Znaczenie oprogramowania do współpracy
Płynna, odpowiednio ukierunkowana współpraca jest konieczna w każdym miejscu pracy. Praca zdalna nie powinna wszak być przeszkodą dla udanej współpracy. Dysponowanie odpowiednimi narzędziami, które ułatwiają i stymulują wartościową współpracę jest tak samo ważne, jak posiadanie dobrych umiejętności komunikacyjnych.
Dropbox oferuje szereg innowacyjnych, intuicyjnych funkcji, które sprawiają, że dobra współpraca jest najważniejszym czynnikiem w drodze do sukcesu. Choć narzędzia do współpracy grupowej opisane poniżej zostały stworzone po to, aby ułatwić zespołom wspólną pracę zdalną, są one równie przydatne dla zespołów, które pracują w jednym miejscu.
Zebranie wszystkich potrzebnych plików, informacji i narzędzi w jednym miejscu sprawia, że członkowie zespołu i akcjonariusze są zawsze dobrze poinformowani.
Dropbox: Twoja najlepsza platforma do współpracy
W Dropbox foldery mogą stać się wielofunkcyjnymi obszarami współpracy, w których możesz dodawać opisy, adnotacje, listy zadań i inne – wszystko to zrobisz bezpośrednio w folderze Dropbox i znajdujących się w nim plikach.
Stworzony przy użyciu inteligencji maszynowej, Dropbox ma na celu pomóc zespołom w maksymalny sposób wykorzystać ich potencjał do współpracy, oferując wszystko, co potrzebne do pracy grupowej w jednym scentralizowanym miejscu.
Funkcje takie jak wyszukiwanie obrazów, podgląd plików, integracja z Dropbox Paper oraz możliwość oznaczenia najważniejszych elementów sprawia, że usystematyzowana praca zespołowa ukierunkowana na konkretne zadania jest teraz łatwiejsza niż kiedykolwiek. Przyjazna dla użytkownika integracja z kalendarzem pozwala bezpośrednio przypisać treści z Dropbox do wydarzeń i spotkań, co pomaga zwiększyć ich produktywność.
Dzięki Dropbox możesz mieć pewność, że członkowie Twojego zespołu będą mogli łatwo przeglądać istotne pliki, cele, daty i kamienie milowe w jednym miejscu.
Dropbox Paper: narzędzia do współpracy online od początku do końca
Elastyczność Dropbox Paper może poprowadzić Twój zespół przez każdy etap procesu współpracy, oferując szablony i narzędzia, które pomogą Ci stawić czoła licznym wyzwaniom związanym ze współpracą online. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu etapowi procesu i zobaczmy, jak Dropbox Paper może pomóc wzmocnić pracę zespołową:
Plany
Na etapie planowania projektu chcemy upewnić się, że wszyscy posiadają jednolite i spójne informacje i mają dostęp do wszystkich niezbędnych materiałów.
Odpowiedzialność i komunikacja są kluczowymi elementami współpracy. Zaczynając opracowywać strategię swojego procesu, powinieneś skorzystać z narzędzi, które pomogą ci uporządkować swoje pomysły w sposób uporządkowany i łatwy do przyswojenia.
Współdzielone kalendarze, listy zadań, interaktywne briefingi i agendy zebrań to narzędzia, które umożliwiają Twojemu zespołowi pełne skupienie się na celach i oczekiwaniach, natomiast Dropbox Paper oferuje wielofunkcyjne szablony do każdego z tych narzędzi zarządzania zadaniami zespołowymi.
Korzystając z narzędzi do współpracy oferowanych przez Dropbox Paper, masz pewność, że każdy członek zespołu jasno zna cele zespołu i swoje indywidualne obowiązki, a także dokładnie wie, do kogo zwrócić się w razie problemów lub niejasności.
Produkcyjny
Jeśli wielu członków Twojego zespołu pracuje przy tym samym projekcie, chcesz mieć pewność, że praca nad jednym plikiem będzie przebiegała płynnie. Płynnie, czyli bez konieczności ciągłego przesyłania sobie dokumentów i czekania, aż jeden z członków zespołu skończy swoją pracę, aby kolejny z nich mógł zacząć.
Dropbox Paper umożliwia Twojemu zespołowi współpracę w czasie rzeczywistym. Wszyscy członkowie Twojego zespołu mogą pracować nad tym samym dokumentem z różnych miejsc na świecie, nie powodując przy tym opóźnienia.
