat betekent is eenvoudig. Zorg niet alleen voor regelmatige feedback, maar controleer ook regelmatig uw bedrijfsprocessen. Als u twijfelt, kunt u hiervoor een externe professional inhuren. Wanneer je in nieuwe technologie investeert, werk dan samen met de gekozen leveranciers om de gedane investering te maximaliseren. Stel daarnaast een multifunctioneel team samen om toezicht te houden op de implementatie en het bredere gebruik in het hele bedrijf.

Zorg er ten slotte voor dat alle belanghebbenden bij elke stap van het traject worden betrokken. Het hogere management speelt een cruciale rol bij het stimuleren van bedrijfsveranderingen, maar dat geldt ook voor de acceptatie onder alle medewerkers in je bedrijf. Als je medewerkers niet de waarde kunt laten inzien van de tools en processen die je ze geeft of als je ze niet hebt geraadpleegd over hoe en of ze deze zullen gebruiken, dan laten ze die waarschijnlijk op de plank liggen, waardoor je strategie voor flexibel werken waarschijnlijk niet zal slagen.

Werk flexibel met Dropbox

Of u nu parttime of fulltime werkt, op kantoor werkt of op afstand werkt, Dropbox biedt de hulpmiddelen waarmee u uw flexibele schema kunt beheren.

Van cloudsynchronisatietechnologie waarmee u overal kunt werken tot functies voor het delen van bestanden waarmee u gemakkelijker met collega'skunt samenwerken: met Dropbox kunt u uzelf en uw team op succes voorbereiden.