Strategieën voor effectieve communicatie op de werkplek
Beter communiceren op de werkvloer betekent niet alleen dat je open en eerlijk moet zijn tegenover je medewerkers en collega's, hoewel dat natuurlijk geen kwaad kan. Professionele communicatie staat centraal in de interne processen en de bedrijfscultuur van je bedrijf, waarbij bepaald wordt hoe je moet werken en hoe je moet omgaan met interpersoonlijke relaties. Kom meer te weten over het belang van communicatie op de werkvloer en over een aantal goede strategieën voor communicatie op het werk.
Waarom is het zo belangrijk om beter te communiceren op de werkvloer?
Slimme communicatie op de werkvloer is een van de sleutels tot het succes van je bedrijf op de lange termijn. Het helpt de productiviteit te verbeteren en zorgt voor sterke werkrelaties binnen de gehele organisatie. Je kent vast wel symptomen van slechte communicatie op het werk: onbegrijpelijke bedrijfsdoelstellingen, beperkte of ontbrekende feedbackmodellen, gebrekkig conflictmanagement of onduidelijke instructies van managers. Het komt allemaal neer op één ding—verspilling. Verspilde tijd, verspilde moeite en verspild kapitaal. Met andere woorden: de professionele communicatienormen van je bedrijf hebben een directe impact op de winstgevendheid van je bedrijf. Uit een onderzoek blijkt dat bedrijven die effectief communiceren,47% meer rendement voor aandeelhouders opleveren (over een periode van vijf jaar) dan bedrijven die dat niet doen.
5 professionele communicatiestrategieën
Het waarborgen van effectieve communicatie op de werkvloer zou voor het leiderschapsteam van uw bedrijf bovenaan de agenda moeten staan. Hieronder vindt u een aantal goede manieren om de communicatie op het werk te verbeteren:
1. Investeer in een smart workspace
Het allerbelangrijkste is dat je je professionele communicatiemiddelen centraliseert. Ongeveer 50% van de werknemers gebruikt ongeautoriseerde apps of software, wat – naast het feit dat het een beveiligingsrisico vormt – ertoe kan leiden dat teams en projecten niet meer synchroon lopen. Gedecentraliseerde, gefragmenteerde communicatiekanalen veroorzaken problemen met de toegang tot documenten en bestanden. Bovendien kunnen er situaties ontstaan waarin sommige collega's niet over alle benodigde informatie beschikken om verder te gaan, wat leidt tot vertragingen en gemiste inkomsten.
De oplossing? Een slimme werkruimte, zoals Dropbox, die alle platformen, apps en contenttypen van je bedrijf op één plek samenbrengt. Op die manier hoeven teamleden niet te schakelen tussen tools als ze gedurende de dag aan verschillende taken werken. Met de taakbeheerfunctie van Dropbox Paper kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat iedereen op schema ligt en weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Zo verbeter je de verantwoording en zorgt je voor duidelijke communicatielijnen.
Ook bij projectplanning is een uitstekende communicatie op de werkvloer essentieel. Met de projectplanningsjabloon van Dropbox Paper beschik je over de hulpmiddelen die je nodig hebt om het hele team op één lijn te houden. Delegeer taken en verzamel alle feedback op één plek, zodat er geen verwarring ontstaat over e-mails. Als het gaat om het beheren van feedback in realtime, kunnenaantekeningen op Dropbox veel effectiever zijn dan lange, rommelige e-mailthreads met te veel mensen in cc.
2. Praat, indien mogelijk, face-to-face
Op de moderne werkplek raken persoonlijke ontmoetingen soms op de achtergrond, omdat communicatiemiddelen als Slack en e-mail de standaard zijn geworden. Maar u moet persoonlijke communicatie niet helemaal uit de mode laten raken. Als u gevoelige informatie moet doorgeven, zijn persoonlijke vergaderingen een must. Als u uw team echter persoonlijk ontmoet (of op zijn minst via een Zoom-gesprek), kunt u lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen zien. Zo krijgt u volledig inzicht in hoe goed u bepaalde informatie communiceert. Beschouw uw communicatiekanalen als een hiërarchie: videogesprekken zijn persoonlijker dan telefoongesprekken (oogcontact is een must) en telefoongesprekken zijn persoonlijker dan e-mails of chatberichten.
