Table of contents
- Wat is een lokalisatieworkflow?
- Waarom workflows voor marketinglokalisatie rommelig worden
- Een praktische lokalisatieworkflow voor marketingcampagnes
- Hoe beveiligt u het versiebeheer voor marketingmateriaal in externe teams
- Hoe u creatieve reviewworkflows stroomlijnt met gedeelde cloud-mappen
- Checklist voor lokalisatieworkflow bij marketingcampagnes
- Bouw een lokalisatieworkflow die op elke markt werkt
Een wereldwijde campagne kan er in de kick-offpresentatie eenvoudig uitzien. Eén boodschap, één creatief concept, één lanceerdatum.
Dan begint het werk. Duitsland wil dat een claim wordt beoordeeld, Japan heeft productscreenshots in de lokale UI nodig, of misschien wil het Britse team een andere CTA. Het bureau wacht op de nieuwste herovideo, terwijl de juridische afdeling de definitieve betaalde socialmediatekst wil goedkeuren voordat er iets live gaat.
Daar helpt een duidelijke lokalisatieworkflow bij. Het biedt u een herhaalbare manier om één hoofdcampagne om te zetten in marktklare assets, zonder dat u onderweg het overzicht verliest over bestanden, feedback, versies of goedkeuringen.
Met Dropbox houdt u campagnebestanden, gelokaliseerde assets, creatieve beoordelingen en definitieve opleveringen in beweging vanuit uw cloudopslag. Kies een abonnement om een soepelere lokalisatieworkflow op te zetten voor uw volgende campagne.
Wat is een lokalisatieworkflow?
Een lokalisatieworkflow is het proces dat u gebruikt om materiaal, creatieve assets en campagnemateriaal aan te passen aan verschillende markten, terwijl u taken, bestanden, feedback en goedkeuringen georganiseerd houdt.
Voor marketingcampagnes betekent dit meestal het vertalen van kopiëren, het maken van ontwerpbewerkingen en meer. Een sterke workflow helpt u het volledige traject te beheren, van de materialen van de hoofdcampagne tot goedgekeurde lokale deliverables. Dit kan het volgende zijn:
- Tekst voor bestemmingspagina
- Betaalde social ads
- Product screenshots
- Video-ondertiteling of voice-over
- E-mailbanners
- Verkooppresentaties
- Juridische vrijwaringen
- Regionale aanbiedingen
- Gelokaliseerde afbeeldings-, video- en audiobestanden
Lokalisatieworkflows zijn essentieel omdat ze u helpen verschillende markten beter te bedienen. Een soepele workflow is dus belangrijk om teams wendbaar te houden tijdens campagnes.
Vertaalworkflow versus lokalisatieworkflow
Vertalen verandert de taal. Lokalisatie past de campagne aan op de mensen, cultuur, het kanaal en de markt die u probeert te bereiken.
Een directe vertaling kan bijvoorbeeld een Amerikaanse productlanceringskop omzetten naar het Duits. Lokalisatie controleert of:
- De claim is goedgekeurd in Duitsland
- Of de productscreenshot de juiste taal weergeeft
- Of de CTA aansluit op lokaal koopgedrag
- Of de uiteindelijke asset is opgemaakt voor het juiste kanaal
Daarom hebben lokalisatieworkflows structuur nodig. U coördineert tegelijkertijd creatieve beslissingen, marktcontext, bestandstoegang en goedkeuringen, waardoor er soms iets mis kan gaan.
Waarom workflows voor marketinglokalisatie rommelig worden
Lokalisatie wordt lastiger wanneer campagnewerk verspreid is over te veel tools, mensen en versies.
Een wereldwijd team begint mogelijk met een centrale campagnebriefing op de ene plek, een videomontage op een andere, productscreenshots van het productmarketingteam en betaalde-mediaspecificaties van een bureau. Vervolgens past elke regio de assets aan, voegt opmerkingen toe en vraagt via verschillende kanalen om goedkeuringen.
Tegen de tijd dat de lanceerweek aanbreekt, kan de campagne-eigenaar het volgende vragen:
- Welke Duitse verkooppresentatie is goedgekeurd?
- Heeft de juridische afdeling de bijgewerkte claim voor het VK beoordeeld?
- Gebruikt de video voor Japan de nieuwste ondertitels?
- Heeft het bureau de definitieve productscreenshot gebruikt?
- Wie heeft er nog toegang tot het assetpakket voor de pre-launch?
Iedereen werkt hard. Het probleem is dat de workflow niet elke markt hetzelfde duidelijke pad biedt van bronbestand naar goedgekeurd definitief item.
