Doorgaan naar hoofdtekst

Wat zijn documentbeheersystemen en waar zijn ze goed voor?

4 min. lezen

26 februari 2025

Wat is documentbeheer?

Met documentbeheer kun je de digitale documenten binnen je bedrijf vastleggen, opslaan, archiveren, volgen en ophalen. Dat geldt ook voor pdf's, tekstverwerkingsbestanden, video's en scans van papieren documenten, zoals bonnetjes.

Met een digitaal documentbeheersysteem kunt u papierwerk elimineren en wordt het eenvoudiger om inhoud zoals PDF's te bewerken, bestanden te delen voor e-handtekeningen en andere belangrijke bedrijfsprocessen.

Met een documentbeheersysteem (ofwel ‘DMS’) kunt u verschillende soorten documenten uit diverse bronnen, zoals e-mails, online formulieren en gedeelde digitale bestanden, vastleggen en opslaan op een veilige en gemakkelijk toegankelijke locatie.

Houd uw gegevens veilig met Dropbox

Van multi-factor-authenticatie tot bestandsversleuteling: Dropbox helpt u bij het beveiligen van uw digitale bestanden, mappen en gegevens.

Waarom u een digitaal documentbeheersysteem nodig hebt

U hebt een duidelijk maar uitgebreid systeem nodig om de documentbeveiliging te garanderen en ervoor te zorgen dat uw documentbeheer efficiënt is.

Tegenwoordig creëren we allemaal een enorme hoeveelheid data in ons werkzame leven, doordat we omgaan met klanten, collega's en andere belanghebbenden. Met een digitaal documentbeheersysteem blijven uw bestanden en mappen toegankelijk en veilig, terwijl u ze blijft maken, ontvangen en delen als onderdeel van uw workflows en projecten.

Een illustratie van een persoon die aan een bureau zit en met meerdere documenten werkt, omringd door dozen met documenten.

Wat zijn de voordelen van documentbeheersystemen?

Het gebruiken van een documentbeheersysteem heeft een aantal belangrijke voordelen voor je bedrijf.

1. Samenwerken (in teamverband)

Realtime-samenwerken wordt een stuk eenvoudiger als alle teamleden precies weten waar ze de bestanden en folders kunnen vinden die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren. Zo ben je nooit meer tijd kwijt aan het heen en weer sturen van gedeelde bestanden via e-mail en andere communicatiemiddelen!

Bovendien wordt het eenvoudiger om content extern te delen met klanten en andere belanghebbenden. Bovendien wordt er een extra beveiligingslaag toegevoegd doordat het document op een veilige locatie wordt opgeslagen en de toegang ertoe beperkt is tot specifieke personen.

2. Eenvoudige toegang

Een digitaal documentbeheersysteem maakt documenten ook beter toegankelijk dan papieren exemplaren die alleen te vinden zijn op één enkele locatie. Met een digitaal systeem, zeker een cloudgebaseerd systeem, kunnen jij en je teamleden de documenten overal en op elk apparaat openen.

Dus of u nu thuis werkt of onderweg taken afvinkt, u voorkomt dat er papierwerk verloren gaat door veilig toegang te krijgen tot bestanden die veilig in de cloud worden opgeslagen.

Een gecentraliseerde ruimte voor uw documenten maakt het bovendien veel eenvoudiger om bestanden te vinden. Documenten liggen niet meer verspreid over verschillende mappen en submappen, wat onvermijdelijke toegangsproblemen met zich meebrengt.

3. Betere beveiliging

Door ingebouwde beveiligingsfuncties zoals Dropbox Verzenden en volgen kun je toegangsmachtigingen instellen en zicht houden op wanneer, waar en hoe je documenten zijn bekeken, bewerkt en gedeeld.

Beheerders kunnen alleen toegang tot documenten verlenen aan de mensen die deze nodig hebben. Zo wordt gevoelige informatie beschermd en wordt voldaan aan de vereisten voor naleving van wet- en regelgeving.

Goed archiefbeheer is in veel sectoren bovendien een wettelijke verplichting geworden. Met een robuust documentbeheersysteem kunt u auditors laten zien dat u zich aan de relevante wet- en regelgeving houdt.

4. Verbeterde efficiëntie en productiviteit

Met een uitgebreid documentbeheersysteem verspil je geen tijd aan het zoeken van documenten op verschillende apparaten, apps en browsertabbladen. 

En als u dit versterkt met intelligente AI-tools zoals Dropbox Dash, vindt u alles wat u nodig hebt met slechts een paar klikken, ongeacht de metagegevens of het bestandsformaat. Zo bespaart u kostbare tijd en moeite.

De interface van Dropbox toont opties voor bestandsbeheer, waarbij een cursor de deelknop op een map selecteert.

Waar je op moet letten bij een documentbeheersysteem

Als je op zoek bent naar documentbeheersoftware voor je nieuwe systeem, moet je op een aantal belangrijke functies letten, waaronder:

  • Versiecontrole en controlelogboeken: bekijk hoe het huidige document tot stand is gekomen en hoe dit verschilt van eerdere versies

  • Beveiliging en toegangscontrole: bestandsversleuteling en de mogelijkheid om belangrijke documenten van wachtwoordbeveiliging te voorzien

  • Workflowautomatisering: maak tijdrovende taken sneller af, zoals het aanmaken en beheren van folders

  • Samenwerkingsla documenten op een centrale locatie op, zodat uw collega's gemakkelijk tegelijkertijd aan bestanden kunnen werken

  • Documenten eenvoudig zoeken en ophalen: ga voor een tool met een gestroomlijnde gebruikerservaring, waarmee je de juiste documenten snel kunt vinden

Het systeem dat u kiest, moet bovendien naadloos aansluiten op uw workflow voor documentbeheer, zodat u en uw team probleemloos documenten kunnen blijven maken, delen en beheren.

Een uniform, gecentraliseerd documentbeheersysteem

Dropbox is het ideale centrale punt voor opslaan, samenwerken, feedback krijgen en het beheren van je projectbestanden. Met Dropbox kun je eenvoudig documenten maken, bewerken, delen met je teamleden en ze overal en altijd openen.

Gerelateerde bronnen bekijken

Eén persoon houdt een tablet vast met daarop een document, terwijl een ander een styluspen vasthoudt om een e-handtekening aan het document toe te voegen.

Waar je e-handtekeningen kunt gaan gebruiken in jouw organisatie

Gebruik een eSignature-platform om nieuwe medewerkers te onboarden, verkopen te sluiten en tijd te besparen op juridisch werk. Ontdek hoe u e-handtekeningen in uw organisatie kunt gaan gebruiken.

Twee mensen op kantoor kijken samen naar een computerscherm en bespreken welke wijzigingen ze in een bestand willen aanbrengen.

Effectief versiebeheer van documenten

Met documentversiebeheer kunt u wijzigingen bijhouden, gegevensverlies voorkomen en ervoor zorgen dat iedereen in uw team aan de juiste versie van een bestand werkt. Meer informatie.

Persoon die op de werkvloer met een laptop en tablet werkt, benadrukt het belang van sterke wachtwoordbeveiliging.

Een bestand beveiligen met een wachtwoord

Bescherm gevoelige bestanden door ze met een wachtwoord te beveiligen. Leer in deze eenvoudig te volgen handleiding hoe u encryptie toevoegt aan uw bestanden in Windows, Mac en cloudopslag.