Het belang van het projectplanningsproces
Voordat een project kan worden gestart, wordt de planningsfase doorlopen: het proces waarbij de omvang van taken, tijdlijnen, resources en alle andere belangrijke zaken wordt vastgesteld zodat het project een succes kan worden. Hoewel sommige projecten maar kort duren, weten planners van grote, langlopende projecten hoe belangrijk het planningsproces is. Daarom is dit vaak de verantwoordelijkheid van senior projectmanagers en de mensen die bij de besluitvorming van een organisatie zijn betrokken. De kans bestaat echter dat deze aanpak niet langer te handhaven is.
Wanneer individuele managers beslissingen nemen over de volledige projectomvang en deze doorgeven aan hun teamleden, kan dat leiden tot misverstanden op het gebied van projectdoelen. Zelfs als je elke dag zeer nauw samenwerkt met je team, kun je niet altijd volledig op de hoogte blijven van meerdere projecten waarbij verschillende teamleden betrokken zijn als het drukker wordt. Of nog erger: mogelijk heb je alleen nog maar tijd voor het maken van de planning en vraag je af en toe hoe het gaat terwijl teams afzonderlijke instructies volgen, niet weten waar hun werk terechtkomt of waar in de projecttijdlijn ze zich bevinden.
Als je volledig op de hoogte wilt blijven van de doelen van een project en de aanpak om deze doelen te bereiken, kun je je team het beste al meteen vanaf het begin betrekken bij het projectplanningsproces.
Waarom zou je je team betrekken bij de projectplanning?
Als je als eerste stap bij de strategische planning je teamleden bij elkaar roept, heeft dat verschillende voordelen. Niet alleen tijdens de projectduur, maar ook in de toekomst voor jou en je projectteam:
Motivatie en verantwoordelijkheid
Wanneer teamleden eenvoudige, afzonderlijke instructies en taken krijgen, kunnen ze vaak maar lastig inzicht krijgen in de algehele projectdoelen. Daarom hebben ze vaak misschien niet in de gaten op welke manier hun werk invloed heeft op het werk van anderen in het projectteam en het uiteindelijke product of projectproducten die ze produceren. Breng jouw team op één lijn door een teamcharter te gebruiken om een gezamenlijk doel te bereiken. Als je jouw team de ruimte geeft om samen te werken en hun rol in het projectplanningsproces te bepalen, krijgen ze inzicht in het grote geheel. Hierdoor begrijpen ze niet alleen het doel en daarom ook de behoefte aan kwaliteit van hun werk, maar leggen ze zich ook toe op het hele project en worden ze belanghebbenden van het project. Als je jouw teamleden aanmoedigt dat verantwoordelijkheidsgevoel te krijgen voor het succes van het project, heb je ineens een gedrevener en gemotiveerder team.
Teamleden nieuwe vaardigheden leren
Je team vindt altijd nieuwe manieren om de kwaliteit en efficiëntie te verbeteren van de taken die het dagelijks uitvoert. Hoewel sommige teamleden actief op zoek zijn naar nieuwe mogelijkheden, moeten anderen worden aangemoedigd om hun blikveld op de werkplek te verbreden. Als je je team betrekt bij het projectplanningsproces, kan dat nieuwe deuren openen voor je team om te experimenteren en nieuwe vaardigheden te leren. Zo kun je tegelijkertijd belangrijke planningstaken uitvoeren en je teamleden nieuwe vaardigheden leren zodat ze groeien als teamleden. Ze worden met hun nieuwe vaardigheden niet alleen een essentiële factor in het projectplanningsproces, uiteindelijk kunnen ze ook andere teamleden begeleiden bij de planningstaken. Ook is uiteraard het bevorderen van een omgeving met gedeelde ervaringen en gemeenschappelijke verantwoordelijkheid gezond voor elke organisatiecultuur.
Efficiëntie door delegatie
Wanneer een project wordt gestart, wordt het werk verdeeld onder de verschillende teamleden op basis van hun vaardigheden; waarom zou je tijdens de planningsfase geen taken delegeren? Zodra je team inzicht heeft in de stappen voor strategische planning voor een project, kun je het planningswerk verdelen onder je teamleden. Je houdt hierdoor zelf niet alleen meer tijd over omdat je minder projectplanningstaken hebt, de efficiëntie van het proces kan ook enorm omhoogschieten wanneer het werk sneller binnenkomt. Als teamleden net zoveel vaardigheden hebben op het gebied van projectplanningsprocessen als ze in hun dagelijkse rollen hebben, wordt het ontwerpen en bepalen van de omvang van projecten een veel sneller proces. Zorg er wel voor dat er geen silo's in je team ontstaan, waarbij elk teamlid zijn of haar afzonderlijke planningstaken uitvoert. Het moet wel een samenwerkingsproces blijven.