Een praktische lokalisatieworkflow voor marketingcampagnes
Gebruik deze stappen als uitgangspunt en pas ze vervolgens aan op de omvang van uw campagne, uw markten en uw kanalen:
1. Bepaal de reikwijdte van de campagne en de behoeften van de markt
Begin met het opsommen van elke markt, taal, elk kanaal en elke deliverable. Een productlancering kan bijvoorbeeld een bestemmingspagina bevatten, 10 betaalde sociale advertenties, een video van 30 seconden, drie e-mailbanners, een verkooppresentatie en productscreenshots voor elke regio.
Noteer vervolgens wat elke markt wel en niet mag wijzigen. Een regionaal team kan mogelijk CTA's en beeldmateriaal aanpassen, maar niet de prijsvermeldingen of productteksten zonder goedkeuring.
2. Verzamel de bronmaterialen en context
Verzamel voordat er wordt gelokaliseerd het materiaal dat de campagne toelicht. Denk hierbij aan de creatieve briefing, merkrichtlijnen, goedgekeurde berichtgeving, productgegevens, juridische aantekeningen, doelgroepinzichten, voorbeelden van eerdere campagnes en eventuele kanaalspecificaties.
Deze stap helpt reviewers begrijpen waarom de asset bestaat, niet alleen wat erin staat. Een vertaler die werkt aan tekst voor betaalde social media moet bijvoorbeeld weten of de advertentie bedoeld is om naamsbekendheid, aanmeldingen voor de proefperiode of verkoopgesprekken te stimuleren.
3. Bewaar actief campagnewerk op één gedeelde plek
Uw workflow heeft een betrouwbare plek nodig voor bronbestanden, werkconcepten, gelokaliseerde versies, feedback en definitieve deliverables.
Met cloudopslag en bestanden delen van Dropbox kunt u campagnebestanden op één plek bewaren en interne teams, bureaus, freelancers of regionale beoordelaars toegang geven tot de bestanden die zij nodig hebben. Dat is belangrijk wanneer uw video-editor zich in de ene tijdzone bevindt, uw juridisch beoordelaar in een andere en uw lanceerteam tegelijkertijd middelen voorbereidt voor meerdere markten.
Houd de opzet eenvoudig en gebruik bestandsmachtigingen in Dropbox om de controle te behouden. U heeft geen ingewikkeld mappensysteem nodig om georganiseerd te blijven. Wat telt, is dat mensen weten waar actief werk staat, waar goedgekeurd werk staat en wie wat kan wijzigen.
4. Wijs eigenaren en goedkeurders toe voordat het werk begint
Lokalisatie loopt vertraging op wanneer mensen moeten raden wie waarvoor tekent. Bepaal voor elke markt wie verantwoordelijk is voor:
- Vertaling
- Regionale marketingreview
- Merkbeoordeling
- Creatieve beoordeling
- Juridische of nalevingsgoedkeuring
- Definitieve goedkeuring voor lancering
Een eenvoudig goedkeuringsschema kan verwarring op het laatste moment helpen voorkomen. Als het Franse team een kop aanpast aan de markt, moet iedereen weten of dat vóór de lancering een controle door een merk-, juridisch of campagne-eigenaar vereist.
5. Lokaliseren per assettype en kanaal
Verschillende assets vereisen verschillende workflows. Bijvoorbeeld:
- Een bestemmingspagina: mogelijk vertaling en ondertekening van kopiëren, SEO-beoordeling, web-QA en juridische goedkeuring nodig
- Een betaalde socialmedia-advertentie: hierbij is mogelijk controle op tekenlimieten, platformopmaak en validatie van regionale aanbiedingen nodig
- Een productvideo: mogelijk zijn ondertitels, een controle van de voice-over, controles van tekst op het scherm en goedkeuring van iemand die de volledige Bewerken in context kan bekijken vereist
Behandel elk type materiaal als een eigen mini-workflow. Zo voorkomt u dat u hetzelfde beoordelingsproces gebruikt voor een salespresentatie, een videoadvertentie of een e-mailbanner.
6. Beoordeel creatief materiaal in context
Gelokaliseerde assets zijn makkelijker goed te keuren wanneer beoordelaars kunnen zien hoe de kopiëren, beelden, timing en opmaak samenwerken.