3. Let erop dat je berichtgeving duidelijk is
Voor effectieve communicatie op de werkvloer is het belangrijk dat uw boodschap helder en bondig is. Onduidelijke communicatie van leidinggevenden kan een project vertragen of zelfs torpederen voordat het van start gaat (bijvoorbeeld door dubbel werk, verwarrende tijdschema's, onjuiste leveringen, etc.). Daarom is het belangrijk om de boodschap vanaf het begin goed over te brengen. Geef gedetailleerde instructies voor elke taak en zorg ervoor dat je de kernvragen van je team beantwoordt: wat, hoe en waarom. Als u dat niet doet, brengt u uw collega's alleen maar in verwarring en zorgt u ervoor dat ze zich niet meer bezighouden met de taak die ze moeten uitvoeren. Slechte professionele communicatie kan uiteraard ook gevolgen hebben voor leveranciers en klanten. Hierdoor raken ze hun vertrouwen in uw bedrijf kwijt en gaan ze ergens anders heen. Voorkom dit door vanaf het begin duidelijk en snel te communiceren.
4. Oefen ‘radicale openhartigheid’
Radicale openhartigheid is een methode van professionele communicatie die vereist dat je je collega's respecteert, maar hen ook rechtstreeks aanspreekt op hun gedrag. Zo krijg je de juiste balans tussen initiatief en empathie op de werkvloer. Voor veel leiders zijn goede communicatieve vaardigheden niet vanzelfsprekend. Uit een onderzoek van Interact is namelijk gebleken dat 69% van de managers het ongemakkelijk vindt om rechtstreeks met werknemers te communiceren, terwijl 37% aangaf dat ze het lastig vinden om directe feedback te geven als ze denken dat de werknemer negatief zal reageren. Als dit ook voor jou geldt, dan is radicale openhartigheid wellicht dé strategie voor kantoorcommunicatie die je zoekt. Hiermee bouw je een hecht team op en behaal je betere resultaten.
5. Zorg voor een platte communicatiestructuur
Door de communicatiestromen op kantoor te verruimen, kunt u uw medewerkers een stem geven. In The State of Business Communication in 2024— een onderzoek uitgevoerd door Harris Poll in opdracht van Grammarly — beweerde 55% van de ondervraagden dat effectieve communicatie hun zelfvertrouwen op het werk verhoogde.
Het is dus duidelijk dat heldere communicatie een wezenlijke factor is voor de betrokkenheid van werknemers. Sterker nog, 58% van de werknemers uit hetzelfde onderzoek gaf ook aan dat effectieve communicatie hun werkplezier verhoogde.
Om de connectiviteit op je werkplek te verbeteren, moet je zorgen voor een horizontale communicatiestructuur waarin medewerkers op C-niveau en het senior management rechtstreeks met de medewerkers communiceren en hen uitnodigen tot directe feedback.
Met andere woorden, beginnende medewerkers zouden het gevoel moeten hebben dat ze met medewerkers op hoog niveau kunnen praten; de communicatielijnen met het management van je organisatie mogen door niemand worden geblokkeerd of afgekeurd. Hier is misschien een verandering op institutioneel niveau voor nodig, maar er zijn andere strategieën voor communicatie op de werkplek die je kunt implementeren om de kloof tussen management en medewerkers te overbruggen, zoals virtuele, informele vergaderingen met vraag-en-antwoordsessies.
Tot slot
Professionele communicatie kan in vrijwel elk onderdeel van je bedrijf een belangrijke rol spelen. Als je beter communiceert op de werkvloer, helpt dat om de efficiëntie, productiviteit en innovatie te verhogen. Hierdoor blijven je medewerkers betrokken en is je bedrijf klaar voor een succesvolle toekomst.
