Als u ooit hebt geprobeerd om een groot bestand via Outlook te e-mailen en het niet lukte, bent u niet de enige. De meeste Outlook-versies hanteren een limiet van 20 MB voor bijlagen. En zelfs als u Microsoft 365 gebruikt, bent u nog steeds beperkt tot ongeveer 150 MB. Dat is niet zo moeilijk als je dagelijks met afbeeldingen, ontwerpbestanden, video's of andere omvangrijke bestanden werkt.
Er zijn een aantal saaie, vervelende oplossingen, zoals het splitsen of comprimeren van bestanden. Maar het kan nog steeds voorkomen dat u een vervelende bounce-retour krijgt als uw bestand te groot is om te verzenden. Dropbox biedt u nog twee professionele opties:
- Deel een live bestand of map rechtstreeks vanuit uw cloudopslag- ideaal voor samenwerking met klanten of teamgenoten
- Gebruik Dropbox Transfer om een niet-bewerkbare kopie van uw bestand te versturen, tot 100 GB
Met deze methoden voorkomt u compressie en eventuele verstoringen in uw workflow bij het gebruik van Outlook. Als u Microsoft 365 gebruikt, kunt u ook de Dropbox-integratie proberen om nog eenvoudiger bestanden te verplaatsen.
Waarom wordt mijn bestand niet bijgevoegd in Outlook?
U hebt het perfecte bestand klaar om te verzenden, maar Outlook werkt niet. Het is laat en je wilt dit versturen, waarom wordt het niet geüpload? Er zijn een paar veelvoorkomende oorzaken voor deze frustrerende foutmeldingen:
- Het is te groot: een veelvoorkomende oorzaak is dat de meeste Outlook-accounts een limiet van 20 MB voor bijlagen hanteren. Zelfs met Microsoft 365 zit u nog steeds aan een bestandsgroottelimiet van 150 MB. Dat zijn slechts een paar grote afbeeldingen of een vrij kort filmpje.
- U gebruikt een verouderde versie van Outlook: Soms ondersteunen oudere versies de moderne functies voor bestandsverwerking niet, of grote bijlagen helemaal niet. Dit is vaak een probleem bij het gebruik van de oude mobiele apps van Outlook.
- Je internetverbinding is zwak: een slechte verbinding kan het uploaden halverwege onderbreken, vooral als je grotere bestanden wilt versturen waarvan het uploaden langer duurt. Dat is erg frustrerend, vooral als je het druk hebt.
- Het bestandstype is beperkt: sommige bestandstypen (zoals .exe en bepaalde databasebestanden) worden om veiligheidsredenen geblokkeerd. Dat komt doordat veel virussen en malware misbruik maken van dit soort bestanden, waardoor het voor iedereen verpest wordt.
- Uw mailbox is vol: Als u uw opslaglimiet bijna hebt bereikt, kunt u vanuit Outlook geen nieuwe e-mails meer verzenden. Dit is vaak een probleem voor mensen die gratis versies van Outlook en OneDrive gebruiken.
Geen van deze problemen heeft invloed op Dropbox Transfer. Het is ontworpen om grote bestanden van elke grootte en elk formaat te versturen: upload ze, genereer een beveiligde koppeling en verstuur ze vanuit Outlook. Geen stress, bestandscompressie of e-mailberichten die terugkomen, gewoon professionele levering.
3 manieren om grote bestanden via Outlook te versturen
Als u ooit op Verzenden in Outlook hebt geklikt en een foutmelding kreeg, of een bericht uren later terugkreeg, weet u hoe vervelend het is om grote bestanden te verzenden. Maar wees niet bang, er zijn verschillende eenvoudige oplossingen die u kunt proberen. Laten we beginnen met de gemakkelijkste optie:
1. Gebruik Dropbox om een veilige link naar het bestand te maken en deel het
De eenvoudigste manier om een groot bestand in Outlook te delen—mits je het niet erg vindt dat de ontvanger toegang heeft tot je eigen kopie van het bestand—is om een beveiligde koppeling te genereren en deze in een e-mail te versturen. Je doet dit met een paar klikken rechtstreeks vanuit je cloudopslag:
- Upload een bestand naar uw Dropbox-account, klik er met de rechtermuisknop op en selecteer'Link kopiëren'
- Plak die link in uw Outlook-bericht (u hoeft het bericht niet te comprimeren, zippen of splitsen) en verstuur het, ongeacht of de ontvanger een Dropbox-account heeft of niet.
Dit is een uitstekende methode, aangezien u zich geen zorgen hoeft te maken over bijlagelimieten of over de vraag of de ontvanger wel hetzelfde hulpmiddel gebruikt. Je deelt de liveversie van het bestand, dus als je met anderen samenwerkt, is dat een groot voordeel.
Als je wilt beperken wat iemand met een bestand kan doen, kun je met Dropbox wachtwoordbeveiliging, vervaldatums of alleen-lezen-machtigingen aan links toevoegen. Ongeacht het bestandstype kun je het helder, veilig en onder controle houden.
Een bijkomend voordeel is dat het delen van links overal werkt—in andere e-mailclients zoals Gmail, Slack, Teams en webbrowsers—dus het is zo veelzijdig als jij en je team maar nodig hebben.
2. Gebruik Transfer voor het leveren van grote bestanden
Dropbox Transfer is dé oplossing voor het definitief overdragen van bestanden, zoals afgewerkte video's, ontwerpresultaten of andere grote bestanden. Het is spectaculair eenvoudig, maar biedt ook snelle uploads en downloads met de hoogste beveiligingsniveaus.