Een vertaalde ondertitel kan bijvoorbeeld correct zijn, maar te lang om op een scherm te lezen. Zo kan een gelokaliseerde CTA logisch lijken in een spreadsheet, maar onhandig aanvoelen in het uiteindelijke ontwerp. Een regionale disclaimer kan juridisch ook correct zijn, maar te klein om te lezen in de export.
Met Dropbox Replay kunt u video-, afbeeldings-, audio- en PDF-bestanden beoordelen met opmerkingen die aan het creatieve materiaal zijn gekoppeld. Zo verzamelt u eenvoudiger feedback op gelokaliseerde videoadvertenties, vertaalde voice-overs, socialmediafragmenten, productvisuals en definitieve creatieve content voordat deze live gaan.
7. Houd definitieve versies makkelijk herkenbaar
Versiebeheer werkt het beste als het natuurlijk aanvoelt. Gebruik bestanden met duidelijke namen, heldere statuslabels en eenvoudige goedkeuringsregels, zodat mensen kunnen zien wat nog in beoordeling is en wat klaar is voor gebruik. Bijvoorbeeld:
- Een gelokaliseerde salespresentatie mag pas naar de definitieve levering gaan nadat de regionale marketinglead, de merkbeoordelaar en de juridische beoordelaar deze hebben goedgekeurd
- Een gelokaliseerde productdemovideo mag pas met het salesteam worden gedeeld nadat de timing van de ondertiteling, de productclaims en de links op de eindkaart zijn gecontroleerd
De functies voor bestandsherstel en versiegeschiedenis van Dropbox kunnen ook helpen wanneer iemand het verkeerde bestand bewerkt, een concept overschrijft of vorige versies wil vergelijken.
8. Lever, archiveer en hergebruik wat werkte
Zodra elke markt de assets heeft goedgekeurd, kunt u de definitieve bestanden voor de lancering samenstellen. Voeg de assets toe die elk team nodig heeft, plus eventuele opmerkingen die de gebruiksrechten, vervaldatums, goedgekeurde claims of marktspecifieke richtlijnen toelichten.
Zorg dat de campagne ook na de lancering makkelijk te vinden blijft. Zorg dat u een centrale locatie in de cloudopslag van uw team inricht om projectbestanden en gerelateerde lanceringsmaterialen te groeperen die u tussen campagnes wilt delen, zoals de goedgekeurde briefing, definitieve assets, het mediaplan, juridische opmerkingen en het prestatierapport.
Zo start u uw volgende campagne eenvoudiger. In plaats van alles uit uw geheugen opnieuw op te bouwen, kunt u goedgekeurde assets, eerdere inzichten en marktspecifieke context efficiënt hergebruiken.
Hoe beveiligt u het versiebeheer voor marketingmateriaal in externe teams
Om versiebeheer voor marketingmateriaal binnen externe teams veilig te stellen, biedt u iedereen één betrouwbare plek om vanuit te werken. Bewaar de hoofdbestanden in gedeelde cloudopslag, beperk wie bestanden mag bewerken, gebruik versiegeschiedenis en zorg dat definitieve bestanden gemakkelijk te herkennen zijn.
Voor een gelokaliseerde campagne betekent dit dat een regionaal team een bestand moet kunnen openen en snel het volgende moet kunnen beantwoorden:
- Is dit nog steeds een concept?
- Is het door brand beoordeeld?
- Heeft de juridische afdeling het goedgekeurd?
- Wie kan wijzigingen aanbrengen?
- Waar staat de nieuwste versie?
Als die antwoorden duidelijk zijn, besteden Teams minder tijd aan het controleren van Slack-discussies, het vergelijken van bijlagen of het achterhalen of een definitief bestand echt definitief is. Zo pak je dat effectief aan:
1. Bewaar master-assets op één gedeelde locatie
Begin met de assets van de wereldwijde campagne: de goedgekeurde briefing, kernboodschap, ontwerpbestanden, productscreenshots, videomasters en merkrichtlijnen.
Bewaar ze op één gedeelde plek, zodat regionale teams, bureaus en vertalers niet werken met gedownloade kopieën die mogelijk al verouderd zijn.
2. Geef mensen het juiste toegangsniveau
Niet iedereen heeft bewerkingstoegang nodig.
Een ontwerper moet mogelijk een gelokaliseerde lay-out bijwerken. Een juridisch reviewer hoeft misschien alleen maar te bekijken en opmerkingen toe te voegen. Een extern bureau heeft mogelijk toegang tot de assets van één markt nodig, maar niet tot de volledige wereldwijde campagne.
Met bestanden delen en machtigingen van Dropbox bepaalt u wie campagnebestanden kan bekijken, bewerken en delen, zodat gevoelig werk vóór de lancering in de juiste handen blijft.