Een proces voor teamprojectplanning opstellen
Voor het opstellen van een samenwerkingsaanpak voor projectplanning met je team zijn uiteraard de juiste methoden en strategieën vereist. Hieronder vind je enkele essentiële benodigdheden zodat je team beter succesvolle projecten kan plannen:
Brainstormen als team
De meest voorkomende eerste stap bij strategische planning is de brainstorm- en ideevormingsfase. Als je een projectmanager bent, moet je niet alleen de deur openzetten voor je teamleden, maar hen ook uitnodigen bij dit proces. Wanneer je je teamleden op de hoogte hebt gesteld van het aanstaande project, plan je een vergadering om samen met je team te brainstormen over de eerste plannen. Overweeg een pre-mortem analyse in de vergadering op te nemen, zodat teamleden het project en de verwachte uitkomsten kunnen visualiseren. Zorg ervoor dat je op tijd een agenda opstelt en een doel voor de vergadering bepaalt zodat het ook een effectieve vergadering wordt. Als dit de eerste keer is dat je team aanwezig is bij dit type vergadering, kun je een sjabloon voor notulen of brainstormsessie proberen. Met een gestructureerde aanpak krijg je het balletje wel aan het rollen.
Een gedeeld project plan document maken
Wanneer jij en je team zijn betrokken bij het projectplanningsproces, maak je een gedeeld en centraal opgeslagen projectmanagementplan en projectplanningsdocument. Deze twee zaken functioneren als een maatstaf voor alle teamleden zodat ze inzicht hebben in het verloop van het proces en de genomen beslissingen. Dit kun je doen op een whiteboard, maar met projectmanagementsoftware en programma's voor teamsamenwerking zoals Dropbox Paper kun je dit proces automatiseren en vereenvoudigen. Je volledige team kan samenwerken aan hetzelfde Paper-document, met ingebouwd bestandsherstel, versiegeschiedenis en records van wie welke wijzigingen heeft aangebracht. In dat document kun je indien nodig links naar andere Paper-planningsdocumenten opnemen of ze delen met andere teams in je organisatie die inzicht moeten hebben in je planning.
Een plannings- of projectmanagementaanpak gebruiken
Als je moeite hebt een methode of aanpak te bepalen die voor je team werkt bij de projectplanning, kun je altijd terugvallen op een groot aantal doelgerichte projectplannings- en managementmethoden. Met de methode Agile planning maak je een projectschema van sprints voor je team om snel plannen op te stellen en krijg je mogelijkheden om er feedback op te geven en ze te herhalen. PERT, of de Program Evaluation and Review Technique, biedt daarentegen een uitgebreide methode voor het vaststellen van de vereisten van een project, met ingebouwde projectmijlpalen en aandachtspunten voor risicobeheer. Daarnaast kunnen projectplanningstools zoals Gantt-grafieken of de Eisenhower Matrix je helpen taken en processen te organiseren met beproefde methoden.
Elke aanpak heeft sterke punten en verschillende complexiteitsniveaus. Je team kan de aanpak aanpassen of ontgroeien, maar met het gebruik van een methode kun je iedereen betrekken bij de projectplanning als proces.
Altijd zorgen voor communicatie
Goede communicatie is van het grootste belang wanneer een team nauw samenwerkt aan een project. Hoewel het handig is om te beschikken over gedeelde documenten, moet je er ook voor zorgen dat je beschikt over de juiste kanalen om met je volledige team te kunnen communiceren. Met communicatietools zoals Slack kun je speciale servers opzetten voor jou en je team. Wanneer je dit bovendien combineert met Dropbox, kun je zelfs vanuit je Paper-documenten of andere bestanden gesprekken starten. Uiteraard heb je ook een methode nodig om teamvergaderingen te houden. Als je Dropbox samen met videogesprekken via Zoom gebruikt, kunnen jij en je team tegelijkertijd samenwerken en de plannen bekijken.
Samen als een team planningen maken
Projectplanning hoeft niet de moeilijke eerste stap te zijn waar projectmanagers alleen voor staan. Werk samen door met het team een retrospectief van het project uit te voeren en pas hun feedback toe op het nieuwe projectplan. Als je een volledig team betrekt bij het proces en het daaropvolgende project, wordt het proces niet alleen efficiënter, maar ook meer de moeite waard voor jou en je team. Wanneer voor projectdoelen de verantwoordelijkheid gelijk wordt getrokken en investering wordt bevorderd onder je collega's, kun je je team en hun werk als geheel vooruithelpen. Welke methode jij en je team ook gaan gebruiken om projecten te plannen, de samenwerking in dat proces leidt tot betere resultaten voor afzonderlijke projecten en voor je team, je organisatie en jezelf op de lange termijn.
Iedereen kan vergaderingen plannen
Er wordt nog steeds weleens gedacht dat vergaderingen alleen kunnen worden beheerd door mensen met een hogere functie die het team kunnen oproepen voor een vergadering. Maar communicatie gaat twee kanten op. Als jij denkt dat een vergadering nodig is, organiseer je er een. Het is dan jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat deze effectief is en geen tijdverspilling.
Tijdens vergaderingen kan iedereen ideeën uitwisselen, maar ook zorgen uiten en bespreken. Stel je voor dat er een probleem is dat zelfs de beste tool voor taakbeheer niet kan oplossen. Dit is een goed moment om het probleem persoonlijk met uw team te bespreken. Tijdens vergaderingen gaat het erom dat iedereen een stem krijgt, ongeacht hun functie of locatie. En met effectieve digitale hulpmiddelen tot uw beschikking verloopt elke vergadering soepeler.