Zamiast zapełniać foldery niekończącą się liczbą wersji plików, możesz śledzić historię plików pojedynczego dokumentu. Nie ma potrzeby ciągłego zapisywania i udostępniania nowych kopii, ponieważ każdy członek zespołu dodaje swoje uwagi. Dzięki temu przestrzeń robocza będzie mniej zagracona, co przełoży się na bardziej zorganizowaną i efektywną współpracę.
Opinia
Udzielanie informacji zwrotnych jest niezwykle istotnym etapem procesu współpracy. Może jednak okazać się mało pomocne, jeśli nie zostanie przeprowadzone w odpowiedni sposób. Jeśli chodzi o ocenę danego etapu projektu lub zadania, ważne jest, aby wyrazić ją w sposób jasny i bezpośredni. Taką możliwość daje nam możliwość udzielania informacji zwrotnej w czasie rzeczywistym dostępna w Dropbox Paper.
Nie musisz przeglądać chaotycznych łańcuchów e-maili, aby śledzić postępy. Dzięki adnotacjom w Dropbox możesz przeglądać komentarze w kontekście prac, których dotyczą, i oznaczać bezpośrednio członków zespołu, aby nic nie zostało pominięte ani nie zostało zagmatwane.
Na przykład, jeżeli udzielasz informacji zwrotnej na temat konkretnego zdania w danym dokumencie, możesz umieścić adnotację bezpośrednio do tego zdania. W ten sposób Twoje uwagi będą przypisane do konkretnych fragmentów.
Informacje zwrotne nie muszą koniecznie być przesiąknięte krytyką – powinny być produktywne, konstruktywne i służyć rozwojowi mocnych stron Twojego zespołu, nie zaś je hamować. Dobry system udzielania informacji zwrotnych wspomaga współpracę zespołu, ponieważ zachęca on do tworzenia otwartej, uczciwej i produktywnej atmosfery wśród jego członków.
Jeśli chcesz dodać do tego procesu odrobinę radosnej energii, spróbuj użyć emotikonów w Dropbox Paper, aby wizualnie przekazać opinię w zwięzłej, nieformalnej formie.
Dostawa
Potrzebujesz platformy do zarządzania dokumentami, która zapewni ochronę Twojej pracy, ułatwi Twojemu zespołowi zachowanie koncentracji i produktywności, a także pozwoli na bezpieczne udostępnianie pracy, gdy nadejdzie czas jej oddania. Korzystając z pamięci masowej w chmurze, możesz zapewnić swojemu zespołowi i klientom dostęp do plików roboczych z dowolnego miejsca, co przekłada się na bardziej elastyczne zarządzanie przepływem pracy.
Im większy porządek w Twoim miejscu pracy (wirtualnym czy nie), tym lepiej może współpracować Twój zespół. Nie musisz tracić czasu na przeszukiwanie folderów innych osób w poszukiwaniu właściwego pliku i nie musisz polegać na tym, że jedna osoba dostarczy Ci wszystkie ważne dane. W Dropboxie możesz udostępniać pliki jednym kliknięciem i ustawiać własne uprawnienia, definiując, kto może wykonywać określone czynności w udostępnionym dokumencie.
Dzięki temu Dropbox Paper to nie tylko doskonałe rozwiązanie do wspólnej produkcji – może ono przeprowadzić Cię przez każdy etap procesu: od strategii po dostawę i każdy etap pośredni.
Jedno miejsce, wszystkie potrzebne narzędzia
Aby praca zespołowa była efektywna, należy stworzyć ujednoliconą przestrzeń, gdzie wszyscy członkowie zespołu mogą zarówno pracować, jak i komunikować się między sobą i która oferuje narzędzia, które podołają wyzwaniom zdalnej współpracy.
Oprogramowanie i narzędzia do współpracy, które opisaliśmy powyżej, pomogą Twojemu zespołowi w pełni wykorzystać potencjał, oferując wszystko, czego potrzeba do efektywnej współpracy, bez względu na to, jak wirtualne jest miejsce pracy.
Nie musisz marnować czasu, przeskakując bez przerwy między różnymi narzędziami. Dzięki integracjom z Dropbox Twój zespół może w pełni korzystać z najlepszych aplikacji i narzędzi do współpracy z jednego miejsca i na dowolnym urządzeniu.