3. Maak de goedkeuringsstatus makkelijk herkenbaar
U heeft geen ingewikkeld naamgevingssysteem nodig. U heeft alleen goed benoemde bestanden en duidelijke statusmarkeringen nodig.
Uw team moet bijvoorbeeld kunnen zien of een gelokaliseerde verkooppresentatie nog wordt beoordeeld of klaar is voor lancering, zonder meerdere vergelijkbare versies te hoeven openen.
Een eenvoudige regel helpt: assets worden pas naar de definitieve levering verplaatst zodra de vereiste reviewers hun goedkeuring hebben gegeven.
4. Gebruik versiegeschiedenis als vangnet
Fouten gebeuren. Iemand bewerkt de verkeerde presentatie, vervangt een screenshot of overschrijft een gelokaliseerd bestand.
Met Dropbox helpt versiegeschiedenis u om eerdere versies terug te zetten, wijzigingen te vergelijken en werk te herstellen wanneer dat nodig is. Zo krijgen externe teams meer ruimte om snel te werken, terwijl de hele campagne niet in gevaar komt.
Checklist voor lokalisatieworkflow bij marketingcampagnes
Controleer voor de lancering of u het volgende heeft:
- Een lijst met doelmarkten, talen en kanalen
- Een duidelijke eigenaar voor elke deliverable
- Bronmateriaal en campagnecontext op één gedeelde plek
- Goedgekeurde berichten, claims en merkrichtlijnen
- Toegangsrechten voor bureaus, vertalers en revisoren
- Beoordelingsstappen voor elk type asset
- Een duidelijke regel voor definitieve goedkeuring
- Bestanden met duidelijke namen die de status eenvoudig te begrijpen maken
- Versiegeschiedenis voor het geval u eerder werk moet terugzetten
- Definitieve assets verpakt voor elke markt
- Gebruiksnotities, vervaldatums of rechteninformatie waar nodig
- Een plek om campagne-inzichten te archiveren voor hergebruik in de toekomst
Met een goede lokalisatieworkflow wordt de volgende stap van uw campagne beter zichtbaar.
Bouw een lokalisatieworkflow die op elke markt werkt
Wanneer elke markt weet waar assets te vinden zijn of waar feedback achtergelaten kan worden, wie wijzigingen goedkeurt en welke bestanden definitief zijn, gaat lokalisatie minder over het najagen van mensen of bestanden in verschillende regio's.
Met Dropbox kunt u campagnemateriaal georganiseerd houden, uw werk veilig delen, in context beoordelen, goedgekeurd materiaal sneller vinden en gelokaliseerd materiaal met vertrouwen verzenden. Kies een abonnement om aan de slag te gaan.
Veelgestelde vragen
Een lokalisatieworkflow is het herhaalbare proces voor het aanpassen van materiaal en campagne-assets voor verschillende markten. Het omvat meestal planning, voorbereiding van bronassets, vertaling, creatieve aanpassing, beoordeling, goedkeuring, levering en hergebruik.
Een workflow voor marketinglokalisatie omvat doorgaans het bepalen van de campagnereikwijdte, het verzamelen van bronmiddelen, het toewijzen van beoordelaars, het lokaliseren per middeltype, het beoordelen van werk in context, het goedkeuren van definitieve versies, het leveren van lanceerpakketten en het archiveren van het werk voor toekomstige campagnes.
Beheer versiebeheer door hoofditems op één plek in de cloudopslag te bewaren, bewerkingstoegang te beperken, bestanden met duidelijke namen te gebruiken, concepten te scheiden van goedgekeurde items en bestandsherstel en versiegeschiedenis te gebruiken wanneer u eerder werk moet terugzetten of vergelijken.
Gebruik gedeelde cloudmappen om actuele bestanden, toegang voor reviewers en goedkeuringen op één plek te bewaren. Gebruik voor rich media een reviewtool zoals Dropbox Replay, zodat feedback gekoppeld blijft aan het juiste video-, afbeeldings-, audio- of PDF-bestand.
Het ideale platform voor het delen van bestanden voor multichannel-marketingsamenwerking moet veilig bestanden delen, bestandsrechten en toegangsbeheer, grote creatieve bestanden, versiegeschiedenis, reviewworkflows en eenvoudig terugvinden van campagnemateriaal ondersteunen. Met Dropbox kunt u campagnebestanden beheren, materiaal veilig delen en creatief werk beoordelen met Dropbox Replay.