- Ga gewoon naar dropbox.com/transfer
- Upload uw bestand en stuur het naar de ontvanger
U kunt bestanden tot 100 GB (of 250 GB met Dropbox Replay Add-On) versturen, downloads volgen, de levering bevestigen en de overdracht voorzien van uw logo voor een verzorgde, professionele uitstraling. Geen zorgen: gewoon versturen en gaan.
3. Gebruik Outlook en OneDrive – voor zover het werkt
Outlook en OneDrive kunnen samenwerken om grotere bestanden te versturen, maar alleen tot op zekere hoogte. U loopt waarschijnlijk tegen beperkingen aan als uw bestanden extra groot zijn, de formaten niet worden ondersteund of de machtigingen van de ontvanger niet goed zijn ingesteld.
Sommige professionals melden ook opmaakwijzigingen of bestandscompressie. Als u pixel-perfecte levering wilt garanderen, kunt u beter ergens anders zoeken. Met Dropbox is wat u verzendt altijd precies wat uw klant ziet.
Tips voor succesvol verzenden van bestanden via Outlook
Ondanks de beperkingen gaat het er bij het versturen van grote bestanden via Outlook niet alleen om dat de e-mail wordt verzonden. Het gaat er vooral om dat de e-mail er verzorgd uitziet en dat de ontvanger er gemakkelijk doorheen kan navigeren.
Hier volgen enkele snelle tips om ervoor te zorgen dat het leveren van grote bestanden er net zo professioneel uitziet als het werk dat u deelt:
- Voeg context toe aan uw e-mail:in plaats van een gedeelde Dropbox-link te plakken, voegt u een korte uitleg toe van wat het bestand is en maakt u er vervolgens een hyperlink van naar een schone, beschrijvende tekst
- Geef alleseen duidelijk label: gebruik bestandsnamen en versienummers die logisch zijn, omdat de naamgevingsstructuur een groot verschil maakt als een klant met meerdere leveringen tegelijk bezig is.
- Stuur indien mogelijk een maplink.Als u een batch bestanden deelt, deel dan een map in plaats van afzonderlijke links. Zo blijft alles bij elkaar en is het voor de ontvanger gemakkelijker om georganiseerd te blijven.
Outlook kan nog steeds uw go-to-programma zijn voor het delen van grote bestanden, zolang u Dropbox gebruikt en een paar doordachte handelingen toepast om uw bestanden succesvol en met een professionele uitstraling te versturen.
Veelgestelde vragen
Je kunt overwegen om bestanden in een ZIP-archief te plaatsen of online hulpmiddelen te gebruiken om ze kleiner te maken. Deze hulpmiddelen kunnen echter de bestandskwaliteit verlagen—en dat is in veel gevallen niet acceptabel. Als je de kwaliteit wilt behouden, kun je beter gebruikmaken van je Dropbox-cloudopslag om een link naar het bestand te delen, zonder dat je het bestand hoeft te comprimeren.
De beste manier om de Outlook-bijlagelimiet te omzeilen, is door gebruik te maken van een cloudopslagservice zoals Dropbox. Op deze manier kunt u een link naar het bestand delen in plaats van het als bijlage toe te voegen. Dit is gemakkelijker dan te proberen een groot bestand in de limiet van 20 MB te passen die de meeste Outlook-versies hanteren. Met Dropbox kunt u grote bestanden uploaden en een veilige link genereren, die u vervolgens kunt delen. Kopieer de link, plak deze in uw Outlook-bericht en verstuur hem.
U kunt dit niet rechtstreeks in Outlook doen. Met Dropbox Transfer kunt u bijhouden wanneer mensen uw bestanden downloaden, zodat u zeker weet dat ze zijn ontvangen. U kunt ook bijhouden wie uw bestanden bekijkt en een wachtwoord toevoegen. Dit geeft u meer controle, vooral als het gaat om werk dat u naar klanten stuurt of bestanden die slechts korte tijd bruikbaar zijn.
Je kunt geen groot bestand alleen via Outlook versturen. Je kunt echter wel gebruik maken van de functie Delen of een deelbare link versturen vanaf je Dropbox-account. Je hoeft je bestanden niet te comprimeren of te splitsen. Upload ze gewoon, maak een link aan en voeg ze toe aan je Outlook-e-mail—de ontvanger hoeft niet eens een Dropbox-account te hebben om het bestand te ontvangen. Hierdoor blijven de bestanden in hun oorspronkelijke kwaliteit en wordt het voor je klant gemakkelijker. En het zorgt ervoor dat niemands inbox vol raakt.
Verstuur bestanden met vertrouwen via Outlook met Dropbox
Outlook is niet gebouwd voor het versturen van grote video's, enorme afbeeldingen, grote databasebestanden of andere omvangrijke digitale bestanden. Met Dropbox aan uw zijde hoeft u zich geen zorgen meer te maken over beperkingen qua bestandsgrootte.
Met Dropbox vermijdt je onbedoelde bestandscompressie, frustrerende e-mails die niet worden bezorgd en verstoringen in de workflow in Outlook. Genereer eenvoudig een veilige link, voeg deze toe aan je bericht en klik op Verzenden. Je kunt ook Dropbox Transfer gebruiken.
Wil je het versturen van grote bestanden het makkelijkste onderdeel van je dag maken? Maak een gratis Dropbox-account aan en probeer vandaag nog onze Outlook-integratie uit: sneller, veiliger en speciaal ontwikkeld voor creatieve teams die hun werk precies zo willen afleveren als bedoeld.
