Wat bedoelen we met slimmer werken?
Slim werken gaat over de manier waarop technologie kan helpen om teams efficiënter te laten werken. Deze aanpassingen zijn net zo ingrijpend als wanneer je je kantoor naar een gecentraliseerde online werkplek zou verhuizen. Of ze zijn indirecter, zoals het gebruik van Agile als nieuwe werkstijl, dankzij de vaardigheden die teams dankzij de technologie hebben gekregen.
Slim werken is bedoeld om alle problemen op te lossen waarmee kantoren voorheen te kampen hadden: inflexibiliteit, werksilo's en te veel binnen het kader denken. In plaats daarvan wordt de nadruk gelegd op de factoren die er voor elk bedrijf echt toe doen: mensen en hun ideeën. Bedrijven die niet slim werken, lopen het risico achterop te raken, vooral in een tijd waarin iedereen behoefte heeft aan nieuwe manieren van werken. Veel werkgevers en hun werknemers zijn nu aan het beslissen hoe hun organisaties in de toekomst moeten werken. Bij Dropbox zetten we ons nu al in voor een virtueelgerichte werkplek.
In deze omgeving worden veel aspecten van slimmer werken zo essentieel geacht, dat zowel werkgevers als werknemers ze als vanzelfsprekend beschouwen. Dat betekent dat het lastiger kan zijn om toptalent aan te trekken als u nog steeds geen moderne initiatieven zoals telewerken of flexibele werktijden aanbiedt.
Hoe verhoogt slim werken de efficiëntie op de werkplek?
Kijk alleen maar eens naar je smartphone om te zien hoe technologie de efficiëntie kan vertienvoudigen. Taken waarvoor je een paar decennia geleden misschien nog wel een half dozijn apparaten nodig had, kun je nu bedienen met alleen je telefoon. Op dezelfde manier worden werkprocessen die tien jaar geleden nog meerdere, dure, computerprogramma's nodig hadden, nu uitgevoerd met een enkele online oplossing. Als je bedenkt hoe technologie op de volgende manieren invloed kan hebben op je teams zul je ook zien hoe ingrijpend deze invloed kan zijn op je bedrijf:
Bevrijd je kantoor
Een slimme werkplek beperkt zich niet tot vier muren of één postcode, maar kan overal bestaan waar een internetverbinding is (en houdt alles bij, zelfs als jij het overzicht kwijt bent). Slim werken betekent dat je overal kunt werken. Daarmee zijn de oude problemen van "ik heb x op kantoor laten liggen", "ik ben x thuis vergeten" of "ik kan x niet thuis doen, ik moet in het weekend gaan werken", die de motivatie en het arbeidsethos verpestten, vanaf nu verleden tijd. Bovendien stelt het je bedrijf in staat om talent uit de hele wereld aan te trekken, niet alleen de mensen uit je omgeving. Met een netwerk van externe medewerkers beschik je over een heel team dat kan werken zonder beperkingen door kantooruren of zelfs tijdzones.
Samenwerking en teamwork
We kennen het allemaal: met zijn vijven tegelijk aan hetzelfde document werken. Bijlage downloaden, bewerken, hernoemen, bijlage uploaden, verzenden, herhalen. En dan blijkt dat uiteindelijk de verkeerde versie van het bestand verzonden werd. Door slim te werken maak je een einde aan de beperkingen van stationaire computers. Online samenwerken laat meerdere mensen aan één document werken, dat vervolgens in real-time wordt bijgewerkt. Je kunt dus een nieuw productiviteitsniveau bereiken als al die pietluttige stappen tussen elke bewerking verdwijnen.
Gestroomlijnd werken
Het pitchdocument ligt bij sales, de scope van de werkzaamheden bij financiën en de initiële briefing ligt ergens op het bureau van het ontwerpteam. Het is tijd voor de ene na de andere vergadering, waarin iedereen probeert zijn/haar kennis op één lijn te brengen om zo de context te vinden. Op een slimme werkplek is alles wat u nodig hebt op één plek te vinden, en niet verspreid over het kantoor. U kunt niet alleen een beroep doen op de talenten van uw eigen team, maar deze kunnen nu ook worden ondersteund door machine-intelligentie. Dropbox gebruikt OCR om de bestanden die u nodig hebt, bovenaan weer te geven. Het programma herkent zelfs afbeeldingen, zodat u niet meer hoeft te onthouden welke bestandsnaam of map u gebruikt. U kunt eenvoudig zoeken naar wat u op de afbeelding ziet, van een model van uw nieuwste product tot wat u bij de laatste teamlunch hebt besteld.
Kom in de zone
Wisselen tussen programma's of bij collega's af- en aanlopen zorgt voor uitstel. Je gaat toch even op sociale media kijken en andere niet-essentiële apps, of een praatje aanknopen met iedereen op kantoor. Door slim te werken open je communicatiekanalen waardoor je niet uit je zone hoeft te komen. Moet je een teamlid spreken op de volgende verdieping, 10 minuten verderop? Maak een aantekening, stel je werk niet uit en ga door met belangrijker werk. Slim werken maakt multitasking makkelijker dan ooit.
Welzijn
Stel je voor dat je baas dringend werk van jou en je team nodig heeft, maar dat de bestanden die je nodig hebt nog in het Postvak IN van de verkoopafdeling staan. En het verkoopteam is niet aanwezig. Het gevolg hiervan is een dag vol paniekerige telefoontjes, oplopende spanningen, vrijwel zeker schade aan de teamgeest en een zware belasting van de geestelijke gezondheid. Met gedeelde mappen wordt dit probleem meteen opgelost, zodat iedereen gemoedsrust heeft en teams de beschikking krijgen over de hulpmiddelen die ze nodig hebben. Op de lange termijn resulteert dit in minder verspilde uren en dat er minder vaak met tegenzin 's avonds overuren moeten worden gemaakt. Het resultaat is een betere balans tussen werk en het privéleven, waardoor je teamleden meer plezier hebben in hun werk en daarnaast voldoende slaap krijgen.
Werk slimmer, niet harder
Er zijn oneindig veel manieren waarop technologie je werkplek kan verbeteren. Laat Dropbox je overal bij helpen, van teamcommunicatie tot tijdmanagement, zodat hard werk altijd goed werk is.
